电商出差管理制度

有限公司差旅费管理办法 第 1 页 共 13 页 有限公司有限公司 差旅费管理办法差旅费管理办法 第一章 总则 第一条 为了规范 有限公司 以下简称 公司 差旅费支 出 控制费用支出 提高资金使用效率 结合公司实际制定本办法 第二条 本办法所称 差旅费 是指员工因公赴异地出差发生的员工个人 食 住 行等相关费用 第三条 本办法适用于公司及所属分 子公司 第二章 出差审批权限 第四条 各单位应当根据工作需要 严格控制出差人数和天数 严肃财经 纪律 加强廉政建设 不得向下级单位或其他单位转嫁差旅费 对弄虚作假 虚报冒领 违反规定的 按有关规定严肃处理 第五条 出差的审批权限 一 出差时间 五日以内由部门主管 经理 主任 厂长 核准 五日 以上由公司分管领导核准 二 出差须填写 出差申请表 见附件一 出差填 出差申请单 由派遣主管视情况需要 事先予以核定 并依核决权限呈核 出差回来后对 出差申请单 确认实际出差天数并经部门主管或分管领导确认 财务凭 出 差申请单 审核报销差旅费 第六条 出差行程中视为工作时间内的勤务 不得计算加班工资 第七条 出差中途因病或遭遇意外灾害或因实际需要由主管指示延时外 不得因私事或借故延长差期 否则将不予报销超期差旅费 并视情节轻重论处 有限公司差旅费管理办法 第 2 页 共 13 页 第三章 差旅费开支范围及标准 第八条 差旅费开支范围包括城市间交通费 住宿费 伙食补助费和市内 交通补助费 城市间交通费和住宿费在规定标准内凭票报销 伙食补助费和市 内交通补助费实行定额包干 第九条 交通费分为自带交通工具的费用和非自带交通工具的费用 经理 办公会成员自带交通工具所发生的费用 凭票据实报实销 非自带交通工具所 发生的费用 要按乘坐等级规定 凭票据报销 未按乘坐等级规定 超支部分 自理 出差人员无交通费 车船 费票据 一律不予报销交通 车船 费 一 等级标准如下表 注 1 上表火车乘坐时间可根据网上查询列车时刻 2 上表中 各级人员身份有重叠者 一律按就高不就低原则处理 无重要 交通费报销标准交通费报销标准住宿费标准住宿费标准 汽车汽车 普通普通 火车火车 高铁高铁 动车动车 飞机飞机一线城市一线城市二线城市二线城市三线城市三线城市 伙食费标准伙食费标准 董事长 董董事长 董 事 总经理事 总经理 卧铺或 高靠车 软卧 车 一等 座 经济 舱 300 元 天 凭票报销 260 元 天 凭票报销 220 元 天 凭票报销 100 元 天 部门经理 部门经理 经理 主管 经理 主管 总助 总助 卧铺或 高靠车 硬卧 车 二等 座 220 元 天 凭票报销 180 元 天 凭票报销 160 元 天 凭票报销 60 元 天 普通员工普通员工 卧铺或 高靠车 硬卧 车 二等 座 180 元 天 凭票报销 150 元 天 凭票报销 130 元 天 凭票报销 50 元 天 同性出差同性出差 2 2 人人 350 元 天 凭票报销 330 元 天 凭票报销 280 元 天 凭票报销 100 元 天 备注备注 1 特殊情况需要调整交通工具 由低等级调到高等级 须经相关分管领导批准 特殊情况需要调整交通工具 由低等级调到高等级 须经相关分管领导批准 2 一线城市为 一线城市为 上海 北京 广州 深圳 3 二线城市为 二线城市为 天津 重庆 青岛 大连 宁波 厦门 南京 武汉 济南 沈阳 西 安 成都 杭州 福州 苏州 无锡 4 其余地区 其余地区 凡未列入以上一 二线城市的所有地区 有限公司差旅费管理办法 第 3 页 共 13 页 招待者一律再公司 含各级公司 食堂安排伙食 3 不同级别员工一同出差 低级别员工可以按高级别员工的标准 住宿 伙食 处理 4 公司各级管理人员因公需要招待客户者 一般客人每人每餐 80 元 重 要客人 每人每餐 160 元 招待费用仅限伙食费 非公参观和娱乐旅游等不予 报销 二 乘坐飞机必须填写 乘坐飞机申请单 见附件三 出差人员乘 