集团物资集中采购管理办法

中国铁建电气化局集团有限公司 物资设备集中采购管理办法 第一章第一章 总则总则 第一条 为加强中国铁建电气化局集团有限公司 下称集团公 司 的物资设备采购管理 降低工程成本 保证物资设备质量 保 障供应 提高企业经济效益 根据 中国铁建股份公司物资集中采 购管理办法 中国铁建设物 2011 144 号 有关规定 结合集团公 司实际 制定本办法 第二条 本办法适用于集团公司及所属各单位 项目部 指挥 部 本办法所指的物资设备包括构成工程 产品本体的材料 设 备和生产 经营活动中可供长期反复使用的机械 车辆和机具等固 定资产 第三条 利用中国铁建电子商务平台和集团公司物资设备管理 信息系统平台 实现对计划统计 招投标 合同及供应商的信息化 管理 优化采购流程 共享信息资源 提高采购质量和效益 充分发挥整体优势 区域优势 资源优势和集团品牌效应 以 集中采购 统一支付 为主线实施物资设备集中采购工作 积极支持集团内部工业 服务企业 坚持优先采购 使用内部 供应商生产的产品 第二章第二章 机构和职责机构和职责 2 第四条 物资设备集中采购工作按照股份公司 统一领导 两 级集中 的原则 建立集团公司集中采购管理体系 第五条 成立集团公司物资设备集中采购领导小组 组长由主 管领导担任 副组长由分管及相关领导担任 成员由机关相关部门 负责人组成 负责集团公司物资设备集中采购工作的领导和重大事 项的决策 审批采购方案和结果 集团公司物资设备运输部负责日 常工作 集团公司设立物资设备集中采购中心 物资分公司做为集团公 司物资设备运输部的延伸机构 具体实施物资设备集中采购工作 集团公司各相关部门 各工程公司 项目部 指挥部 协同实施集 中采购 第六条 集团公司物资设备运输部集中采购职责 1 依据国家政策法规及上级有关规定 制定 修订 物资设 备集中采购管理办法 负责组织 协调 检查 指导集团公司集中 采购工作 督促各项规章制度的落实 2 参与股份公司合格供应商选择 评价工作 负责组织开展 供应商评价工作 选定集团公司物资设备合格供应商 公布集团公 司 合格供应商名册 组织建立集团公司物资设备集中采购评标 专家库 3 向股份公司上报集团公司物资设备集中采购计划 审核 报批项目部物资设备集中采购计划 负责考核集团公司所属各单位 及项目部的物资设备集中采购工作 3 4 负责收集 整理集团公司范围内物资设备集中采购信息 向股份公司上报物资设备采购统计资料 第七条 集团公司相关部门集中采购职责 1 工程技术部门负责审核物资设备技术条件 组织设计技术 联络 参与评标工作 2 经济管理部负责审定采购主体提供的物资设备采购预算单 价和包件总价上限 参与评标工作 3 财务部负责审定付款方式 统一支付货款 审核 监督标 书费 投标保证金 履约保证金 费用支出等工作 4 纪检监察部负责监督物资设备采购全过程 查处采购活动 中的违规行为 5 法律事务部负责集采合规性复核 审定招标文件中的合同 条款 审核物资采购合同 6 工业系统部负责督促内部工业企业保证产品质量和供应 协助有关单位 项目部 指挥部 和部门落实 内采优先 制度 第八条 集团公司物资设备集中采购中心职责 1 负责建立集团公司物资设备集中采购服务体系 强化资源 掌控 完善服务及保障网络 2 负责集团公司范围内的甲控物资设备招标采购和自购物资 设备招标采购的服务业务 发布招标信息 编制招标文件 组织开 标 评标等 3 负责建立业务台账 收集 整理集团公司物资设备集中采 4 购资料 负责收集 更新 发布本行业物资市场价格信息和集团公 司物资设备采购价格信息 4 协助项目部做好物资设备的运输 装卸 仓储 外资料接 运 合同执行和货款支付工作 