电算化条件下利润表编制方案优化

电算化条件下利润表编制方案优化电算化条件下利润表编制方案优化 在企业主要的会计报表中 利润表具有项 目较少 项目内容与会计科目对应关系明确的特点 但是 在 财务软件及企业资源计划 ERP 软件的报表系统应用中 编制 利润表时却经常产生一些计算错误 这些错误往往并不一定源 自软件本身的 设计缺陷或技术故障 而可能与用户的损益核 算 损益结转方法和利润表项目具体计算方法有关 因此 有 必要对利润表编制方法进行深入探讨 一 利润表编制方案要素利润表编制方案 指在会计电算化 系统中 如何根据利润表编制要求组织损益和利润的核算 并 运用报表函数计算各项损益和利润指标的一组相互联系的处理 方法 利润表编制方案至少包括以中几个要素 1 取数函数 报表系统通常提供了大量提取账务系统和其他业务系统数据的 函数 作为报表系统与账务系统及其他系统相联系的桥梁 不 同的编制方案对这些函数的应用方法大相径庭 计算利润表所 使用的函数主要有 发生额函数 用来提取收入类科目的贷 来发生额或费用类科目的借方发生额 发生净额函数 用来 提取损益类科目的借方发生额与贷方发生额相抵减后的差额 对方科目发生额函数 提取损益类科目与 本年利润 科目 相对应的损益结转发生额 损益发生额函数 提取损益类科 目中除自动结转额之外的发生净额 2 损益入账方法 损益入 账对利润表项目计算的影响 主要涉及同类损益抵减事项的入 账方向对报表取数的影响 所谓同类损益抵减事项 是某类损 益项目中的一些非典型交易 如收入项目中的退货冲销 折扣 入账 投资损失的入账 费用项目中的盘盈冲销 这种抵减事 项是以红字 即负数 在同方向入账 还是以蓝宇 即正数 在反方向入账 在某些计算方案中将影响利润表项目计算的正 确性 3 期末损益结转 期末损益结转是指期末将损益类科目 余额转至 本年利润 科目 这一处理过程具体包括四个方面 结转时间 损益结转可以在月末 季末 年末进行 有的企 业可能不定期结转 某些利润表编制方法是建立在特定的结转 时间基础上的 例如 如果使用结转额计算损益项目 则只有 采用每月末结转的方法 才能正确提取本月损益结转额 结 转方式 是绝对自动结转 还是允许手工结转 结转科目 是在每个损益一级科目下单独设置 结转 专用二级科目 还 是直接从各损益类科目结转 都会对损益结转设置和利润表损 益取数方法产生影响 此时 编制方案需考虑向 结转 子科 目取数 还是向 非结转 子科目取数 取科目发生额 还是 取科目发生净额 结转方向 在余额的反方向结转 还是允 许以红字在余额的同方向进行冲销结转 这将产生以损益结转 额作为计算依据的方案要不要考虑两种方向结转额的问题 二 几种流行的利润表编制方案及其局限性1 发生额函数 取数法 方案 以国内一些主要财务软件厂商在其软件系统中 提供的报表模板为代表 这种方案使用发生额函数 取收入类 目的本月或本年累计贷方发生额作为相应收入项目的填报数额 成本费用类科目则反过来取借方发生额 其特点是简单明了 易于维护报表公式 但是对日常账务处理中的同类损益抵减事 项入账方向有严格要求 即收入冲销必须以红字记贷方 费用 冲销必须以红字记借方 这样才能确保收入的贷方发生额和费 用的借方发生额就是损益的实际发生净额 否则将产生错误结 果 2 结转 于科目取数法 方案 在每一个损益类一级 科目下设置一个 结转 二级科目 登记结转到 本年利润 科目的本类损益数额 而后分别取 非结转 子科目的发生额 发生净额 或 结转 手科目的结转额作相应利润表项目的金 额 此方法解决了对上述同类损益抵减事项入账方向的限制 但却增加了科目设置的复杂性 与会计人员的习惯不符 3 专门的损益发生额函数法 方案 这里的 损益发生额 是指损益类科目全部发生额减去期末自动结转的损益发生额之 后的部分 它确实能很好地表示损益的实际发生净额 但在期 未结转损益时务必采用系统提供的自动结转功能进行结转 如 果进行了手工结转 系统会将手工结转额误认为损益的抵减事 项 从而导致计算结果错误 4 对方科目取数法 方案 用 这种函数可以提取损益类科目与 本年利润 科目对应的结转 额 作为各项损益的本月数或本年累计数 但如果仅仅用这种 函数计算 将使利润表项目完全依赖损益结转的及时性和正确 性 不能解决在不定期结转 部分结转以及超额结转时所产生 的问题 三 利润表编制方案的优化笔者通过对报表函数的研究和损 益核算业务的形态分析 提出一个新的方案 对各损益类科目 均通过三部分进行计算 分别求取不同损益核算方法或核算进 程下的利润表指标 这三个部分分别是 1 损益类科目本期发 生净额 即损益类科目本期发生但尚未结转至 本年利润 科 目的损益数 对于收入类科目 是贷方发生额减去借方发生额 后的净额 而费用类科目则为借方发生额减去贷方发生额后的 净额 2 损益类科目本期正方结转额 即损益类科目本期结转 至 本年利润 科目的数额 所谓正方结转 是指收入从其科 目借方结转至 本年利润 科目贷方 费用从其科目贷方结转 至 本年利润 科目借方 3 损益类科目本期反方结转额 反 方结转 是指收入从其科目贷方结转至 本年利润 科目借方 费用从其科目借方结转至 本年利润 科目贷方 这虽然是非 常规的结转方法 但并不违背记账原理和会计制度 特别是对 于 投资收益 财务费用 等科目 由于其余额方向并不固 定 当出现相反损益如投资损失和利息净收入时 会计人员通 常可能按一般习惯以红字结转 即反方结转 在同一会计期末 两种结转方向一般只居其一 但也可能同时存在于先后进行的 多次结转之中 因此 计算公式应同时包括对正方结转额和反 方结转额的处理 以利润表 主营业务收入 项目为例 设 主营业务收入 科目代码为 5101 本年利润 科目代码 为 3131 使用用友软件的科目发生净额函数 JE 对应 结转额函数或对方科目取数函数 DFS 则 主营业务收入 项目 本月数 和 本年累计 计算公式分别如下 JE 5101 月 贷 DFS 5101 3131 月 借 一 DFS 5101 3131 月 贷 JE 5101 全年 贷 DFS 5101 3131 全年 借 DFS 5101 3131 全年 贷 上述每个公式均包括三个组成部分 它们在其计算 过程中作用如下 如果损益类科目尚未结转 则第一部分即发 生净额函数进行计算 得到本期主营业务收入的发生净额 如 果损益类科目已结转 则发生净额为零 此时计算第二部分即 与 本年利润 3131 科目对应结转额 如果从反方结转 意 味着本期可能发生相反损益 则用公式第三部分计算并以负数 反映 如果分批分次结转 超额结转或冲销以前结转额 则将 同时使用公式中的三个部分进行计算 采用这种方案编制利润 表 无需设置特殊的损益结转类科目 对损益的入账没有比会 计制度更严格的要求 损益的结转方向 结转时间可