第五章秘书职能

第五章第五章 秘书职能秘书职能 所谓秘书职能主要是指秘书人员和秘书机构主要做什么和发挥什么作用的问题 从一 般管理理论的角度来看 秘书人员和秘书机构的职能主要包括五项 辅助决策 管理信息 参与协调 协助控制以及处理事务 第一节第一节 辅助决策辅助决策 一 辅助决策的意义一 辅助决策的意义 1 现代领导工作的必要补充 2 秘书职能的重要转变 3 造就新型秘书人才的有效途径 二 辅助决策的内容二 辅助决策的内容 1 1 准备阶段的秘书活动 准备阶段的秘书活动 1 提供决策课题 确定决策问题是领导的事情 作为秘书有职责为领导搜集信息 寻找 急切需要解决的一些问题 2 搜集决策依据 确定目标和制定方案都需要以内外部条件为依据 否则缺乏可行性 因此掌握确切的和全面的信息是至关重要的 决策的准备阶段秘书人员要为领导决策寻找 事实依据 法律依据 政策依据 理论依据 经验依据等 3 拟定备选方案 尽管预选方案并不一定都是由秘书部门来做 机关领导和其他部门都 可能参加 尤其是那些局部的 专业性很强的决策方案 大多由相关的职能部门拿 出预案 或者交给专门的决策机构来做 但不可否认 秘书部门是一个综合部门 因此最后也需要秘书部门的审核 2 2 制定阶段的秘书活动 制定阶段的秘书活动 1 征询群众意见 2 组织专家论证 3 承办决策会议 3 3 审批阶段的秘书活动 审批阶段的秘书活动 1 撰写决策报告 2 编制实施计划 3 落实行动措施 4 4 执行阶段的秘书活动 执行阶段的秘书活动 1 协助决策试验 2 提供反馈信息 3 总结决策经验 三 辅助决策的原则三 辅助决策的原则 1 定位原则 秘书人员参与决策 但并不是决策者 要摆正自己的位置 做到谋而不断 2 超前原则 预测未来的需要 多拟定备选方案 做好防范措施 3 系统原则 考虑决策所涉及的真个系统及其相关系统 避免顾此失彼 4 信息原则 为领导搜集 加工 处理和提供由价值的信息 5 谏诤原则 实事求是向领导进言 直言不讳提出自己的意见和建议 第二节第二节 管理信息管理信息 秘书部门是整个机关单位信息的集散地 信息管理是秘书部门经常性的工作 为领导 提供高质量的信息具有难以估量的价值 信息的接收 信息的鉴别 信息的贮存 信息的输出构成了信息的几个环节 一 管理信息的内容一 管理信息的内容 1 1 信息的收集 信息的收集 收存 复印 记录 录音 录像 电脑 2 2 信息的整理 信息的整理 1 筛选 判断真伪 分清优劣 辨析缓急 2 分类 3 3 信息的加工 信息的加工 充实与综合 提炼与摘要 归纳与分析 4 4 信息的提供 信息的提供 适时 适事 适度 5 5 信息的传递 信息的传递 迅速 准确 保密 6 6 信息的贮存 信息的贮存 原件储存 目录索引储存 软件储存 要求安全方便利用 7 7 信息的检索利用 信息的检索利用 二 管理信息的原则二 管理信息的原则 1 实事求是原则 2 实效性原则 3 主动性原则 4 整体性原则 5 内部性原则 第三节第三节 参与协调参与协调 一 参与协调的意义一 参与协调的意义 如同一个乐队 须有指挥和乐章的协调 否则难以演奏出美妙的乐曲 各弹各的调 没 有协调就没有统一的行动和良好的秩序 简单地说 协调就是沟通信息 通报情况 解决 矛盾 协调是秘书部门的一项基本任务 具有很重要的意义 1 1 秘书参与协调是减轻领导负担 集中精力抓大事的需要 秘书参与协调是减轻领导负担 集中精力抓大事的需要 从秘书部门与领导的关系看 协调是领导者的重要职责 但实际工作中 任何领导者都不可能也没有必要包揽一切 而 须通过为其服务的秘书部门和其他部门来进行协调 