公文管理办法

山东国顺宏基集团山东国顺宏基集团 公文管理制度公文管理制度 第一章 总则 第一条 为规范公文管理 提高工作效率 维护公文管理 的严肃性 结合公司实际 制定本制度 第二条 公文管理职责 一 综合部是公司公文的执行与监督机构 负责公司公文 的打印 用印 发放 立卷 归档工作 各单位上报公文和收 到外部公文的分类转报 传递 立卷 归档工作 及检查各单 位的公文处理活动 二 各部门 单位必须严格执行公文管理程序 根据职权 范围认真做好公文管理的各项工作 具体负责公司归口公文的 拟稿 打字 校对 核稿 报批 以及本部门 单位公文的拟 稿 打字 校对 核稿 报批 打印 用印 发放 立卷 归 档工作 第二章 公文分类 第三条 公文根据发文主体可分为内部公文和外部公文 一 内部公文 1 公司公文 发文单位为公司的公文 2 分公司公文 发文单位为分公司的公文 2 3 职能部门公文 发文单位为职能部门的公文 二 外部公文 来自于政府机关 社会团体 协会 中介 机构 集团等外部单位的公文 第四条 公文根据文件内容可分为决议 决定 通知 通报 报告 请示 批复 函 纪要等 一 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 二 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关 单位和人员 变更或者撤销下级单位不适当的决定事项 三 通知 适用于批转下级单位公文 转发上级单位和不 相隶属单位的公文 传达要求下级单位办理和需要有关单位周 知或执行的事项 以及任免人员等 四 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和 告知重要情况 五 报告 适用于向上级单位汇报工作 反映情况 回复 上级单位的询问 报告不需上级单位答复 六 请示 适用于向上级单位请求指示 批准 请示事项 一般需上级单位给予批复 七 批复 适用于答复下级单位请示事项 八 函 适用于不相隶属单位之间商洽工作 询问和答复 问题 请求批准和答复审批事项 非重要事项也可用函的形式 下发 3 九 纪要 适用于记载 传达会议主要情况和议定事项 第五条 公文根据发文载体可分为文件和便函 一 文件 发文单位为公司 用于发送公司的决定 意见 通报 通知 制度 请示 报告和批复等重要内容 项目部根 据工程实际 可以对业主 监理等外部单位发送与工程有关的 事项的请示 说明 通知等内容的文件 二 便函 发文单位为分公司 职能部门或直属项目部 用于发送分公司 职能部门或直属项目部的通报 通知等一般 内容 第三章 公文格式 第六条 公文一般由机密等级 紧急程度 发文单位标识 文件编号 签发人 标题 主送单位 正文 附件说明 印章 成文日期 附注 附件 主题词 抄送单位 印发单位和印发 日期等部分组成 一 发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称 联合行文 主办单位排列在前 二 文件编号由发文单位代字 年份 发文顺序号组成 XX XXXX X 号 1 发文单位代字如下 国顺集团 山东国顺宏基集团有限公司 国顺综合 山东国顺宏基集团有限公司综合部 4 国顺企管 山东国顺宏基集团有限公司企业管理部 国顺财务 山东国顺宏基集团有限公司财务部 国顺物资 山东国顺宏基集团有限公司物资部 国顺技经 山东国顺宏基集团有限公司技经部 国顺监察 山东国顺宏基集团有限公司监察部 国顺市场 山东国顺宏基集团有限公司市场开发部 联能电力 山东联能电力设计有限公司 国顺建设 山东国顺工程建设有限公司 国顺丽城 淄博丽城公共设施投资有限公司 2 年份 全称用六角括号 括入 如 2016 代表 2016 年度发送的公文 3 发文顺序号 由公文发放单位分别顺序编号 使用阿拉 伯数字标注 发文顺序号不加 第 字 不编虚位 即 1 不编 为 01 在阿拉伯数字后加 号 字 如山东国顺宏基集团有 限公司 2018 年发送的第 1 号文件 文件编号为 国顺宏基 2018 1 号 4 便函编号 同文件编号规则 但单独编号 不与文件混 编 5 编号主体 公司公文由综合部统一编号 其他公文由发 文单位负责编号 三 公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公 5 文种类 上行文应当标明发文单位 