物业客服培训资料

1 1 1 仪容仪表行为规范 仪容仪表行为规范 1 1 目的目的 1 本程序为了规范仪容仪表行为的要求 以确保为顾客提供服务时 建立良好的第一 印象 宣传企业形象 2 2 适应范围适应范围 1 适用于客服中心所有工作人员 3 3 内容内容 3 1 仪容仪表 3 1 1 面部 a 保持面容清洁 容光焕发 神采奕奕 b 男员工要求每天刮胡须 不得留胡须 c 女员工化淡妆 不允许浓妆艳抹 d 每天早起刷牙以保持口腔清洁 不吃有异味的食物 3 1 2 发型 a 常洗 保持整洁 不能有头屑 b 男员工不留大鬓角 发跟不过后衣领 3 1 3 手部 a 时刻保持清洁 经常修剪指甲 不允许留长指甲 不得涂指甲油 b 上岗时摘除戒指等饰物 3 1 4 着装 a 穿着统一制服 戴工牌上岗 制服要求干净 整洁 无折皱 b 外衣钮扣须全部扣上 不得敞开 c 穿衬衣的第二粒钮扣须扣上 d 外衣和衬衣领口 不得显露个人衣物及个人物品 e 外衣衣袋不得多装物品 显得鼓起 2 f 非因工作需要 不得在社区外穿着工装 g 不允许当众整理 穿脱衣服 3 1 5 鞋袜 a 上岗时要求统一穿黑色皮鞋 女员工穿着肉色丝袜 男员工袜子与鞋颜色和 谐 b 夏季不允许穿凉鞋上岗 3 2 仪态 3 2 1 肩平 头正 两眼平视前方 挺胸 收腹 坐须姿态端正 不得翘二郎腿 不得将 腿搭在座椅扶手上 不得盘腿 不得穿拖鞋 3 2 2 工作时间 身体不得东歪西倒 前倾后靠 不得伸懒腰 驼背 背手 插兜 耸肩 抓头 抓痒 挖耳 抠鼻孔 敲桌子或玩弄其他物品 3 2 3 行走要迅速 但不得跑步 不得二人搭脖 挽手而行 与客人相遇应靠边而走 不 得从二人中间穿行 与宾客同时进出 如电梯门 应让宾客先行 请人让路要讲对不起 不得横冲直撞 粗俗无礼 3 2 4 公共场所和办公室内不得哼歌曲 吹口哨 不得谈笑 大声说话 喊叫 乱丢乱碰 物品 发出不必要声响 咳嗽 打喷嚏时应转身向后 并说对不起 3 2 5 不得当众整理个人衣物 不得将任何物件夹于腋下 3 2 6 工作时间办公室内不得抽烟 吃东西 喝功夫茶 茶水 不准看报聊天 3 2 7 不得用手指或笔杆指客人和为人指示方向 3 3 表情 3 3 1 微笑 是员工最起码应有的表情 3 3 2 面对住户应表现出热情 亲切 真实 友好 做到精神振奋 情绪饱满 不卑不亢 3 3 3 和住户交谈时应眼望对方 频频点头表示在意 用心倾听 不得东张西望 心不正 焉 3 3 4 在为客人服务时不得流露出厌烦 冷谈 愤怒 僵硬 紧张和恐惧的表情 不得扭 捏作态 做鬼脸 吐舌 眨眼 3 3 3 5 员工在服务 工作 打电话和与客人交谈时 如有客人走近 应立即示意 以表示 已注意他 她 的来临 不得无所表示 等客人先开口 3 3 6 要注意自我控制 随时注意自己的言行举动 3 4 言谈 3 4 1 声调要自然 清晰 柔和 亲切 不要装腔作势 声量不要过高 亦不要过低 以 免客人听不太清楚 3 4 2 不准讲粗言 使用蔑视和污辱性的语言 3 4 3 三人以上对话 要用相互都懂的语言 提倡讲普通话 3 4 4 不得模仿他人的语言语调和谈话 不开过份的玩笑 3 4 5 不得以任何借口顶撞 讽刺 挖苦客人 3 4 6 要注意称呼客人姓氏 未知姓氏之前 要称呼 先生 或 女士 3 4 7 指第三者时不能讲 他 应称 那位先生 或 那位女士 3 4 8 暂时离开面对的客人 一律讲 请稍候 如果离开时间较长 回来后要讲 对不起 让您久等 不得一言不发就开始服务 3 4 9 当为客人完成一项服务后应主动询问是否还有其他事需要帮助 说话要注意艺术 多用敬语 注意 请 谢 字不离口 具体按本手册文明礼貌用语规定 要求办 3 5 其他 3 5 1 在岗位上 