条码资产实物管理解决方案(标准)

条码资产实物管理系统条码资产实物管理系统 解 决 方 案 资产条码管理系统解决方案 第 2 页 共 16 页 一 应用背景一 应用背景 条码技术是在计算机技术与信息技术基础上发展起来的一门容编码 印刷 识别 数据采集和处理于一体的新兴技术 它为物资管理 各国间的贸易往来 提供了简便的共同语言和独特的交往方式 现在其应用领域越来越广泛 已经 普遍渗透到计算机管理的各个角落 如工业控制 交通运输 安全保卫 物资 管理 办公室自动化等项目 但随着企业的发展 企业固定资产也越来越多 资产在管理方面存在数据 分散 统计时间长 资产经常发生转移时在帐面上不能及时反映 盘点工作量 极大 信息反映不及时 从而导致资产重复购置 企业成本大幅增加 影响企 业工作效率 因此 要改变原来的单纯的财务核算和低效的手工管理的状态 就有必要建立一套行之有效的管理体制和采用相应的信息化管理系统 XX 公司自主研发的条码资产实物管理系统 立足于解决企业单位固定资产 管理中存在的方方面面的问题 全面实现帐帐相符 帐实相符以防止资产流失 盘活存量资产 降低资产重置率 建立动态的固定资产全寿命周期系统 并加 强专业资产的管理 建立各管理层面的协同工作平台等诸多管理目标 最大化 固定资产的有效利用率 资产条码管理系统解决方案 第 3 页 共 16 页 二 管理问题二 管理问题 1 1 帐帐不符 帐帐不符 一般财务帐面只反映了某固定资产总值 而该固定资产却对 应了一批实物 在实物帐中对其分别进行管理 但财务帐和实物帐没有建立一 一对应的关系 另一方面 实物管理中发生了各种资产的日常变动 这些变动 反映到了实物帐中 但由于财务帐和实物帐对帐的缺乏规范和有效提高效率的 手段 导致财务帐不能反映固定资产的变动情况 财务帐信息失真 2 2 帐实不符 帐实不符 由于固定资产实物变动管理过程不规范 实物的变动没有及 时反映到实物帐中 另一方面 盘点制度不健全 盘点工作效率不高 导致由 于历史原因没有入账或部分入账的固定资产没有有效纳入实物帐的管理体系中 3 3 资产盘点 清查效率低 资产盘点 清查效率低 在没有利用有效的技术手段的情况下 资产的 盘点由管理人员手工进行 费时费力 效率低下 4 4 责任人管理机制不到位 责任人管理机制不到位 由于管理未得到彻底落实 固定资产责任人未 得到明确或是保管固定资产的负责人责任意识薄弱 对固定资产的管理工作就会 不重视 产生更多的违规事件 资产条码管理系统解决方案 第 4 页 共 16 页 5 5 闲置固定资产未得到有效利用 闲置固定资产未得到有效利用 闲置固定资产是指不需用固定资产 主 要表现为闲置房地产及闲置电子设备等 闲置固定资产的产生 主要源于以下三 种因素 一是内部整合产生的闲置 在进行机构改革的过程中 对部分部门进行了 撤并 造成了撤并后资产的闲置 二是科技进步造成固定资产无形损耗而产生的 闲置 这在电子设备的更新换代上表现得尤为突出 三是因历史违规行为产生的 闲置 最明显的例子 如无定编车辆 违规购建房产 因产权问题无法解决而闲 置存在于账外 这些闲置固定资产占用了大量资金 需要积极加以盘活处置 6 6 资产重复购置现象严重 资产重复购置现象严重 由于缺乏合理的 有约束力的资产配置标准 和有效的数据分析的支持 以及资产购建资金来源的多样性 目前我国企业单 位固定资产的随意购置现象和重复购置现象十分普遍 导致资产配置不合理 如许多企业单位缺乏健全的资产管理制度 购置固定资产时 没有严格的审批 制度和监管制度 领导在具体审批时缺乏相关的数据分析支持 存在购置的盲 目性和随意性 7 7 无法建立动态的固定资产全寿命周期管理体系 无法建立动态的固定资产全寿命周期管理体系 由于缺乏必要的技术手 段 依靠手工加 EXCEL 的方式无法建立一个对资产管理进行过程管理 并自动 集成固定资产从购置 验收 建卡 调拨 运维 报废等全寿命周期档案的管 理体系 8 8 缺乏协同工作平台 资产管理各管理层级沟通不畅 效率不高 缺乏协同工作平台 资产管理各管理层级沟通不畅 效率不高 由于没 有建立一个好的信息化工作平台 资产管理的数据分散 无法进行有效的信息 共享 方便进行各种查询和统计分析 资产管理的过程采用纸质流转过程 审 批繁琐费时 缺乏有效的工作预警机制 导致工作延误或遗漏 资产条码管理系统解决方案 第 5 页 共 16 页 三 解决方案 3 1 管理目标 3 