坐飞机要从严控制 须经分管领导审核 并报经总经理批准后方可乘坐 财务 凭批准的 乘坐飞机申请单 审核报销差旅费机票 三 出差期间 对市内交通费 含计程车费 实行包干 其中 赣州市每 人每天按 40 元补助 其他地区每人每天按 80 元补助 不再报销市内交通费 经批准乘坐飞机者 其往返机场的专线客车费用 民航机场管理建设费和航空 旅客人身意外伤害保险费 限每人每次一份 凭票据报销 自带交通工具或 接待单位提供交通工具的出差人员 不再享受市内交通费补贴 第十条 住宿标准第九条第一款出差标准报销 如若出差人员无住宿费票 据或家在出差地的 一律不予报销住宿费 以 算头不算尾 原则计算住宿天 数 第十一条 伙食补助费标准 一 按出差自然 日历 天数实行定额补助 根据实际出差天数按第九 条第一款出差标准报销 出差人员由接待单位统一安排伙食的 不再享受伙食 补助费 二 经理办公会成员出差 发生的伙食费 交际应酬费凭票据据实报销 其他出差人员因公交际 应酬费 经总经理 或其授权人 核准 凭票据据第 九条第一款中第 4 条标准报销 凡已报销了交际 应酬费的当天 不再享受伙 食补助费 随同公司领导参与交际应酬活动 不再享受伙食补助费 第十二条 在公司机构或分支机构所在地公务 原则上应住公司招待所 在机构所在地食堂就餐 若无法解决住宿和伙食 应取得分管领导同意 方可 有限公司差旅费管理办法 第 4 页 共 13 页 报销住宿和餐费补助 第十三条 为解决低级别随同高级别人员出差住宿标准差异问题 特别规 定随同出差人员可按上一档标准据实报销 但报账时必须与高级别人员的差旅 费凭证一同报账 并有随同高级别人员签字确认 第十四条 公司派出参加会议 短期业务学习和培训 各种订货与评比会 等 其伙食补助费每人每天按出差伙食报销 如主办单位已统一按排食宿 含 统一安排食宿 费用自理等 公司已报销相关费用的 参加人员不再享受补 助费 但往返途中仍按差旅费开支规定办理 如果是人力资源部外派培训的 报销凭证还应经过人力资源部审核签字 第十五条 差旅费在规定的限额标准内报销 特殊情况超过规定限额 必 须书面说明超标原因 经总经理 或其授权人 核准方可报销 第四章 差旅费报销审批程序 第十六条 出差借款审批程序 出差人员需要借款的 应当凭批准后的 出差申请单 填写 借款申请 单 并按照 前账不清 后款不借 规定的审批程序进行审批后 由财务部出 纳付款 第十七条 差旅费报销审批程序 一 出差人员回公司后 凭有效出差票据及按费用包干标准规定填制 差旅费报销单 见附件 2 并按照规定审核流程经审核后方可报销差旅 费 具体步骤为 1 出差人员所在部门的负责人对出差事项的真实性和发生差旅费的合理性 进行审核 2 财务部相关会计岗对差旅费原始凭证的合规性 发生的差旅费的合理性 和包干费用计算的正确性进行审核 3 财务部负责人在会计人员审核的基础上进行再审核 并签字确认 有限公司差旅费管理办法 第 5 页 共 13 页 4 总经理 副总 在上述各个审核结果的基础上进行再审核 并签字审批 5 出纳根据以上审批签字后付款 二 凡与原出差申请单规定的地点 天数 人数 交通工具不符的差旅 费不予报销 因特殊原因或情况变化需改变路线 天数 人数 交通工具的 需经分管领导签署意见后方可报销 第十八条 出差人员应当在出差结束后的 10 个工作日内凭合法有效的原始 凭证 按规定进行审批后到财务部办理报销并冲抵借款手续 出差员工未在规 定时间内办理报销还款手续的 财务部应当严格按照财务制度借款条款中的相 关条款 在员工的月工资中实施扣款 第十九条 员工因公借款必须专款专用 不得挪作私用 财务部门在审核 员工借款时应当严格执行 前账不清 后款不借 的原则 第五章 报销差旅费单据黏贴 第二十条 票据整理 粘贴要求 1 分类 把需要粘贴的票据和不需要粘贴的票据分开 2 将需要粘贴和不需要粘贴的票据分别分类 同类票据 如火车票类 公共汽车票类 出租车票类等 应集中在一起 