政府OA办公管理系统解决方案

泰州市交通局电子政务 解 决 方 案 江苏网联科技有限公司 2014 年 4 月 1 目 录 一 概述 1 二 OA 办公系统 2 2 1 公文管理 2 2 2 个性化办公 4 2 3 专项管理 7 2 4 公共信息 10 2 5 系统管理 14 三 系统特点 18 1 一 概述 随着中国政府机构体制改革的更加深入 提高政府办公的效率 提升政府的社会服务形象 建立一个安全 可靠 高效的政府信息 化系统的要求已经正式成为全国政府政务信息化工作的中心任务 信息化网络对于政府不仅仅是一种有效的通信手段 更是一座沟 通的桥梁 它不仅可以为各个部门间提供一个信息网络交流 资源 共享的平台 而且还提高政府部门间协调的能力和工作效率 并可 将可公开的信息向社会开放 提高了政府工作的透明度 还促进了 政府部门与社会各界特别是与人民群众的沟通 提高了办事效率 从而使政府变得更加精干 有力 高效 这将极大地激发社会的活 力 推动地区经济 社会 文化的高速发展 核心政务 OA 办公系统能提高办公效率 以及对交通局以及下属 单位 平级单位之间办公协作简洁和高效性的要求 自然把办公自 动化作为需求的一个重点 通过办公自动化 交通局将实现收发文 件的拟稿 审批 督办 发文及相关办公业务流程的自动化 同时 也将实现各局之间的进出文业务流程的审批 跟踪 督办 签发及 相关流程的自动化 2 二 OA 办公系统 2 1 公文管理 公文一般分为收文 外来公文 和发文 自制公文 两大类 公文管理的功能包括 收文登记 发文起草 收文转发 发文转发 校对公文 公文审核 退回处理 代办公文 公文查询 流程跟踪 等 2 1 1 公文流转 公文的流转基于灵活的流程定义 主要实现的功能包括 1 用户可自定义审批流程 2 在公文流转过程中 可以根据办事需要 将公文内容转交 不 记录流程 主要功能有 3 流程跟踪功能 4 自动催办功能 5 支持短消息提醒跟踪 6 实现全过程记录 痕迹保留 7 可以通过电子邮件方式分发文件 8 拥有公文处理人员的代办机制 解决人员暂时不在岗时 公文 也能及时处理的问题 9 在任意一个流转过程中的任意一个环节 都可以添加意见和修 改文稿内容 3 10 公文管理中 可以对收发文登记自动编号 生成办文单或发 文处理笺 11 支持标准格式的公文打印 2 1 2 公文的编辑 系统可以封装 Office 应用软件功能 用户可以在线对公文文档 进行编辑和保存 提供的功能有 Office 软件的所有编辑功能 如复制 粘帖 对齐等 可插入图 片 表格 批注 具有原文修改功能 并保留修改人 修改时间等痕迹 具有红头文件和加盖电子公章功能 公文在流转中提交前均有文件预览功能 2 1 3 收文管理 收文管理包括来文登记 批办 批示 传阅 归档等处理 系 统可以对流转过程进行监督 从收文 进行电子扫描 拟办 核 办 业务部门处理及各直属单位处理 领导批示至归档 各流程都 要能提供打印功能 收文管理从功能上划分出子模块 收文登记 公文处理 流程跟踪 4 2 1 4 发文管理 发文管理包括发文拟稿 核稿 会稿 批示 编号登记等处理 系统可以对流转过程进行监督 发文管理从功能上划分出以下子模块 发文拟稿 公文处理 流程跟踪 2 1 5 督办管理 催办管理系统是对紧急突发事件或要求迅速解决的事件做出快 速反应 以解决应急事务的全过程处理和控制 确保在限定的时间 内完成任务 系统具有自动催办功能 对于超过办理期限或需特殊 办理的公文 可以进行发送催办通知 邮件等功能实现 对每一个 催办事件都有相应的记录以备日后查询 2 1 6 立卷归档 无论是收文或者发文 文件办理完毕后都需要进行归档 通过 与系统文档管理的连接 对于已完成流转办理的公文 可以进行相 应的归档 归档后的公文在档案管理中能进行查询立卷等操作 文档或者档案管理人员查询出流转结束的文档 选择已经著录 的案卷进行归档 2 2 个性化办公 5 个性化办公为用户提供有效管理个人相关事务的功能 个性化办公包括电子邮件 个人通讯录 个人日程安排 待办 