海立集团协同系统办公平台需求规格说明书 修改说明

海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 版本号 版本号 V1 00V1 00 20102010 年年 1212 月月 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 1 页页 共共 68 页页 目录目录 OA 办公流程修改 2 1 日常费用预支 3 2 日常费用结算 7 3 资金划转 11 4 融资呈批 13 5 担保呈批 16 6 工作事项请示书 19 7 呈阅报告 23 8 海立发文 26 9 用印审批 30 10 一般文件审批 32 11 公务用车 35 12 设备竣工验收 37 13 低值易耗品验收 40 14 IT 维护预约 42 15 领导外出请假 44 16 假期申请 47 17 加班申请 50 18 人员调派通知 53 19 离岗人员管理 56 20 培训申请 59 21 劳动合同到期考核 62 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 2 页页 共共 68 页页 OA 办公流程修改办公流程修改 目前海立 OA 办公平台共上线的流程有 21 个 取消原有的 员工绩效考 核 外派人员绩效考核 会议纪要 对外发布审批 4 个流程 由于在流程开发过程中 已对所有上线流程进行修改 故特此撰写文档 对以下上线流程的表单界面 及流程运转重新说明 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 3 页页 共共 68 页页 1 日常费用预支日常费用预支 流程说明 发起对象 发起对象 海立集团本部内部员工海立集团本部内部员工 用途 用途 用于提交海立本部日常营运的费用预支审批与支付 涉及部门 涉及部门 财务部 预算部门 申请发起部门 若公司员工需要预支费用 可通过 日常费用预支 流程 提交申请 流程 将经由申请人主管 预算科目相关部门部长 财务部会计 财务部出纳 经 理室等审批 审批通过后 将通过 OA 流程反馈至申请人及其主管领导 出 纳 会计 流程相关要点 该流程需列入办公流程的快速通道 该流程需格式打印 打印纸张大小同原样 需电子签名 该流程不需生成格式文档及另行归档保存 费用 预算情况 分为 预算内 和 预算外 费用 预支形式 分为 现金 支票 贷记凭证 和 其他 对于 预算内 费用 需在预算部门审核界面与分管领导 总经理 董 事长审批界面以及出纳稽核 会计复核界面 显示 预算科目 相关联 的 2 3 级预算科目 年度预算 本季度预算 本年度费用实际使 用情况 的相关数据 数据来源为海立财务管理系统中 年度预算费用 实际使用情况 报表 对于 预算外 费用 需在预算部门审核界面与分管领导 总经理 董 事长审批界面以及出纳稽核 会计复核界面 显示 1 相关追加预算 数据来源为附件中链接的已审批 工作事项请示书 2 追加预算 实际使用情况 数据来源为 OA 系统中预算部门结算流程中链接相关 已审批 工作事项请示书 的已实际结算数据之和 无相关费用发生的显 示 0 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 4 页页 共共 68 页页 若填写预支单的预算情况为 预算外 则该预支单申请必须包含相对 应的 工作事项请示书 预算外费用的 追加预算 采用 工作事项 请示书 提请总经理室审批后 纳入预算内费用管理 不同金额的费 用预支使用审批权限同预算内费用预支审批 若预支科目的剩余预算金额不足 则申请人不能提交该预支单申请 系 统自动提示 XXXX 预算科目的金额不足 请确认调整后提交 财务出纳 会计初审时 如当时实际预算不足 则注明原因后退回申请 人 表格中所有费用相关数字精确到小数点后 2 位 流程特殊审批说明 根据预算内与预算外情况 预支费用金额的大小 如下判断选择参与本次 预支申请审批的公司领导 a 预算内 单笔金额大于 5 万元 且为董事会办公室用款 需经由预算部门分管副总 董事长审批 b 预算内 单笔金额大于 5 万元 非董事会办公室的其他部门用款 需经由预算部门分管副总 总经理审批 c 预算内 单笔金额大于 5 千元 小于等于 5 万元 