2017档案工作交底

档案工作交底 一 档案工作前期准备工作 1 在建设单位与施工单位签订协议 合同时 应对工程文件内容 套数 质量 报送时间等 提出明确要求 负责收集 整理本工程的所有过程形成文件和竣工验收文件 保证与本工程的施工 进度同步 真实 有效 并进行立卷归档 2 应向建设单位收取该工程报建时所提供的施工单位人员名单 施工许可证及各单位资质文 件等 需施工单位资质文件复印件加盖本单位公章 施工单位人员名单 质量责任承诺书 项目经 理和技术负责人等任命书 3 施工单位进场时应按照建设单位所提供的施工许可证进行开工报验申请 4 在进行定位放线时 应按建设单位所提供的测量控制成果表上的坐标点进行定位放线工作 并做好定位放线测量记录 5 在进场施工前 应进行原始地貌及周边环境进行拍摄存档 后有详细拍摄要求 二 材料控制 1 所有材料进场时 应提供厂家检测报告 合格证及进场数量清单复印件 注明 时间 规 格 型号 数量等 有资质的 需提供资质文件资料 2 所有进场的材料检测报告及合格证须为原件 如为复印件需厂家加盖红色印油公章 进场 后 施工单位应雕刻材料章 上面需注明 工程名称 进场日期 进场数量 规格型号 批号 使 用部位 报告编号 经办人 监理人员 原件存放处 3 水泥进场应提供 3 天检报告及合格证 及时送检 送检时需注意水泥的品种 生产日期 出厂编号 与检验报告合格证相符 并及时向厂家索要 28 天强度试验报告 不建议送多个厂家 4 混凝土标准养护应注意高标号的不易评定合格 应每个部位多送一组试件 同条件养护试 件应建立同条件温度台帐进行送检 5 其余试验按规范要求进行送检 三 施工过程资料由资料员形成统一版本后进行 四 施工过程资料包括 1 综合文件 主要有单位工程竣工技术文件材料目录 单位工程开竣工报告 图纸会审和设 计交底 会议纪要 变更 事故和问题处理意见 强制性条文 施工组织设计及专项施工方案 总 结等 2 各种原材料出厂质量合格证明 试验报告 汇总表 主要有水泥 钢材 钢筋连接 钢 结构 预拌混凝土 砖 砂 石 防水 装饰 节能 给排水 电气 智能 通风 电梯等材料 3 工程安全和功能性检验文件 主要有基岩持力 基桩承载力 锚杆 索 抗拔 混凝土抗 压 砂浆抗压 结构实体 门窗四性 栏杆推力 高强度螺栓 钢结构涂层 室内空气 后置埋件 外墙面砖 外墙节能 生活给水水质等检验报告 4 基础 文体 装饰 屋面 给排水及采暖 通风与空调 电气 智能 节能及电梯安装分 部工程技术文件 5 工程竣工图 主要有总平面布置竣工图 地下管线专业竣工图 建筑竣工图 结构竣工图 给排水竣工图 电气竣工图 通风空调竣工图 电梯安装竣工图 6 工程建设声像 电子文件材料 建设工程文件的编制 需按重庆市 建筑工程技术用表 样表填写范例与填写说明 重庆市 市政基础设施工程施工技术用表汇编 重庆市 建设工程技术用表 表式及填写说明参考编写 五 竣工图的编制 1 应随建设工程进度及时绘制 内容真实 准确 与工程实际相符 做到图物一致 无遗漏 2 竣工图编制方法 1 无变更的 在原施工图上加盖竣工图章后作为竣工图 竣工图章应采用重庆市统一标准 使用不易褪色的红色印油 盖在图正面装订线内 图标栏上方或者其他空白处 不能盖在竣工图背 面 或覆盖重要数据 图样 2 变更较少 未超过图面 1 3 的 在原施工图上修改 注明变更修改依据 加盖竣工图章 作为竣工图 可进行杠改 不能刮改 涂改和使用涂改液 杠改后标注修改依据 3 有局部设计变更的 可将变更部分重新绘制竣工图 