合同签订保管办法0613

1 合同与公文管理办法合同与公文管理办法 1 目的 为了明确集团合同与对外公文的订定及保管职责 加强合同与对外公文日常管理 维护 公司的合法权益 特制订本办法 2 适用范围 本办法适用于集团所属之各单位 含转投资事业 3 名词解释 3 1 何谓 合同 指合同是平等主体的自然人 法人 其他组织之间设立 变更 终 止民事权利义务关系的协议 3 2 何谓 公文 指一方当事人就特定交易事项 对外所作具有法律效力之单方书面文 件 4 合同分类 4 1 下列行为 但不限于 应当签订书面合同的 4 1 1 劳动劳务 实习聘用等 4 1 2 产品销售等 4 1 3 原物料采购 机械设备采购等 4 1 4 建筑工程承包 建筑工程设计 建筑工程监理 建筑工程勘测等 4 1 5 货物运输 仓储保管 仓库租赁 4 1 6 房地产交易 土地出让 房屋租赁 4 1 7 股权转让 合资合作经营等 4 1 8 加工定作 服务承揽 广告发布等 4 1 9 其它经办部门 法务部门认为有必要签订合同的行为 4 2 下列行为可不签订书面合同的 4 2 1 合同标的 如价款或酬金 总金额不大 不超过 3000 元人民币的 且所交货物 2 或提供的服务经当场验收合格且日后一般不会发生纠纷的 4 2 2 依交易习惯 该项交易不适合签立书面合同的 4 3 对于没有签订正式书面合同的购销等行为 经办部门会同财务部门应当保存好相关 的发票及收据等能证明交易行为之书面材料 5 公文分类 5 1 对内公文 指政府机关 其它事业单位或个人向集团事业所发具有法律效力之公文 5 2 对外公文 指集团事业向政府机关 其它事业单位或个人所发具有法律效力之公文 5 3 本法中对合同管理 签订之规定 于公文之管理 签订准用之 6 合同重要条件之会办与呈核 6 1 书面合同签订前应当按照集团管理规章的规定报备采购 管理 工程等相关部门审核 批准或备案合同重要条件 6 上开合同条件核定依集团之核决权限办理 并严格要求合同重要条件 包括但不限 于人 事 时 地 物 充分表述于呈核文件中以利合同送审 7 合同的送审 7 1 总部法务处提供常用格式合同文本供各单位签约时使用 并定期对格式合同文本进行 修订 集团事业应使用法务处修订后之版本 7 2 集团事业使用经总部法务处制作发行之印刷版本之空白格式文本 得于签订前先行送 审 惟应于用印前就空白填写内容交法务核对 7 3 若对于法务处格式文本内容有更改或补充者 应就该部分先行送审 7 3 合同送审应填写 合同 法律文件移送法务会审表 附件 1 由相关部门会办意见 后移交签约单位法务审核 7 4 除特殊情况外 合同等法律文件应当由法务进行审核后出具正式书面意见 由签约单 位主管参照法务意见自行决定是否签字盖章履行 7 5 合同等文件标的金额在 RMB10 万元以下的 由签约单位法务 如签约单位无法务 则 由就近工厂 分公司法务代理 下同 或相关职能部门审核 履行及责任由签约单 位自行承担 如合同较为复杂或具有其它特殊情况 当地法务 相关职能部门认为 3 有必要的 也可经签约单位法务审核后报总部法务处协助审核 7 6 合同等文件标的金额超过 RMB10 万元 含 10 万元 或属于集团统一管理事项的 签约 前应当经签约单位法务审核后 报总部法务处复核 总部法务处出具书面意见由法 务处最高主管签核认可后回复签约单位 8 合同的签订 8 1 合同经签约单位法务或总部法务处审核完毕并出具意见后 合同经办部门应根据法 务出具之审核意见与合同相对方进行谈判协商 以争取集团利益的最大化为目标 并根据实际情况以及从经办部门的专业角度 确定合同的最终版本 8 2 合同最终版本确定后 非特殊情况 应先经合同相对方签字盖章后 再由我方签字 盖 章 8 3 经办部门依照集团 印信管理办法 之相关规定填写 盖用印信申请单 附件 2 经经办部门最高主管签字确认合同最终版本后随同移送法务签署之 合同 法律文件 移送法务会审表 合同草稿 相关签呈或内联单等文件会办签约单位法务 8 4 就合同最终版本未依照法务审核意见修改部分 合同经办部门应在 盖用印信申请 单 备注栏内注明未修改的原因以及经办部门的意见 由法务确认合同最终版本后交签 约单位最高主管 监印人员 或其指定之保管人员 一般为单位最高主管 监印人 员 的助理 其行为视为签约单位最高主管之行为 下同 并由其于 合同 对外 公文登记表 附件 3 内登记后交由签约单位最高主管 监印人 决定签字盖章事 宜 8 5 合同签订之印章 一律为签约单位之公章 签约单位不得私自刻制合同专用章 业 务 专用章等印章作为合同签订使用 9合同原件的保管 9 1 合同签订后 合同正本原件原则上应由以下部门或人员留存或保管一份 即其为保 管 4 责任人 9 1 1 合同的经办部门 视实际情形确定是否需要持有合同正本 但人力资源相 关类合同 劳动合同 劳务合同 培训协议等 由经办部门即当地人力部 门依照其管理规定保管 9 1 2 签约单位的财务部门 如涉及付款 收款则需持有合同正本 其他情形视 实际情况确定是否持有合同正本 9 1 3 签约单位的最高主管 监印人员 必需持有合同正本 