根据人事档案生成-Visio-2002-组织结构图

根据人事档案生成 Visio 2002 组织结构图 打印 如果您将人事数据存储在电子数据文件中 或者在 Microsoft Exchange Server Directory 中存储了精确的雇员数据 那么便可以使用 组织结构图向导 自动生成组织结构图 本文说明如何执行下列操作 整理数据文件 运行 组织结构图向导 自定义 SAP R3 数据以生成组织结构图 使用宏从 ERP 数据生成组织结构图 并提供 使用 组织结构图向导 的提示 组织结构图向导组织结构图向导 可以读取的格式可以读取的格式 组织结构图向导 可以读取各种格式的数据 包括 Microsoft Excel xls Microsoft Exchange Server Directory Microsoft Exchange 电子邮件地址簿中的数据 制表符分隔或逗号分隔的文本 txt Org Plus txt 在兼容开放式数据库连接 ODBC 的数据库应用程序 例如 Microsoft Access 中创建的数据库文件格式 您还可以从使用企业资源计划 ERP 软件 例如 SAP 创建的数据库中生成自定义报表 向导可以读取该报表以生成 组织结构图 整理数据文件整理数据文件 要求的数据要求的数据 要想根据人事数据文件成功地生成组织结构图 组织结构图向导 必须能够识别 每个唯一的雇员 每个雇员的姓名 显示在数据文件中的姓名即是显示在组织结构图职位形状上的姓名 接受每个雇员的报告的人 此数据文件中的 Employee ID 字段包含唯一标识每个雇员的编号 如果没有同名的雇员 则 Name 可以作为唯一的标 识符 Reports To 字段必须包含经理的唯一标识符 对于结构图最顶层的人员 Reports To 字段为空白 注释 如果选择从 Microsoft Exchange Server Directory 创建组织结构图 组织结构图向导 将自动查找和读取适当 的文件 请记住 向导生成的组织结构图只能达到与 Directory 文件中的数据相同的准确性 可选数据可选数据 除 Unique Identifier Name 和 Reports To 外 您的数据文件还可能包括许多其他字段 例如 可能有关于职位标 题 电话号码 部门的字段以及其他字段 组织结构图向导 可以让您决定如何处理这些数据 您可以选择 在组织结构图中的职位形状上 随雇员姓名一起显示一条附加数据 将某些或全部数据存储在与形状相关联的属性字段内 以便其他人访问这些数据 将数据保留在数据文件中 但不用于组织结构图 运行运行 组织结构图组织结构图 组织好数据文件结构 使向导能够使用文件所包含的信息 这样就可以开始生成组织结构图了 1 在 文件 菜单上 指向 新建 指向 组织结构图 然后单击 组织结构图向导 2 在第一屏上 单击 已存储在文件或数据库中的信息 然后单击 下一步 3 按照向导页面上的说明进行操作 可以单击问号以获得特定页面的帮助 使用使用 组织结构图向导组织结构图向导 的提示的提示 问题问题提示提示 避免由于数据文件错误而使向导停止 运行 运行向导之前 请检查这些典型的数据文件错误 重复的雇员姓名和 ID 编号 无效的 Reports To 信息 对于结构图最顶层的人员 没有将 Reports To 字段设置为空白 您想在每个组织结构图形状上显示某 些来自数据文件的信息 在每个形状上显示的信息可以来自数据文件的任何字段 您也可以访问未显示的信息 选择一个形状 然后在 视图 菜单上 单击 自定义属性窗口 与一张 letter 规格的打印纸相比 您 的组织结构图太大了 选择允许您控制多页组织结构图的每一页上显示多少组织内容的向导选项 您可以控 制页数 位于每个页面顶部的雇员以及其他一些内容 向导生成结构图后 您想要查看与结 构图形状相关联的数据 在 视图 菜单上 单击 自定义属性窗口 选择任何一个形状 自定义自定义 SAP R3 数据以生成组织结构图数据以生成组织结构图 要从 SAP R3 文件中自定义人事数据 供 组织结构图向导 用来创建组织结构图 请执行以下步骤 1 设置文件结构 使向导能够读取它们 2 确定组织结构图要反映的时间段 现在 过去或将来 请确保选择将基于该时间段生成报表的设置 3 在 SAP R3 中 根据 人力资源主控形状数据 创建报表 选择下列信息类型和字段 信息类型信息类型字段字段 关键字段信息类型 Personnel 字段 组织分配信息类型 Description of Position 字段 Position 字段 人事数据信息类型 