事宜 外出登记 文件到达提醒 短信息提醒 在线联络等功能模 块 个性化办公的各个功能 可以灵活配置 给使用者提供最大的 方便 2 2 1 电子邮件 邮件系统可用于单位内部外部 每个用户可以拥有一个电子信 箱 可以接收 发送 回复电子邮件及超文本邮件 用户拥有树状 的邮箱目录 可结合通讯录来选择邮件地址 实现单发或者群发邮 件 2 2 2 个人通讯录 每个用户可以管理自己的通讯录的信息 系统中还可保留公用 通讯录的信息 用户可以通过多种查找方式 查找个人通讯录和公 共通讯录的内容 2 2 3 个人日程安排 每个用户可以对自己的日程进行管理 实现对个人日程的安排 提示备忘等功能 用户可以通过日历的视图 方便的设置日程内容 设置日程类 型 对于需要提醒的日程 系统通过提醒功能通知用户 6 系统还提供日程查询的功能 可以通过组合条件查询已设置的 日程 2 2 4 待办事宜 待办事宜是整个办公自动化系统的重要组成部分 实现收文系 统 发文系统 业务受理等信息的传递 通过统一的窗口 给使用 者展示所有需处理工作的列表 便于使用者掌握自己所有的工作 2 2 5 外出登记 用户离开办公区域时 可以进行外出登记 记录离开时间 事 由 预计返回时间 联系方式等 可以供其它用户了解其动向 同 时 提供返回登记 也即取消外出的登记 2 2 6 提醒功能 系统提供了多种方式的提醒功能 如果滚动方式的提醒区 弹 出窗口式的提醒等 系统可以进行日常按时提示 备忘提示等功能 用户可以自行 设置提醒能容 也可以从日程安排中设置 系统还可以根据设置自动进行文件到达的提醒 短消息提醒等 2 2 7 在线联络 7 系统提供了在线联络的工具 用户之间可以通过在线联络的工 具进行工作交流 通过在线联络工具 用户可以给其他用户发送在线消息 也可 以实时接收其他用户发来的消息 即使接收方不在线的情况下 消 息也可以被发送 当接收方一登录 OA 系统 就可以收到发来的消 息 利用在线联络 方便了不在同一地点办公的人员之间的联系 2 3 专项管理 主要包括日常办公中 各种行政事务或特殊业务的管理 包括 信访管理 会议管理 领导日程安排 车辆管理 人事信息 物品 管理 接待管理 外出情况查询等 2 3 1 会议管理 会议管理包括从会议计划的制定 会议通知发送到会议召开后 的会议记录整理的全过程 主要包括会议议题 会议安排 会议通 知 会议纪要等功能 本系统以工作流方式把会议管理从会议计划 会议审批 会议 通知 会议纪要所有步骤纳入了网络信息化管理 会议召集人在会 议计划审批通过并确认会议地点 日期 与会人员及相关事项后 可将此会议通知发送给所有与会人员 系统将在每一位被邀请者的 日程安排中自动添加一条开会的记录 届时 系统将会自动提醒每 一位与会者参加会议 会议室管理 8 维护会议室的基本信息 包括会议是地点 大小等 用户在会 议安排的时候 可以查看会议室的使用情况 会议安排 从会议计划 会议审批到会议通知 均以流程控制 系统自动 将审批工作发送给相关人员 协同完成会议的安排 会议计划 会议审批 会议通知 会议统计 会议查询 会议纪要 相关人员可整理每次会议 对于各类会议精神 决议的登记 相关文件的上传管理 可以使单位会议管理井井有条 便于日后对 于会议决议执行情况的跟踪管理 会议查询 根据会议的基本信息查询会议计划 安排 历史记录 查看会 议的纪要等 便于对会议执行情况的跟踪管理 2 3 2 领导日程安排 相关人员协助安排领导或特定人员的日程 9 领导日程安排的功能和个人日程安排类似 只是安排的对象不 同 领导日程安排实现对领导或特定人员日程的安排 提示备忘等 功能 目的在于协调工作安排 进行工作提醒 2 3 3 车辆管理 管理车辆基本信息 管理车辆使用的整个过程 从车辆的申请 审批 通知等进行统一管理 车辆管理的流程也是可以通过流程自 定义来进行统一设置和规范 主要的功能包括 车辆基本信息管理 用车申请 用车审批 用车情况管理 2 3 4 人事管理 系统可以管理单位员工的人事信息 上传员工的照片 可以通 过组合条件查询员工的人事信息 