2 管理层级 资产条码管理系统解决方案 第 6 页 共 16 页 3 3 管理思想 财务帐和实物帐的统一财务帐和实物帐的统一 由于从财务角度 往往将一批资产作一笔帐 而从实物管理角度来看需要 将资产进行单台管理 为保证账实一致 往往采取下面的方法 方法一 资产分解 建立一个资产属性 分别为资产组 资产 实物 资 产组意味着同一个资产对应的是一组实物 在财务帐上还是以一个资产来处理 而在实物帐里进行拆分到单个实物 每个实物帐都有资产编号栏目 属于同一 资产组的实物的资产编号相同 根据该资产编号可查询到该资产对应的所有实 物 资产是指一个资产对应一个实物 实物是指在实物管理部门实际管理 但 在财务感念上不计算为资产的实物 该部分台帐由实物管理部门管理即可 方法二 资产重新分拆 该种方法是指对原来一个资产对应一组实物的资 产进行分拆 将其拆分成多个资产 与实物建立一一对应的关系 对资产进行全寿命周期管理 自动集成各阶段的业务数据对资产进行全寿命周期管理 自动集成各阶段的业务数据 从资产实物管理的角度来说 需要按照资产的全寿命周期管理理论对资产 的验收 立卡 各种变动 运维 报废等进行全寿命周期的管理 同时 需要 在资产实物本身发生各种变动 运维 报废时 记录其相关情况 并及时反馈 到资产台帐中 系统自动集成资产的全寿命周期档案 结合条码技术提高资产盘点效率及准确性结合条码技术提高资产盘点效率及准确性 盘点是个费时费力的工作 需要单位拟定合理的盘点制度和盘点计划 并 借助自动识别技术手段 同时将资产实物管理系统与目前的资产清查管理软件 结合起来 切实提高盘点和资产清查的工作效率 资产条码管理系统解决方案 第 7 页 共 16 页 资产管理责任到人资产管理责任到人 对于在用的资产 明确其负责管理的责任人 对于办公设备 进行有效的 使用人管理 努力提高在用资产利用率 管理对象覆盖资产范畴中的所有对象管理对象覆盖资产范畴中的所有对象 一般资产 系统的主要管理对象 低值易耗品 类似资产统一管理 以资产属性进行区分 3 4 应用价值 1 1 管理效益 管理效益 1 为不同类型的资产提供不同的资产卡片并辅以唯一的条码 身份证身份证 建立全面的电子资产台帐 使资产总量 分布及现状一目了然 从而摸清家底 理顺关系 明细资产流向 规避资产流失 建立一个集中的资产管控平台 2 属地管理 责任到人 谁使用 谁维护 完善固定资产管理制度 实现资产的精细管理 3 及时维护 延长寿命 降低资产维修费用 4 优化盘点流程 时刻监控盘点进度 显著提高盘点工作效率 5 利用条码技术实现固定资产实物的实时跟踪 6 帐实相符率大幅提高 7 资产日常变动流程规范化 员工办理相关申领手续方便 8 填补管理盲点 如在建工程的资产管理及车辆 低值易耗品 办公用 品等管理 9 提供资产系统与其他系统的一体化处理 2 2 经济效益 经济效益 1 降低 20 重复采购成本 资产条码管理系统解决方案 第 8 页 共 16 页 2 减少 45 的资产 失踪 3 提高 30 的资产使用率 4 减少资产寻找成本 2 倍以上 5 提高资产盘点效率 5 倍以上 3 5 系统功能 1 1 资产档案 资产档案 资产档案管理主要对资产建档 资产台帐 资产汇总档案等 资产全寿命周 期相关工作进行管理 包括 资产卡片 资产台帐 资产档案 等内容 具体功能如下 资产档案资产档案 模模块块功功能能说明说明 资产卡片编辑资产卡片基本信息 财务信息及出 厂信息等 打印资产条码标签 打印资产条码标签 资产档案 资产台帐按条件生成各类资产台帐 资产条码管理系统解决方案 第 9 页 共 16 页 资产档案自动形成包括资产的基础信息 变动信 息 运维信息等涵盖资产全生命周期管 理所需的各种档案信息 2 2 资产变动 资产变动 资产变动管理主要对资产日常变动及维护的 相关工作进行管理 包括 资产调拨 资产状态变更 资产交接 资产借用 资产归还 资产 维护 等内容 具体功能如下 资产变动资产变动 模模块块功功能能说明说明 资产调拨编辑资产部门变更调拨单 资产状态变更编辑资产状态变更情况 资产交接编辑资产人员变更交接单 资产借用编辑资产借用单 资产变动 资产归还编辑资产归还单 资产维护资产维修编辑资产维修单 包括维修完成情况 维修费用等 3 3 资产盘点 资产盘点 资产盘点管理主要对资产盘点清查 相关工作进行管理 包括 资产盘点任务 资产盘点分析 资产盘盈 资产盘亏 等内容 