Last Name 字段 First Name 字段 4 在 SAP R3 中 根据 组织管理数据 创建第二个报表 选择下列信息类型和字段 信息类型信息类型字段字段 对象名信息类型 Object ID 字段 Object Name 字段 关系信息类型 Relationships Between Objects 字段 指定 Reports To 关系 Relationship Specification 字段 如果您想指定 活动 或其他类型的关系 Type of related object 字段 ID of related object 字段 5 根据这些报表生成平面数据文件并将生成的文件导入到 Microsoft Excel 或另一个 ODBC 兼容数据库应用程序中 6 在第一个报表文件中 如果您想要姓氏和名字同时出现在组织结构图形状上 请将 Last Name 和 First Name 字段合 并到 Name 字段中 删除 Last Name 和 First Name 字段 7 运行查询 比较第一个和第二个报表中的 Position 字段 以便在第一个报表中生成一个称作 Manager Position 的 新字段 8 运行查询 比较第一个报表中的 Manager Position 字段和 Position 字段 以生成一个称作 Manager Name 的新 字段 9 检查第一个报表中的数据 查找会导致 组织结构图向导 发生故障的错误 例如 确保组织结构图最顶层人员的 Manager Position 字段为空白 并且不存在重复的雇员 ID 编号或经理职位编号 10 保存第一个报表 以便 组织结构图向导 可以读取该报表包含的数据以生成组织结构图 11 当向导提示从您的数据文件中选择与 Name Reports To 和 Unique ID 相对应的字段时 请分别选择包含姓名 经 理职位编号和雇员 ID 编号的字段 使用宏根据使用宏根据 ERP 数据生成组织结构图数据生成组织结构图 如果您将组织数据保存在企业资源计划 ERP 软件 例如 PeopleSoft 或 SAP R3 中 则可以开发一个解决方案 以 便 使您可以快速地根据数据文件生成组织结构图 而不必按照 组织结构图向导 屏幕指示逐一操作 允许不使用 Microsoft Visio 软件的用户根据数据自动生成组织结构图 要开发此解决方案 请从命令行创建运行 组织结构图向导 的宏或可执行文件 宏或可执行文件必须包括下面的语句 Organization Chart Wizard exe 其中 该参数指定如何生成组织结构图 下表列出了您可以使用的参数 如果参数名称包括空格 请将参数名称放在 引号内 组织结构图解决方案参数组织结构图解决方案参数 参数参数用途用途 USE LAST VALUES从最后一个交互使用 组织结构图向导 的人选择的注册表中读取值 如 果指定该参数 将忽略所有后续参数 FILENAME 必需 除非指定了 DATASOURCE 或 MICROSOFT EXCHANGE 指定希望向导读取的数据文件的名称 如果文件名包括 空格 请将文件名放入引号内 DATASOURCE TABLE DBQUALIFIER 必需 除非指定了 FILENAME 或 MICROSOFT EXCHANGE 指 定希望向导读取的 ODBC 兼容数据库的名称 表和限定符 MICROSOFT EXCHANGE必需 除非指定了 FILENAME 或 DATASOURCE 指定希望向导 读取的 Microsoft Exchange Server 数据 NAME FIELD 可选 指定数据文件中向导可以在其中查找雇员姓名的字段 如果未 指定该字段 向导将查找公用名 例如 Name Employee Employee Name 或 Employees 如果找不到合适的字段 向导将失 败 MANAGER FIELD 可选 指定数据文件中向导可以找到 Reports To 信息的字段 如果未 指定该字段 向导将查找公用名 例如 Manager Reports To 或 Reports to 如果找不到合适的字段 向导将失败 SHAPE FIELD 可选 指定数据文件中的字段 向导可以在该字段中找到 Visio 中的 组织结构图主控形状的名称以供使用 如果未指定该字段 向导将查 找公用名 例如 Master Shape 或 Master Shape 如果找不到合适的 字段 向导将使用它选择的形状继续创建组织结构图 例如 对于组 织结构图最顶层的人员 您可以在 Shape 字段中键入 总经理 指示 