需经由预算部门分管副总审批 d 预算内 单笔金额小于等于 5 千元 预算部门部长审批即可 不需经由经理室审批 e 预算外 单笔金额大于 3 万元 需经由预算部门分管副总 总经理 董事长审批 f 预算外 单笔金额大于 3 千元 小于等于 3 万元 需经由预算部门分管副总 总经理审批 g 预算外 单笔金额小于等于 3 千元 需经由预算部门分管副总审批 注 董事会办公室的分管副总指董秘 下同 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 5 页页 共共 68 页页 流程审批表单 流程详细审批说明 编号编号流程说明流程说明同意 下一步 同意 下一步 不同意不同意 1 申请人填写表单2N A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 6 页页 共共 68 页页 2 系统判断 根据申请人填写的预算科目 以及预支金额 分别确定预算部门的审批人 员 以及是否引入预算部门分管副总 总经 理 董事长参与流程审批 3N A 3 出纳预核发票41 4 使用部门审核51 5 预算部门审核 多个预算部门并行审批 61 6 系统判断 若需副总级以上人员审批 则 转至 7 若不需要 则转至 13 N AN A 7 会计预核发票81 8 业务主管领导 预算部门分管副总 审核91 9 条件流转 若需总经理审批 则转至 8 若不需要 则转至 10 N AN A 10 总经理批准111 11 条件流转 若需董事长审批 则转至 12 若不需要 则转至 13 N AN A 12 董事长批准131 13 通知经办人提交凭证14N A 14 出纳复核发票151 15 会计复核发票161 16 条件流转 预支形式若为现金 支票 则 转至 17 其他形式 则转至 18 N AN A 17 通知经办人领款 18N A 18 出纳办理支付手续19N A 19 通知经办人及主管领导已支付完毕20N A 20 流程办结N AN A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 7 页页 共共 68 页页 2 日常费用结算日常费用结算 流程说明 发起对象 发起对象 海立集团本部内部员工海立集团本部内部员工 用途 用途 用于提交日常营运费用的结算审批与支付 涉及部门 涉及部门 财务部 预算部门 申请发起部门 若公司员工日常费用需要结算 含报销 核销 可通过 日常费用结算 流程 提交申请 不含公务卡报销 货款支付等 流程相关要点 该流程需列入办公流程的快速通道 该流程需格式打印 打印纸张大小同原样 需电子签名 该流程不需生成格式文档及另行归档保存 费用 预算情况 分为 预算内 和 预算外 费用 结算形式 分为 现金 支票 贷记凭证 和 其他 审批流程将会根据 预算情况 即 预算内 和 预算外 及结算费 用的金额 决定是否引入公司领导对结算申请进行审批 详见 特殊审 批流程说明 对于 预算内 费用 需在预算部门审核界面与分管领导 总经理 董 事长审批界面以及出纳稽核 会计复核界面 显示 预算科目 相关联 的 3 级预算科目 年度预算 本季度预算 本年度费用实际使用情 况 的相关数据 数据来源为海立财务管理系统中 年度预算费用实际 使用情况 报表 对于 预算外 费用 需在预算部门审核界面与分管领导 总经理 董 事长审批界面以及出纳稽核 会计复核界面 显示 1 相关追加预算 数据来源为附件中链接的已审批 工作事项请示书 2 追加预算 实际使用情况 数据来源为 OA 系统中预算部门结算流程中链接相关 已审批 工作事项请示书 的已实际结算数据之和 无相关费用发生的显 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 8 页页 共共 68 页页 示 0 对于 预算外 费用 因涉及 追加预算实际使用情况 统计 需按 工作事项请示书 相关内容发起申请审批流程 一事一报 若填写的预算情况为 预算外 则该结算单申请必须包含相对应的 工作事项请示书 预算外费用的 追加预算 采用 工作事项请示 书 提请总经理室审批后 纳入预算内费用管理 不同金额的费用使 用审批权限同预算内费用审批 每年 1 月 1 日 由海立财务管理系统生成新一年度的 年度预算实际使 用情况 报表 