《笔字型与文档处理实用教程》第十一章.ppt

计算机基础与实训教材系列 五笔打字与文档处理实用教程 第十一章 Word长文档的编排处理 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 学习目标 在Word2003中 可以使用大纲方式来组织和查看文档 帮助用户理清文档思路 迅速把握文档的中心思想 此外 Word2003提供了长文档的编排与处理功能 熟练地使用这些功能可以提高编制效率 编排出高质量的文档 例如 可以在文档中插入目录和索引 便于用户参考和阅读 还可以在需要的位置插入批注表达意见 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 本章重点 长文档的编辑策略使用书签插入目录索引插入批注 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 11 1长文档编排策略 Word2003本身提供一些处理长文档功能和特性的编辑工具 例如 使用大纲视图方式查看和组织文档 使用大纲查看文档使用大纲组织文档 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 11 1 1使用大纲查看文档 Word2003中的 大纲视图 就是专门用于制作提纲的 它以缩进文档标题的形式代表在文档结构中的级别 选择 视图 大纲 命令或单击水平滚动条前的 大纲视图 按钮 即可切换到大纲视图模式 并自动打开 大纲 工具栏 如图所示 通过该工具栏中的按钮 可以完成对大纲的创建与修改操作 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 11 1 2使用大纲组织文档 在创建的大纲视图中 可以对文档内容进行修改与调整 选择大纲内容 更改文本在文档中的级别 移动大纲标题 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 11 2使用书签 所谓的书签 是指对文本加以标识和命名 用于帮助用户记录位置 从而使用户能快速地找到目标位置 在Word2003中 可以使用书签命名文档中指定的点或区域 以识别章 表格的开始处 或者定位需要工作的位置 离开的位置等 添加书签定位书签编辑书签 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 11 2 1添加书签 在Word2003中 可以使用 插入 书签 命令 在文档的指定区域内插入若干个书签标记 以方便用户查阅文档中的相关内容 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 11 2 2定位书签 添加了书签之后 用户可以使用书签定位功能来快速定为到书签位置 定位书签的方法有两种方法 一种是利用 定位 对话框来定位书签 另一种是使用 书签 对话框来定位书签 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 11 2 3编辑书签 书签的编辑操作主要包括隐藏书签 显示书签和删除书签等内容 隐藏和显示书签 选择 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 在 视图 选项卡的 显示 选项区域中 选中 书签 复选框就可以显示书签 取消选中 书签 复选框就可以隐藏书签 删除书签 选择 插入 书签 命令 打开 书签 对话框 选择要删除的书签选项 然后单击 删除 按钮即可 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 11 3插入目录 在Word2003中 可以对一个编辑和排版完成的稿件自动生成目录 目录的作用就是要列出文档中各级标题及每个标题所在的页码 编制完目录后 只需要单击目录中某个页码 就可以跳转到该页码所对应的标题 因此 目录可以帮助用户迅速查找文档中某个部分的内容 还可以便于用户把握全文的结构 创建目录更新和删除目录 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 11 3 1创建目录 Word有自动编制目录的功能 要创建目录 首先将插入点定位到要插入目录的位置 然后选择 插入 引用 索引和目录 命令 打开 索引和目录 对话框 在该对话框中进行相关设置即可 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 11 3 2更改和删除目录 当创建了一个目录以后 如果再次对源文档进行编辑 那么目录中标题和页码都有可能发生变化 因此必须更新目录 要更新目录 可以先选择整个目录 按下Shift F9快捷键 显示出TOC域 如果要删除目录 可以选中该目录 并按Shift F9功能键 先将其切换到域代码方式 然后再选择整个域代码 按下Delete键即可 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 11 4索引 所谓的索引 是指标记文档中的单词 词组或短语所在的页码 使用索引功能可以方便用户快速地查询单词 词组或短语 一般情况下 创建一个索引要分为以下两步 首先在文档中标记出索引条目 其次通知Word根据文档标记的条目来安排索引 标记索引条目创建索引 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 11 4 1标记索引条目 在Word2003中 可以使用 标记索引项 对话框对文档中的单词 词组或短语进行索引标记 方便以后查找这些内容 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 11 4 2创建索引 用户可以选择一种设计好的索引格式并生成最终的索引 一般情况下 Word会自动收集索引项 并将它们按字母顺序排序 引用其页码 找到并且删除同一页上的重复索引 然后在文档中显示该索引 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 11 5插入批注 所谓的批注 是指审阅者给文档内容加上的注解或说明 或者是阐述批注者的观点 批注并不影响文档的格式化 也不会随着文档一同打印 添加批注编辑批注 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 11 5 1添加批注 将插入点定位在要添加批注的位置或选中要添加批注的文本 选择 插入 批注 命令 即可在文档中插入批注框 在其中插入内容即可 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 11 5 2编辑批注 插入批注后 将自动打开 审阅 工具栏 如图所示 通过它可以对批注进行编辑操作 本节将介绍几种常用的编辑批注的操作 显示或隐藏批注 设置批注格式 删除批注 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 11 6上机练习 使用长文档的编排处理功能可以更加快速地完成文档的编辑操作 本上机练习通过制作论文大纲和编辑公司计划管理工作制度 练习使用创建大纲 插入目录等操作 制作论文大纲公司计划管理工作制度 计算机基础与实训教材系列 系