公司公章使用管理规定

1 公司公章使用管理规定公司公章使用管理规定 公司公章是一个单位 组织在职权范围内进行公务活动 行使职权的重要 标志 为规范公司公章的使用和管理 提高公章使用的严肃性 合法性 加强 法律风险的控制 特制定本规定 一 公章使用范围 一 公章使用范围 第一条 对外公务中必须以公司名义签订或出具的章程 协议 请示 申请 报告 证明 书面答复 收件收据 资质资格证明 例如营业执照等 及其他 合法材料 凡适用 合同章 人事章 报关章 等专用章的 应尽量避免 使用公章 第二条 以公司名义对内发布的规章制度 通知公告及其他公文 二 使用公章程序 二 使用公章程序 第一条 申请及审批流程 1 对外常规性工作 详见附表一 申请人申请人审批人审批人 第 1 项 副总经理 部门正 副经理 无 第 2 项 非 第 1 项 员工 填写 用印申请单 部门经理 盖章 2 对外非常规性工作 申请人申请人审核人审核人审核人审核人审批人审批人 第 1 项 副总经理 部门正 副经理 无总经办主任总经理 第 2 项 非 第 1 项 员工 填写 用印申请 单 部门经理总经办主任总经理 盖章 3 对内发布公司规章制度 通知公告及其他公文 总经理签署批准发布盖章 对外提供复印件需盖章 属于 对外常规性工作 类别 按 对外常规性工作 程序执行 2 属于 对外非常规性 工作类别 按 对外非常规性工作 程序执行 第二条 使用公章申请及审批流程解释 1 申请和审批流程 用印须填写 用印申请单 分属不同事务的材料分别填写申请单 严禁在 一份申请单中夹带其他事务的材料 申请单首先交由部门经理审核签字 审核用途的真实性 必要性和材料的 完整性 申请单必须是原件 若传真件 复印件须电话确认真实性 常规性事项由部门经理审批签字后 总经办予以盖章 非常规性事项 部门签字同意后交总经办主任审核签字 审核行文格式 条款设置及控制法律风险 最后交总经理审批签字 若无总经理签字 且需要 立即盖章的 由总经办电话向总经理请示 总经理同意后予以盖章 事后用印 人必须补充完成公章申请及审批流程 2 盖章材料要求 原则上不得用复印件或传真件 除非是办事程序指定必须为复印件的 例 如营业执照等 材料字迹须清晰 正确 用章材料必须已经填写完毕 不得有 空白未填写部分 严禁在空白页 空白表上盖章 用印人提供的材料不符合上述要求的 总经办不予盖章 3 盖章 公章保管人须亲自对用印材料进行盖章 其他人不得擅自使用公章进行盖 章或作他用 4 用印人填写 公章盖章登记表 用印人亲自 如实填写 公章盖章登记表 详细记录用印时间 用印人姓 名 部门 用途等 最后由用印人签字确认 用印人登记时 公章保管人须在 场监督 总经办须妥善保管 公章盖章登记表 以便事后追溯和核对 公章保管人核实 用印申请单 公章盖章登记表 盖章材料一致无风险 3 后将盖章材料交给用印人 5 审核不通过的处理办法 为规避风险 总经办有权向用印人询问用印材料的相关信息 并有权决定 是否盖章 总经办经审核不同意盖章的 须向用印人说明理由 对总经办不同意盖章而用印人持有异议的 用印人可向总经理申诉并递交 书面理由 总经办认为确有必要的 用印人还须附上个人承诺书 最后由总经 理决定是否盖章 三 用印时间地点 三 用印时间地点 第一条 用印人须在办公时间内申请用印 如在非工作时间 节假日使用 须电话向总经理申请 由总经理指定时间 地点 然后通知公章保管人进行盖 章 第二条 公章应妥善保管 原则上不得将公章带出公司使用 如遇特殊情况 需携带公章外出的 必须经总经理书面授权批准后方可施行 四 公司公章的管理 保管权限 四 公司公章的管理 保管权限 第一条 公司公章由公司总经办统一管理 保管 总经理秘书为公章的保管 人 对公章的保管 使用负有直接责任 总经办主任在公章的管理上负有间接 