预算的更新由财务管理系统进行 由财务管理系统负责 更新海立财务管理系统中的 年度预算实际使用情况 各部门报表 OA 系统中各部门文档库中设立特定的文件夹 用于存放各部门相关的 年 度预算实际使用情况 部门报表 由财务管理系统进行更新 每月月初 由财务会计上传上月度 年度预算实际使用情况 至 oa 各部门文档库 中 在 OA 各部门门户中设置相关链接键方便领导查询相关 年度预算 实际使用情况 各部门报表 查询权限为 总经理室门户中相关报表供 董事长 总经理 财务总监查阅 各部门门户中相关报表供本部门部长 及分管领导查阅 每年 1 月 1 日 由 OA 系统自动生成各预算部门的 部门费用结算明细 详细报表说明 请参见 3 16 系统报表说明 若填写结算单的结算情况为 预算外 则该结算单申请必须包含相对 应的 工作事项请示书 若结算科目的剩余预算金额不足 则申请人不能提交该结算单申请 系 统自动提示 XXXX 预算科目的金额不足 请确认调整后提交 财务出纳 会计初审时 如当时实际预算不足 则注明原因后退回申请 人 表格中所有费用相关数字精确到小数点后 2 位 今后预算科目名称调整或增加或删减预算科目 财务部需填写 IT 维护预 约单 提交审批后在 OA 系统 海立财务管理系统中同步实施修改 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 9 页页 共共 68 页页 流程审批表单 流程详细审批说明 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 10 页页 共共 68 页页 编号编号流程说明流程说明同意 下一步 同意 下一步 不同意不同意 1 申请人填写表单2N A 2 系统判断 根据申请人填写的预算科目 以及预支金额 分别确定预算部门的审批人 员 以及是否引入预算部门分管副总 总经 理 董事长参与流程审批 3N A 3 出纳预核发票41 4 使用部门审核51 5 预算部门审核 多个预算部门并行审批 61 6 系统判断 若需副总级以上人员审批 则 转至 8 若不需要 则转至 10 N AN A 7 会计预核发票81 8 业务主管领导 预算部门分管副总 审核91 9 条件流转 若需总经理审批 则转至 8 若不需要 则转至 10 N AN A 10 总经理批准111 11 条件流转 若需董事长审批 则转至 8 若不需要 则转至 10 N AN A 12 董事长批准131 13 通知经办人提交凭证14N A 14 出纳复核发票151 15 会计复核发票161 16 条件流转 结算形式若为现金 支票 则 转至 17 其他形式 则转至 18 N AN A 17 通知经办人领款 18N A 18 出纳办理支付手续19N A 19 通知经办人及主管领导已支付完毕20N A 20 流程办结N AN A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 11 页页 共共 68 页页 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 12 页页 共共 68 页页 3 资金划转资金划转 流程说明 发起对象 发起对象 海立集团本部出纳 资金岗位海立集团本部出纳 资金岗位 用途 用途 用于提交海立本部内部有关存款与现金划账的申请 涉及部门 涉及部门 财务部 公司出纳或资金岗位 可通过 资金划转 流程 提交审批 流程将根据 资金划转类型 经由财务部长 财务总监等审批 审批通过后 将通过 OA 流程反馈至发起人 同时通过邮件反馈发起人 财务部长 财务总监 流程相关要点 该流程需格式打印 打印纸张大小同结算单 需电子签名 该流程不需生成格式文档及另行归档保存 资金划转类型 分为 提取备用金 内部存款划转 本部存款划 转国贸 流程审批表单 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 13 页页 共共 68 页页 流程详细审批说明 编号编号流程说明流程说明同意 下一步 同意 下一步 不同意不同意 1 申请人填写表单2N A 2 财务部长审批31 3 系统判断 判断划转形式 若为本部存款 划转国贸 则转至 4 其他 则转至 5 N AN A 4 财务总监审批51 5 出纳确认划款情况61 