项目文件管理要求模板

项目文件管理要求 项目执行标准管理文件 文档管理 项目文件管理要求 文件编号 文件编号 XXXX XXXX XXXXX XXXX X 编制 编制 审核 审核 批准 批准 版次 版次 项目文件管理要求 目 录 1 1 目的与适用范围目的与适用范围 1 2 2相关文件相关文件 1 3 3人员配备人员配备 1 4 4项目文件管理的通用要求项目文件管理的通用要求 2 5 5项目文件编制和格式要求项目文件编制和格式要求 3 6 6项目文件的处置项目文件的处置 4 7 7项目文件的编号要求项目文件的编号要求 4 8 8项目文件 信息的传递与发送项目文件 信息的传递与发送 5 9 9项目重要文件编制和分发规定项目重要文件编制和分发规定 6 1010 附附 则则 8 项目文件管理要求 1 项目文件管理要求 1 1 目的与适用范围目的与适用范围 为了确保项目实施过程中产生的所有文件均处于受控状态 确保 项目文件的真实 有效和完整 提高项目文件归档和交工资料的质量 指导项目文档管理人员的工作 制定本规定 适用于公司所有项目的文档管理 2 2 相关文件相关文件 XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX 3 3 人员配备人员配备 信息技术管理部文档控制中心根据项目特性配备文档管理人员 3 1 总承包项目在组建项目部时 应会同信息技术管理部确定文档 人员的配备 原则上根据总承包范围 分别配备设计 采购 施工现 场三个文档管理人员 管理设计类文件的文档管理人员同时负责项目 管理类文件的控制 为项目文档控制专业的负责人 即文档控制主管 综合型项目部 如 XXXX 项目 应设专职文档控制主管 3 2 大型设计项目配备一名文档控制工程师 主化工装置超过 5 个时 应配备 2 名文档管理人员 其中一名为文档控制主管 上述 3 1 3 2 条款 人员应在项目部 组 成立时 与其他管 理人员一道任命 项目文件管理要求 2 3 3 上述项目之外的常规设计项目 由 3 名文档管理人员负责设 计文件的收集 归档验收和整理 其中设 1 名文档控制工程师 根据 项目数量 可以增加文档管理人员 文档控制工程师由公司任命 4 4 项目文件管理的通用要求项目文件管理的通用要求 项目经理应负责组织项目文件管理人员按照公司文件管理的基本 要求对项目文件的管理做出项目的实施规定 编制项目的沟通计划 应在项目执行的本部 分部和施工现场 建立项目管理信息协同 工作的平台 提高异地信息共享能力和异地办公的水平 使其作为项 目报告 项目信息收集 交换 发布等的工具 4 1文件控制的基本要求 4 1 1 在使用处能得到正确版本的适用文件 4 1 2 文件标引清晰 易于识别和检索 4 1 3 利用文档管理系统 及时发布 传递文件 标识适用版次等 信息 防止误用作废文件 4 1 4 从所有发放或使用场所及时撤出失效或作废的纸质文件 为 任何目的所保留的作废文件 都应作明确的标识 加盖作废章 以防 止误用 4 1 5 项目所有文件都要由文档管理系统来管理 条件成熟时 只 在文档管理系统中授权使用 不再分发纸质文件 图纸除外 4 1 6 执行公司 记录管理程序 XXXXXXXXX 保持对记录的标 识 贮存 保护 检索 保留和处置的控制 确保能提供质量管理体 系有效运行和工程 产品 符合要求的证据 项目文件管理要求 3 当顾客有要求时 按合同的规定对有关文件 记录进行控制 4 2内部文件控制要求 4 2 1 项目运行过程中产生的文件 为使其是充分与适宜的 在发 布前应由授权人员审批 审批权限参见公司相关规定或有关标准规范 4 2 2 文件发布后 应在必要时进行评审与更新 并再次审批 4 2 3 识别文件现行修订状态 以防止使用失效或作废的文件 4 2 4 在对质量管理体系有效运行发挥重要作用的各个场所 都 能得到有关文件的适用版本 4 3外来文件的控制要求 4 3 1 利用文档管理系统建立记录 确保对外来文件予以登记识 别 如 标明文件编号 收文日期 文件来源 是否完整适用等 4 3 2 控制文件的分发 如 确定分发范围 发放登记等 和更改 后的通知 更换 4 3 3 在工程项目有关文件 如 开工报告 统一规定 中识别项 目适用的国家 行业 地方标准的适用版本并予以控制 5 5 项目文件编制和格式要求项目文件编制和格式要求 5 1 项目部所有发出的电子邮件 传真 信函 会议纪要 备忘 录等项目文件必须按照项目规定的文件格式进行书写 5 2 所有函件 电子邮件在编写时 应保证一文一个主题 一个 编号 以便于文件的收集 整理和处理 在函件 电子邮件中明确主 送人 抄送人 主送人应为所发文件内容的执行人员 抄送人应为所 项目文件管理要求 4 发文件内容的了解 备案和协助完成人员 5 3 凡一份项目文件或项目信息中包含多项不同主题 涉及不同 部门等 需多部门和多人处理的 