大型会议策划

精品文档 1欢迎下载 20152015 年度中国高等教育秘书学专业年度中国高等教育秘书学专业 研讨会策划书研讨会策划书 一 会议名称 一 会议名称 2015 年度中国高等教育秘书学专业研讨 会 二 会议主题 二 会议主题 促进秘书学发展 展望美好新未来 三 会议目的和意义 三 会议目的和意义 进行学术交流和总结 介绍最新 的秘书学研究项目和成果 帮助学者了解最新的学术动态 四 会议组织 四 会议组织 主办单位 中国高等教育委员会 承办单位 中国高等教育秘书学专业委员会 协办单位 昆明会议中心 各高校 五 与会人员 五 与会人员 企业公关代表 中国高教委员会领导 中 国高教秘书学专业委员会领导 各高校秘书学专业教师 学者 六 会议时间 六 会议时间 2015 年 8 月 8 日 8 月 10 日 七 会议地点 七 会议地点 昆明市国际大酒店会议中心会务厅 八 会议议程 八 会议议程 1 委员会委员代表等发表报告 展示秘书学发展现状 2 相关学者发表研究成果 展示最新学术动态 3 针对秘书学专业发展的困难 形成讨论小组 进行讨论 精品文档 2欢迎下载 和答辩 4 专家进行会议总结 宣布会议结束 欢送与会人员 九 会前筹备 九 会前筹备 1 1 会议筹备组对相关人员进行分工合作 成立了工作小 会议筹备组对相关人员进行分工合作 成立了工作小 组组 小组职能 具体工作事 项 小组成 员 备注 会议筹备 组 负责会议 指挥 筹 备工作 负责活动策 划 做好会 议传达工作 指挥协调各 小组 组长 成员 现场组 负责现场 工作 布置会场 维持现场秩 序 控制灯 光 组长 成员 接待组 负责公关 接待 接送与会人 员安排食宿 负责生活服 务 交通疏 导 医疗服 务等 负责 组长 成员 精品文档 3欢迎下载 礼仪和主持 秘书组 负责会务 资料相关 事宜 拟写会议方 案 打印嘉 宾牌 签到 资料印发 会议记录的 整理 会议 通知 会议 场地的选择 和联系 联 系与会人员 发布新闻 简报 组长 成员 宣传组 负责宣传 工作 负责会议的 录音录像 娱乐活动 照相服务和 对外宣传 组长 成员 财务组 负责财务 事宜 做出会议预 算 设备的 租用和会议 物品采购 组长 成员 精品文档 4欢迎下载 付账工作 后勤组 负责后勤 相关工作 会议设备的 维护和检查 保障会场清 洁和会后清 理会场 负 责防火防盗 保障与会人 员安全 组长 成员 2 2 场地组织场地组织 1 选择与会议规模适当的会议场所 2 会议场所应考虑是否交通便利 设备齐全 费用合理 3 3 下发会议通知 下发会议通知 1 由秘书组邮件方式下发会议通知 并做好回执人数统 计 2 秘书组会前 8 月 1 日 进行电话确认 会议通知 各专家 学者 2015 年 8 月 8 日中国高教协会秘书专业委员会将在昆明国际大酒 店会议中心召开年会 以交流讨论秘书专业经验 规划秘书专业发展方 向 本次会议需缴纳会员费 300 元 人 会务费 600 人 如您无法出席请于 7 月 7 日前电话告知宋秘书 电话中国高教协会 秘书专业委员会 2015 年 6 月 17 日 精品文档 5欢迎下载 附 会议回执单 单位人数共计 人 姓名性别职务联系电话 到达车次 到达车次 到达时间 月 日 时 分 请于 7 月 7 日前讲回执寄至 云南省昆明市 XX 区秘书学专业委员 会收 邮编 XXXX 4 4 经费预算 经费预算 名称数量单价 元合计 元备注 场地租用2 天 40008000 精品文档 6欢迎下载 费 设备租用 费 3 天 20006000 摄像机 音响多媒 体设备等 会场装饰 费 3000 包括鲜花 横幅 锦 旗等 交通费100 人 10010000 会务费100 人 1000100000 