关于举办论坛活动的全套详细流程

举办论坛活动流程 一 前期工作 1 确定组织方 主办单位联系人及联络方式经费经费用途 承办单位联系人及联络方式 协办单位联系人及联络方式 2 会前宣传 事项内容落实人备注 宣传稿件涵盖召开时间 地点 论坛主 题 报名方式等信息 网站宣传注意活动信息是否有更新 微信宣传注意活动信息是否有更新 新闻媒体宣传注意活动信息是否有更新 其他 3 联络嘉宾 类型姓名职务联系方式联络人 A B C 政府部门 D A B C 金融领域 D A B C 新闻媒体 D A B C 拟邀请嘉宾名单 律师行业 D 4 确定会议主题 二 筹备工作 1 活动安排 事项内容备注 上午 下午第一天 晚上 上午 下午 确定时间 第二天 晚上 会议 地点 提前预定场地 用餐 地点 考虑用餐类型 中餐 西餐 自助 餐 选择地点 住宿 地点 提前与酒店联系 预定房间 已报名每天进行更新汇总 统计报名人数 待定根据预计人数 有选择性跟进 免费每天进行更新汇总 已缴费每天进行更新汇总统计收费情况 待定根据预计人数 有选择性跟进 参会人数共计 名 第一类单人间 标准间 和与会人员电话或邮件确认住宿 的信息 持续更新信息 参会人数共计 名 第二类单人间 标准间 和与会人员电话或邮件确认住宿 的信息 持续更新信息 参会人数共计 名 统计住宿信息 第三类单人间 标准间 和与会人员电话或邮件确认住宿 的信息 持续更新信息 2 会务筹备人员及分工 类别人员姓名联系方式工作内容 组长 领导小组 副组长 组长 组员 A 负责准备背景板 横幅 音响 投影等工作 组员 B 负责准备笔 本子 手提电脑 会议记录 组员 C 负责打印胸牌 会议指南 准备 资料袋 签到表 嘉宾牌 组员 D负责准备鲜花 水 餐券 会务筹备组 组员 E 负责更新统计报名人数 住宿信 息 组长 组员 A 与嘉宾联络 准备嘉宾发言 PPT 嘉宾个人简介等 组员 B负责嘉宾机场酒店的接送 组员 C配合嘉宾其他需求 如退宿等 嘉宾联系组 组员 D会后给嘉宾寄发票 写感谢信 组长 组员 A布置背景板 横幅 组员 B调试投影仪 电脑 音响 麦克 风 现场布置组 组员 C摆放纸笔 水 及座位卡 组长 组员 A联系媒体 记者 组员 B现场拍照 录音录像 宣传报道组 组员 C通讯稿的整理 会议速记 3 活动具体流程安排 事项具体安排备注时间 时间 地点 在活动开始前的 2 3 个 小时 签到表 做好排序 尽量与会务 材料一致 方便发放 签到台 提前与酒店协商好 并 放置收纳名片的托盘 打印机检查是否可以打印 签字笔备用 2 3 支 签到 准备 事项 微信指示牌 设置微信公众账号 引 导大家扫码加入讨论群 组 发言人 领导 A 5 分钟 领导 B 5 分钟 领导致辞 主持人 合影 15 分钟 演讲人主题备注时间 X 法官 准备法官 PPT 法官简介 演讲大纲等 Y 律师 准备律师 PPT 律师简介 演讲大纲等主题演讲 主持人进行现场互动 提示嘉宾是否需要提前 30 准备一些问题分钟 Z 律师 准备律师 PPT 律师简介 演讲大纲等 午餐时间地点统计好就餐人数 1 2 个 小时 演讲人主题备注时间 嘉宾 A 准备嘉宾 PPT 嘉宾简介 演讲大纲等 嘉宾 B 准备嘉宾 PPT 嘉宾简介 演讲大纲等 茶歇 15 分钟 嘉宾 C 准备嘉宾 PPT 嘉宾简介 演讲大纲等 主题演讲 主持人现场现场互动视活动具体时间情况而定 会议总结总结人 15 分钟 会后合影 4 经费 预算 类型费用备注 餐费统计好就餐人数 场地费与酒店提前协商 嘉宾住宿费 及车费 酒店停车票 背景板 横幅 会务资料 摄影费 材料会务费 鲜花 水 预算经费 讲课费 决算 类型预计支出实际支出备注 餐费 场地费 嘉宾住宿费 及车费 材料会务费 决算经费 讲课费 三 会后工作 事项负责人工作内容备注 组员 A送嘉宾到机场 火车站 组员 B帮助嘉宾退宿 送嘉宾及 与会人员 离场组员 C发放停车券 组员 A确保会场没有遗漏任何与论坛 有关的资料 组员 B清理签到台 会场清理 组员 C检查是否有参会人员