并在原施工图上注明变更修改依据 和重新绘制的竣工图号后 加盖竣工图章作为竣工图 4 凡在施工中结构 工艺 平面布置等有重大改变 或变更部门超过图面 1 3 的 应当重 新绘制竣工图 重新绘制竣工图应注明修改依据 如 本图未做更改 或 本图依据原施工图及编 号 设计变更进行修改绘制 竣工图标应采用重庆市统一标准 样式及尺寸符合要求 且竣工图 标尺寸不应随图幅大小而变化 竣工图目录应按专业重新绘制 即建筑 结构 给排水 电气 通风空调 装饰 道路 桥梁 隧道 设备及工艺流程图等专业 竣工图目录重新绘制内容应包括 序号 图纸名称 竣工图号 原施工图号 图幅 备注 竣工图说明内容应反映竣工后的实际情况 用准确的用语将完工后的实际情况描述出来 可根 据原施工图说明的内容进行修改绘制 即直接利用原施工图进行杠改 或者重新绘制 基础竣工图必须重新绘制 要把基础的 纵横断面和地质情况真实的绘制出来 并写明基础竣工 图的编制说明 内容一般包含 基础平面布置图 基础坑槽 挖孔桩 剖面 大样图 挖孔桩收方 一览表等 在绘制基础平面布置图时 应标基坑 桩 的自编号 基础竣工图编制说明应根据实际 地质情况及施工情况绘制 内容包括地基设计承载力 实地承载力 室内外相对标高 绝对标高 岩质 嵌岩深度 岩石单轴抗压取样部位及验收单轴抗压报告单编号等内容 竣工图图标内容应填写完整规范 建设 监理 施工单位应填写各单位全称 签字人员必须与 备案人员一致 且为本人手签字 签字齐全 清楚 不得代签或者盖私章 当各责任人在底图上签 字时 应取得建设 监理 施工单位的共同认可和同意 图别为竣工图专业类别 如建竣 结竣 水竣等 竣工图号应按照图纸顺序从 001 依次编号 图纸上编号与目录上编号对应填写 工程名 称为施工许可证名称 图名中反映单位工程名 或工程名称为建设项目名称加单位工程名 图名的 具体内容 六 照片 录像的编制 所有建设工程均应编制照片档案 除平面照片外 应拍摄 360 度全景照片 全景照片不少于 2 张 建设工程原址 原貌及同边状况 1 张 竣工后全貌 1 张 工程造价在 3000 万 人民币 以上 的工程 除编制工程照片档案外 还应当制作建设工程录像档案 1 声像档案包括的内容 工程原址 原貌及周边状况 工程竣工后的全貌 反映施工过程的 各个分部分项工程 工程建设的重大事重要活动 如奠基仪式 领导视察 安全文明施工现场 现场检测 材料抽检 竣工验收等 工程采用的各种新技术 新工艺 新设备 新材料情况 其他 与工程相关的具有保存价值的声像档案 2 建筑工程面积每 5000 平方米照片不小于 30 张 市政工程造价每 1000 人民币 照片不 小于 20 张 3 照片 录像档案应主题明确 画面清晰 结构完整 图像稳定 色彩还原准确 被拍摄主 体不应有失真变形现象 拍摄施工情况须使用图板 图板应标注明工程名称 部位 地段 时间等 信息 4 扫描电子文件 凡向城建档案馆 室 报送的建设工程档案 对其工程准备阶段文件 竣 工验收文件及竣工图 应进行数字化扫描处理形成建设工程数字化扫描档案 这一工作应在纸质档 案组卷 著录完成后进行 5 扫描电子文件的质量要求包括 1 文字类档案应扫描为 Searchable PDF 双层 PDF 格式 图纸类档案在扫描为 PDF 单 层 格式 2 可采用黑白二值 彩色两种模式进行扫描 其中带有色标记且必须保留其色彩的 如红 头文件 盖鲜章的文件 彩色规划图等应采用彩色模式扫描 黑白两色的文字资料 图纸可采用黑 白二值模式扫描 蓝图需做消蓝处理 