但人力资源相关 类合同 劳动合同等 除外 9 2 合同签订后 合同经办部门如未留存合同正本的 应留存合同正本之复印件 同时 应 将合同正本之复印件交由签约单位法务留存一份 9 3 如合同标的额超过 100 万人民币 含 100 万人民币 或总部法务处在审核合同过程 中 认为有必要需保管合同正本原件的 应在 合同 法律文件移送法务会审表 内相应 栏位注明 合同经办部门在签订合同后 7 天内 应将合同正本原件寄交总部法务处 留存一份 9 4 签约单位最高主管 监印人员 或其指定之人员应在合同盖章时于 合同 对外公文 登记表 内登记该合同基本信息 于合同双方盖章后确认留存合同正本原件 并依照 合同 对外公文登记表 内之编号保存合同正本原件 但人力资源类合同文本原件 则交由当地人力资源部门依集团人力管规保管 9 5 如合同为我方先盖章后再交由对方盖章的 合同经办部门应于该合同正本原件我方 盖章后 10 个工作日内交由签约单位最高主管 监印人员 或其指定之人员留存 签 约单位最高主管 监印人员 或其指定之人员亦应及时向合同经办部门追踪合同签订 情况 9 6 签约单位最高主管 监印人员 或其指定之人员应每隔三个月将 合同 公文登记表 电子档发总部法务处一份 9 7 签约单位最高主管 监印人员 或其指定之人员如发生离职或调职等离开原职位之 情形 合同原件及 合同 公文登记表 应作相应之移交 并与移交清单内注明 9 8 对外公文用印盖章后 单位最高主管 监印人员 或其指定之人员应将对外公文登 记于 合同 公文登记表 内 并将对外公文复印件随合同原件留存 对内公文 除 与经办部门业务相关之公文外 经呈阅经办之相关部门主管或本单位最高主管后 亦 5 登记于 合同 公文登记表 并将原件随合同原件归档 经办之相关部门留存该公文 之复印件 与经办部门业务相关之对内公文经呈阅经办之相关部门主管后 由经办部 门自行保管 并作登记 10 合同正本的使用和借用 10 1 如在合同履行中发生需要合同正本的情形 履行中的协商 签订补充协议 要求法 务出具合同履行纠纷处理建议等 合同的经办部门可提供合同正本之复印件 10 2 特殊情况 当地法务或相关职能部门需要借用合同正本的 应填具 借用合同申请 表 附件 4 并经签约单位最高主管签核后 由相应之签约单位最高主管 监印人 员 或其指定之人员提供 人力资源类相关合同则由当地人力部门提供 10 3 如在合同履行中 合同双方发生纠纷的 合同经办部门应提供该合同正本的原件或 填写 借用合同申请表 向签约单位最高主管 监印人员 或其指定之人员借用 并提供当地办理之法务 以便法务处理 提起诉讼 10 4 合同借用人应在 借用合同申请表 注明之归还期限前归还合同正本 如逾期未予 以归还的 签约单位最高主管 监印人员 或其指定之人员 或人力部门相关保管 人员应及时催促其归还 11 合同销毁 11 1 合同原件保管时间原则上为该合同全部履行完毕后两年 但尚有争议未解决 不在 此限 但以下重要合同保管期限为永久 11 1 1 土地出让合同 11 1 2 房屋买卖合同 11 1 3 投资协议书及其相关文件 补充协议等 11 1 4 其他不适合销毁的重要合同 11 2 合同保管期限届满 签约单位最高主管 监印人员 或其指定之人员 财务部门保 管人或人力部门合同保管相关人员应填写 合同销毁登记表 附件 5 会办签约 单位法务后 经当地最高主管签核后方可销毁 11 3 合同的销毁 由所销毁之合同保管责任人主导 并由当地经办部门主管以及法务人 员 如该单位无法务人员 则由就近总厂 分公司法务人员 在场监督 6 12 罚则 12 1 相关人员未依照本办法规定执行 具有以下情形的 根据情节程度 记申诫至小过 一次 12 1 1 合同经办人员未依照本办法规定送审 签订合同的 但情节轻微或未给集团 造成损失的 12 1 2 合同经办人员 签约单位最高主管 监印人员 签约单位最高主管 监印 人员 指定之保管人员 财务部门相关人员 人力部门相关人员 法务人员 或其他人员丢失合同原件的 但情节轻微或未给集团造成损失的 12 1 3 单位最高主管 监印人员 或其指定之保管人员未依照本办法规定登记 保管合同或公文的 情节轻微或未给集团造成损失的 12 2 相关人员未依照本办法规定执行 具有以下情形的 根据情节程度 记小过至大过 一次 12 2 1 合同经办人员未依照本办法规定送审 签订合同的 但情节严重或给集团 造成损失的 12 2 2 合同经办人员 签约单位最高主管 监印人员 签约单位最高主管 监印 人员 指定之保管人员 财务部门相关人员 人力部门相关人员 法务人员 或其他人员丢失合同原件的 严重影响合同履行或诉讼事务的处理 给集团 造成损失的 12 2 3 单位最高主管 监印人员 或其指定之保管人员未依照本办法规定登记 保管合同或公文的 情节严重或给集团造成损失的 12 3 如因相关人员违反本办法规定造成公司损失的 责任人应承担损害赔偿责任 13 其它 13 1 本办法中关于合同用印部分 依照集团 印信管理办法 处理 13 2 本办法之条款内容 视集团发展和管理需要 作必要之增修订 由制定单位提案 经核