汽车服务有限公司 供应商管理及采购控制程序.doc

此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除西安德邦汽车服务有限公司文件编号 XADB-QP-08供应商管理及采购控制程序修 改第0次修改页 次第1页 共7页采购方针：准确、及时、优质、低价1.目的 对供应商及维修保养所需配件设备的采购过程进行控制和评定，以确保采购的产品能够满足本公司和客户对质量和服务需求。2.适用范围 适用于对汽车维修保养有直接影响的原辅材料、零件、包装物、设备采购的供应商的管理。保障供应质量，控制经营成本，保障相关方的共同利益。3.职责3.1 采供总监负责对供应商资源和采购的总体策划和管理。3.2 采供中心报价员负责全公司的所有采购询价、订货跟踪、退货处理和维修报价工作3.3备件部主管负责对配件库存的科学规划和保存，控制库存成本，保证生产需要，提高库存周转率和配件供应及时满足率。同时负责备件部与其他部门的协调沟通、信息反馈，确保业务顺利开展；负责各分公司备件部配件调配调拨等协调工作。3.4库房库管员负责配件的到货检验、运输保管、发放管理；负责反馈配件质量、价格信息并确保高效及时，办理各分公司备件部配件调配调拨等协调支持工作。3.5技术部负责制定提供完整适用的技术性文件和资料，确保配件供应的质量，必要时对供应商的产品工艺进行辅导。3.6 质控部负责对采购产品的检验和验证，和对供应商的品质辅导。3.7财务部负责对供应商的配件设备价格及供应合同进行备案和存档，依据签订合同索取票据和批准报告给与结算付款；依据公司相关规定配合库房进行盘点，并及时依据盘点结果和采供总监、总经理批示调整帐务，及时掌控公司库存，体现库存真实性、符合性、科学性、合理性。4、工作程序4.1备件部运作主流程，见（图1）4.2询价流程见下图：4.2.1报价员看到电脑系统询价提示，或者其他人员的询价要求，开始询价工作。4.2.2报价员根据该车底盘号或其他识别特征，选择正确的车型，查询配件系统，确定该配件的编码。西安德邦汽车服务有限公司文件编号 XADB-QP-08供应商管理及采购控制程序修 改第0次修改页 次第2页 共7页（图1）（图2）西安德邦汽车服务有限公司文件编号 XADB-QP-08供应商管理及采购控制程序修 改第0次修改页 次第3页 共7页4.2.3输入询价配件名称及编码，先查询该配件库存量及销售历史，查找有无足够的存货可以供应。存货足够，则根据库存配件成本价格，加上规定的管理费，作为销售价报价。4.2.4库存缺货时，报价员根据配件编码，报价员通过电话、传真、邮件等方式向尽可能多的供应商询价。4.2.5报价员汇总供应商反馈的报价并询价历史记录，选择符合条件的供应商，一般以其中第二低的价格，作为成本价格，加上规定管理费，作为销售价输入电脑报价系统，报给服务顾问。4.2.6服务顾问，以此为基础，根据不同客户背景，由调整价格后最终报给客户，见附件6: 维修报价规范。5采购流程（图3）5.1.备件部采购流程，见（图3）5.2仓库需要补仓或客户同意维修，需要备货时，报价员开始采购配件。5.3将询价单中的配件转入采购单，或直接录入采购配件。查询库存情况，库存充足，则不需西安德邦汽车服务有限公司文件编号 XADB-QP-08供应商管理及采购控制程序修 改第0次修改页 次第4页 共7页采购。5.4库存不足，则在采购单上输入数量，在询价单上选择合乎要求的且价格最低的供应商，形成最终采购单。5.5将采购单传给供应商，通知供应商发货、订货，或安排采购员去采购。具体要求见附件2：配件采购规范。5.6如果需要先付订金，报价员写支付证明，出纳汇款支付订金。具体要求见附件3：配件订货规范。5.7报价员跟踪已订货配件，到货后，即时安排发货或采购拿货。5.8配件主管要选择好固定的物流公司，作为外地采购的配件发货渠道，再安排司机取货。5.9维修车间使用的劳保用品的采购，见附件11：劳保用品管理制度。6、入库流程西安德邦汽车服务有限公司文件编号 XADB-QP-08供应商管理及采购控制程序修 改第0次修改页 次第5页 共7页6.1配件到货后，报价员要先验货，如果报价员鉴别能力不足，则通知质控部主管、班组长一起验货检查。检查配件的数量、质量和供应商的销售单是否相符，并在入库单质检单上签字确认。6.2如果有配件不符合要求，仓管员不能入库，由报价员要及时联系供应商，协商换货或退货。6.3仓管员依据供应商的销售单入库输单。入库操作见附件8：入库输单规范。注意：入库时配件的数量、单位要换算成和出库用的数量、单位。6.4如果是车间退回配件，则仓管员将维修单调出，找到该配件，直接归库。如果该车已经结算再退货，参见附件7：出厂后退货规定。6.5如果该配件是第一次入库，由备件部主管统一定义该配件的属性，参见配件属性定义表。6.6仓管员选择库标后，确认入库。配件属性和库标定义表由零件部主管制定。6.7仓管员打印入库单，将供应商的销售单和入库单订在一起，请备件部主管、采供总监先审核，再送总经理审核。具体要求见附件11： 采购审核制度。6.8总经理审核后，会计才能入账付款，实行月结的供应商，会计在月初汇总对好帐，总经理审核同意，出纳员到期付款。具体要求见附件4：配件付款规范。7、库存管理流程见（图4）：7.1仓管员日常随时整理配件存放仓位，保持整洁，贵重配件要每天盘点，保证配件实际库存和电脑数据保持一致。7.2每月底，备件部主管负责组织人员对库存配件进行全面盘点。备件部主管要纠正错误，查找差别原因，写盘点结果报告交总经理审核，落实相关人员的责任。审核后通知财务经理修改营业数据，总经理授权备件部主管修改库存数据。7.3备件部主管根据真实的库存数据，对库存进行补货、待销或调整计划库存处理。8、出库流程见（图5）：8.1维修出库：仓管员收到签名有效的领料单才能发货出库，根据领料单车牌号码调出该在修车辆，从库存中找到该配件，输入出库数量，完成出库。如果该车已经完工或还没有确定维修，均不能做配件出库操作。西安德邦汽车服务有限公司文件编号 XADB-QP-08供应商管理及采购控制程序修 改第0次修改页 次第6页 共7页（图4）（图5）西安德邦汽车服务有限公司文件编号 XADB-QP-08供应商管理及采购控制程序修 改第0次修改页 次第7页 共7页8.2出库配件的编码、单位应该与入库时的编码、单位保持一致，否则会影响到成本和库存数据。8.3本厂出库：仓管员收到签名有效的领料单，输入配件流向，从库存中找到该配件，输入出库数量，完成出库。具体要求见附件10：本厂出库管理规定。8.4每月要打印本厂出库配件清单，交总经理审核后交财务部做帐。8.5退货：调出该配件的入库单，在该入库单中选择要退货的配件，说明退货原因，确定退货，打印退货单，完成退货操作，当天将退货单交备件部主管及采供总监、总经理审核后，交会计入帐。结算后退货见附件7：出厂后退货规定。8.6领料单第一联交会计保管备查，第二联仓管员保管备核对。9.相关文件9.1不合格品控制程序9.2库房管理规定9.3信息沟通管理程序9.4 持续改进管理程序9.5 纠正