特别是目前会议多 文件多 应酬多 的问题严重牵扯领导精力 要求秘书部门做好协调工作 把不必要开的会 不必要发的文 件 不必要参加的应酬活动精简下来 使领导能够减轻工作负担 有更多的时间想大事 议大事 抓大事 2 2 秘书部门处于组织结构的网络结点上 有利于协调工作的开展 秘书部门处于组织结构的网络结点上 有利于协调工作的开展 从秘书部门所处的位置 看 现代组织一般由横向的职能部门和纵向的管理层次所构成的 在横向的职能部门中 秘书部门处于各职能部门的中介 在纵向的层次结构中 秘书部门又处于政策层与执行层 的中介 这种位置 这种处于纵横管理网络交集点上的特殊地位 不仅决定了秘书部门必 须具备协调职能 而且为发挥协调作用提供了有利条件 3 3 秘书参与协调有利于化解矛盾 理顺关系 提高管理水平 秘书参与协调有利于化解矛盾 理顺关系 提高管理水平 国务委员陈俊生曾对一些机 关内部存在的内耗和办事效率低下的状况 列举了一些表现 业务上左右不衔接 促使矛 盾复杂化 同一机关的文件 领导讲话 批示 前后不衔接 或内涵外延有矛盾 下面各 取所需 各执一端 多头插手 形成对峙局面等 如果秘书部门作一些说明 解释 沟通 调解工作就会有效克服这些不良现象 协调对秘书工作的作用之所以经常被忽视 原因有三 一是协调不像其他秘书工作那 样看得见 摸得着 它是一种比较隐蔽的 其成果难以量化的工作 二是秘书人员在传统 观念和习惯方式束缚下 参与意识淡薄 欠缺主动服务思想 有些工作不拨不动 秘书部 门起到一种 中转站 的作用 三是从上到下都没有把协调工作明确列入秘书工作领域 二 协调的范围和内容二 协调的范围和内容 从管理学的角度看 协调工作是管理者对其系统内的各种因素不断地进行组合 调节 使之能经常保持秩序化 最优化以及不断地让外界系统保持平衡与和谐的过程 秘书部门 的协调工作是一种体现了领导意图的高层次的协调活动 领导的工作的全面性决定了协调 工作的范围很大 而秘书协调作的内容主要是指各级各类单位的办公厅 在其工作范围内 所应做的协调工作 一 从协调的对象划分 一 从协调的对象划分 1 领导成员之间的关系 横向协调 2 领导与被领导的关系 纵向协调 3 本单位内各部门之间的关系 内部协调 4 本单位与外单位的关系 外部协调 二 从协调的内容划分 二 从协调的内容划分 1 1 政策协调 政策协调 政策制定 贯彻实施过程中的协调 秘书部门在协助领导草拟或者审核文件 的过程中 往往需要就一些具体政策进行协调 以明确各有关部门之间的权责和利益关系 使各方面的意见达到一致 在政策的贯彻实施过程中由于各地各部门的情况不同 人们多 某一项具体政策的理解不一致 往往出现一些矛盾和分歧 并反映到秘书部门来 需要秘 书部门进行解释和协调 从而促进政策的执行 2 2 关系协调 关系协调 指处理各种矛盾关系中所进行的协调 其中包括上下关系 左右关系 领导 人之间的关系以及党政关系 党群关系 政企关系 城乡关系 工农关系 军政关系 军 民关系等等 例如工作中会遇到领导牵头组织的活动 有关部门往往会在职权分工上产生 分歧 再如整顿贸易市场 就需要工商 税务 卫生 物价等部门互相配合 共同来抓 这时候需要进行协调 3 3 事务协调 事务协调 在秘书工作中是大量存在的 例如对组织工作 人事工作 财务工作 会务 工作 公文工作等的协调 办文办会的协调主要是对各类公文 会议进行审核把关 精简 文件 会议的数量 提高质量和效率 三 三 秘书协调工作原则秘书协调工作原则 1 1 从属原则 从属原则 指秘书工作部门在协调工作中始终要把自己的角色定位在从属位置上 做到 既主动又不越权 