第三版差旅审批及报销管理规定20160714

文件编号 CW 版次 A4 文件名称差旅费报销管理规定差旅费报销管理规定第1页 共8页 差旅费报销管理规定 编 制 审 核 批 准 生效日期 文件编号 CW 版次 A4 文件名称差旅费报销管理规定差旅费报销管理规定第2页 共8页 文件会签部门 N O 相关部门会签人员会签栏NO相关部门会签人员会签栏 114 215 316 417 518 619 720 821 922 1023 1124 1225 1326 文件发放部门 需要发放部门请把 涂黑 董事办 董事办 家纺事业部 外贸部 总裁办 秘书处 核价组 法务部 电子商务部 直营部 终端展示 部 采购部 客服部 家纺事业部 人事行政部 酒店工程部 财务部 审计部 信息部 品牌推广部 营销中心 黑马营 健康睡眠研究院 品牌推广部 海外营销部 招商部 XX 商学院 订单管理部 售后服务部 渠道管理部 XX 综合 品牌部 制造中心 物控部 设备部 生产一部 生产二部 生产三部 生产四 部 生产五部 生产七部 技术质量中心 IQC 部 质量体系管理部 检测室 品质部 工艺部 健康 睡眠研究院 文件编号 CW 版次 A4 文件名称差旅费报销管理规定差旅费报销管理规定第3页 共8页 文件修改记录文件修改记录 版次版次修改内容修改内容编制人编制人生效日期生效日期 01财务部2010 06 24 02财务部2012 10 30 03修改了报销标准修改了报销标准财务部2016 07 01 文件编号 CW 版次 A4 文件名称差旅费报销管理规定差旅费报销管理规定第4页 共8页 1 1 目 目 的的 为了加强和规范公司内员工出差管理流程及差旅费报销 特制定本规定 2 2 适用范围适用范围 本制度适用于东莞市 XX 有限公司所有因公出差的人员 差旅费包含出差期间发生的交通费 保险费 住宿费 差旅补贴 3 3 出差申请 出差申请 3 1 出差人员由于公司业务需要 离开公司上班地点的 须在 OA 办公系统人事模块填写 出差申请表 提交表单经审批后方可出差办理业务 出差行程如果需要派车或乘机的人员 一并填写派车申请和机票订购申请 4 4 出差借支事项 出差借支事项 4 1 因出差需要向公司借款 请在 OA 财务管理模块填制 借款单 借款金额不超过借款 人的月工资 提交表单进行审批 财务在收到经审批的借款单后将借款汇入借款人指定银行账 户 4 2 借款人回厂进行差旅费报销时 请在 OA 系统选择冲减之前的借款 差旅费不够冲减 的 借款人请将剩余借款在约定还款时间及时还清 超过预计还款期限无正当理由不归还借款 财务直接在借款人的工资中扣除相应借款金额 5 5 出差规定及注意事项 出差规定及注意事项 5 1 出差审批人应根据业务的紧急性 重要性和必要性 合理控制出差人员的数量 频率 和食宿安排 以提高出差效率 降低出差成本 5 2 出差途中生病 遇意外情况或因工作实际需要 需要延长出差时间的 请在 OA 做 出 差单 变更 严禁员工以出差为名办理私事 发现此类事件将追究其出差人和直接上级领导责 任 5 3 未按公司规定办理出差手续出差的 公司不予报销费用 外出考勤按旷工处理 5 4 出差途中发生费用时 须从收款方索取正规发票以报销差旅费用 5 5 如出差参加会议 培训等活动 由经销商付费或住自己 朋友家里等 没有实际支付 住宿费及餐饮费的 在报销时注明 公司不再给予食宿补贴 文件编号 CW 版次 A4 文件名称差旅费报销管理规定差旅费报销管理规定第5页 共8页 5 6 两人以上一起出差 本着节约目的 须合理安排行程和住宿 原则上两个同性别职员 住一间客房 两人合住可按最高级别职员标准上浮 20 共同发生的住宿费 车费等 若由其 中一人报销 须在备注中注明共同发生费用人员名单 未报销共同费用的职员在报销本人其他 费用时注明共同费用由哪位职员报销 6 6 报销审批流程 报销审批流程 6 1 报销时间 出差人员回厂后 7 日内登录系统按要求填制 差旅费报销单 长期在外 出差职员每周整理费用票据 每月 5 号前寄回上月报销单据 15 号交财务部报销 逾期不予报 销 6 2 业务审批 出差人员直接上司对出差人员报销业务的真实性负责 6 2 1 出差人员回厂后 7 日内登录 OA 系统 按要求填制 差旅费报销单 粘贴相关票据 附件 6 2 2 单据整理完自行检查金额是否正确 票据是否齐全 6 2 3 检查完在 OA 提交单据给领导审批 6 2 4 在 OA 系统打印报销单与附件票据一同交到财务部 6 3 财务审批 财务部核实报销资料的完整性 准确性 合规性 合法性 6 3 1 财务部在收到报销单据时 会计对报销单据进行初步审核 