档案管理软件使用过程中的问题及解决对策

档案管理软件使用过程中的问题及解决对策 摘要 档案管理软件是档案管理过程中的重要的 现代化工具 它以超强的功能在档案建设与管理中发挥着 不可替代的作用 但软件在实际使用中往往会出现这样那 样的问题 这是由于对软件缺乏足够的了解或软件自身设 计的局限造成的 本文针对这些问题进行了探讨分析 并 提出解决这些问题的措施 这也是档案建设现代化信息化 的需要 关键词 档案管理 软件使用 问题及对策 在当今高速发展的信息化社会 信息资源已经变成了 人类社会的珍贵财富 如何进行档案信息化建设是档案管 理工作的首要问题 近年来 档案管理的信息化 数字化 进展方面也取得了不少成效 要把档案管理工作高标准定 位 建立完整的档案信息系统 让它更好的为社会大众服 务 实现这一目标离不开多功能的档案管理软件 我们要 多方面了解软件的功能 正确使用这些软件 让它更好的 为档案管理工作服务 1 软件使用过程中出现的问题 1 1 超强的功能与实际需求的冲突 档案管理软件常见 功能模块一般有系统安装 系统管理 系统升级 档案管 理与日常维护 各功能模块下又分若干小的功能菜单 首 先进行数据库设置后能导入数据信息 还能导出数据进行 文档打印 能对档案信息进行查询 还有档案管理 用户 管理等常用功能 不常用的功能有远程服务器管理及档案 管理软件系统联接计算机系统的专用功能处理 档案管理 人员经过多次学习及操作练习一般都能熟练掌握软件中的 常用功能 掌握这些功能后就能进行档案信息管理的日常 操作 但关于系统的管理与维护 升级与还原则需具有相 当的计算机的专业知识才能做到 部分功能模块则要在数 据库建立后才能使用 所以 在日常的实际运用中 有一 些功能是不会用到的 是闲置的 实际用到的则要对软件 系统进行一下测试才能使用 1 2 日常操作应用中经常会出现的问题 1 2 1 不能合理运用软件而出现的问题 在一般的档案 管理软件中 输入相关的档案条目就能检索到相应的结果 但是如果档案员输入的检索条件过多 虽漏检率会降低 但检索出的过多的信息同样会影响到最终的检索结果 你 就必须再进行二次检索 这样就耽误了时间 降低了检索 的效率 如果输入检索条件过少则会找不到要检索的信息 同样达不到检索的目的 因此准确而简明的输入检索词是 成功检索的关键 另外如果在建库录入时 在案卷的目录 中与卷内文件的目录中输入了同样的主题词 就会在检索 时造成检索出的数据重复 从而妨碍到检索的效果 1 2 2 实际档案管理与软件管理不一致的问题 在实体 纸质的档案管理中 往往会根据档案的性质及重要性把它 们分为永久 长期和临时几类后 又按照档案的性质进行 分类并编写档案号 这样就会因分类标准的不一致而造成 档案重号现象 这些问题如果在录入数据时不加注意 在 检索时就会出现结果的混乱不清的现象 还有页码录入的 问题 不能依照档案所有文件的顺序号去排列 将来打印 时会出现页码的错误 要按照实际录入的张数排列 这样 统计的数据也更准确 1 2 3 计算机本身的系统对软件匹配的问题 一些管理 员在使用档案管理软件的常备功能的过程中 常会出现一 些功能菜单不能正常使用 比如我们在需要打印某些文件 时常会出现打印功能无法正常使用的问题 在软件的打印 界面的功能菜单均不正常使用 这种情况如换一台同样装 有档案管理软件的电脑又能正常打印了 这是怎么回事呢 经过反复检查测试才发现 这是计算机系统中控件安装不 完整造成的 在系统中安装在线编辑器控件后 打印功能 就会能正常使用了 1 3 缺乏软件应用的专业人才的问题 档案管理的现代 化需要专业化或具备一定的专业知识的人才 这样很好的 运用现代化的设备 充分发挥其功能 在疾控中心档案管 理中缺乏专业技术人才的现象仍很普遍 许多在岗的档案 工作者缺乏必备的专业知识 已不能适应档案管理数字化 的时代发展的需要了 