包括食宿 考察费用 会议资料 文具 工 作证等 其他 3000 包括医疗 费用等 合计 130000 5 5 准备会议资料与物品准备会议资料与物品 类型主要物品和设备备注 会议 必备 桌椅 茶具茶水 扩音设备 照明设备 空调设备 通风机 安全通道 消防设施 精品文档 7欢迎下载 用品 和设 施设 备 会议 特殊 用品 和设 备 装饰物品如鲜花 绿色植物 天幕 会标 条幅 签到簿 指示牌 礼品 打印机 复印机 视听 器材 计算机 投影仪 屏幕 录音设备 摄像 设备 通讯 设施 设备 电话机 传真机 通讯网络设施等 文具 文件 类用 品 笔墨 文件袋 胶水 海报 会议通知 座位签 胸卡 餐券等 6 6 会场安排 会场安排 1 场地 昆明市国际大酒店会议中心会务厅 2 座位排次 精品文档 8欢迎下载 3 席签 准备浅红色纸 黑色签字笔若干 签到备用 4 灯光音响 灯光的亮度要适宜 台上光线要比台下亮 一些 话筒 7 个 音响和话筒要逐一调试 电工要做 好应急准备 音响和话筒要请专人负责 5 空调及通风设备 开会前调好调好室内温度 保证室 内温度适宜 空气清新 6 桌上摆放物品 所有会议桌上摆好茶水 矿泉水 另 外 主席桌上摆好鲜花 记录用笔 笔记本 座位卡 姓名牌和会议资料 会务人员务必检查会议资料是否 齐全 印刷 页码及装订质量 舞台 委员会委员 领导 教授 教授 学者 教师 学者 教师 学者 教师 学者 教师 学者 教师 学者 教师 学者 教师 文秘及工作人员 企业秘书代表 精品文档 9欢迎下载 7 指示牌 在必要地方设置洗手间 安全出口指示牌 会议中勿打扰 禁止吸烟 签到处 接站处 指路牌 禁止大声喧哗牌 8 会场的装饰 用锦旗 工艺画装饰会场 突显出会场 氛围 十 会中服务十 会中服务 1 接站接站 8 月 7 日 8 月 8 日 接站地点 昆明机场 昆明站 昆明汽车站 住宿安排 昆明国际大酒店 接待地点 昆明国际大酒店会议中心 接站安排 接待组拿着指示牌站在显眼处 接站表接站表 序号姓名性别单位职务联系 方式 班次抵达 时间 抵达 地位 1 2 3 2 2 会前报到会前报到 1 查验证件 确定与会者资格 2 登录信息 统计会议参加者人数 以便做好会议期间 的各种服务 精品文档 10欢迎下载 3 发放文件 分发会议文件 证件 文件袋等会议用品 4 预收费用 缴纳会员费和会务费 5 安排住宿 安排与会人员住宿 住宿安排表住宿安排表 序 号 姓 名 性 别 年 龄 工 作 单 位 职 务 地 址 电 话 房 间 号 备 注 3 会议签到会议签到 确认到会的人是否都已到会并准确统计出到会的实际 人数 会议签到表会议签到表 姓名职务是否到场 XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX 4 进行会议进行会议 会议日程表会议日程表 日期时间内容地点人员负责备注 8 月 7 日 全天0 00 24 00接待 安排食宿 昆明 商务 接待组接待组 精品文档 11欢迎下载 酒店 7 00 7 55早餐 酒店 餐厅 全体人 员 接待组 8 10 8 25签到 会务 厅 全体人 员 秘书组 8 30 10 00 开幕式 领导致 辞 会务 厅 全体人 员 10 00 10 30会间休息 全体人 员 上午 10 30 11 30 委员会委员代表 等发表报告 会务 厅 全体人 员 现场组 11 30 14 30午餐 休息 酒店 餐厅 休息 室 全体人 员 接待组 14 30 15 30 相关学者发表研 究成果 会务 厅 全体人 员 15 30 16 00会间休息 全体人 员 下午 16 00 17 30 提出秘书学当前 瓶颈及问题 会务 厅 全体人 员 现场组 8 月 8 