工程建设档案管理办法

中国移动通信集团公司工程建设档案管理办法中国移动通信集团公司工程建设档案管理办法 第一章第一章 总则总则 第一条第一条为了加强集团公司工程建设档案管理 充分发挥 工程建设档案在工程建设 生产经营 设施维护和改建扩建中 的作用 根据 中华人民共和国档案法 及相关规定 按照 中国移动通信集团公司档案管理办法 中的具体要求 结合 工程建设的实际情况 特对 中国移动通信集团公司工程建设 档案管理办法 中移综 2003 52 号 进行修订 第二条第二条本办法适用于中国移动通信集团公司 以下简称 集团公司 中国移动通信有限公司 以下简称 有限公司 国际信息港建设中心 研究院 管理学院 各省 自治区 直 辖市公司 设计院可参照实行 第二章第二章 归档范围归档范围 第三条第三条本办法所指工程建设档案 包含 土建阶段所形 成的文件材料 通信设备及软件安装阶段所形成的文件材料 通信线路建设阶段所形成的文件材料 第四条第四条土建阶段所形成的文件材料包含 工程准备期文 件 监理文件 施工文件 竣工图 验收文件 审计文件 一 准备期文件 项目审批文件 建设用地 征地 拆 2 迁文件 勘察 测绘 设计文件 招投标文件 技术协议或补 充协议 委托代理协议 通知书 意向书 代理授权书 合同 文本及附件 施工单位资质认证等 二 监理文件 监理规划 监理月报 监理会议纪要 监理大纲 监理细则 监理竣工移交证书 监理合同 监理 工作总结等 三 施工文件 土建建筑与结构工程 电气 给排水 沟 消防 采暖 通风 空调 燃气 建筑智能化 电梯工 程 室外工程 设计变更洽商文件等 四 竣工图 综合图 专业竣工图等 五 验收文件 验收记录 初验 终验报告及批复 声像 电子文件材料等 六 审计文件 财务报表 审计报告及证书等 第五条第五条 通信设备及软件安装阶段所形成的文件材料包括 计划选购期文件 监理文件 开箱验收文件 安装调试文件 验收文件 审计文件 一 计划选购期文件 项目申请及可行性研究报告审批 文件 设计文件 招投标文件 技术协议或补充协议 委托代 理协议 通知书 意向书 代理授权书 合同文本及附件 谈 判备忘录 附录 重要来往函件 电文 施工单位资质认证等 二 监理文件 监理规划 监理月报 监理会议纪要 监理大纲 监理细则 监理竣工移交证书 监理合同 监理工 作总结等 3 三 开箱验收文件 进口设备入境的各种单据及证明等 装箱单 开箱验货报告 软件使用许可证 进口设备的商检及 索赔文件等 四 安装调试文件 施工组织计划 安全技术措施 开 工报告 停 复工报告 设计变更洽商文件 已安装的设备 主材明细表 安装交验或交工报告 系统测试报告 工程质量 整改通知单 工程质量事故报告单等 五 验收文件 初验 终验报告及批复等 六 审计文件 财务报表 审计报告及证书等 第六条第六条通信线路建设阶段所形成的文件材料 其归档范 围参照土建阶段 第三章第三章 工作职责工作职责 第七条第七条在工程建设过程中 计划部门 建设部门 财务 部门 审计部门按照职责 分别负责与工程建设项目相关的各 类文件材料的收集 整理工作 即 计划部门负责收集 整理 土建阶段的工程准备期文件和通信设备及软件安装阶段的计划 选购期文件 建设部门负责收集 整理土建阶段的监理文件 施工文件 竣工图 竣工文件和通信设备及软件安装阶段的监 理文件 开箱验收文件 安装调试文件 验收文件 财务部门 负责配合审计部门收集各项财务报表 审计部门负责收集 整 理审计文件 第八条第八条计划部门在招投标过程结束后 按照档案管理要 求 负责整理招投标文件 移交档案管理部门 并办理移交手 4 续 第九条第九条建设部门应明确参建单位 包括勘察 设计 施 工 监理等 工程建设档案交验要求 将工程建设文件材料的 归档要求纳入到合同中 第十条第十条建设部门在工程建设项目竣工验收后 按照档案 管理要求 负责牵头相关部门向档案管理部门移交档案 不含 