6 反馈发起人 财务部长流程完毕7N A 7 流程办结N AN A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 14 页页 共共 68 页页 4 融资呈批融资呈批 流程说明 发起对象 发起对象 海立集团本部资金岗位海立集团本部资金岗位 用途 用途 用于提交海立本部内部有关融资的申请 涉及部门 涉及部门 财务部 法律事务人员 财务总监 总经理 董事长 公司资金岗位 可通过 融资呈批 流程 提交审批 流程相关要点 该流程需格式打印 打印纸张大小同原样 需电子签名 该流程需生成格式文档 可由各部门线下对资料进行年度归档 需进行董事会审批程序或股东大会审批程序 不在 OA 系统内完成 审批通过后 将通过 OA 流程反馈至发起人 财务部长 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 15 页页 共共 68 页页 流程审批表单 流程详细审批说明 编号编号流程说明流程说明同意 下一步 同意 下一步 不同意不同意 1 申请人填写表单2N A 2 部门审核31 3 法律事务意见41 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 16 页页 共共 68 页页 4 财务总监审核51 5 总经理审核61 6 董事长审核71 7 反馈发起人 财务部长流程完毕8N A 8 流程办结N AN A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 17 页页 共共 68 页页 5 担保呈批担保呈批 流程说明 发起对象 发起对象 海立集团本部资金岗位海立集团本部资金岗位 用途 用途 用于提交海立本部对外担保呈批 涉及部门 涉及部门 财务部 法律事务人员 总经理 董事长 公司资金岗位 可通过 担保呈批 流程 提交审批 流程将经由财务部 长 法律事务人员 财务总监 总经理 董事长等审批 审批通过后 将 通过 OA 流程反馈至发起人 监事会秘书 励黎 董事会秘书办公室 钟 磊 许捷 流程相关要点 该流程需格式打印 打印纸张大小同原样 需电子签名 该流程需生成格式文档 可由各部门线下对资料进行年度归档 需进行董事会审批程序或股东大会审批程序 不在 OA 系统中完成 审批通过后 将通过 OA 流程反馈至发起人 监事会秘书 励黎 监事 长 董事会秘书 钟磊 证券事务代表 许捷 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 18 页页 共共 68 页页 流程审批表单 流程详细审批说明 编号编号流程说明流程说明同意 下一步 同意 下一步 不同意不同意 1 申请人填写表单2N A 2 部门审核31 3 法律事务意见41 4 财务总监审核51 5 总经理审核61 6 董事长审核71 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 19 页页 共共 68 页页 7 反馈发起人 监事会秘书 董事会秘书 监 事长 证券事务代表 8N A 8 流程办结N AN A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 20 页页 共共 68 页页 6 工作事项请示书工作事项请示书 流程说明 发起对象 发起对象 海立集团本部员工海立集团本部员工 用途 用途 海立内部请示报告的审批 涉及部门 涉及部门 发起人所在部门 归口部门 总经理室 海立内部工作请示特别是涉及资金的工作请示 可通过 工作事项请示书 流程 提交审批 流程将经由发起人 报告部门 归口部门 分管副总 其 它公司领导 总经理 董事长等 审批 审批通过后 将通过 OA 流程反馈 至发起人及其主管领导 流程相关要点 通用流程 列入快速通道 该流程需格式打印 打印纸张大小同原样 需电子签名 该流程需生成格式文档 格式文档及附件可自动归集各发起部门文档库 OA 自动归档文件 内部请示 文件夹进行年度归档 允许 HR 等部门对涉及保密的文件提交书面审批 报告人在 主要内容 栏选择 本次报告采用书面审批 领导批示内容见书面材料 允许个别不适合电子文档审批的附件书面提交 报告人在 附件 栏中 选择 以下报告附件请另参见书面递交资料 