不得打私人电话 传私人电话 家人有急事来电 应从速简洁结束通话 他人接听 只代为记录 3 5 2 不准用办公电话拨打信息台 凡各部门 管理处 电话所发生的信息费 均由电话 所在办公人员分摊 从个人工资中扣除 2 2 接待现场环境管理接待现场环境管理 1 1 目的 目的 1 规范小区客户服务中心管理 2 2 适应范围适应范围 4 1 适用于客户服务中心 3 3 内容内容 3 1 环境卫生管理的范围 3 1 1 环境卫生管理包括以下几个方面 现场温度管理 灯光管理 内外卫生管理 3 1 2 现场室内温度管理 3 1 3 温度控制标准及要求 接待现场应具备温度控制设备 如 空调等 室内温度高于 26 度 须开启空调 室内经常通风 保持室内空气流通 3 1 4 室内温度控制实施 需要开启空调的季节 接待客服每天检查 2 次现场温度 确定是否需开启 空调及空调的控制温度 空调开启时间内 保持大厅玻璃门关闭 客户服务中心管理员每日对现场温度控制设备进行一次检查 并将检查结 果记录在 客户服务中心工作日检表 中 设备检查发现不合格 可由维修工整改 并做好记录 3 2 灯光管理 3 2 1 灯光种类 照明灯 3 2 2 室内灯光管理 1 每日 8 30 18 00 由接待助理负责开启接待台日光灯 2 下班时关闭全部照明灯光 3 阴雨天时 接待客服人员应根据可视度状况开关灯光 4 管理员每日对现场灯光进行一次检查 并将检查现象记录在 客户服务中 心工作日检表 中 5 灯光检查发现不合格 可由维修工整改 并做好记录 5 3 3 室内卫生管理 3 3 1 室内环境卫生的范围 内部卫生 包括 地面 桌椅 接待台 玻璃墙 资料架 公开栏 伞架 卷帘 空调 植物等 3 3 2 环境卫生环境规范及标准 1 地面保持干净 不得有污迹 桌椅 资料架 伞架 垃圾桶按规定位置摆放 整齐划一 2 资料架资料陈列整齐 有序 即时补充资料 3 资料夹摆放整齐划一 用完后及时放回原位 不等乱摆放于桌面 4 接待台面 桌面保持整洁 无杂物 用过的水杯及时丢入垃圾桶 不得遗 留于桌面 5 电话保持清洁卫生 摆放整齐 话筒每月更换一次消毒膜 6 禁止吸烟 如发现客人在现场吸烟 应婉言劝阻 3 3 3 清洁卫生检查 1 1 管理员每日对现场环境卫生进行一次检查 并将检查现象记录在 客户服 务中心工作日检表 中 2 2 对清洁检查发现的不合格的 可由管理员要求相关人员整改 并将整改结 果记录在 客户服务中心工作日检表 中 4 4 质量记录 质量记录 4 1 客户服务中心工作日检表 4 2 排班表 3 3 客户资料管理规定 客户资料管理规定 0 0 目的目的 1 小区业主 用户的资料管理 2 2 适应范围适应范围 1 适用于小区业主 用户的档案管理 3 3 内容内容 3 1 业主资料的收集 6 3 1 1 由客户服务中心负责 3 1 2 在业主办理入伙 装修手续时 收集有关资料 3 1 3 入伙资料包括入伙资料确认表 入伙通知书 房屋租赁 购房 合同复印件 经办人 负责人 身份证复印件 营业执照复印件 税务登记证复印件 授权委托书 业主公约 区域防火责任书 住户宣言书 收楼声明书 签领钥匙登记表 委托代收 费合同 业主 住户情况登记表等 3 1 4 装修资料包括装修资料确认表 装修申请表 装修公司营业执照 税务登记证 资 制证书 装修图纸 装修通知书 审批表 装修协议书 治安责任书 承诺书 装修 工人情况登记表 回收的装修工人临时出入证 违章记录等 3 2 业主 租户资料的整理 归档 3 2 1 各业主的入伙资料 装修资料收集齐全后 客户管理员负责按统一标准装订整理后 放入资料袋中 并按栋号 房号进行编号并打印标签 贴于资料袋左上角 资料待要求干 净 整洁 无破损 3 2 2 