第九条 工程公司物资设备采购职责 1 负责制定 完善工程公司物资设备采购管理办法等规章制 度 负责组织 协调 检查 指导 监督物资设备采购工作 2 参与集团公司合格供应商选择 评价工作 指导自揽自管 工程项目部编制物资设备集中采购计划 确定技术条件 3 负责向集团公司上报自揽自管项目的物资设备集中采购计 划 协同集采中心完成本公司范围内相关集中采购工作 参加招标 评标活动 4 组织实施集团公司授权委托的物资设备采购工作 第十条 项目部 指挥部 物资设备采购职责 1 贯彻 落实股份公司 集团公司物资设备集中采购管理办 法等规章制度 2 负责编制 上报物资需用计划和采购计划 局管 托管项 目直接上报集团公司 自揽自管项目由工程公司汇总上报集团公司 3 负责确定采购批量 包件划分 供应商资格条件 技术条 件等草案 提报招标物资设备的预算单价和包件总价到集团公司经 济管理部审定 5 4 履行采购主体义务 委托集采中心开展物资设备集中采购 工作 委派人员参加招标 评标活动 组织合同谈判 对最终价格 确定负责并签订采购合同 5 负责建立业务台账 收集 整理项目范围内物资设备集中 采购资料 负责报送物资设备到货 合同履约等情况 按要求提供 结算支付依据 并提出申请和建议 6 组织实施集团公司 工程公司授权委托的物资设备采购工 作 第三章第三章 物资设备集中采购范围物资设备集中采购范围 第十一条 股份公司物资集中采购范围 1 股份公司总承包 投资项目的主要物资 2 同一建设项目由股份公司所属两家及以上单位承建的项目主 要物资 3 钢材及制品 含钢绞线 钢板桩等 水泥 钢轨 线上料 成品油 民爆器材 第十二条 集团公司物资设备集中采购范围 1 不宜由股份公司组织集中采购的钢材及制品 含钢结构 钢板桩 水泥 2 粉煤灰 外加剂 商品砼 防水材料 土工合成材料 锚 具 锚杆 电线电缆 沥青 桥梁支座等可集中批量采购的物资 6 3 工具 电料 小型机具 劳保用品等其他物资 4 甲供物资以外 通信 信号 电力 牵引供电等可集中批 量采购的工程物资设备 5 在生产 经营活动中可供长期反复使用的机械 车辆和机 具等固定资产 第十三条 单项合同估算价在 50 万元以下的物资设备 可由集 团公司委托工程公司或项目部具体实施 第十四条 建设单位另有规定的 从其规定 应将建设单位有 关规定复印件报集团公司核备 第四章第四章 物资设备集中采购业务流程物资设备集中采购业务流程 第十五条 集中采购包括公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源采购和询价等方式 具体方式由物资设备集中采购领导小 组确定 主要工作程序包括 1 采购主体按职责分工上报物资需用计划 采购计划 项目组织机构成立两个月内 应依据施工合同约定的采购范围 分专业编制甲供 甲控 自购物资集中采购需用总计划 附件 1 上报集团公司物资设备运输部 根据施工组织设计进度安排 编制物资集中采购计划 附件 2 上报集团公司集中采购领导小组 上报时间节点应考虑物资设备招 标采购 合同签订 物资设备生产 供应的时间需要 2 集团公司物资设备集中采购领导小组研究 审批物资集中 采购计划 确定物资集中采购方案 明确不同物资的采购方式 7 3 在股份公司集采范围内的采购方案报股份公司设备物资部 同时抄送股份公司物资集中采购中心 在集团公司集采范围内的物 资设备采购 按审批意见由集团公司集采中心组织实施或委托工程 公司 项目部 指挥部 组织实施 4 物资设备集中采购结果公示无异议后 由采购主体或受委 托的项目部并签订采购合同 5 利用 中国铁建电子商务平台或集团公司物资设备管理信 息系统平台 实施物资设备集中采购 