建筑装饰企业合同管理制度

管理体系文件之三层文件 合同管理制度 第 页 共 8 页 版本号 D 修改码 0 1 1 目的和范围目的和范围 1 1 为加强合同管理 增强市场经济意识 提高合同质量 保证合同的全面履行 提高 合同的履约率 规避经营风险 维护企业的合法权益 根据 合同法 建筑法 招标投标法 等相关法律法规 参照 建筑装饰工程施工合同 示范文本 结合本 公司的实际情况 特制定本办法 1 2 本办法适合用于在我公司范围内签订和履行的所有建筑装饰施工合同 设计合同 技术服务合同 劳务合同 材料采购合同 非建设工程类合同及同公司经济利益 社 会信誉密切相关的合同和协议 2 2 机构和职责机构和职责 2 1总公司市场营销部是合同的主管部门 2 1 1 负责组织宣传 学习 合同法 建筑法 招标投标法 建设工程质量管 理条例 等有关合同方面的法律法规及规章 2 1 2 负责总公司合同管理工作 监督 管理所有以装饰总公司名义 承揽所有建设工 程施工合同的履行 2 1 3 组织 参与以总公司名义承揽的建设工程项目的合同洽商 签订 主管合同的 评审工作 2 1 4 负责总公司所属各单位建设工程施工合同的标书评审 合同评审 合同档案管 理工作 对各单位合同的签订 履行情况进行监督检查 2 1 5 负责组织合同管理人员的培训 取证及持证上岗 2 1 6 监督检查各单位合同纠纷调解 仲裁或诉讼事宜 2 1 7 负责总公司法人授权委托书的日常管理工作 负责与合同有关的用印审批事宜 2 1 8 负责国家及地方有关合同示范文本在本单位的推广应用工作 2 1 9 各区域办事处须设兼职负责本部门的合同档案管理 履行管理及合同紧密联系 的相关方面工作人员 其主要职责是 1 负责执行总公司合同管理办法 2 负责所在单位所有合同的日常管理工作 收集 记录 整理 收存管理合同及 组成合同的有关协议 函件等合同文件 管理体系文件之三层文件 合同管理制度 第 页 共 8 页 版本号 D 修改码 0 3 负责索赔工作的资料收集 整理 收存等 4 及时向所在单位及总公司汇报日常合同管理中发现的各种问题 特别是那些影 响较大 矛盾突出 亟待协调 解决的问题 2 2 生产技术部 2 2 1 负责材料采购合同 劳务合同的管理 2 2 2 负责监督检查合同的履行情况 2 3 各部门负责本部门所签非建设工程类合同及同公司经济利益 社会信誉密切相关 的合同和协议的管理 3 3 一般规定一般规定 3 1 合同洽谈 签订人员应具备相应的业务能力 专业知识及法律常识 须遵纪守法 严格执行总公司各项管理制度 严禁借工作或职务之便索贿受贿 假公济私 严禁隐 瞒真相使个人得利公司受损 严禁签订无效合同 3 2 实行经济合同的洽谈权 审查权和批准权相对独立 相互制约的原则 公司所有 合同的洽谈 签订均须经合同主管部门审查同意后予以出具公司的介绍信 法人委托 书等相关手续 合同订立 审查批准均须严格按照合同评审程序进行 3 3 本办法第二条规定的所有合同一律采用书面形式签订 严禁非正式 非正规 不 严谨等形式的协议 杜绝签订无效合同及合同履行事实在先而签订在后的现象发生 3 4 实行法人授权委托制度 公司所有合同 只有法定代表人或经授权委托的代理人 方有权签订 其他任何人均无权签订 委托代理人行使代理权时 均在授权权限及期 限范围内严格行使 严禁无权或越权代理 3 5 授权委托书由市场营销部负责 各单位申请开具法人授权委托书时须出据对方要 求法人授权委托书的相关材料和申请单位领导的批准证明 经核准后方予以办理 凡 无正式书面材料而口头要求开具法人授权委托书的 市场营销部有权拒绝其申请 遇 特殊情况 应写出书面材料向总经理报告 经总经理批准后可予以办理 工程洽商阶 段 原则上不予以出具法定代表人授权委托书 必须出具证明的 可由合同主管部门 对市场的占有情况认定后 由市场营销部出具介绍信 3 6 各单位在合同洽谈及签订时均应认真核对对方的营业执照 资质等级 资信情况 任职情况 授权委托书 使用印章等验 必要时可通过有关行政机构进行详细的咨 管理体系文件之三层文件 合同管理制度 第 页 共 8 页 版本号 D 修改码 0 询 了解 验明其是否具有主体资格 代表资格 代理资格等 严防对方无权代理 实施合同欺诈 此过程中的相关资料要特别注意留底保存 3 7 凡合作工程各单位在合同盖章之时均须将双方合作协议一并交由合同主管部门进 行评审 合作协议为合同的一部分 须由总公司合同主管部门加盖合同专用章后方予 以成立 