会议管理办法

1 1 目的 目的 为了规范公司各级会议流程和管理 确保会议召开的效率及效果 特制订本制度 2 2 适用范围 适用范围 本规定适用于公司所有会议 3 3 职责 职责 3 1 行政部 3 1 1 负责公司会议制度的执行检查和监督工作 3 1 2 负责公司级会议的组织 传达 记录及会议记录的管理和决议的跟踪检查 3 2 各部门 3 2 1 根据需要提议召开公司级会议和参与公司级会议 3 2 2 负责本部门会议的组织 记录 以及会议决议提报和执行 3 2 3 负责各类会议涉及到本部门的相关会议决议的执行工作 3 3 会议主持人 负责组织召开会议和执行会议纪律和控制会议流程 3 4 与会人员 负责遵守会议管理制度和会议决议的执行 4 4 内容及要求 内容及要求 4 1 会议类别 4 1 14 1 1 按级别分类 按级别分类 公司的会议分为 一级 公司级会议 二级 部门级会议共二级 4 1 1 1 公司现根据人员职能状况暂分为 7 个部门 其中三个部门 不含 以上的会议即为公司 级会议 分管该部门的负责人必须参加 由组织会议部门负责通知和召集并进行会议记录 4 1 1 2 部门级会议由部门负责人组织本部门员工参加 由部门内指定人员做会议记录 4 1 24 1 2 按召开时间规律分类 按召开时间规律分类 公司的会议可分为 定期会议和临时会议 4 1 2 1 定期会议主要包括 公司周例会 部门周例会 部门日例会 月度总结会 年度总结会 等 4 1 2 2 临时会议主要包括 专题业务会议 管理工作会议等因工作需要组织的会议 4 2 会议通知 4 2 1 公司周例会由各部门经理于每周二上午 9 40 准时参加 开会时间原则上 1 个半小时 即 11 10 结束 不作另行通知 如果会议时间地点等发生变化由行政部提前通知 4 2 2 各部门每周第一天由部门负责人组织部门人员开部门周例会 其他工作日开日例会 部门 领导不在时由其他领导代为主持或部门成员轮流主持开会 会后以周计划的形式或会议记 录形式提交给主管领导 日例会不用提交会议记录 4 2 3 月度总结会由各部门经理于每月最后一周的周二下午 14 30 准时参加 不作另行通知 如果会议时间地点等发生变化由行政部提前通知 逢周六 周日或节假日顺延 4 2 4 年度总结会由各部门员工于每年 1 月 12 日 14 00 准时参加 会议内容为总结上一年度工 作内容汇报下一年度工作计划 逢周六 周日或节假日顺延 4 2 5 其他公司级会议由发起部门负责起草书面通知报公司领导同意后 由发起部门负责安排相 关通知 部门级会议由发起部门负责人确定即安排通知 4 2 6 会议通知的形式为 书面 面对面口头 电话形式 通知人应及时做好相关的通知反馈记 录 4 2 7 一般会议通知需提前四小时通知与会人员 临时会议或紧急会议除外 4 2 8 公司的周例会 月度总结会 地点定在 9 楼大会议室 年度总结会在七楼多功能室 4 2 9 当周例会和月例会及年度会议时间出现在同一周内时 则相应的取消重复会议 取消顺序 为当周例会和月例会同周 则取消周例会 当月例会和年例会 周例会同月同周进行 则 取消周例会 月例会 4 2 10 除固定的会议外 其他会议通知需明确具体的会议主题 开会时间 会议地点及整个会 议的时间 4 3 会议要求 任何会议事先必须有明确的议事内容 程序 对与会者的要求 4 3 1 定期一级会议要求 包括公司周例会 月度总结会 年度总结会 4 3 1 1 如召开例会的时间无更改 不需要另行通知 4 3 1 2 如果召开例会的时间有更改 主持部门或领导人需在会议召开日期一天前以公司会议默 认的通知形式提前告知各部门召开会议的具体时间 地点 会议大概时长 4 3 1 3 各部门领导参加公司定期一级会议必须根据参加的会议的类别按规定会议汇报的格式及 内容 见 6 2 6 3 准备会议资料 4 3 1 4 各部门需于开会前半小时将电子档会议资料交行政部经理或指定的人员处 由其统一上 交 4 3 1 5 定期一级会议 即公司例会 的内容包括三方面 1 上一周期工作汇报 2 下一周期工作计 划 3 需其他部门配合事项 注 需配合事项需是会前有沟通 对方未答应或独立完成不了事 项 或需三个部门或以上人员回复如何处理的问题 4 3 1 6 会前一小时行政部或其他组织部门需提前做好会议相关准备 包括会议设备的调试 会议 资料的准备 会议环境的整理 并将各部门的议题汇总 4 3 2 议事原则 发言人员会议上提出的问题必须是涉及三个或以上部门 且在会议前进行沟 通仍不能解决的问题 议事必须有结果 4 3 3 各部门发言时间原则上为 3 6 分钟 超时者主持人负责提醒 4 3 4 会议发言先后顺序为 开发部 营销部 生产部 产品部 品质部 人力行政部 财务部根 据会议需要列席发言 但不需每周分享 4 3 5 会议期间按照会议议程规定的发言顺序进行发言 其它与会人员需尊重发言人讲话 在 别人发言其间勿插话 勿评述 若有问题待发言人讲话完毕后再提出 但如果发言 3 分 钟以上还无结果 则暂停讨论 等会后再单独讨论 4 4 会议记录 