下行文可省略发文单位 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 四 主送单位指公文的主要受理单位 应当使用全称或者 规范化简称 统称 五 公文如有附件 应当注明附件顺序和名称 六 公文除 会议纪要 以外 应当加盖印章 七 成文日期以负责人签发的日期为准 八 公文如有附注 需要说明的其他事项 应当加括号 标注 九 公文应当标注主题词 上行文按照上级单位的要求标 注主题词 十 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他 单位 第七条 公文用纸一般采用国际标准 A4 21OmmX297mm 表头向上 向左 左侧装订 第四章 行文规则 第八条 行文应当确有必要 注重效用 第九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得 越级请示和报告 第十条 公司可以直接向上级主管单位 下级单位行文 各 6 分公司 职能部门在自己的权限范围内 可相互行文 但不得 对外行文 第十一条 请示 应当一文一事 一般只写一个主送单位 需要同时发送其他单位的 应当用抄送形式 但不得抄送其下 级单位 下行文和平行文应同时抄报发文单位的上级领导和分 管领导 报告 不得夹带请示事项 请示事项不得以 意见 上报 第十二条 对上级单位的来文 公司如无具体贯彻意见 可 按保密要求原文翻印 复印 加盖转发部门章下发 不再重复 行文转发 收文单位应按照执行 第五章 公文签发审批权限 第十三条 发文单位为公司的 须报总经理审批 涉及公司 重大人事调整 组织架构调整及制度下发的 须报董事长审批 第十四条 发文单位为分公司 职能部门或直属项目部的 须报分公司 职能部门或直属项目部负责人审批 涉及公司重 大事项的 须报分管领导审核 总经理审批 第十五条 集团或公司授权管理制度另有规定的 从其规定 第六章 发文办理 第十七条 发文办理指制发公文的过程 包括拟稿 打字 7 校对 审核 签发 打印 用印 分发等程序 以公司名义发文 具体包括 公司主办单位负责人拟稿 分管领导审核 送总经理签发 综合部编号 盖章 装订 分 发 有关单位负责人会签 印制前由主办单位承办人负责校对 发文的拟稿纸由综合部负责存档 一 拟稿 打字 拟稿人根据上级部门要求 直接领导安 排进行拟稿 打字 填写 发文签批单 并签字 草拟公文应当做到 1 符合国家的法律 法规和公司规章制度 做到合法 合 理 科学 2 观点明晰 表述准确 结构严谨 条理清楚 措辞精炼 字词规范 标点正确 3 公文的文种应当根据行文目的 发文单位的职权和与主 送单位的行文关系确定 4 人名 地名 数字 引文准确 引用公文应当先引标题 后引文件编号 引用外文应当注明中文含义 日期应当写明具 体的年 月 日 5 结构层次序数 对于四层结构的文件序数为第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 对于三层结构的文件序数为第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 对于两层结构的文件序数为第一 8 层 一 第二层 1 第一层用黑体字 第二层 第三 层和第四层用仿宋体字 对外报送且有格式要求的从其要求 主标题为二号字 正文为四号字 6 应当使用国家法定的计量单位 7 文内使用非规范化简称 应当先用全称并注明简称 使 用国际组织外文名称或其缩写形式 应当在第一次出现时注明 准确的中文译名 8 公文中的数字 除部分结构层次序数 在词 词组 惯 用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用 汉字外 应当使用阿拉伯数字 二 校对 核稿人对 发文签批单 内容进行校对 校对 其字词 标点是否准确 行文是否妥当 是否符合行文规则和 拟制公文的有关要求 公文格式是否符合公司的规定等 不符 合要求的退回拟稿人修改 直至无误 三 核稿 核稿人根据上级或领导要求的精神实质进行核 稿 并在 发文签批单 上签字 核稿人一般为拟稿人 打字 人的直接上级 在不改变原意的情况下 核稿人可对文稿进行 删节和文字加工 四 签发 审批人按签发审批权限审批 并在 发文签批 单 上签字 五 打印 打印人对照电子版文件和审批后的 发文签批 9 单 进行打印 装订纸质文件 