2017会议管理制度

会议管理办法会议管理办法 第一条第一条 目的目的 会议是企业决策与沟通的主要形式 为进一步规范公司会议 管理 做好上传下达工作 提高会议质量 实现公司信息资源在 各部门之间快速有效传递 确保会议内容及议定的事项得到有效 落实 有效地提升公司运营效率 特制订本管理办法 第二条第二条 适用范围适用范围 本办法适用于中译语通科技 陕西 有限公司的各类会议 第三条第三条 职责职责 一 行政人事部 1 根据会议类别 负责会议通知及相关组织安排工作 2 负责会议室的日常管理和卫生清扫工作 3 负责重要会议的接待 服务工作 二 各部门 1 按时参加公司组织的各类会议 提前准备好相关会议资料 2 负责本部门发起的各类会议的相关准备工作 第四条第四条 会议类别会议类别 一 业务项目专项会议 二 周 月度 季度工作分析会 三 月度员工大会 四 半年度及年终工作总结会 五 其他部门及业务讨论会 第五条第五条 基本原则基本原则 会前通知 会时签到 会中记录 会后落实 严格按照中 译语通相关会议要求 第六条第六条 会议细则会议细则 一 业务项目专项会议 1 会议时间 合理安排会议时间 时间应提前一天通知 2 会议地点 行政人事部负责安排落实 3 会议主持 业务项目归口部门负责指派人员主持 4 会议记录 业务项目归口部门指定人员 并于会后第二天 整理下发会议纪要 5 与会人员 按照会议议题或会议需要 由总经理或副总经 理确定参会人员 6 会议通知 行政人事部负责通知 书面或短信 7 会议准备及服务 业务项目归口部门负责提前准备会议资 料 含会议议程 汇报材料 决议草案等 行政人事部负 责电脑 投影仪 话筒 音响 激光笔 抽纸 茶水服务 准备 会后整理等 8 会议内容 以会议议程为准 9 会议座次 按照参会人员制定 10 发言顺序 以会议议程为准 二 周 月度 季度工作分析会 一 季度工作分析会 1 会议时间 会议定于每季度初第一周周五前召开 如有特 殊情况以行政人事部通知为准 2 会议地点 公司会议室 3 会议主持 行政人事部 4 会议记录 行政人事部指定人员 并于会后第三天整理下 发会议纪要 5 与会人员 各部门经理级及以上人员 6 会议通知 行政人事部负责通知 公司群通知 7 会议准备 行政人事部负责提前准备会议资料 各部门 季度工作完成情况明细表 各部门下一季度工作计划表 各部门须提前一天交至行政人事部 电脑 投影仪 话筒 音响 抽纸 茶水服务准备 会后整理等 8 会议内容 各部门上季度工作内容完成情况 未完成工作 汇报及下季度工作计划与安排 具体以会议通知为准 9 发言顺序 语言服务中心 产品研发中心 财务部 行政 人事部 二 月度工作分析会 1 会议时间 会议原则上定于每月 5 号召开 遇节假日提前 具体以行政人事部通知为准 2 会议地点 公司会议室 3 会议主持 行政人事部 4 会议记录 行政人事部指定人员 并于会后第二天整理下 发会议纪要 5 与会人员 各部门经理级及以上人员 6 会议通知 行政人事部负责通知 公司群通知 7 会议准备 行政人事部负责提前准备会议资料 各部门 上月工作总结及次月工作计划 各部门须提前一天交至行 政人事部 电脑 投影仪 话筒 音响 激光笔 抽纸 茶水服务准备 会后整理等 8 会议内容 1 各汇报部门汇报本部门上月完成工作情况及下月工作计划 2 各部门需要上会解决的紧急与重大问题的讨论 落实 3 总经理对各部门工作进行补充与调整 4 宣布公司的各项临时性决定或制度要求 9 发言顺序 语言服务中心 产品研发中心 财务部 行政 人事部 三 周管理例会 1 会议时间 会议定于每周一上午 9 10 召开 具体时间以行 政人事部通知为准 2 会议地点 公司会议室 3 会议主持 总经理或副总经理 4 会议记录 行政人事部指定人员 5 与会人员 中层以上管理人员 6 会议内容 1 各部门简要汇报本部门上周完成工作情况及下周工作计划 2 各部门需要上会解决的紧急与重大问题的讨论 落实 3 总经理或副总经理对各部门工作进行补充与调整 4 宣布公司的各项临时性决定或制度要求 7 发言顺序 语言服务中心 产品研发中心 财务部 行政 人事部 四 月度员工大会 1 会议时间 会议原则上定于每月 5 号召开 遇节假日提前 具体以行政人事部通知为准 2 会议地点 公司会议室 3 会议主持 行政人事部 4 会议记录 行政人事部指定人员 并于会后第二天整理下 发会议纪要 5 与会人员 公司全体员工 6 会议通知 行政人事部负责通知 公司群通知 7 会议准备 行政人事部负责提前准备会议资料 