员工的人事基本信息 包括部门 姓名 性别 民族 出生日期 政治面貌 职称 职务 学历 毕 业院校 工作经历 备注等 上传照片的路径 用户可以通过部门 姓名 政治面貌 学历等查询条件 查询 员工的人事信息 有些人事信息是保密的 只有人事部门能看 即 人事信息只有人事部及相关领导有才有查看权限 10 2 3 5 物品管理 系统可以管理固定资产 办公用品 图书资料的信息 系统记 录各种物品的名称 类别 编号 所属部门 购买时间 备注等 系统同时对物品的使用情况进行登记 包括领用人 领用时间 责任人 归还时间等 系统可以通过组合条件查询出物品当前的使用情况和历史使用 情况 2 3 6 接待管理 系统提供对来宾接待情况进行相应的登记管理 可以登记来宾 的情况 事由 接待时间等 并可以通过组合条件查询来宾接待情 况的历史信息 2 3 7 外出情况查询 系统根据个性化办公中的外出登记 为各级负责人提供外出情 况查询 负责人可以查询自己下属职工的在岗信息 了解职工工作 情况 为领导掌握下属工作提供方便 2 4 公共信息 公共信息是对公共信息的集中管理 并且向用户提供共享信息 服务 主要包括电子公告 共享文件 网上论坛 电子刊物 大事 记 领导信箱 公用通讯录 规章制度 政策法规 常用信息 常 用软件更新等几个部分 11 2 4 1 电子公告 用于发布单位的公共信息如局内新闻 他局动态 领导讲话等 公告栏内可设置多个栏目 供某个部门使用或者全体人员发布公告 授权人员可在相应栏目维护公告 2 4 2 共享文件 系统可以将一些可共享的文件组织起来 供工作人员方便快捷 的查询利用或者下载 免去了资料查找的繁琐过程 提高工作效率 和文件的利用率 可共享的文件主要包括 正规文件 历年编医保局发文号的文件 其他文书 历年各部门定制的内部业务操作口径 问答 指南等资料 信息资料 历年计划总结 季 年 专报 简报 医 保研究 会议纪要等资料 大事记 历年局及各直属单位大事记 局内新闻 当前各部门工作动态 他局动态 劳保局 卫生局 药监局 民政局 市总工 会等相关单位发送我局的信息资料摘编 文献检索 购买相关文献检索光盘载入系统 如国家有 关法规 政策 医保相关资料等 12 视频 音频 历年医保工作大会市领导讲话录音 相关 宣传电视片 其他视频音频等 2 4 3 网上论坛 网上论坛提供给员工一个交互沟通的平台 员工可在此讨论工 作生活中的各类问题 促进解决问题 加强人员沟通 论坛可设置 多个论坛区 论坛区下面可设置多个版面 用户可在各版面提出话 题参与讨论 论坛区和版面由论坛管理员管理 每个版面可由管理 员设置版主 负责对该版文章的管理 2 4 4 电子刊物 电子刊物提供给职工一个快速了解局内事务和相关行业动态的 窗口 电子刊物采编人员在系统中选择重点信息 产生电子刊物采编 稿 添加在办公系统的待发表的电子刊物中 每一期电子刊物发表 后 可供员工阅读 用户还可以根据电子刊物的标题或者文章的标题 以及文章的 时间 作者等信息对刊物和刊物中的文章进行查询 2 4 5 大事记 大事记记录单位历年来发生的各类事件 授权专人维护 其他 员工只能查看 13 2 4 6 领导信箱 领导信箱是开设一个专用信箱 用来收集用户提出意见或建议 类似于网上论坛 用户可以发表意见或建议 通过本信箱系统直接 传递给系统设置的领导人员 领导人员公开回复 供员工方便的查 看 2 4 7 公用通讯录 类似于个人通讯录 有通讯录管理功能和通讯录查找功能 只 是这里维护的通讯录内容是所有用户可以公用的 2 4 8 规章制度 规章制度系统用来管理与本部门有关的各种规章制度 信息内 容由专人录入 供所有人员查询 支持字符 图片等各种格式 其他 员工只能查看 2 4 9 政策法规 政策法规系统用来管理与本部门有关的各种法律法规及政策 信息内容由专人录入 供所有人员查询 支持字符 图片等各种格式 其他员工只能查看 2 4 10 常用信息 14 为了便于用户的日常工作 系统设计还提供了飞机航班 火车 时刻 邮编区号 长途区号等查询管理功能 