对审核无误的报销单按 财务部内部审批流程逐级向上呈批 6 3 2 对经审批无误的报销单据 4 个工作日内支付报销费用到申请人银行账户 6 3 3 如单据审核有误 初审会计就问题点在 OA 清单上备注 并在系统中退回至申请人 申请人须修改无误后提交 7 7 差旅费报销标准 差旅费报销标准 7 1 食宿标准 级别级别住宿费标准住宿费标准 附表附表 1 1 差旅补贴差旅补贴备注备注 特级城市一级城市二级城市其他级城市 伙食 饮 水 通讯等 董事长 总裁级实报实销实报实销实报实销实报实销实报实销 根据出差紧 文件编号 CW 版次 A4 文件名称差旅费报销管理规定差旅费报销管理规定第6页 共8页 核心管理团队成员500 元 天450 元 天350 元 天300 元 天80 元 天 总监 经理级330 元 天280 元 天250 元 天200 元 天60 元 天 主管 含 以下人员250 元 天200 元 天180 元 天160 元 天60 元 天 急程度 效 率原则选择 出行方式 7 1 1 依据实际出差天数和相关标准申请补助 出发时间或者返回时间在公司食堂就餐时 间范围内的 不再给予生活补贴 途中如有报销应酬餐饮费 应扣除相应餐数的生活费补助 7 1 2 节假日 劳动节 国庆 大型展会活动 住宿费标准可上浮 20 7 2 交通工具 7 2 1 车船机票标准 交通工具 级别 飞机高铁 动车火车 客轮公共交通 董事长 总裁级实报实销实报实销实报实销实报实销 核心管理团队成员经济仓二等座硬卧 经济位据实报销 其他职员经济仓二等座硬卧 经济位据实报销 7 2 2 出租车 职员出差应优先选择乘坐公共交通工具 含机场巴士 没有公共交通工 具的偏远地区 可选择出租车 但出差人员的出租车费用平均每日不得超过以下标准 超出部 分不予报销 城市等级城市等级 级别级别 特级城市一级城市二级城市其他城市 董事长 总裁实报实销实报实销实报实销实报实销 核心管理团队成员实报实销实报实销实报实销实报实销 其他职员50 元 天40 元 天30 元 天30 元 天 7 3 出差人员如因特殊情况 交通 住宿费用超出公司规定标准且有合理理由的 在备 注中写明超标原因 按审批权限表经总裁或董事长审批后可以报销 7 4 国外及港澳台出差 报销标准凭票实报实销处理 8 8 票据规范要求 票据规范要求 文件编号 CW 版次 A4 文件名称差旅费报销管理规定差旅费报销管理规定第7页 共8页 8 1 所有差旅费报销 必须有正规发票 在消费索取发票时 请注意发票抬头是否为公司 全称 日期 金额和发票专用章必须齐全 8 2 生活补助 取得出差时间范围内的正规餐饮发票 8 3 交通费 取得与出差时间 地点 行程一致的发票 8 4 住宿费 取得与出差时间 地点 行程一致的发票及住宿清单 8 5 报销清单 在 OA 系统 差旅费报销单 表单中填写 报销清单按出差时间先后顺序 不分类别详细列明每一笔费用 表单对应票据编号 并与发票编号一致 公司订购机票和使用 企业版滴滴的行程不需要在清单上体现 8 6 票据的粘贴 请将发票整齐有序 正面朝上 横向 鱼鳞状张贴于 A4 纸 9 9 自驾车出差费用报销标准自驾车出差费用报销标准 广东省内出差 可自行驾车前往 出差距离由出差人根据实际距离如实记录 由上级领导进 行审核 如发现自驾出差人员所报里程与实际里程相差较大时 如超过 20 超出部分不予报 销 路桥费及停车费实报实销 油费补贴标准按 1 2 元 公里 出差人员去外地出差开车到机场 的机场停车费不予报销 交通违章或中途维修费用不予报销 10 10 监督及处罚机制监督及处罚机制 10 1 财务部按月对公司出差人员的诚信进行内部评级 建立员工诚信档案 10 2 如发现报销人报销费用时弄虚作假 处虚报金额 10 倍罚款并直接开除 11 11 本制度自本制度自 20162016 年年 7 7 月月 1 1 日起实施 日起实施 2015 年 4 月 15 日修订的 差旅费报销管理办法 及关于差旅费的特殊审批全部作废 12 12 本制度解释权归财务部 本制度解释权归财务部 文件编号 CW 版次 A4 文件名称差旅费报销管理规定差旅费报销管理规定第8页 共8页 附件一 报销单格式附件一 报销单格式 20162016 差旅费城市级别划分差旅费城市级别划分 特级城市北京上海深圳广州 天津杭州南京济南重庆青岛大连厦门 成都武汉哈尔滨沈阳西安长春长沙福州 宁波郑州石家庄苏州三亚无锡佛山太原 一级城市 合肥南昌南宁昆明温州烟台海口贵阳 乌鲁木齐拉萨兰州东莞西宁呼和浩特泉州银川 包头南通大庆徐州潍坊常州鄂尔多斯绍兴 济宁盐城邯郸临沂洛阳东营扬州台州 嘉兴沧州榆林泰州镇江昆山江阴张家港 义乌金华保