业主入伙 装修资料统一存放于业主档案柜中 每个档案柜抽屉上表明所存放资料 的栋号 楼层 房号 做到清楚准确一目了然 便于查找 3 2 3 每个业主建立一个资料夹 统一贴栋号 房号标签 入伙 装修资料袋归档于资料 夹中 3 2 4 租户资料包括 房屋租赁合同 租户身份证 深圳市暂住证复印件 租户情况登记 表 等 3 2 5 业主 租户资料整理后 由客户管理员负责统一保管 3 3 业主资料电子文档的建立和管理 3 3 1 客户管理员在业主入伙前 负责在思源物业管理软件下 提前生成房产资料 为入 伙后尽早建立业主资料电子文档做好准备 3 3 2 业主入伙时 每天将当日入伙的业主资料 包括业主家庭成员资料 输入到思源物 业管理软件中的客户管理中 3 4 档案的清理 销毁 更新工作 3 4 1 客户管理员对各业主 租户的档案资料每年次年初进行系统整理 归档工作 7 4 4 钥匙管理规定 钥匙管理规定 0 0 目的目的 1 规范小区钥匙管理 2 2 适应范围适应范围 1 适应小区客户管理员负责钥匙的接管 编号 入库 借用等工作 3 3 内容内容 3 1 房屋和设备验收后 由各施工方制定责任人统一将钥匙交客户服务部管理员接管 并做好钥匙移交记录 3 2 接管钥匙必须 100 试用合格 并分门别类做好标识 核对数量 将同属一房号的 钥匙用钥匙扣拴在一起 3 3 客户管理员查验初设标识后抽查 10 以上 以检验使用可靠性 抽查结果合格率 100 3 4 逐套登记后 统一标识入柜管理 3 5 借出时严格办理登记手续 无工作需要任何人不得以私人名义借出 3 6 标识 3 6 1 钥匙分类后 将钥匙按每套房 公共门窗按单元和楼层 设备层按设备分门 别类 3 6 2 将分类的钥匙贴上规范的标签 标签纸上注明楼号或设施名 设备房名称 3 6 3 钥匙柜内按楼号 楼层 房号由小到大的次序 从左到右 从上到下依次做 好标识系统 栋号用醒目的颜色标识标在每栋栋首 栋与栋之间标识分明 易于识 别 3 6 4 将钥匙对号入座 挂放顺序按栋号 楼层号 房号依此挂放 要求一目了然 3 7 发放 3 7 1 钥匙发放 a 入伙时负责钥匙签领的工作人员验证业主入伙缴费证明后 由业主签领钥匙 并详细登记后将钥匙签领单归入入伙档案 b 对遗留工程整改钥匙应有明确的标识 在做好登记的同时 给业主留取借用整 改钥 8 c 匙回执 并要求业主凭回执领回钥匙 3 7 2 公共门窗 设备房钥匙 a 设施设备房移交给工程部 一套由工程人员使用保管 一套留工程部备用 b 公共门窗 设备房钥匙未经物业公司总经理同意 任何人不得私自配置钥 匙 c 因工作需要借用钥匙应在 钥匙领用登记表 上登记 3 8 借用 3 8 1 看房借用钥匙 a 钥匙管理员确认借用人 业主 身份后方可办理借用手续 b 钥匙管理员安排陪同业主看房 并请钥匙借用人填写 钥匙领用登记表 3 8 2 工程整改借用钥匙 a 本单位工作人员借用钥匙应填写 钥匙领用登记表 b 外来工作人员只可借用 TM 电子钥匙进行施工操作 并保证归还期限 4 4相关记录 相关记录 4 1 钥匙领用登记表 5 5 家居维修作业程序 家居维修作业程序 0 0 目的目的 1 规范小区家居维修作业 2 2 适应范围适应范围 1 适用于小区一般的委托家居维修工作 3 内容内容 3 1 客户服务中心工作人员接到电话 口头或书面维修请求项目 在 有偿服务跟踪 记录单 上清楚记录 填写 工程维修单 交物业管理中心工程部安排维修人员跟 进维修 3 2 维修人员接到维修任务后 应及时根据与客户约定时间上门维修 有偿维修根据 维修内容及 便民服务一览表 中 工程维修有偿服务 确定收费标准 并把应收费数 量填入 工程维修单 上的服务费栏内 无明确规定的 