日 晚上 17 30 21 00 晚餐 休息 酒店 餐厅 全体人 员 接待组 7 00 7 30早餐 酒店 餐厅 全体人 员 接待组 8 00 10 00 讨论小组进行讨 论和答辩 会务 厅 全体人 员 10 00 10 20会间休息 休息 室 全体人 员 上午 10 20 11 20讨论研究成果 会务 厅 全体人 员 现场组 11 20 14 30午餐 休息餐厅 全体人 员 接待组 14 30 15 30 专家进行会议总 结 会务 厅 全体人 员 15 30 16 00会间休息 全体人 员 下午 16 00 17 00 闭幕式 宣布会 议结束 会务 厅 全体人 员 现场组 17 00 18 00晚餐 酒店 餐厅 全体人 员 接待组 8 月 9 日 晚上 18 00 20 00观看文艺演出 昆明 大学 演艺 中心 全体人 员 宣传组 精品文档 12欢迎下载 7 00 7 30早餐 酒店 餐厅 全体人 员 接待组 7 30 11 30 考察昆明旅游管 理 大观 楼 金马 碧鸡 坊 全体人 员 宣传组 统一乘 车 上午 11 30 12 30午餐 酒店 餐厅 全体人 员 接待组 8 月 10 日 下午12 30 发放纪念品 合 影留念 送别与 会人员返程 附 送站安排表 全体人 员 接待组 统一安 排车 送站安排表送站安排表 姓名单位联系 方式 车次 航班 时间送站 工作 人员 司机送站 地点 十一 会后落实 十一 会后落实 1 1 清理会场 清理会场 1 清理会场宣传物品 2 清理会场设备 3 清理会议资料 4 清理会议其它物品 2 2 归还租借物品 归还租借物品 3 3 结算会议开支费用 结算会议开支费用 精品文档 13欢迎下载 1 统计会议实际收支项目 对照经费预算进行核点 2 通知相关部门及人员结算的时间和地点 3 核实发票 4 填写报销单 5 清点费用 支出发票 6 请领导签字 7 找财务组报销 4 4 秘书整理会议资料 编写会议纪要 归档 秘书整理会议资料 编写会议纪要 归档 1212 会议的总结和报道会议的总结和报道 1 召集工作人员 总结会议得失 2 整理会议资料 发送媒体报道 十三 应急方案 十三 应急方案 为及时 高效 妥善地处置好会议突发事故 坚持以 人为本 预防为主 统一领导 快速反映 依法规范 协 同应对的原则 保护与会者的生命安全 特制定本预案 一 应急小组 本会成立活动应急小组 后勤组 其中张秘书为组长 电话陆秘书为副组长 王音 徐蕴芬 等为成员 组长全面负责与会者的安全工作 副组长负责具体安 全工作 会议前召开安全工作会议 明确分工和各自职责 精品文档 14欢迎下载 落实有关人员的安全责任 并督促相关人员做好安全工作 二 职责 1 各后勤组成语为会议期间第一安全责任人 后勤 组长为会议安全责任人 会议期间后勤组不得离开会议 随时掌握会议安全情况 遇到特殊情况及时做好人员的疏 散和控制 并向有关领导报告 2 后勤组要及时做好整个会议的调度和控制 稳定 好全体与会人员的秩序 各小组成员不得擅自脱离岗位 随时负责安全 疏导工作 一旦发生事故及时进行疏散 避免发生拥挤踩踏事故的发生 3 负责会前预警 会后上报 事故动态分析 组织安 排人员救援 会中事故的救援与处理等工作 三 出现突发事件的处理办法 1 组长负责有序疏散人群 2 要用学到的安全知识进行自救 3 及时送到急救中心或打120 4 及时向领导报告事件情况以及向上级报告 5 最后要查明事故原因 追究相关责任人 6 事故发生时 迅速了解 收集和汇总事故有关情况 及时向应急现场指挥部提供各种相关信息和资料 负责与 事故现场指挥人员和市政府及卫生 公安等部门保持联系 精品文档 15欢迎下载 7 组织事故损失 人员伤亡情况调查 评价 了解 汇总应