3 数字化扫描形式的电子文件 其最低分辨率 图像标准应符合下表要求 特殊情况下 如文字偏小 密集 清晰度较差等 可适当提高分辨率及电子文件的大小 4 扫描的图像应完整 不偏斜 不失真 不漏页 有倾斜 污点 噪点的图像应酌情对其 进行纠偏 去污 支噪点处理 5 扫描的图像必须保证清晰度 OCR 识别率要达到 95 以上 若图纸质量不佳造成扫描图 像无法被正常阅读的 应采用更加清晰的出图方式 七 资料组卷 1 分类立卷应遵循工程文件的自然形成规律 保持卷内文件的有机联系 便于档案的保管 保 密和利用 案卷不宜过厚 文字 照片不超过 15mm 图纸不超过 20mm 2 建设项目 以立项为依据 以建设工程施工许可证为基本单位 划分为若干建设工程 建设 工程档案的整理也应以建设工程施工许可证为基本单位进行整理 分类 组卷 验收及移交 3 每一建设工程档案均应包含建设单位负责收集整理归档的工程准备阶段文件 竣工验收文件 监理单位负责收集整理归档的监理文件 施工单位负责收集 整理归档的施工文件 4 施工文件 以施工许可证为依据 施工许可证所明确的施工范围为施工文件或中标通知书中 明确的中标范围或直接发包确认书中明确的发包范围为施工文件的所有内容 总承包单位应将此部 分全部施工内容按相关规定进行单位工程分部分项划分形成分表 施工文件归档时 以 归档一览 表 及 划分表 为依据 一个建设由多个单位工程组成时 工程文件按单位工程分类组卷 将共 用文件归入其中一个单位工程 并在 竣工技文件材料目录 备注中注明 5 文件材料目录的填写 文件材料目录用于汇总本单位工程形成的所有文件 包括综合文件 材质证明 试验检测报告 施工隐蔽记录 竣工图 声像 电子文件 其中工程名称填写施工许可 证名称 单位工程名称 或建设项目名 单位工程名称 序号为每一个单位工程从 1 连续编号 文件名称填写文件材料的全称 份数只本单位工程共有多少份此类文件 页数指某一类文件共有多 少页 6 单位 子单位 工程开工报告 单位 子单位 工程竣工报告 竣工申请书 7 图纸会审及设计交底记录 8 设计变更通知汇总表 设计变更通知单 按专业进行汇总 汇总顺序与排列顺序 一致 9 技术变更核定 洽商 汇总表 技术变更 洽商 记录 10 施工组织设计和施工方案审批文件 施工组织设计和施工方案 11 施工技术总结 档案总结 12 材料质量证明 取样试验报告单应按材料的种类分类进行汇总 材料的合格证 出厂检验 报告 材料进场复验报告应对应 同种材料 如水泥 钢材 可按材料进场时间顺序汇总 同类材 料或设备 如给排水 电气 通风空调 安装材料或设备品种进行汇总 如先汇管材再汇管件 先 汇配电箱再汇灯具等 13 试验检验报告 混凝土抗压 砂浆抗压 道路压实度 弯沉值等试验报告按照有关规范进 行汇总评定 排列时应保持汇总与评定的联系性 即汇总表应与所汇报告内容 顺序 数据相对应 如道路压实度检测报告 应按结构层 路基 基层 面层 分别汇总 路基压实度汇总表对应路基 压实度检测报告 基层压实度汇总表对应基层压实度检测报告 且同一结构层压实度检测报告应按 里程桩号顺序排列 汇总顺序与排列顺序一致 另如有抗渗要求的混凝土在进行混凝土抗压汇总时 应将混凝土抗渗报告与混凝土抗压报告对应排列 14 施工 隐蔽 测量记录 原则上按分部分别排列 市政基础设施工程文件材料内容较少时 可按表格顺序依次排列 八 竣工图折叠按规范要求 每一专业内图纸按竣工图号顺序排列 九 案卷编目 1 卷内文件均按有书写内容的页号编号 每卷从 001 