所谓主动就是在领导确定协调的事项后 不等不靠 在职权范围内积极 主动做好工作 需要领导出面协调的 事先做好准备 并提出预案和建议 协调过程中要 及时研究分析动向 为领导提供各种材料和依据 协调后主动搞好督促检查 及时向领导 反映落实情况 所谓不越权 就是要严格按照领导意图去办事 对于自己把握不准的问题 要多汇报 多请示 务必先征得领导的同意 不要随便改变领导协调意见 不可自作主张 擅自决定 2 2 分层原则 分层原则 协调中要注意分层 充分发挥各方的作用 依照职权范围分级做好协调工作 不要把什么问题都捅到领导那里去 属于部门内部的矛盾内部协调 部门之间的矛盾先自 我协调之后有必要请示领导 对于需要秘书部门协调的秘书长和办公室主任应该注意发挥 各个科室的作用 办文办会还是办事各找各自部门 对于确实需要领导出面协调的 秘书 部门及时汇报 并提供相关材料 为领导协调做好服务工作 3 3 法律 政策原则 法律 政策原则 秘书工作部门在协调中必须坚持原则严格依照法律法规及政策规章处 理问题 协调并不是无原则的充当和事佬 要以法律法规和政策为先导 把大家的意见统 一到法律和政策上来 避免个人意志代替法律政策 4 4 调查研究原则 调查研究原则 秘书工作部门在协调中要注意调查研究 坚持实事求是 对各方面提出 的意见 陈述的理由都要本着实事求是的态度分析 然后给出协调意见 作出决定 不可 匆忙草率协调 5 5 平等协商原则 平等协商原则 协调中要平等待人 始终以平等协商的态度进行对话 切忌用简单的 命令式方法 第四节第四节 协助控制协助控制 一 协助控制的内容一 协助控制的内容 1 协助领导制定标准 协助领导制定标准 秘书人员协助领导制定标准的过程中要充分考虑标准的合理性 从 单位实际情况出发 标准过高 不能实现打击积极性 过低造成资源浪费 收益减小 2 检查执行情况 掌握反馈信息 检查执行情况 掌握反馈信息 在计划和任务下达后 秘书机构应该注意下级机关和职 能部门工作开展得情况 如未能按要求执行 就要督促 即催办和督办 如督促无效就及 时向领导汇报 千万不要怕得罪人 听之任之 知情不报 3 分析问题产生的原因 提出纠正的建议 分析问题产生的原因 提出纠正的建议 出现差异可能是由于主观因素 也可能是客观 因素 秘书人员必须作详细分析 如果原因没有找对 所提的纠正建议也就不是切实可行 的 4 检查纠正意见的落实效果 检查纠正意见的落实效果 纠正意见下达后有两种可能 一种是取得了效果 另一种没 有效果 如果是因为执行者没有按照纠正意见执行秘书部门督促他们严格按照纠正意见执 行 如果是因为纠正措施本身既不到纠正作用 秘书人员就要建议领导重新提出新的纠正 意见 5 保持信息传递通道的畅通 保持信息传递通道的畅通 假如信息通道出现堵塞 反馈信息过不来 或者纠正意见过 不去 那么控制也就无法实现了 除了通讯工具出现故障这种物质原因外 最常见的就是 中间环节出问题 信息压在某一个部门没有传递出去 这种情况 秘书部门要及时疏通信 息通道 二 协助控制的原则和要求二 协助控制的原则和要求 1 要主动 要主动 一个优秀的秘书人员应该具有高度的自觉性 在协助控制中也需要这种精神 不能老是等领导的吩咐 叫去督促才去督促 叫去检查才去检查 正确的做法是 按照工 作的一般规律 主动进行监督检查 2 要及时 要及时 控制应及时发现差异 及时纠正 在监督检查过程中一旦发现问题 尽快报告 领导 以便领导及时解决 3 要灵活 要灵活 由于出现差异的原因不同 控制的对象不同 处理得方式方法也不同 不能以 不变应万变 4 要有重点 要有重点 秘书部门协助控制并不是处处要插手 而是要把重点放