根据维修内容所需的材料和人 工 向住户报出预算价格 并声明在维修结束后 按实际发生费用计价 并告知业户 9 维修不收现金的制度 3 3 在住户同意所报价格后 开始维修 如住户有异议 交由工程维修部值班领导进 行解释 3 4 维修人员到现场后 因材料或其它原因而不能即时修复 维修人员应婉转礼貌的 向业户解释 如因业户自己原因不方便即时维修的应主动与业户预约好下一次上门服 务的时间 并及时上报客户服务中心及工程维修主管 以便作进一步的协调跟进 3 5 维修可能影响周边住户正常生活的 进行解释 3 6 维修可能影响室内外卫生的 采取预防措施 维修完毕 将卫生打扫干净 3 7 维修过程中 不能吸烟 闲聊 或从事其它与维修无关的事情 3 8 维修结束后业户签署意见及姓名后 应由维修负责人及工程主管签字后将维修单 交回客服中心 3 9 客户服务中心每天对维修单完成结果回访业户 对回访情况进行记录 并跟进有 关业户反馈的意见 不合格的报维修主管处理 3 10 维修主管每天检查值班记录本 了解维修跟进情况 督促维修工作正常进行 3 11 工程部维修主管每天 17 30 将当日完成的维修单 存根联 交客户服务中心管理员 并沟通当日未完成单情况 由客户服务中心管理员做好相关记录 3 12 客户服务中心安排每天 19 00 22 00 对所有当日报修客户进行回访 并对回访 情况进行记录和跟进 对当日未完成的维修 向报修客户解释原因及进展情况 3 13 每星期三为结单日 由客户服务部客户管理员汇总维修记录 交工程部主管 3 14 客户服务中心前台管理员将本周未返回的工程维修单汇总 填写 未返回维修单 记录表 转交工程部维修主管 工程部于星期五填写未返回原因后转到前台 3 15 每月 1 日上午 客户服务中心前台管理员将已完成的维修单移交客户管理员 由 客户管理员将存根联统一按维修单编号装订存档 有偿服务维修财务联交财务部记帐收 费 4 4 相关文件及记录相关文件及记录 4 1 有偿服务跟踪记录单 4 2 工程维修单 4 1 留言条 4 4 公共设施报修跟踪记录单 10 4 5 未返回工程维修单记录表 6 6 家居清洁服务程序 家居清洁服务程序 1 1 目的 目的 1 规范小区家居清洁管理 2 2 适应范围 适应范围 1 适用于观海台小区内住户的家居清洁服务 3 3 内容 内容 3 1 客户服务中心接受住户委托清洁服务申请时 在 有偿服务跟踪记录表 上进行登 记 并填写 家居清洁服务派工单 将单转交环境部主管 环境部在接到单后 根据 单上的预约时间上门服务 3 2 清洁服务人员上门服务应穿公司统一制服 佩戴工卡 携带 家居清洁服务派工单 及完备的服务工具 按住户要求的预约时间 准时到达工作现场 3 3 如确定无人在家时 清洁服务人员填写 留言条 贴于住户入户门上 并立即将单 和 留言条 回执交回环境部主管 环境部主管将情况反映给客户服务中心 由客户服 务中心前台工作人员电话联系住户 是否另约时间或取消服务 并将结果告知环境部主 管 3 4 进入住户家中后 按工作流程保质保量完成工作 环境部主管或班长不定期抽查服 务现场情况 确保服务质量 3 5 如住户提出范围以外的服务要求 服务人员应礼貌解释 说 对不起 这项要求不 在我们服务范围内 如果您的确需要这项服务 我要向主管汇报一下 请您稍等 好吗 3 7 工作完毕 请住户检查清洁 物品等确认无误后 要求住户在 家居清洁服务派工 单 上签署意见并签名 服务人员不允许直接收取住户的现金 3 8 清洁服务人员将完成的 家居清洁服务派工单 交客户服务中心前台 22 00 之前 完成的单必须当日交回 22 00 之后完成的单 必须于次日 10 00 之前交回 客户服 务中心前台工作人员接到单后 前台管理员对不满意的单应立即对住户进行回访 