开始单独编号 页号编写使用号码机 单面书写的文件页号在右下角 双面书写的文件正面在右下角 背面在左下角 折叠后的图纸 不 论是在图纸正面或背面 不翻出图标位置 一律在右下角 案卷封面 卷内目录 照片目录 卷 内备考表不编号 2 卷内目录格式卷内目录排列在卷内文件首页之前 序号 以一份文件为单位 用阿拉伯数字 从 1 依次标注 责任者填写文件的直接形成单位和个人 原则上 一项文件由单一单位形成的 责 任者填写单一责任单位 两个单位形成的如合同 协议等 写两个单位 三个及以上单位形成的 工程准备阶段文件 责任者填建设单位 监理文件填监理单位 施工文件填施工单位 填写单位全 称 图纸为图名 编制日期填写文件形成的起止日期 起止页号填写文件在卷内所排的起始页号 最后一项文件填写起止页号 3 照片目录格式 照片目录排列在卷内照片首页之前 序号 以一张或一组照片为单位 用阿 拉伯数字从 1 依次标注 责任者填写照片所拍摄的内容 摄影时间填写照片实际的摄影日期 照片 底片编号填写照片 底片排列顺序号 备注对卷内照片作必要说明 4 卷内备考表格式 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后 卷内备考表主要标明卷内文件页 数 照片张数 以及立卷单位和接收单位对案卷情况的说明 5 案卷封面 卷封面印刷在夹的正表面 填写工程名称位置处填写格式按要求填写 编制日期 填写案卷卷内全部文件形成的起止日期 与卷内目录中日期项应一致 移交单位填写负责报送建设 工程档案的单位 一般为建设单位 共几卷填写立卷的建设工程档案的总卷数 第几卷填写本卷在 所有建设工程档案中所排的卷次 共几页文字图纸卷填写本卷总页数 照片卷填写照片总张数 6 形成案卷目录 案卷目录是该建设工程档案所有案卷的总目录 按 工程准备阶段文件 竣 工验收文件 监理文件 单位工程 1 施工文件 单位工程 2 施工文件 单位工程 n 施工文件 录像 光盘 数字档案光盘 的顺序进行排列 每个单位工程的施工文件按 文字 图纸 照片 电子文 件 顺序排列 当单位工程共用图纸情况时 可按文字 图纸 照片 录像光盘 数字档案光盘的 顺序排列所有案卷 十 建设工程档案的验收和报送 建设工程档案的验收和报送应按 重庆市城乡建设委员会关于 调整主城区建设工程档案验收和报送有关事宜的通知 渝建 2017 120 号 执行 1 验收范围 本市行政辖区范围内的所有新建的建设工程 即前文件所讲建设工程档案内容 1 7 页 2 验收条件 1 在建设工程竣工验收前 施工单位已按合同约定完成施工内容 建设工程档案按相关规 定要求收集齐完整 已装订成册两套 2 建设 监理单位对建设工程档案内容的齐全性和真实性已进行了审查认定 3 建设单位会同监理单位 施工单位向建设行政主管部门申请建设工程档案专项验收 3 验收组织 在市城乡建委报建的建设工程 由市城建档案馆具体组织建设工程档案专项验收 并核发 建设工程档案专项验收意见 在主城区各城乡建委 建设局 报建的建设工程 由区城 建档案馆 室 具体组织建设工程档案专项验收 并核发 建设工程档案专项验收意见 等 4 验收程序 建设工程各施工单位已按合同约定完成所有施工内容 工程准备阶段文件 竣工 验收文件 监理文件和施工文件已全部形成 并达到验收条件 由建设单位提交 建设工程档案专 项验收申请书 申请进行档案专项验收 城建档案馆 室 对建设工程档案从完整性 系统性 归 档要求等几个方面进行审核 符合验收标准的 核发 建设工程档案专项验收意见 原则上