合同管理办法(2015年试行)

合同管理办法 2015 年试行 第一条 目 的 第一章 总则 为确保公司 以下简称 公司 在国家政策 法律允许的范围内合法经营 规范合同的签订 防范合同风险 提 高合同质量 保障公司权益 特制订本办法 第二条 适用范围 其全资 管控型控股子公司 直接和间接累计持有其 50 及以 上股权的公司 的各类书面合同之订立 审批 履约以及存档等工作均适用本办 法 具体包括如下 1 签约前置工作 主要包括招投标 资信调查 签约准备等相关工作 2 合同审批 3 合同签订 用印及存档 4 合同履行及纠纷处理 5 合同修订 续约及解除 参股子公司 直接和间接累计持有其 50 以下股权的公司 纳入统一管理的 参照适用本办法 第二章 管理原则 第三条 合同签约及审核应遵循以下原则 1 合法性原则 所有合同必须全面符合有关法律法规及行业规定 使公司 权益能够依法受到保护 2 合同书原则 所有业务必须正式签署合同书以明确双方的权利 义务和 责任 禁止口头承诺 私自交易 3 事前签订原则 合同应在业务交易发生前签署 禁止未签署合同即先行 交易 施工 4 招标原则 在采购服务 货物或工程前 合同承办部门应通过进行招标 1 或询价等方式确定交易地点 参与招标或询价的潜在交易相对人不应低于三家 5 利益明晰原则 合同应清楚界定 描述各方的权利和义务 以杜绝模糊 歧 义现象 合同中尤其应有明确的 界定清晰的合同价款 结算办法及付款方式 6 签合同付款原则 财务部门见签署生效的合同办理付款 特殊情形除外 7 共同参与原则 与合同相关的承办部门 风险控制部 财务部门及其他 协同部门应充分协作 履行各自在合同审查中的义务 第三章 各部门职 责 第四条 合同承办部门 与合同相关的业务需求部门即为合同承办部 门 其主要职责如下 1 了解国家标准 行业标准 企业标准以及相关的行业资质 2 规划本单位年度预算 季度预算 月度预算并在预算范围内开展业务 3 供货商及客户的资质 信用调查及供应商的评定和管理 4 组织或协同公司总部建管部门进行招投标 竞价工作 5 提供合同基本内容 以及办理合同审批 签字及用印手续 6 对合同审批中的签字的真实性负责 7 合同商务条件的谈判 办理合同收付款手续 8 合同执行与纠纷的处理 并及时向风险控制部反馈 第五条 财务部门 财务部门主要职责如下 1 审核需求部门 合同承办部门的年度预算 季度预算和月度预算并确保 在预算范围内开展业务或交易 2 协同合同承办部门对供应商及客户的资信进行调查及管理 3 审核合同价格 保险 税务 会计事宜 4 审核合同价款的支付单位 支付时间 支付方式是否符合公司财务要求 5 按照合同约定收付款 第六条 风险控制部 风险控制部是合同管理的归口部门 主要职责如下 2 1 制定 完善公司有关合同的管理制度 贯彻执行国家法律法规和公司其 他相关制度 2 合同的评审与审核 原则上公司所有合同文本均需经过风险控制部审核 后方可签约 风险控制部可根据业务实际情况授权下属公司审核 3 负责公司各类合同标准文本的制定和维护 所有合同原则上应采用风险 控制部统一制定或核定的标准文本 对于不适用标准文本的业务 风险控制部应 指导合同文本的编写与修改 4 指导 监督 检查公司合同的签订 履行 处理合同纠纷 处置合同签 订 履行情况及存在问题 对于重大合同纠纷或争议 应向公司分管领导汇报并 提出改进意见 第四章 合同类 型 第七条 本办法中所指合同 或协议 主要包括以下类型 1 项目投资类合同 包括但不限于 PPP 项目合 主要包括 BOT TOT BT DBO 等特许经营合同 股权投资类合同 主要包括股权转让合同 增资扩股合同 资产重组合同 合资 合同等与股权或资产相关的投资合同 委托运营合同 存量项目改 扩建及升 级改造合同等 2 工程建设合同 包括但不限于 建设工程勘察设计合同 建设工程施工合同 建设工程委托 监理合同 建设工程造价咨询合同 建设工程安装合同 建设工程分包合同 设 备采购合同 劳务分包合同等 3 技术服务类合同 包括但不限于 技术开发合同 技术服务合同 技术咨询 合同 专有技术转 让 或许可 合同等 4 生产运营期合同 包括但不限于 备品备件采购合同 药剂采购 合同及其他合同 5 一般经济往来合同 包括但不限于 办公用品采购合同 服务合同 租赁合同及其他非主营业务 合同 3 第五章 合同内容及签约注意事项 第八条 合同内容要求 1 合法及合规性 合同内容必须遵守国家的法律 