各部门 上月工作总结及次月工作计划 各部门须提前一天交至行 政人事部 电脑 投影仪 话筒 音响 激光笔 抽纸 茶水服务准备 会后整理等 8 会议内容 5 各汇报部门汇报本部门上月完成工作情况及下月工作计划 6 总经理对各部门工作方向及目标进行布置 7 宣布公司的各项临时性决定或制度要求 8 通报重点事项 通报公司发展情况 保证全员紧跟公司发 展 明确公司发展大方向 9 发言顺序 语言服务中心 产品研发中心 财务部 行政 人事部 三 半年度及年终工作总结会 一 年终工作总结会 1 会议时间 次年一月份 具体日期至少提前五个工作日以 通知形式下发 2 会议地点 根据实际情况另行安排 具体以会议通知为准 3 会议主持 总经理或总经理指定人员 具体以会议通知为 准 4 会议记录 行政人事部指定人员 并于会后第三天整理下 发会议纪要 5 与会人员 原则上为公司全体员工 具体以会议通知为准 6 会议通知 行政人事部负责通知 群通知 7 会议准备 行政人事部负责提前准备会议资料 含会议议 程 各部门汇报材料 PPT 决议等 电脑 投影仪 话筒 音响 抽纸 茶水服务准备 会后整理等 8 会议内容 全公司及各部门全年工作总结及来年工作计划 与安排 具体以会议通知为准 9 会议座次 按照桌签入座 10 发言顺序 以会议议程为准 二 半年工作总结大会 1 会议时间 每年七月份上旬 具体日期提前五个工作日以 通知形式下发 2 会议地点 根据实际情况另行安排 具体以会议通知为准 3 会议主持 总经理或总经理指定人员 具体以会议通知为 准 4 会议记录 行政人事部指定人员 并于会后第三天整理下 发会议纪要 5 与会人员 原则上为公司全体员工 具体以会议通知为准 6 会议通知 行政人事部负责通知 群通知 7 会议准备 行政人事部负责提前准备会议资料 含会议议 程 各部门汇报材料 PPT 决议等 电脑 投影仪 话筒 音响 抽纸 茶水服务准备 会后整理等 8 会议内容 全公司及各部门上半年工作汇报及下半年工作 计划与安排 具体以会议通知为准 9 会议座次 按照桌签入座 10 发言顺序 以会议议程为准 四 其余部门及业务讨论会 具体以会议通知为准 第七条第七条 会议要求会议要求 一 严格会议纪律 1 严格执行会议请假制度 应参加会议人员因特殊原因不能到 会 必须经主持会议领导 主办部门负责人批准 严禁无故 旷会 代会 参会人员应提前五分钟入场 并在 会议签到 表 上签到 2 会议期间 与会人员手机应关闭或调至静音或震动状态 以 免影响周围其他人员和会议进程 会议期间 原则上不能接 听电话 重要电话需离场接听 3 严禁无故早退 会议期间如有特殊情况确需早退者 必须经 主持会议领导或会议主办部门负责人批准 并由其他与会人 员代为做好会议记录后方可离开 二 讲究会议质量 1 与会人员要统筹安排工作 做好会议发言及材料准备 简明 扼要 条理清楚地汇报工作进展情况 反映工作中的问题 有针对性地提出工作意见和建议 立足开短会 开实会 确 保会议质量和会议效率 各类会议主持人会前应与参会人员 充分沟通 对议而不决的事项提出解决的原则与方法 各类 会议力求精干高效用数据说话 部署的工作做没做 做到什 么程度 没做或没做完的原因等等都要有明确具体可量化的 答复 杜绝空洞无物或泛泛而论 2 公司周例会 月度工作分析会 季度工作分析会等必须形成 会议纪要 以便大家遵照执行 每月底行政人事部检查会议 安排工作任务的落实情况 并作为考核当事人工作的依据 各部门专题会议也要指定人员做好会议记录 形成会议纪要 用以备忘 三 力求会议实效 1 与会人员要高度重视会议的记录和传达工作 对会议内容 会议精神和会议要求作好记录 并在会后及时准确地向有关 人员进行传达 有效地组织落实 2 会议议定的事项 布置的工作任务 提出的办法措施 与会 负责人要按照要求落实 层层进行传达贯彻 务必使直接执 行人明确是什么 为什么 怎么做 对经常性工作要以制度 的形式确定下来 力求使每次会议都有具体的成果 四 处罚 1 对行政人事部因通知延误 组织不当或安排失误而影响会议 质量或效率的 每次处罚行政人事部负责人 50 元 2 对其他部门因工作失误 而未按照行政人事部通知执行 影 响会议质量或效率的 每次处罚该部门负责人 50 元 3 无故或未经批准旷会处罚当事人 100 元 4 无故或未经批准迟到 早退 代会者 处罚 50 元 5 会议召开期间全体参会人员手机需调至震动或静音 发生手 机响铃或接听电话的罚款 50 元 与会人员交头接耳 视情 况给予口头警