那么要做好现代化信息化的档案管 理就对档案管理工作人员提出了新的要求 首先要具备丰 富的专业知识和熟练的操作技能 有较高的档案管理的能 力 尤其要求应具备计算机与软件使用的专业知识 而现 实情况是在疾控中心甚至一些小型医院档案管理员都是兼 职性的 由于专业不对口导致业务不精通 一些档案员的 计算机水平不高 对档案管理软件的功能不能很好掌握 这会造成设备资源的闲置与浪费 严重影响到档案管理现 代化的进程 1 4 档案管理中的信息安全的问题 管理平台账号密码 的简单化或公开性会造成登录系统的随意性 这样就形成 了档案内容的访问的随意性的问题 使得一些重要的电子 档案面临被篡改 窃取甚至销毁的危险 更有甚者如感染 了一些电脑黑客制造的电脑病毒 就会对文档的安全性造 成更大威胁 可能会导致信息不能正常读取或系统的无法 登陆 这就造成了整个档案管理系统的瘫痪 2 档案管理中出现的相关问题的对策 2 1 对档案管理人员进行专业培训 及时维护升级软件 系统 对于一些专业知识相对薄弱的档案管理人员要进行专 业培训 使其熟练掌握档案管理软件使用必备的专业知识 与技能 在实际运用中对软件的各种功能的正确使用 这 一要求经过短期培训应该就能做到 另一方面对档案管理 软件及时升级 一般来说 专业的档案管理软件在研制开 发的过程中已进行过多次的需求分析与测试 软件的稳定 性高可维护性强 管理人员不仅要熟练使用软件进行录入 检索 打印 还要根据档案管理规范的要求 熟悉并掌握 软件的各项功能 以满足档案管理的需要 甚至可以根据 实际工作对档案管理的需求 对软件的开发与改进提出自 己的意见 然后把意见反馈给软件公司 敦促其进行软件 的升级 使其功能更符合档案管理的规范与要求 2 2 对档案进行专业化处理 更适于软件的管理 上文 提到的软件调整与升级以满足单位管理规范的需求 问题 的另一方面是档案管理者要学会对档案进行专业化处理可 以更适于软件的保存与管理 如档案号重复的问题 我们 可以在录入时增加拼音字母以更便于区别 这样在检索时 就不会再出现混乱不清的现象 假如出现两个单位合并问 题 档案合并管理后也会出现重号的问题 这时可以在各 单位的档案号前加上单位的标识字母后再行录入 也就能 解决这种重号的问题 所以我们的档案管理人员在运用软 件进行管理中要用心 不断在工作中发现问题 并利用专 业的档案知识来分析问题 解决问题 2 3 创新思路 充分实现纸质档案的数字化 档案管理 软件是以档案信息的数字化为前提的 但要将全部纸质档 案数字化 需要投放大量的人力物力 首先要解决的是设 备问题 如扫描仪和数码相机都是应该必备的 大的图纸 的存入则需要大幅扫描仪 这些都需要投入资金购置 其 次是人才的问题 档案数字化是一项大的工程 需要大量 电脑与网络专业技术人才 同进也要投入大量人力完成各 种形式的数字化的工作 设备的问题可购 如无资金也可 借用 人力的问题如本单位人力匮乏 则可借用计算机专 业的大学生以实习的方式来进行工作 只用少量资金即可 解决人力方面的问题 2 4 改进管理方法 提高信息的安全保护措施 档案管 理要采用必要的信息安全技术来保护档案数据的安全 管 理平台的登录账号与密码要保持相应的复杂性 缩小账号 与密码了解范围 为防止档案被修改与删除 可采用专机 专用 档案备份 安装杀毒软件 设置防火墙等措施 这 些方法可以有效防范系统的非法访问与文档的篡改 3 结束语 运用软件加强对档案的管理是档案管理现代化信息化 的必要技术工具 档案管理员要认真学习并掌握档案管理 软件的使用方法 并恰当地运用其功能 避免档案管理漏 洞 不断提高档案管理水平 以更好的为社会进步服务 为经济发展服务 参考文献 1 林幼凤 浅论行政事业单位档案管理创新思路 J 现 代经济信息 2009 102 103 2 熊友菊 信息化社会对传统档案信息服务模式的挑战 J 档案学通讯 2011 2