否则一律为无效合同 4 4 建筑装饰工程施工合同的订立建筑装饰工程施工合同的订立 4 1 签订合同时我方应主动出具自己的身份证明书或法人授权委托书并验证对方的主 体资格 法律代理人或委托代理人必须在合同 或协议 书上签字 合同履行地应约 定为我方所在地或与我方有最密切联系地 4 2 合同洽谈过程中 对于有关担保 垫资 履约保证金的特殊情况 各单位应严格按 照国家法律法规及总公司相关规定执行 及时将有关情况向合同主管部门及总经理报 告 经审查批准后方可实施 4 3 建筑装饰工程施工合同在投标前或签订前均应按规定进行标书评审或合同评审 增强签订合同的合法性 严密性及可执行性 降低合同纠纷发生的可能性 最大程度 保护公司合法权益 4 4 担保 垫资等特殊工程必须报总经理审批 正式批准后方可签订合同 4 5 建筑装饰工程施工合同范本文本是由国家或地方有权机关制定的 其具有规范性 可靠性 完备性及实用性等特点 有利于平衡发包方和承包方双方的利益 能在一定 程度上最大限度地体现和保障承包方的合法利益 避免纠纷的发生 故此 提倡各单 位在合同签订时采用国家或地方相应的合同示范文本 并在合同内容上作出齐全 完 备的选择 4 6 建筑装饰工程施工合同的订立必须使用合同专用章 未加盖总公司加密后的合同 专用章的合同 一律视为无效合同 预决算部门和财务审计部亦有权不予以办理结算 拨款等手续 如因特殊情况 单位领导应写出书面申请 提交总公司合同主管部门和 总经理审查批准 合同专用章由总公司办公室统一管理 严禁各单位用其他印章签订 工程施工合同及合作协议 4 7 建筑装饰施工合同订立时应有 工程内容 数量 单价及合价 4 8 合同签订后 区域办事处应主动向当地主管部门对合同进行备案 合同备案完成 管理体系文件之三层文件 合同管理制度 第 页 共 8 页 版本号 D 修改码 0 后 交由市场营销部存档 5 5 合同的效力合同的效力 6 1 合同依法成立 自成立时生效 法律 行政法规应当办理批准 登记等手续的 应 办理相关手续 6 2 合同对方当事人没有代理权 超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立 合同 我方可以催告对方被代理人在一个月内予以追加 如对方被代理人未作表示 则视为拒绝追认 我方在合同被追认以前亦有权撤销合同 通知对方即可 对方被代 理人明示拒绝追认或被视为拒绝追认的 我方因此造成的损失应要求该无权代理人承 担责任 6 3 合同对方当事人没有代理权 超越代理权或者代理权终止后已被代理人名义订立 合同 我方如有确凿理由和证据相信对方行为人有代理权的 我方可向对方被代理人 主张合同权利 6 4 严禁签订无效合同及无效的合同免责条款 尽量避免签订可能出现变更或撤销的 合同 合同签订后长时间不能履行的 市场营销部有权要求有关单位作出解释和说明 并提出相应的证明材料 并报总经理审批 合同肯定不能履行的 双方解除合同 合 同归于无效 已报合同额解除 6 6 合同的履行合同的履行 7 1 合同依法成立后 即受法律的约束 当事人必须按照约定全面履行合同的义务 严守诚信 7 2 合同内容应具体明确 没有约定或约定不明确的应及时协议补充 不能达成补充 协议的应按照合同的有关条款或者交易习惯及时确定 仍不能确定的依法执行 7 3 合同履行过程中我方在要求工程款支付方面 除首先要与建设单位 总包方及监 理方等搞好关系外 还要注意有效的利用法律武器充分保护自身合法权益 善于运用 同时履行抗辩权 后履行抗辩权 先履行抗辩权 解除权等有效法律手段达到自己的 合法目的 维护企业利益 7 4 有关合同履行过程中的书面签证 来往信函和数据电文 包括电报 电传 传真 电子数据交换和电子邮件 均为合同的组成部分 项目经理及相关人员应认真收集 保存此类资料并及时归档 并应及时提交区域办事处领导及总公司有关部门 领导批 管理体系文件之三层文件 合同管理制度 第 页 共 8 页 版本号 D 修改码 0 阅 批准 从而制定相应措施 为预防合同纠纷发生 进行索赔做好准备 7 5 总公司市场营销部是合同管理的主管部门 将不定期的对各区域办事处合同的签 订 履行情况进行监督检查 协助解决好合同履行中出现的有关问题 吸取教训 总 结经验 7 6 对于合同履行过程中相关的违约情况和干扰合同履行的事件 项目部应及时查明 原因 并收集相关的证据 及时 合理的向对方提出违约或索赔的书面报告 如相关 方对我方提出索赔要求 我方对此应认真研究 