3 粘贴票据的纸张大小 应用公司财务部统一规定的票据单 粘贴在其 上的票据不能超出该纸张的范围 4 粘贴要求 粘贴在一张纸上的所有票据统一按上下 左右起止的顺序 均匀粘贴 确保粘贴后依然平整 5 粘贴在一张纸上的所有票据将合计金额写在右上角金额处 6 票据管理 出差所用票据 个人必须保管好 如有丢失 按照丢失票 据数额的 60 报销 但是必须注明丢失原因 并由主管签字 如丢失票据过多 将不予以报销 有限公司差旅费管理办法 第 6 页 共 13 页 第二十一条 注意事项如下 1 不要将票据颠倒放置 粘贴 2 不要用订书机订票据 3 粘贴票据尽量用适量的胶水 4 对于粘贴不规范的票据 请自行重新粘贴 第二十二条 车票的粘贴如下 图 1 火车票类的粘贴 图 2 车辆通行费 公交车票发票的粘贴 有限公司差旅费管理办法 第 7 页 共 13 页 图 3 出租车票的粘贴 图 4 汽车 飞机车票的粘贴 有限公司差旅费管理办法 第 8 页 共 13 页 图 5 汽车 飞机客票的粘贴 第二十三条 票面填写 1 部门名称 所在部门或办事处的名称 2 报销大小写金额一致 大写金额必须顶头写 不得留有空格 小写金 额前须加钱币符号 大写汉字要正确 大小写金额均不得有涂改痕迹 第二十四条 票据问题 1 票据粘贴不得使用回型针 订书钉 燕尾小夹子等 票面朝上 成阶 梯状粘贴 粘贴时不要将面额数字粘住 有限公司差旅费管理办法 第 9 页 共 13 页 2 不同种类的费用尽量分开报销 不要用一张报销凭单报销 3 报销凭单后附的各种发票 发票上的单位名称 金额大小写及商品名 称等不得有涂改 4 对于报销票据要素不全的发票或不合规的各种票据 包括收据 假发 票或其它经领导批准准予报销的凭单 报销人必须将其与正规发票分开粘贴及 填写 5 注意发票的有效期 过期发票不能进行报销 第二十五条 单据填写规定 1 出差报销单应严格按照附件二 旅差费报销单 填写 注明出差人详细 的出差目的地 乘坐交通工具种类 起止地及时间 车票张数和金额 2 将凭证粘贴单 出差明细表附在费用报销单后 写明报销人所在部门 时间 附件张数 报销金额 大小写 必须和原始发票的金额相等 金额需要 分类汇总填写 报销费用用途 出差补助在差旅费报销单中单独填写 写明出 差天数 标准 金额 报销单用黑色中性笔填写 3 费用冲借款的 要在备注栏注明冲借款 写明冲借款金额 补款 退款 金额 4 差旅报销单要按所列项目填写 要求书面整洁字迹工整 不得出现草书 不能出现涂改 乱划或是涂改液修改 5 对于单据填写不符合规定的 财务部有权退回 第六章 附则 第二十六条 本办法经公司经理办公会讨论 总经理批准 自颁布之日起 实施 第二十七条 本办法由财务部负责解释 第二十八条 本办法于 2018 年 10 月 01 日起执行 原制度同时废止 有限公司差旅费管理办法 第 10 页 共 13 页 附件一 出差申请单 附件二 旅差费报销单 附件三 乘坐飞机申请单 有限公司差旅费管理办法 第 11 页 共 13 页 附件一 有限公司 出差申请单 备注 1 此表单应在出差前填写并批准 2 表中 确认意见 栏内容待出差人员返回后据实际出差天数填写 经部门主管审批后再凭此单据报销差旅费 交通工具填 表 时 间 出差申请人所 属 部 门 预计出差天数预计起止日期 自 月 日至 月 日 随行人员暂 支 费 用人民币 出差地点及单位 出差事由 备注 部门主管 审批意见 总经理 实际出差天数实际起止日期 自 月 日至 月 日 确认意见 部门主管确认 有限公司差旅费管理办法 第 12 页 共 13 页 附件二 有限公司 差旅费报销单 业务类型日 期申请部门附件 共 张 姓 名职 务出差事由 同行人员借款金额 时间地点天数车船费交通补贴伙食补助住宿其他 起止时间起止地点人 天金额标准金额标准金额金额金额 小计 合计小写金额元元元元元元 合计大写金额 人民币 拾 万 千 佰 拾 元 角 分冲减