法规 政策以及公司的各项 规章制度 任何 部门和个人不得利用合同进行违法活动 损害公司的利益 2 合同文本及条款 合同文字书写要工整 无错别字 禁止手写或涂改 条款 表述规范 明确 清晰界定 描述各方权 责 利 杜绝模糊 歧义现象 应具备下列主要条款 1 合同名称和标的 如货物 服务等 2 标的物数量和质量 质量应写明执行的质量标准或由签约方议定 3 价款或酬金 除写明数额外 还应明确支付地点 支付时间 结算办 法 支付方式等 4 履行的期限 地点和方式 5 违约责任及纠纷解决方式 6 数额较大的合同 有条件的应要求对方当事人提供担保 可采用抵押 质 押 保证金 留置等方式 第九条 签约注意事项 1 签约资格 1 合同应由签约单位的法定代表人或其委托代理人签订 任何人未经签 约单位法定表人授权 不得以签约单位的名义对外签订合同 公司总部各职能部 门不得以自己的名义对外签订合同 2 总裁办公室统一管理公司总部对外签署合同的法定代表人授权委托事 宜 负责授权委托书编号及备案工作 下属公司亦应参照建立相关的法定代表人 授权委托管理制度 3 法定代表人授权委托书应载明委托代理人姓名 职务 代理事项 代 理权限 代理期限 并由法定代表人签名 加盖单位印章 授权委托书中不得使 用 全权代理 一类的文字 2 禁止空白合同 为保证合同内容的合法性 禁止擅自携带已盖合同专用章或 公章的空白合同 4 或空白纸张 如确有需要必须携带上述文件的 须履行以下手续 以公司总部名 义签署合同的 须参照公司印信管理制度或其他有关印章外借的规定办理有关手 续 使用完毕经审查无误后 办理核销手续 以下属公司名义签署合同的 须下 属公司总经理事先书面批准 3 合同编号 为便于管理及查询 合同实行编号制度 公司总部合同由风险控 制部统一编 号 各下属公司合同按如下原则编号 公司名称第一个字母 签约日期 如当天 签署多份合同 则外加签约序号 以贵州筑信水务环境产业有限公司为例 假设 其于 2015 年 3 月 25 日签署了两份 合同 则编号如下 GZZX GZZX 4 合同用印 如签约方均为境内公司且均为法人的 应在签署页加盖公章或合 同专用章 并加盖骑缝章 如交易相对人为境外法人的 除前述规定外 还应由董事签字 每页均应小签 如交易相对人为自然人的 除在签署页签字外 每页均应小签 合同承办人应在现场见证交易相对人签字或盖章 必要时需聘请律师事务所 公证处进行签约见证或公证 尤其涉及重大交易 第六章 合同审批流程与权限 第十条 审批流程及权限 1 项目投资类合同 按照 项目投资管理制度 中规定的流程进行合同评审及 签约前合同审核 2 工程建设类合同 建设类合同由项目承办单位负责拟写合同初稿 填写合同审批单 提交总部 工程技术中心审核 报总部风险控制部进行合同评审并由风险控制部负责人签字 确认后 报分管工程技术副总裁 分管风控副总裁 董事长 总裁签批 3 技术服务类合同 技术服务类合同应根据合同性质和标的金额按不同权限 和流程进行审批 1 对外签署技术服务合同 由合同承办单位拟写合同初稿 经区域公司 内部审批后发起合同评审流程 经总部工程技术中心审核后由风险控制部组织合 同评审 5 2 内部技术服务合同 由合同承办单位拟写合同初稿 经区域公司内部 审批后发起合同评审流程 经工程技术中心审核后由风险控制部组织合同评审经 分管工程技术副总裁 分管风控副总裁审批后需报董事长 总裁审批后签约 3 签约后合同文本报送风险控制部备案 4 风险控制部在审核合同过程中如遇重大问题 可视情况将相关事项报 董事长 总裁审批 4 生产运营合同和一般经济往来合同 1 一般合同 合同标的在 20 万元及以下的合同 由合同承办单位负责 拟写合同初稿 经区域公司内部审批后发起合同评审流程 经公司相应分管部门 审核后由风险控制部进行合同评审 承办部门应按照合同评审意见进行合同修改 后签约 签约后合同文本报送风险控制部备案 2 重大合同 合同标的在 20 万元以上的合同 由拟签约公司负责拟写 合同初稿 经区域公司内部审批后发起合同评审流程 经公司相应分管部门审核 后 由风险控制部进行合同评审 提交分管风控副总裁签字批准后执行 承办部门 应按 照合同评审意见进行合同修改后签约 签约后合同文本报送风险控制部备案 3 如公司已制定标准合同文本且合同完全按照标准文本拟写 合同无特 殊内容的 风控部可授权区域公司审核 4 公司风险控制部在审核合同过程中如遇重大问题 可视情况将相关事 