系统中的常用链接可以将单位经常使用的各类相关站点进行设 置 方便日常工作中迅速准确的连接 2 4 11 常用软件下载 系统可以提供常用软件的下载的功能 管理人员可以在下载列 表放入常用的软件 工作人员可以随时下载系统下载列表中的软件 如图片处理工具 视频播放工具 杀毒软件 最新病毒库等 免去 了工作人员在网上查找 下载软件的时间和精力 提高工作效率 2 5 系统管理 系统管理是为保证整个办公系统正常运行所设置 管理的范围 包括部门及人员管理 用户权限管理 公文模板制作 工作流定义 对外信息发布管理 基础信息维护 系统日志等 以达到配置系统 和改变工作流程可适应各种不同应用环境的目的 2 5 1 机构及人员管理 机构管理 添加 修改机构信息 设定单位树状组织结构 岗位管理 15 在选定的机构中添加 修改岗位信息 一个机构中可以有多个岗 位 人员管理 在选定的机构中添加 修改人员信息 一个机构中可以有多个人 员 2 5 2 用户权限管理 系统中的用户岗位可以自由定义 在给用户分配岗位时可以与 实际情况一一对应 也可以给用户对应一个或多个已定义好的岗位 系统中的权限已经预定义好 包括公文处理类权限 如添加文 件 修改文件 否决 处理意见等 和系统功能类权限 如案卷立 卷 公文处理 电子公告 车辆管理等 权限管理 公文处理类权限管理 给岗位分配该岗位的公文处理权限 从所有的公文处理权限中选 出该岗位的权限 系统功能类权限管理 给每个岗位分配该岗位的功能权限 从所有的功能权限中选出该 岗位的权限 用户权限的授权 16 有特殊权限的用户 如各科室领导及中心主任等 可以对其他 下属人员进行授权 被授权人将得到相应的权限进行相关操作 同 时可以取消该人的权限 2 5 3 电子印章管理 管理公文审批流程中 需要用到的电子公章和电子手写签名 电子公章或者手写签名通过图片的方式由使用者保存在系统中并设 置调用密码 调用时必须先通过密码的验证才能显示出正确的图片 2 5 4 公文模板制作 办公系统的公文大都有固定的格式 系统可以预先设置好公文 的模板 公文处理前的拟稿过程中 可以根据公文的类型套用固定 格式的电子文档 如会议通知 车辆申请等 红头文件也可现制作 好 发文时调用电子版的红头文件直接填写内容即可 2 5 5 工作流定义 工作流简单的说就是一组人员分多个步骤完成某一项业务所进 行的所有工作与工作转交 交互 过程 特别是办公公文审批流转 处理 每一项工作以流程的形式 由发起者 如文件起草人 发起 流程 经过本部门以及其他部门的处理 如签署 会签 最终到 达流程的终点 如发出文件 归档入库 17 系统内部各种工作流转的工作流程可以由用户根据实际情况自 行定义 通过流程设置 可以将单位日常办公管理中的管理流程在 系统中得到完整体现 实现各种文件 请示 报告的流转自动化 极大提高了工作效率 同时也强化了办公工作的规范性 工作流定义 流程分类 办公系统中的很多功能都是工作流 本系统中将工作流分类 包括收文流程 发文流程 会议申请流程 用车申请流程 以及各 科室的工作业务流程等 工作流定义分类进行 每一类流程中可以 定义多个流程 流程发起者可以选择通过那种流程处理业务 操作管理 管理每一类流程中的操作 也就是某一步骤需要进行的处理 每一个操作可以包括多个公文处理权限 拥有这些权限的用户进行 该步操作时 就可以进行相应的处理工作 流程定义 定义具体的工作流程 可以添加 修改 删除步骤 设置每个 步骤的操作 执行人 其中 操作来自操作管理中定义的操作 执 行人可以是某个岗位 也可以是具体人员 如果执行人是具体人员 可以为具体人员设置代办人员 具体处理时 由前一步的操作人员 指定具体处理人员 如果执行人是一个岗位 则系统会自动将工作 分配给隶属于岗位的某个人员 18 2 5 6 基础信息维护 系统提供方便简单的编辑界面 使用户可以对系统运行中的基 础数据进行初始化设置和更改 如办公系统中各种文档的类型 任 务类型等 更改的信息将即时的在系统中展现出来 做到各种参数 的灵活设置 用户通过数据字典管理 可以方便的对规则