协同 环境部主管及时跟进并做好记录 3 9 每月 30 31 日 客户服务中心前台管理员将当月完成的 家居清洁服务派工单 移交客户管理员 由客户服务中心客户管理员填写 家政服务记录表 连同 家居清 11 洁服务派工单 存根联一起按统一编号存档 财务联交财务部记帐收费 4 4 相关文件及记录 相关文件及记录 4 1 有偿服务跟踪记录 4 2 留言条 4 3 家居清洁服务派工单 4 4 钟点工加班登记表 7 7 客户意见处理工作流程图 客户意见处理工作流程图 1 1 目的 目的 1 规范小区客户意见处理 2 2 适应范围适应范围 1 适用于高卫物业下属各小区客户中心服务人员 电话 面谈 客户邮件 其它部门转交意见单 按服务规范进行接待 当日收取并填写 电话 面谈 客户意见处理单 当日已有标准答案的问题回复 能即时处理的问题处理 当日无标准的问题或不能即时 处理的意见 填写意见处理单 1 个工作日内 一个工作日内 当日安排处理当日转签相关部门 上报主任助理 书面回复客户服务中心 12 每月 30 日前 8 8 资料室管理规定资料室管理规定 1 资料室保持整洁 资料架 档案柜摆放整齐 规范 2 资料室钥匙由客户服务中心 客户 管理员和前台工作人员保管 3 资料室文件要求分类存放 标识清楚准确 便于查找 4 各类资料文件按规定的时间及保密级别由 客户 管理员统一存放 过期的资料文 件报客户服务中心部门经理审批后以作废处理 5 料文件借阅不得超过一天 对借阅时间需超过一天或公司以外借阅的资料文件须 报客户服务中心批准 借阅资料不得复印 6 客户 管理员每季度对资料室文件检查一遍 确保资料的完整性 7 其他工作人员未经允许 禁止进入资料室 8 资料室温度高于 26 度 须开启空调 室内经常通风 保持室内空气流通 9 9 空置房管理规定 空置房管理规定 1 1 目的目的 1 规范小区空置房管理 2 2 适应范围 适应范围 1 适用与观海台小区空置房管理 3 内容内容 3 1 验收 3 1 1 工程部对发展商或委托管理方交付的空置房进行验收 验收项目包括 主体结构 屋面与地面 装修 电气 水系统 消防 卫生间 附属工程等 经主管签署并回复客户 跟踪处理结果 填写完整意见处理单存档 填写完整意见处理单存档 13 3 1 2 验收项目出现不合格项 由工程部与发展商 或委托方 商定维修事宜 3 1 3 验收合格 工程部负责人与发展商 或委托方 在 物业接管验收表 上签字并存档 3 2 巡查 3 2 1 工程部定期对空置房的主体结构 屋面与地面 电气 水系统 卫生间 消防 附 属工程等项目进行巡查 3 2 2 发现问题 属保修期内 及时与发展商联系 协助解决 不属保修项目应及时安排 维修 做好记录 3 3 清洁 3 3 1 保洁队负责安排空置房的清洁卫生工作 3 3 2 定期清洁空置房 清洁项目有房内天面 地板 墙面及其设施 卫生间 窗户等 并 透换空气 保持空置房内干净 整洁 清新 3 4 售楼看房 3 4 1 当发展商售楼处需带领顾客看房时 房管员做好钥匙领用记录 2 2管理服务费收取 2 2 1空置房的管理服务费按深圳市政府有关文件执行 3 5 空置房统计 3 5 1 客户服务中心每月核对空置房变化情况 负责每月空置房统计 4 关文件及记录关文件及记录 4 1 物业接管验收表 4 2 钥匙领用登记表 4 3 空置房统计表 14 1 11 1 二次装修流程图二次装修流程图 1 1 目的目的 2 规范小区业主二次装修 2 2 适应范围 适应范围 1 适用于高卫物业下属各小区二次装修 3 3 内容 内容 业业 主主 装修申请 装修延期申请 装修竣工验收申请 客户服务中心客户服务中心 接收装修申请 通知业主 签约 办理装修工人临时出入证 