项报公司董事长 总裁审批 以上具体审批流程及表单可见附件 第十一条 合同评审注意事项 1 结合前述有关规定 合同评审应严格按照相应流程发起 OA 评审流程 2 各级审核人员应对合同进行全面审查 并写明具体意见 承办人 承办 部门负责人应着重审查合同的真实性和经济效益 承办部门承办人员应联系有关 部门对合同进行评审 风险控制部主要从合同的规范性 合法性等方面进行审核 分管财务负责人负责审查合同的价款和金额 主管副总裁负责对合同全面审核 如有必要 执行机构应对合同的内容进行最后把关 以上人员要明确分工 各司其责 3 如遇特殊原因未能及时进行 OA 评审 经分管副总裁批准 由承办人 填 写合同评审表 格式见附件 进行评审 4 已签订的合同经双方协商 确有必要变更或撤销的 按照合同原评审程 6 序重新报批 5 在 OA尚未实施之前 以邮件或传真形式签批为准 第七章 合同用印及存档 第十二条 合同用印 1 公司对外签订的合同 应加盖公司公章或合同专用章 不得以职能部门 印章代替 使用印章必须经过用印审批 未经审批 合同承办人不准携带印章外 出签订合同 2 合同经风险控制部审核通过并经合同对应权限的公司领导进行最后审批 后 由印鉴管理员进行用印 第十三条 合同存档 1 存档范围 办理用印的全部合同 包括但不限于合同 协议 补充协议 备 忘录 会议 纪要 招标书 投标书等 2 存档资料包括 1 合同审批单 2 合同文本 原件 且交易对方需盖章 3 批示文件 4 交易相对人的资质文件 5 合同评审表和双方的往来信件 传真 函电 票据 单证等 均应作 为合同的有效组成部分同合同一起存档备查 6 其他资料 3 存档时间 所有合同保存不得少于合同履行完毕后的三年 投资类合同保存 时间应不低 于三十年 4 存档部门 以公司总部名义签署的合同由公司总裁办存档 以下属公司名义 签署的合同 应统一由下属公司总经办负责存档 7 5 存档监督及检查 存档部门应将合同文本及时整理 分类 归档 保存 风险控制部有权对合 同的存档情况进行监督及检查 第八章 合同履约与纠纷处理 第十四条 在合同执行期间 合同承办人须就合同标的验收 状况 表现 瑕疵等情况或合同的履行出现其它影响公司权益的情况及时向部门负责人反映 必要时请求风险控制部协助处理纠纷 风险控制部亦视情况可要求合同承办部门汇报合同的履行状况 第十五条 合同发生纠纷时 合同承办部门应联合风险控制部首先采用协商 调解方式解决 协商或调解能够达成一致时 应依合同签订程序签订书面协议 协商或调解不能达成协议时 可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷 第十六条 合同发生纠纷时 承办人应及时通知有关部门和人员 除要求 对 方履行义务的函件外停止向对方出具任何书面材料 并报风险控制部备案 同 时 应迅速收集下列有关证据 1 合同文本 包括附件 变更或解除的协议 有关电报 信函 图表 视 听材料等 2 有关的票据 票证 3 质量标准的法定或约定文本 封样 样品 鉴定报告 检测结果等 4 证人证言 5 其他有关材料 第十七条 调解书 协议书 裁决书 判决书应与合同原件一并由风险控制 部归档 副本或复印本可交承办人 有关机构或人员使用 第九章 合同变更 续约和解除 第十八条 合同变更 在合同履约过程中如标的数量 技术规格发生变化 合同 承办部门应及时与 交易相对人沟通 以书面方式达成变更协议 第十九条 合同续约 合同有效期届满后如签约方的合作没有结束 则合同承办部门应与交易相对 8 人尽快沟通达成合同续约 第二十条 合同解除 因特殊情况公司不需要合同标的时 合同承办部门应与风 险控制部沟通确定 合同提前解除的方案 视解除方案拟定合同解除协议并与交易相对人签署 第十章 附 则 第二十一条 本办法附件 附件 1 投资类项目合同评审表 附件 2 工程建设类 技术服务类合同审批单 附件 3 运营类 药剂类 设备维护大修合同审批单 第二十二条 本办法由公司风险控制部负责制定 修改及解释 第二十三条 本办法经首页列明的批准人审批通过后 自公布之日开始实行 正文完 9 附件 附件 1 投资类项目合同评审表 责任单位 责任人 项目名称 合同名称 签约对方情况 合同金额 主要条款 合同 基本 情况 履约期限 合同评审意见 合同评审人签字 10 附件 2 工程建设类 技术服务类合同审批单 项目公司 部门 合同附件 页 合同名称 合同主要内容 主办人员意见 年月日 项目