招投标文件和审计文件 并分别与档案管理部门办理移交手 续 第十一条第十一条审计部门按照档案管理要求 负责整理审计 文件 移交档案管理部门 并办理移交手续 第十二条第十二条 档案管理部门负责档案业务指导 档案接收 保管 并提供利用工作 第四章第四章 质量要求质量要求 第十三条第十三条工程建设档案的案卷质量标准为国家技术监 督局颁布的 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 89 归档材料应统一使用 A4 纸或按 A4 297mm X 210mm 规格折叠 字迹清晰 图面整齐 不得使用易褪色 的书面材料书写 绘制 第十四条第十四条案卷内的文件材料必须准确反映工程建设项 目的真实情况 竣工图要按国家建委 关于编制基本建设工程 竣工图的几项规定 82 建发施字 50 号 的要求编制 并加 盖竣工图章 竣工图章的基本内容应包括 XXX 竣工图 字 样 编制人 审核人 技术负责人 编制单位 编制日期等 5 第十五条第十五条工程建设档案中的各类图纸要装订成册 其厚 度不得超过 60mm 第十六条第十六条工程建设档案应遵循工程建设项目的形成规 律 保持卷内文件的有机联系 以便于利用 第五章第五章 整理规则整理规则 第十七条第十七条工程建设档案按全宗划分 分为 以集团公 司名义立项工程所形成的工程建设档案 属于集团公司档案全 宗 全宗号为 02 以有限公司名义立项工程所形成的工程 建设档案 属于有限公司档案全宗 全宗号为 04 第十八条第十八条 项目编码 是建设项目在立项后产生的编 码标识 是用字母和阿拉伯数字组合生成的序列号 第十九条第十九条 件号 是以阿拉伯数字排列的卷内文件材 料的顺序号 第二十条第二十条工程建设档案以项目编码为分类原则 以件 为管理单位 装订成册的材料 其每册作为 1 件 第二十一条第二十一条 档号是以字符形式赋予档案实体的用以固定 和反映档案排列顺序的一组代码 工程建设档案的档号标识 为 全宗号 项目编码 件号 第二十二条第二十二条 档号要以加盖归档章形式 见附件 标识在 每件工程建设档案的右上角空白处 第二十三条第二十三条 工程建设文件材料在整理立卷时 须著录件 标题 第二十四条第二十四条 工程建设档案必须为各类文件材料的原件 6 第二十五条第二十五条 工程建设档案中的招投标文件在整理时 须 填写项目名称 并加注项目编码 确保本工程建设档案间的有 机联系 第二十六条第二十六条 工程建设档案中的协议及合同文本等 按照 中国移动通信集团公司合同档案管理办法 中移综发 2010 8 号 进行整理 归入合同档案类 在填写项目名称时加注项目 编码 确保与工程建设档案间的有机联系 如果合同文本是以 集中采购形式签署的 必须要注明与之相应的入围框架协议的 合同编号 以确保该合同文本与入围框架协议的有机联系 第二十七条第二十七条 工程建设档案中的审计文件 按照 中国移 动通信集团公司审计档案管理办法 中移综 2010 253 号 进行整理 归入审计档案类 在填写案卷标题时加注项目编码 确保与工程建设档案间的有机联系 第六章第六章 保管期限划分保管期限划分 第二十八条第二十八条 依据 中国移动通信集团公司档案管理办法 中移综 2001 769 号 中档案保管期限的规定 工程建设档 案保管期限分为永久 长期 短期三种 永久为 50 年以上 长期为 16 50 年 短期为 15 年及以下 第二十九条第二十九条 土建项目的工程建设档案 保管期限定为永 久 代号为 1 设备安装方面的工程建设档案 其设备使 用寿命在 16 年以上的 保管期限定为长期 代号为 2 其 它设备 软件等方面的保管期限均为短期 代号为 3 7 第七章第七章 附则附则 第三十条第三十条工程建设中产生的电子档案应符合中华人民 共和国建设部颁布的 建设电子文件与电子档案管理规范 CJJ T117 2007 的有关规定 确保工程建设中的电子档