资产条码管理系统解决方案 第 10 页 共 16 页 具体功能如下 资产变动资产变动 模模块块功功能能说明说明 资产盘点任务编辑资产盘点任务 生成任务盘点清查 表 并导出到导出到 手持终端手持终端PDAPDA采集器采集器 资产盘点分析从手持终端导入数据 并进行分析 自 动生成盘盈盘亏单 资产盘盈填写盘盈单 并自动添加资产记录 资产盘点 资产盘亏填写盘亏单 并标志资产状态为盘亏 4 4 资产报废 资产报废 资产报废管理主要对资产报废处理 相关工作进行管理 包括 资产报废预测 资产报废申请 资产报废处置 报废资产查看 等内 容 具体功能如下 资产报废资产报废 模模块块功功能能说明说明 资产报废预测提供资产报废查询预测 资产报废申请编辑资产报废申请单 资产报废处置编辑资产报废处理结果 资产报废 报废资产查看提供报废资产报表 5 5 系统管理 系统管理 资产条码管理系统解决方案 第 11 页 共 16 页 1 通过多级控制系统安全 系统的安全性主要从五个级别来考虑 管理级 网络与硬件级 支撑软 件级 框架级 专业系统级 如下图所示 管理级 网络与硬件级 支撑软件级 框架级 专业系统级 从硬件与网络设计上确保安全 性如网络端口安全设计 子网 防火墙隔离设计 操作系统安全策略 数据库系 统安全策略 各种系统软件安 全策 确保各个专业系统之间的业务 访问与数据交换安全 各个专业系统的安全 主要有 权限控制 非法访问控制 错 误恢复 容错处理等 制订相应的规章与制度 从人 的角度确保系统与数据安全 本系统主要采用角色 岗位授权模式 不对数据库授权 这样即使用户密码 被盗也能保证系统及数据的安全 同时提供日志跟踪 为系统的安全运行提供 了保障 本系统的授权机制主要有以下几种 a 功能级的授权 对业务功能的增 删 改及其他操作权限的控制 表现为 工具栏上的按钮是否屏蔽 b 数据级的授权 针对不同的业务逻辑 或岗位职责 有选择的建立一 些与特定字段 如所属部门 仓库 相关的记录授权 即同一业务不同用户的 过滤条件是不一样的 2 预警工具 无需搜索信息 信息自动发送 用户先定义各业务通知条件 如任务信 息等 本系统消息引擎将会进行实时监控 若发现条件满足情况则发送消息给 相关人员 3 建立系统日志 可以随时监控系统安全 具体功能如下 系统管理系统管理 模块模块功能功能说明说明 资产条码管理系统解决方案 第 12 页 共 16 页 部门设置定义组织结构 可以按分公司 部门等 多级设置 资产类别定义资产各种类别 国家省市定义国家 省 市等地区区域 基础设置 常用短语对相关常用短语进行定义 岗位类别定义岗位类别 岗位定义定义岗位权限组 并进行授权 操作员授权对操作人员进行权限管理及其定义 系统管理 系统日志记录系统操作日志 随时监控系统安全 预警管理预警信息根据条件自动生成预警信息 资产条码管理系统解决方案 第 13 页 共 16 页 四 系统构架四 系统构架 4 1 系统特点 1 1 平台特点 平台特点 灵活的自定义平台 自定义查询方案自定义查询方案 根据用户使用习惯 定制单个条件或组合条件查方 案 随时快捷得到想要的信息 自定义统计方案自定义统计方案 根据工作需要 定制多种统计方案 可以 EXCEL 报 表 柱形图 饼形图 线形图等方式输出统计结果 您的 工作秘书 信息中心 预警信息预警信息 系统设定的工作预警信息 如办公用品库存预警等 任务提醒任务提醒 分配给相关人员的任务 系统会自动发送有关任务提醒 健壮 开放的系统构架 B SB S 构架构架 成熟 领先的 B S 构架 健壮的三层体系结构 方面系统 的使用和维护 良好的开放性良好的开放性 系统可方面的根据需要与其他信息系统如财务系统 资产清查系统 ERP 系统等进行集成 避免成为 信息孤岛 2 2 功能特点 功能特点 全面管理目标 依据先进的固定资产管理理念和管理方法 采用合适的技术手段 全面实现企 业固定资产管理的管理目标 与财务系统 资产清查系统无缝衔接 可以扩展与财务系统 资产清查系统无缝衔接 实现 财务帐 实物帐 实物 管理 的统一 引入条码技术提高效率 利用条码技术 快速提高资产盘点 清查的工作效率 全寿命周期管理 对资产管理全过程实现监控和管理 建立固定资产动态的全寿命周期管理体系 资产条码管理系统解决方案 第 14 页 共 16 页 4 2 系统应用构架 系统采用代表国际先进水平的B S技术体系和JAVA技术进行开发 系统被设 计为包含