领导责任 总经办主任的具体职责如下 1 负责设立公章使用登记台帐 2 负责公章使用的审核工作 3 负责制定公章的使用管理规定和程序 公章保管人的具体职责如下 1 负责公章的保管和使用 2 做好公章使用登记台帐 4 第二条 保管人不得私下自用 外借 仿制 丢失印章 未经总经理批准不 得将印章交接给他人 第三条 用印人所在部门经理和分管副总对盖章材料共同对外承担责任 五 公章的保存五 公章的保存 第一条 公章在不使用期间 公章保管人需将公章保存在保险柜 带锁的文 件橱中 并保证只有自己能控制该公章 否则由此产生的责任由保管人承担 第二条 公章在使用期间 公章保管人必须保证公章在保管人的控制范围之 内 第三条 用完公章须立即将公章收好 第四条 未经许可 非公章保管人使用公章盖章行为与公章保管人承担相应 的责任 第五条 公章如有不慎丢失 保管人应及时向主管领导报告 并向公安机关 公章备案部门报失 六 处罚规则六 处罚规则 第一条 公章保管人或用印人没有按照用印程序进行盖章 但未对公司造成 不利后果的 给予记小过处分 造成不利后果的 给予记大过处分 相关审核 领导亦给予相同处分 第二条 用印人申请理由与事实不符 盖章材料弄虚作假 但对公司实际造 成或可能造成的影响较轻微的 给予记大过处分 已造成或可能造成严重后果 的 予以辞退处分 负责审核的部门经理给予记小过处分 若部门经理存在主 观故意放任或协同舞弊情节的 给予记大过处分 对公司造成严重后果的 予 以辞退处分 第三条 在非常规性事项的用印审核中 总经办主任审核把关不严 盖章材 料明显存在法律风险或条款设置明显不当 对我方严重不利 但对公司实际造 成的影响或经济损失较轻微的 给予记小过处分 造成严重不利后果的 给予 记大过处分 第四条 保管人无正当理由不予盖章 并给公司业务造成一定影响的 给予 5 记小过处分 造成较大影响的 给予记大过处分 第五条 保管人对空白材料进行盖章的 给予记大过处分 提供此空白材料 的用印人及相关审核领导亦给予相同处分 由此对公司造成严重后果的 对用 印人和保管人予以辞退处分 第六条 保管人或用印人私自将公章带出公司的 给予记大过处分 由此对 公司造成不利后果的 予以辞退处分 第七条 保管人保管不当丢失公章的 给予记大过处分 私下自用 外借的 予以辞退处分 第八条 总经办主任对公章和公章保管人负有管理上的领导责任 对公章的 保管 使用 登记 审核等状况有监督和定期检查的职责 对公章保管人的违 规操作和违纪行为有提出批评 制止 举报 处理的职责 如总经办主任管理 不善 未能尽职尽责的 给予记小过处分 总经办主任疏于管理 致使公章保 管人多次发生严重违纪行为或公章管理存在重大安全隐患而未能得到有效改善 的 给予记大过处分 第九条 任何员工凡有仿制 冒用公章行为的 均予以辞退并移交公安机关 处理 第十条 其他违反本规定给公司造成不良影响的 相关责任人给予记小过处 分 七 解释权七 解释权 第一条 公司总经办负责对本规定进行解释 本规定自 20XX 年 XX 月 XX 日起公布实施 深圳 XXXX 有限公司 20XX 年 XX 月 XX 日 6 附表一 附表一 此附表根据公司运营实际情况 员工日常反馈 不断更新 对外常规性工作 对外常规性工作 部门盖章类型使用频率使用内容 年 次联合年检 年 次 港澳商务签注备案 港澳商务签注 根据需要公司各类证照变更 根据需要社保 住房公积金业务 年 次各类特种设备 特种作业人员证件年审 根据需要居住证办理 根据需要消防资料 根据需要汽车保险 年 次 公司电梯年检 叉车年检 汽车年检 锅炉年 检 根据需要 移动公司 电信公司及电视台变更资料 总 经 办 根据需要 外借 物业管理 月 次 外借 增值税纳税申报 年 次审计报告 根据需要出纳银行结汇 财 务 部 根据需要银行询证函 往