向导在生成组织结构图时应该将 总经理 形状用于此职位 此字段还允 许您告诉向导使用您自己创建并添加到 组织结构图形状 模具的自定义 形状 HYPERLINK FIELD 可选 指定数据文件中的字段 向导可以在该字段中找到用于形状超 链接的文本 向导将形状中的文本作为超链接地址存储 要访问超链 接目标 右键单击一个形状 然后单击超链接 向导将在数据文件中 搜索列名称 HYPERLINK 或 URL 如果找不到合适的字段 向导将 继续创建组织结构图 FIRSTNAME FIELD 可选 指定数据文件中的字段 向导可以在该字段中找到雇员的名字 如果未指定该字段 向导将查找公用名 例如 First Name 或 First Name 如果找不到合适的字段 向导将继续创建组织结构图 UNIQUEID FIELD可选 指定包含唯一标识符的字段 如果未指定此参数 向导将查找 与 MANAGER FIELD 包含的数据值相同的字段 如果找不到合适的字 段 向导失败 PAGES PAGENAME PAGENAME 可选 通过标识每页顶部的雇员和要包含在页面上的报告级别数 指 定向导如何将组织结构图分成若干页 如果指定了此参数 您必须标 识每页的最高层雇员 您也可以标识一页上要包括的报表级别数和该 页的名称 如果未指定级别数 向导将使一页包含所有级别 带空格 的名称必须放在引号内 在 和 以及 PAGENAME 之间要保留一个空格 DISPLAY FIELDS 可选 从数据文件中指定要在组织结构图的每一个职位形状内显示的 字段 如果未指定字段 向导将显示雇员姓名 字段名在此列表中的 显示顺序即是它们出现在形状中的顺序 CUSTOM PROPERTY FIELDS HIDDEN HIDDEN 可选 从数据文件中指定您要作为属性字段添加到组织结构图形状上 的字段 如果不指定要添加的字段 向导将不添加属性字段 例如 您的数据文件可能包括关于部门名称 电话号码和办公室编号 的字段 通过将这些字段作为属性字段添加到组织结构图形状上 可 以允许组织结构图的用户通过右键单击代表雇员的形状来访问这些字 段中的数据 另外 对于不想让组织结构图的用户看到的字段名 您 可以在其后面插入 HIDDEN 修饰符 例如 在您的部门组织结构图中 您可以将雇员的职位等级作为隐藏属性存储 LINK TO DB只有在同时指定了 DATASOURCE 和 CUSTOM PROPERTY FIELDS 时才有效 如果您指定了 LINK PAGE ACTIONS 或 LINK SHAPE ACTIONS 则无需指定该字段 指定您要在包含组织数据的 数据源和组织结构图之间建立链接 建立链接后 您可以将在数据源 中所做的更改传送到绘图 也可以将在绘图中所做的更改传送到数据 源 建立链接后 默认的页面和形状操作包括 UPDATE SHAPES ONOPEN UPDATE RECORD 和 UDPATE SHAPE 这意味着 如 果您对数据源进行了更改 则下次打开文件时 更改将被自动传递到 绘图 您也可以来回传递更改 方法是 如果是在数据源中做的更改 右键单击绘图中的一个形状并将其更新 如果是对形状所做的更改 更新数据源中的一个单元格 LINK PAGE ACTIONS 只有在同时指定了 DATASOURCE 和 CUSTOM PROPERTY FIELDS 时才有效 如果指定了 LINK PAGE ACTIONS 则无需使用 LINK TO DB 参数 指定您要在包含组织数据的数据源和组织结构图之间建立链接 建立 链接后 您可以将在数据源中所做的更改传送到绘图 也可以将在绘 图中所做的更改传送到数据源 可能的操作 UPDATE SHAPES 表示您可以右键单击页面并选择此命令 以将更 改从数据源传递到组织结构图中的所有形状 UPDATE DATABASE 表示您可以右键单击页面并选择此命令 以 将更改从组织结构图传递到数据源 UPDATE SHAPES ONOPEN 表示如果您对数据源做了更改 则下 次打开文件时 更改将会自动传递到绘图 UPDATE SHAPES ONINTERVAL 表示数据源更改将在您指定的时 间间隔内自动传递到绘图上 LINK SHAPE ACTIONS 只有在同时指定了 DATASOURCE 和 CUSTOM PROPERTY FIELDS 时才有效 如果指定了 LINK PAGE ACTIONS 则无需使用 LINK TO DB 参数 指定您要在包含组织数据的数据源和组织结构图之间建立链接 建立 链接后 您可以将在数据源中所做的更改传送到绘图 也可以将在绘 图中所做的更改