应在所发文件中明确责任部门 协 助部门 实施负责人 协助人员 提出完成工作时间 6 6 项目文件的处置项目文件的处置 在项目开工后 项目部的各职能部门经理 各设计专业负责人应 根据合同的要求和公司项目文件归档整理规定 分别确定各部分的文 件清单 交项目文档管理人员汇总 同时在文档管理系统中建立相应 的目录结构 供项目实施过程中及时建档和使用 在项目实施中 设计文件应随时向文档管理人员归档移交 电子 文件由文档管理人员上传至文档管理系统 供各方使用 成套的纸质 设计文件由文档管理人员整理后随时向公司档案库房移交 采购文件按采购包分阶段向文档管理人员归档移交 具体参见公 司相关规定 施工文件在项目完工后 项目经理组织项目部内各部门经理将其 负责范围内的文档按要求进行整理 并和项目文档管理人员一起将所 有项目文件组卷后向顾客和公司档案库房移交 重复的文件和可不保 留的文件 则予以销毁 并在清单中注明 7 7 项目文件的编号要求项目文件的编号要求 项目运行过程中产生的文件应按公司文件分类及编号规定进行编 号 当公司文件编号规定不能满足项目管理要求时 由各项目根据项 目的具体情况编制适合于本项目特点的 统一的文件编号补充办法 项目文件管理要求 5 由文档管理人员向信息技术管理部文档控制中心备案后实施 所有文 件无论是内部传递的或对外发送的 须附带编号进行传递 否则不得 传递或发送 顾客有要求时 可以根据合同规定采用双编号 设计经理负责管理设计交付文件 请购单 中间工作文件的编号 采购经理负责管理自请购单之后的询价 采购 催交 检验 交付验 收文件的编号 施工经理负责管理施工管理 中间检验质量记录 现 场材料仓储 发用 吹扫试压 单机试车 机械竣工文件的编号 项目文档管理人员负责项目管理文件和项目对外发送文件的编号 同时对整个项目文件的编号负有控制 检查 指导的职责 8 8 项目文件 信息的传递与发送项目文件 信息的传递与发送 项目文件无论是内部传递或对外发送 均应按规定履行必要的签署 手续 凡未履行签署程序的文件不得传递与发送 正式发布的文件 信息对外统一由文档管理人员发送 8 1 项目文件的内部传递 项目部 组 内部 以及与公司各职能部门之间应直接传递有关 文件 执行公司的有关规定 履行签收手续 发出文件的部门应留底 以备归档或查询之需要 外来文件统一由文档管理人员接收 存档 上传至文档管理系统 项目经理或其授权人员确认分发范围 由文档管理人员通知各方 必 要的图纸可以复制分发 其他文件不再发放纸质文件 8 2 项目文件的对外发送 项目文件管理要求 6 原则上 文档管理人员是对外发送文件 传递信息的唯一出口 必须经由项目经理签字确认后才能发出 所有发出文件均应留底 同 时上传至文档管理系统 对外发送文件应编制文件传递单 并履行签收手续 如为邮寄 则应保存邮寄单据 以备查询 9 9 项目重要文件编制和分发规定项目重要文件编制和分发规定 一般情况下项目主要文件的使用权限 分发范围应按下表的规定 项目有特殊要求时 由项目经理补充规定 项目文件管理要求 7 编制和分发 权限或份数 文件名称 公 司 主 管 经 理 项 目 控 制 部 设 计 管 理 部 采 购 部 项 目 经 理 项 目 控 制 经 理 计 划 工 程 师 估 算 师 费 用 控 制 工 程 师 材 料 控 制 工 程 师 合 同 控 制 工 程 师 质 量 经 理 项 目 设 计 经 理 项 目 采 购 经 理 项 目 施 工 经 理 项 目 开 车 经 理 项 目 财 务 经 理 项 目 IT 工 程 师 集 团 公 司 工 程 部 业 主 1 项目管理规划 实施计划 RRRRVRRRRRRRRRRRRR2 2 项目开工报告 RRRRVRRRRRRRRRRRRR 3 项目质量计划 RRRRRRRRRRRRRRRRRR2 4 项目进度计划 RRRRRRVPPRRRRRRRRR2 5 工程费用估算 RRRRRRPVAPRPP P P P RR 6 设计图纸资料 PR RPR PRRPPVAAAPA 7 变更要求 PPRRPPPRRPPPPPPV 8 设计计划 RRRRRRRRRPRRVRRRRR2 9 采购计划 RRRRRRRRRRRRRVRRRR2 10 施工计划 RRRRRRRRRRRRRR V RRR2 11 施工招标 RRRRRRRRRRRRRR V RR2 12 施工分包合同 RRRRRRRRRRRRRR V RR2 13 设计分包进展情况报告 RRRRRRRRRPRRRRRRR 14 施工分包进展情况报告 RRRRRRRRRRRRRRRRR 15 项目进展情况月报告 RRRR V RRRRRRRRRRRR2A 16 申请工程施工开工报告 RRRRRRRRRRRRRVRRA 17 申请工程交工 移交 报告 RRPPRRRPPRRPPVRPA 18 合同项目验收报告 RRRRRVVA 19 项目完工报告 RRRR V