甲控物资设备集中采购按照甲方有关规定办理 第十六条 组织开展招标活动需具备下列条件 1 项目组织机构已经成立 采购主体已经明确 2 按照规定履行完成审批手续 3 有相应资金或者资金来源已经落实 4 有招标所必需数量 规格型号 技术标准和标包价格上 限等相关资料 第十七条 招标项目有下列情形之一的 可以不进行招标 1 应急项目不适宜招标的 2 物资生产厂家少于三家的 3 需要采用不可替代的专利或者专有技术的 4 属施工总承包合同中约定的自购物资 且集团公司内部 企业具有相应资质 能够生产或者提供的 5 需要从原供应商采购 否则将影响施工或者功能配套要 8 求的 6 法律 行政法规规定或经批准的其他情形 第十八条 公开招标按下列流程办理 1 按照集团公司集中采购领导小组审批意见 由股份公司或 集团公司物资设备集采中心实施招标采购业务 项目部 指挥部 工程公司应与股份公司或集团公司物资设备集采中心签署 招标采 购委托书 2 招标主体会同集采中心根据项目部 指挥部 工程公司报 送的采购计划 经审定的技术条件和集中采购领导小组审批的采购 方案编制招标文件 3 集采中心发布招标公告及补遗 发售招标文件 澄清 答 疑 4 集采中心组织开标 评标 公示招标结果 5 招标主体将招标结果报监督单位和集团公司集中采购领导 小组审批后确定中标人 应在确定中标人之日起十五日内 同时提交招标投标情况的书 面报告 6 最迟应当在投标有效期届满三十日前发出中标通知书 将 中标结果通知所有未中标人 7 招标主体在中标通知书发出三十日内组织签订书面合同 按不超过中标合同价 10 收取履约保证金 内部工厂不实行保证金 制度 9 8 合同签订后五日内向中标人和未中标人一次性退还投标保 证金 或征得中标人同意后 将投标保证金转为履约保证金 9 其他规定 1 在投标有效期届满三十日后发出中标通知书的 应当按 照有关规定延长投标有效期 延长投标有效期应通知所有投标人 投标人同意延长的应书面确认 不同意延长的应退还其投标保证金 2 实际投标人少于三个或所有投标被否决 应重新招标 重新再次出现上述情形之一的不再进行招标 可通过谈判确定中标 人 进行谈判报价应分两轮进行 第一轮公开报价 通过评审的投 标人进入下一轮报价 第二轮报价原则上应低于第一轮报价 有两 个投标人参加时应密封后同时递交 选择报价低者为中标人 3 整理装订 妥善保管招标过程中的文件资料 存档备查 至少保存十五年 10 招标投标情况的书面报告内容包括 1 招标范围 招标方式以及招标组织形式 2 发布招标公告以及公示中标候选人的媒介 3 招标文件 中标人的投标文件 4 开标时间 地点 5 评标委员会的组成和评标报告复印件 6 中标结果 10 7 其他需要说明的事项 第十九条 邀请招标可在技术复杂 有特殊要求或者受自然地 域环境限制 只有少量几家潜在投标人可供选择的情况下 经批准 后进行 应向三个以上具备资质 能力的潜在投标人发出邀请书 邀请招标程序参照公开招标程序办理 第二十条 竞争性谈判按以下程序办理 1 成立三人以上单数的谈判小组 2 采购主体会同集采中心制定谈判文件 3 谈判小组确定邀请符合条件 三家以上的供应商参加谈判 4 谈判小组所有成员集中与单一供应商分别谈判 5 确定满足技术 质量 服务要求且报价最低的供应商为成 交供应商 并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商 6 组织签订书面合同 第二十一条 单一来源采购应满足下列情况之一 并在保证采 购项目质量和商定合理价格基础上进行 1 只能从唯一供应商处采购的 2 发生了不可预见的紧急情况 不能从其他供应商处采购的 3 必须保证原有采购项目一致性或者服务配套 