4 4 1 任何一级会议 必须有会议记录 并在会后两个工作日内提交上级领导查阅 4 4 2 会议记录必须记录缺席 迟到人员及会上违规行为 会议上落实的工作问题 改善措施 责任人与完成时间 4 4 3 公司周例会 月度总结会 年度总结会由行政部作会议记录 按公司规定的格式见 6 1 需于会后 1 天内完成 经与会人员确认无误 于会后二天内交总经理 4 4 4 会议形成的重要决议或任务分工责任人必须按会议上规定的完成时间完成工作任务 5 不定期会议 5 1 全体员工会议 重大决策事项及全体员工交流协调遇到的问题 由行政部组织 5 2 营销部相关工作会议 如营销分析会议 营销管理会议 出差工作分享会议 出差工作 总 结及情况分享 由营销部组织 5 3 新品开发建议会议 产品部 营销部根据客户的销售及补货情况及客户意见 提出开发 建议 5 4 客户订单整合会议 订货会后客户下单汇总情况 不能生产的订单情况 改款及差异情 况 分析等 由营销部组织 5 5 所有临时性会议最终也需形成会议记录并分发给会议负责人及总经理 5 5 会议文件的管理 5 5 1 会议纪要和会议所用的有关文件包括会议决议 都有一定的保密性 必须妥善保管 违规 行为严格按照公司保密条例进行处理 5 5 2 公司周例会与月度总结会会议记录由人事行政部负责保存 其它会议记录由部门负责保存 5 6 会议纪律及处罚 5 6 1 发言人不可脱离主题长篇大论 亦不可一言不发保持缄默 5 6 2 无故缺席任何一级会议 缺席一次 予以乐捐 20 元 次 未经请假无故迟到者 迟到 5 分钟以内捐 5 元 迟到 10 分钟以内捐 10 元 30 分钟以上按缺席处理 5 6 3 会议通知人未尽责通知导致当事人缺席会议 则免罚当事人 通知人乐捐 10 元 次 5 6 4 参会人员原则上必须准时参加会议 若遇特殊情况不能参加者必须与会议主持人请假 并安排本部门职务代理人参加会议 必须保证每个部门至少有一个职务代理人参加 若 未请假或无代理人一律按缺席处理 5 6 5 与会人员必须自觉关闭手机或改为无声 震动状态 严禁任何人会议中手机响铃或接听 电 话 会议手机响铃或在会场接听手机乐捐 10 元 次 5 6 6 未按规定于会前准备会议资料者第一次给予警告一次 第二次给予乐捐 20 元 次 5 6 7 任何一级会议 当事人开会不尽职 应当在会议上汇报的问题无故不在会上汇报 会后 又不及时采取措施 但事后被发现的 每次乐捐 50 元 如果该问题因未及时汇报或讨论 导致该问题恶化或给经营 管理等造成负面影响或损失的 乐捐 100 元 次 并视其影响 和损失程度给予相应的行政处罚 赔偿 降薪 降职 直到开除等 5 6 8 会议形成的重要决议或任务分工责任人必须按会议上规定的完成时间完成 因个人原因 未完成或未执行第一次给予警告 第二次给予乐捐 50 元 次 5 75 7 周周例例会会 时间安排 每周二上午 9 40 逢节假日顺延 时间临时更改另行通知 与会人员 总经理 各部门经理及以上 会议记录 人力行政部 会议主持 总经理 总经理不在时由指定人员代理 5 7 1 会议的议程及时长 1 14 00 与会人准时到会场 在 会议签到表 签到 行政部确认人员到会情况 应到人数和实到 人数 迟到人员在会议结束时进行公布处理 2 14 01 主持人宣布会议正式开始 问候 3 14 02 各部门开始汇报工作 每一部门汇报工作时长 3 6 分钟 超过 6 分钟会议纪录人报警 4 每一部门汇报工作的内容包括上周工作汇报 下周工作计划 5 7 2 由总经理根据上一周会议上安排的工作内容组织责任人汇报完成情况及安排本周重点完成 工 作内容 公司的发展规划 约 10 20 分钟 5 7 3 由营销总监总结上周工作完成情况 安排下周重点工作 时间约 10 20 分钟 5 7 4 由各部门汇报上周部门完成的工作重点 包括上周会议需完成的决议事项及其它部门提出 的工作要求 下周的重点工作计划 汇报的内容及格式根据 汇报的内容及格式根据 6 26 2 6 36 3 的规定 的规定 并提出需要 协助解决的问题 5 7 5 各部门汇报工作时开场白为 各位领导 同事大家好 下面由 XXX 汇报 XX 部门工作总结 下周工作计划 结束语 汇报完毕 谢谢 5 85 8 月度工作总结会月度工作总结会 时间安排 每月最后一周的周例会时间即为月度工作总结会议时间 最后一周不做周例会总结 及计划 其他 同周例会 5 95 9 年度总结会年度总结会 时间安排 每年 1 月 12 日下午 14 00 逢周六 周日或节假日顺延 时间另行通知 与会人员 全体同事 其他流程同周例会或以临时通知为准 5 105 10 部门周部门周 月例会 月例会 由各部门组织本部门员工在每周一早上开完公司早激励后进行周例会 会 后需在下午 16 00 前形成周 月工作总结及计划总结电子档提交本部门领导 再由本部门领 导统一发电子档在周二早上开会前半小时至行政经理或指定的提交人处 迟交需乐捐 5 11 部门内部工作事项早会时间不宜太长 非涉及到本部门全体的特殊情况如果需要时间较长可 用一对