及时协商 据理力争 采用合理合法 针锋相对 行之有效的措施 7 7 合同履行过程中发生的各种问题 工程项目部及区域办事处要及时向总公司主管 部门和总经理报告 以便及时协调 提前准备 此外 总公司在认为必要时亦有权对 此类情况进行监督检查和核实 7 7 合同的变更和解除合同的变更和解除 8 1 合同订立后即受法律约束 任何一方不得擅自变更和解除合同 由于设计变更 材料变更等重大变更确需合同变更的 双方当事人应协商一致 对合同变更的内容做 出明确约定 并按法律 行政法规规定履行相应批准 登记等手续 确需解除合同的 合同所属单位应写出书面申请 连同有关证据材料一并提交总公司市场营销部 待正 式审批后方可解除合同或同对方签订解除合同的书面协议 8 2 合同变更协议仍为原合同必不可少的一部分 应按照本办法规定履行相应合同变 更评审手续 经审查批准后方予以加盖合同专用章 其传送与原合同一致 8 3 合同履行过程中非因我方原因发生停工 缓工等合同中止情况或合同终止履行时 区域办事处或工程项目部须及时办理合同中止或终止相关手续 或正式函告 通知对 方 或到有关部门进行有效登记 备案等 并注意相关资料 证据的收集整理 务必 采取切实可行的措施有效预防合同纠纷的出现 争取主动 并为因合同中止给我方造 成的经济损失进行索赔做好准备 合同中止后恢复履行的 同样须办理恢复履行相关 手续 并注意资料留底保存 上述情况各单位应及时通知总公司合同主管部门和相关 领导 8 8 违约责任违约责任 9 1 合同依法成立即对当事人双方产生法律约束力 当事人一方不履行合同义务或者 管理体系文件之三层文件 合同管理制度 第 页 共 8 页 版本号 D 修改码 0 履行合同义务不符合约定的 均构成违约 应依法承担继续履行 采取补救措施或者 赔偿损失等违约责任 9 2 鉴于建设工程施工合同洽谈 签订中我施工方所处地位相对不利的客观现实 在 违约责任的双方约定方面 我方应在承担因违约发生的费用 违约金的支付 损失赔 偿的范围及计算方法等规定发包方违约责任方面善于利用法律武器 做到有章有节 合理合法 从合同的签订之初即注意时刻有效保障自身的合法权益 避免合同纠纷发 生 9 3 在合同履行过程中如发生不可抗力事件 我方应特别注意相应证据保存 尤其是 文字 实物 照片 录像资料的保存 以抗辩对方违约主张 合理解决合同纠纷 确 保公司合法权益 10 10 合同争议解决合同争议解决 10 1 在选择合同争议解决的方式时 要根据合同的不同性质 具体情况做出适当选择 或和解 调解 或通过仲裁 或进行诉讼 在选择仲裁或诉讼作为合同争议解决方式 时 应特别注意对仲裁委员会和管辖法院的约定 在符合 仲裁法 合同法 等法 律 法规规定的前提下 最大程度的争取由与我方有紧密联系 在地理位置或时间上 的相关方面有利于 或可能有利于 我方的仲裁委员会或法院管辖 10 2 合同争议解决的相关情况 当事单位应及时写出书面材料向总公司合同主管部门 和有关领导报告 总公司在认为必要时也有权随时了解 监督检查合同争议解决情况 如至诉讼等 11 11 合同档案管理合同档案管理 11 1 各类建筑装饰工程承包合同 主要包括建筑装饰工程施工合同 设计合同及技术 服务合同 统一由总公司市场营销部进行管理 该部设立合同档案 收集 整理 归 档合同资料 11 2 材料采购合同 劳务合同由生产技术部负责管理 非建设工程类合同由各相关 单位负责 并按具体项目建立合同管理台帐 报总公司财务审计部备案 11 3 中标通知书 合作协议书 合同补充协议 合同变更协议等均为合同文件必不可 少的组成部分 应及时整理 上报 评审 归档 市场营销部负责归档管理 11 4 与合同有关的补充协议 会议纪要 来往信函 传真 通知 签证等书面材料也 管理体系文件之三层文件 合同管理制度 第 页 共 8 页 版本号 D 修改码 0 应予充分重视 及时收集整理 进行归档管理 11 5 总公司合同保存数量规定 建设工程施工或设计合同 3 份 原件 2 份 复印件 1 份 技术服务合同 3 份 正 副本各 1 份 复印件 1 份 材料采购合同 3 份 正 副本复印件各 1 份 劳务合同 3 份 正 副本复印件各 1 份 合同分类保管 由合同签订部门负责保管 原件一份存财务审计部 11 6 各单位在合同履行完毕后应抓紧时间进行竣工结算 已竣工结算的应向生产技术 部提交相应的工程竣工资料一套 12 12 处罚规定处罚规定 12 1 对有下列情况之一的 根据情节轻重追究有关负责