需要继续从 原供应商处采购的 第二十二条 询价采购应在物资规格 标准统一 价格变化幅 11 度小 货源充足时采用 并以不适用以上采购方式为前提 按以下 程序办理 1 成立三人以上单数的询价小组 2 询价小组确定采购物资设备的价格构成和评定成交标准等 3 询价小组确定不少于三家符合相应资格条件的供应商 发 出询价通知 要求询价供应商一次报出不可更改的价格 4 收到供应商报价后 根据符合采购需求 质量和服务相等 且报价最低的原则 确定成交供应商 并将结果通知所有被询价的 未成交供应商 5 组织签订书面合同 第二十三条 项目部 指挥部 负责人代表采购主体依据物资 设备采购招标文件规定的合同文本签订物资设备采购合同 若有条 款变动应先报法律事务部确认 经集团公司 工程公司 物资设 备部门 法津事务部门审核后 加盖集团公司 工程公司 合同专 用章后生效 第五章第五章 结算支付管理结算支付管理 第二十四条 采购主体应根据物资采购计划 有计划地备足采 购资金 在上报采购申请时 应说明采购资金落实情况 第二十五条 采购合同主体应恪守信用 严格履行合同 集中 采购应由集团公司资金管理中心统一支付 按集团公司有关规定办 12 理 对集团公司内部工业 服务企业的应付款项应优先支付 不使 用承兑汇票 第二十六条 采购主体于每季首月 10 日内报送上一季度货款结 算情况 见附件 3 到集团公司物资设备集采中心 第六章第六章 供应商管理供应商管理 第二十七条 集团公司物资设备集中采购逐步推行合格供应商 准入制度 参加集团公司集中采购的供应商原则上应为 物资设备 合格供应商名录 内的供应商 公开招标采购按有关规定执行 第二十八条 集团公司集采中心定期接受供应商的申请 对供 应商的技术 质量 服务 信誉 质量保证体系 生产设备 财务 状况 销售业绩等方面的情况进行重点调查和综合评价 经相关部 门评审批准后建立 物资设备合格供应商名录 并公布 第二十九条 集采中心应每年对 物资设备合格供应商名录 内的供应商进行考核 对合格供应商的综合实力变化 产品质量以 及履约等方面进行评定 实现合格供应商名册动态管理 第三十条 建立供应商黑名单制度 对于严重违规的供应商 按照相关规定将其违规情形上报到建设单位和上级有关部门 将其 从 物资设备合格供应商名录 剔除 列入黑名单 至少一年内不 准入进入合格供应商名录 第第七七章章 专家库管理专家库管理 13 第三十一条 集采中心在纪委监督下 人力资源部门会同下建 立集团公司技术类和经济类 评标专家库 并公布 第三十二条 集采中心定期在集团公司范围征集评标专家 对 达到集团公司评标专家库申报条件的技术类和经济类专家进行评选 充实评标专家库 第三十三条 除甲控外的集团公司集中采购过程中 评标委员 会或谈判 询价小组从集团公司 评标专家库 抽取中的专家人数 不少于总人数的三分之二 第八章第八章 采购服务费用采购服务费用 第三十四条 由股份公司或集团公司物资设备集采中心组织 实施的采购业务 应收取服务费 按 统一收取 统一使用 统一 核算 节余返还 原则实施 在股份公司 集团公司交易平台以外 采购 需交纳交易费用的 从其规定 第三十五条 服务费收取参照国家计委 关于印发招标代理服 务收费管理暂行办法的通知 计价格 2002 1980 号 和国家发改 委 2003 857 号文件规定的招标代理服务收费标准费率 采用差额 定率累进计算 应付服务费以其采购金额为基数计算 第三十六条 在采购文件中约定服务费 含招标代理费 由成 交供应商 中标人 缴付给股份公司或集团公司物资设备集采中心 第三十七条 采购服务费由集团公司集采中心建立台帐 统一 管理 用于物资管理信息系统的运营维管 专家库 合