审批 预约验收时间 3 个工作日内 工程维修部工程维修部 审批 竣工验收 审批 财财 务务 部部 交费 业主退押金 交税 业主退押金 交税 10 个工作日后 15 1 1 2 2 接听电话服务标准接听电话服务标准 2 2 目的目的 1 规范小区工作人员的接听电话服务标准 3 3 适应范围适应范围 1 高卫物业下属各小区客户中心服务人员 3 3 内容内容 3 13 1 个人准备 个人准备 1 建立专业的整体形象 2 声调愉快亲切 3 咬字清楚 发音准确 使用标准的普通话 4 经常保持神采奕奕 5 经常保持笑容及有涵养的态度 6 坐姿 站姿规范 7 准备好值班记录薄和笔 8 准备好工作资料 3 23 2 打招呼打招呼 目的目的步步 骤骤语语 言言身体语言及行动身体语言及行动避避 免免 提供快捷的服务电话铃响三声内接听 立刻放下手中的工作 继续自己的工作 没有理会电 话铃声 给来电者留下良好的第一 印象 问候 清楚道出公司或管 理处名称 您好 高卫物业 某某管 理处 面带微笑说话清晰没精打采冷漠的语调 提供专业的客户服务礼貌地询问来电者的目的请问有什么可以帮到您 询问语气乐于助人 友善 的语言 只说 什么事呀 16 3 33 3 接受查询接受查询 目目 的的步步 骤骤语语 言言身体语言及行动身体语言及行动避避 免免 了解来电者的需求仔细聆听 不时作出回应嗯 嗯 耐心地聆听 急不可待 一言不发 提供专业的服务礼貌地询问来电者的资料 请问您的房号 请问您贵姓 请问请的联系电话 请问是哪个地方漏水 语气温和及肯定有礼貌地询 问 不耐烦 说话速度太快 重要的内容简洁地覆述一遍 主卫天花的排污管处渗水 5 栋 8B 是 AB 的 B 对吗 即时记录重点事项不做记录 没有交代 3 43 4 处理查询处理查询 目目 的的步步 骤骤语语 言言身体语言及行动身体语言及行动避避 免免 迅速提供需要让来电者了 解你的处理结果 回复来电者 李小姐 我们将尽快安排维 修人员去您家里检修 有礼貌地交代不作交代 17 需要来电者短暂等待时请客 人稍侯 再次与客户通话时 表示致歉 陈先生 这个问题我需要问 一下我的同事 请您稍后 对不起 陈先生 让您久等 了 用手轻轻盖住电话 与同事 小声交谈 让客户听到你的交谈 对来电者提出的问题不能即 时回答时 询问来电者是否 方便留下联系电话 陈先生 您的问题我需要查 询一下 是否方便留下您的 联系电话 等一会儿 我再 打电话回答您 有礼貌地询问 记下客户的联系电话 稍后 再打电话给客户 让客户等候的时间过长 不负责任地随便承诺客户 却不作回复 3 53 5 道别道别 目目 的的步步 骤骤语语 言言身体语言及行动身体语言及行动避避 免免 与来电者建立长远的关系 了解来电者的其他需求向来 电者表示谢意 请问还有什么可以帮到您吗 张小姐 请问还有什么问题 吗 谢谢 有需要请随时打电话 给我们 好 谢谢您的电话 再见 主动及诚恳地提供协助 待来电者挂线后 再放下电 话 催促来电者挂线的语气 没有诚意 19 1 1 3 3 物品放行流程物品放行流程 1 1 目的目的 1 规范小区物品放行管理 2 2 适用范围适用范围 1 用于高卫物业下属各小区物品搬离小区时的管理 3 3 内容内容 3 1 所有大件物品搬出小区时 需到客户服务中心开据放行条 3 2 客户服务中心工作人员核实业主身份后 在物品放行条上详细填写放行物品的名称及数 量 并请业主签名确认 如业主不能前来办理放行条 而有非业主人员代办理时 须电话 联系业主确认放行内容 查阅并复印代办人身份证留存 并请业主尽快前来补签名 3 3 放行条盖章后 存根联 留底 客户联 交客户 客户服务中心工作人员在 物品放 行条记录单 上做好记录 3 4 如非业主搬家时 