打印前需检查两者是否一致 审批 签发手续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范 符合公文格式要求等 六 用印 打印人将打印后的文件连同 发文签批单 报 印鉴保管人 根据经签批的 发文签批单 用印并作用印登记 七 发放 发放人根据经签批的发放文件并作发文登记 八 立卷 归档 公文发放完毕 发放人将 发文签批单 和公文正本整理立卷 并按公司有关规定进行归档 第七章 收文办理 第十八条 收文办理指对收到公文的办理过程 包括签收 登记 拟办 批办 承办 督办等程序 一 签收 综合部收到文件一般应履行签收手续 但传真 电子邮件及不需签收的 可以不办签收手续 其他部门收到外 部文件一律转综合部处理 并履行签收手续 二 登记 综合部公文管理人员对外部来文进行顺序登记 如文件编号 发文单位 文件标题 收文时间等 归口业务部 门收到对于须报请上级领导审批的内部来文 本单位公文管理 人员进行顺序登记 三 拟办 综合部负责人或归口业务部门负责人根据文件 内容 特征提出拟办意见 填写 文件会签单 由公文管理 10 人员送领导批示 四 批办 领导批示后 公文管理人员根据领导批示 对 来文跟进办理 对需要办理的事项 督促承办人按批示办理 对需要公告的事项 通过会议 公告栏等方式进行传达 对需 要传阅的文件送达给相关责任人 并做传阅登记 对于需要领 导传阅 批阅的文件 应先送第一应阅人 第一应阅人退回后 再送第二应阅人 由送阅人采取一送一退的办法交领导依次传 阅 对于阅知性文件一般按领导的排序传阅 对于阅批性文件 则按领导排序自后往前传阅 五 承办 承办人对需要办理的事项应及时办理 凡属承 办单位职权范围内可以答复的事项 承办单位应当直接答复呈 文单位 凡涉及其他部门业务范围的事项 承办部门应当主动 与有关部门协商办理 六 督办 综合部有权对承办情况进行督促检查 督办贯 穿于签批事项处理的各个环节 根据事项的紧急程度随时或者 定期向领导反馈办理情况 第十九条 时间控制 各事项在拟办 承办 督办等每一 阶段 均须按要求时限办理 其中 普通件办理控制在两天内 急件办理控制在一天内 特急件应立即办理 各责任人应在相 应时间范围内向公司领导 综合部反馈办理情况 第二十条 各分公司 职能部门 直属项目部收到其他单位 11 的通知 通报等一般内容的内部来文应及时处理 由本单位公 文管理人员填写 文件会签单 交单位负责人阅示 相关人员 阅办后填写处理结果并整理 立卷 归档 第八章 公文保密 第二十一条 公司公文的机密等级分为 秘密 机密 绝密 三级 一 秘密 不得向公司以外公开 二 机密 不得向部门负责人 基层管理人员及业务相关 人员以外者公开 三 绝密 不得向部门负责人 基层管理人员以及特别指 明的最小范围内的相关工作人员及承办人员以外者公开 第九章 公文的保管与销毁 第二十二条 公文的整理与保管 一 处理完毕的公司文件 由企业管理部进行整理 立卷 归档 二 各部门形成的内部文件 应由本部门指定的公文管理 人员负责妥善保管 三 涉密文件必须存放在保险柜或者带锁的文件柜里 四 任何个人不得保存公司文件 员工离职时应将文件和 记录本清理移交 第二十三条 公文的销毁 12 一 不具备保存价值的文件 须填写 文件销毁审批单 经相关部门负责人签字确认 报请分管领导审核 总经理批准 后 方可销毁 二 保存期满或没有必要继续保存的文件 企业管理部填 写 文件销毁审批单 注明销毁原因 经分管领导审核 总 经理批准后方可销毁 三 文件销毁可采取碎纸机粉碎或者直接焚烧的方式 销 毁密级文件时必须安排两名以上人员进行监督 确保不丢失 不漏销 四 销毁文件必须登记造册 以备查考 第十章 罚则 第二十四条 各单位 责任人在执行本制度过程中出现差错 的 视情况处以 20 200 元罚款 造成严重后果或经济损失的 除赔偿经济损失外 并处以 200 2000 元罚款 第十一章 附则 第二十五条 本制度最终解释权归综合部 第二十六条 本制度自公布之日起实施 原公文管理制度同 时废止 附件 1 发文签批单 附件 2 文件会签单 13 附件 3 文件销毁审批单 附件 1 山东国顺宏基集团有限公司山东国顺宏基集团有限公司 发发 文文 签签 批批 单单 年 月 日 拟稿单位拟稿人 文件编号 共印份数 标 题 核稿人发文日期 14 单位负责人 意 见 分管领导 意 见 集团总裁 意 见 附件 2 文文 件件