须通知财务部核查拖欠费情况 确认无拖欠费后方可放行 3 5 住户凭放行条出入小区 门岗安管员须根据物品放行条上开出的物品及数量认真检查核 对 确认无误后放行 同时在放行条上签名 填写放行时间 并回收放行条 在 物品放 行登记 上做好相关记录 3 6 治安队队长每日下午 5 30 前与客户服务中心管理员核对放行条 由客户服务部管 理员负责相关记录装订存档 3 7 客户服务中心负责物品放行条的填写和存档 3 8 安管部负责放行物品的核查 记录 4 4 相关文件及记录相关文件及记录 4 1 物品放行条 4 2 物品放行条记录单 4 3 物品放行登记 1 41 4 值班管理制度值班管理制度 1 1 目的目的 20 1 规范小区值班管理 2 2 适应范围适应范围 适用于小区客户服务中心前台的值班管理 3 3 内容内容 3 1 前台值班人员由客户服务中心管理员和接待助理按 排班表 进行 值班时间为 8 00 23 00 值班员须坚守岗位 不得擅离 3 3 值班时发生 发现问题 要即时解决 疑难问题值班人员应报告客户服务主管决定处理措施 重 大问题交管理处主任处理 并视情况向上级领导报告 3 4 值班人员应认真填写 信息记录表 并按事情轻重缓急 及时通知相关人员妥善处理 3 5 值班记录供限于内部工作人员翻阅使用 工作人员必须为记录的资料保密 3 6 交接班时 交班值班员应将处理结果及遗留问题告知移交接班值班员 并在 信息记录表 上做 好移交工作记录 一般情况下不得把本班未解决的问题移交下班 3 7 当值接班人有权向当值人提出咨询 交接班时 需查看记录 跟进未完成事项 3 8 值班管理员应随时跟踪与业户有关的重大事宜 并将涉及同一时间内频繁发生的同类事宜以书面 形式呈交上级主管 3 9 接班人逾时未到岗接班 值班人不得离岗 3 10 客户服务主管每日检查当日值班记录和跟踪有关事件的处理情况 按照 客户服务中心工作日检 表 做好相关记录 并继续跟进未完成的工作 3 11 客户服务经理每周至少抽查一次 信息记录 3 12 有事需请假或调休 值班人员须向提前一天向客户服务主管说明并得到批准 经批准的缺值由客 户服务主管安排替值或换值 任何值班人员不得擅自安排替值 换值班 3 13 逾时接班或不接班的 按迟到或旷工处理 4 4 相关记录及附件相关记录及附件 4 1 排班表 4 2 信息记录表 4 3 客户服务中心工作日检表 21 1 51 5 入伙办理入伙办理 1 1 目的目的 3 规范小区入伙办理 2 2 适应范围 适应范围 1 适用于高卫物业下属各小区入伙办理 序序 号号 步步 骤骤工作程序工作程序语言及行动语言及行动 1 岗前 准备 1 准备入伙物品 1 1 业主入伙档案袋 业主公约 业主公约签约页 区域防火责任书 住 宅使用说明书及质量保证书 装修指南 单元图纸 社 区服务中心服务联络卡 住户宣言 委托银行代收费合 同 收楼声明书 业主情况登记表 开户表格等 1 2 备用资料 单元设施验收确认表 整改项目表 签领钥匙表 1 3 钥匙 入户门 铝合金门 信箱 奶箱等 1 4 内部文件夹 1 5 办公用品 22 固定笔架 签字笔 剪刀 双面胶 订书机 复印机 复印纸 胶水 写字板 试电笔 水桶等 2 工作人员按仪容仪表规范上岗 准备迎接业主 2引导接待 1 接待组 签约组工作人员站立入口处随时准备迎 接客人的到来 2 客人到来后 安排签到 引导办理入伙手续 3 当客人太多不能立即安排办理手续时 安排稍候 按先来后到依此安排办理手续 4 接受咨询 1 面带微笑 规范的坐姿 站姿 2 当客人走近时 迎上前说 您好 请问是来办理入伙手续的吗 3 邀请式手势引导就座 请坐 4 为等候的客人斟水 3查验资料 1 请业主出示 入伙通知书 身份证或护照原件并 查验