请领导在 OA 中签署审批 意见 同时填写书面附件资料名称 报告人打印本次报告页面 附书 面递交材料给各级主管领导传阅审批 审批完成后书面材料由秘书统一 保存 年末统一归档 其它同常规工作事项请示书审批不变 流程特殊审批说明 审批流程的各环节中 所有部长以上人员及秘书均可查阅参与本次审批 的领导名单 选择未列入名单的其它人员参与加签或会签 加签人员审核后 流程返回提出其加签的人员 经由其确认后 继 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 21 页页 共共 68 页页 续下一步的审批 会签人员审核后 流程直接继续下一步的审批 审批的优先次序 先部长级领导审核 然后是副总级领导审批 再为总 经理审批 最后是董事长审批 OA 中所有流程未特别注明的均按此级 别进行审批 流程审批结束后 仅通过 OA 反馈发起人及其主管领导 参与审批的领 导可直接查阅本审批流程了解相关内容 根据申请中的预算内资金使用金额的大小或追加预算的金额大小 作为 判断选择参与本次审批的公司领导的必要条件之一 其中预算部门与请 示部门不同时 预算部门作为归口部门签署意见 预算部门分管副总按 费用金额大小在公司领导批示栏签署意见 当预算部门与请示部门相同 时 预算部门部长与预算部门分管副总与请示部门及其分管领导相同 不再重复审批 具体审批条件如下 预算内 单笔金额大于 3 万元 且为董事会办公室用款 需经由预算部门分管副总 董事长审批 预算内 单笔金额大于 3 万元 其他部门用款 即非董事会办公室 用款 需经由预算部门分管副总 总经理审批 预算内 单笔金额大于 1 千元 小于等于 3 万元 需经由预算部门分管副总审批 预算内 单笔金额小于等于 1 千元 预算部门部长审批即可 不需经理室审批 预算外 单笔金额大于 3 万元 需经由预算部门分管副总 总经理 董事长审批 预算外 单笔金额大于 3 千元 小于等于 3 万元 需经由预算部门分管副总 总经理审批 预算外 单笔金额小于等于 3 千元 需经由预算部门分管副总审批 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 22 页页 共共 68 页页 流程审批表单 流程详细审批说明 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 23 页页 共共 68 页页 编号编号流程说明流程说明同意 下一步 同意 下一步 不同意不同意 1 申请人填写表单2N A 2 系统判断 判断若为书面审批 则转至 17 若不为书面审批 则转至 3 N AN A 3 报告部门意见41 4 系统判断 判断若选择了归口部门 则转 至 5 若没有 则转至 6 N AN A 5 归口部门意见61 6 分管领导批示71 7 由秘书加签其他领导81 8 系统判断 判断若加签其他领导 则转至 若没有 9 则转至 10 N AN A 9 加签领导批示101 10 系统判断 判断若需总经理审批 则转至 11 若没有 则转至 12 N AN A 11 总经理批示121 12 系统判断 判断若需董事长审批 则转至 13 若没有 则转至 14 N AN A 13 董事长批示141 14 发送流程通知 领导审批已完成15N A 15 系统判断 判断若存在追加预算 需更新 财务系统 则转至 16 若没有 则转至 17 N AN A 16 会计更新财务管理系统中相关数据20N A 17 报告人主观领导意见 书面审批 181 18 发送流程通知 领导审批已完成19N A 19 秘书确认书面审批完成201 20 书面附件资料已保存211 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 24 页页 共共 68 页页 21 反馈发起人及部门部长22N A 22 流程办结N AN A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 25 页页 共共 68 页页 7 呈阅报告呈阅报告 流程说明 发起对象 发起对象 海立集团内部人员海立集团内部人员 用途 用途 不涉及资金投入的工作事项 文件 呈报经理室领导阅批 即 原有的文件呈阅单 同时包含了一般工作报告审批功能 涉及部门 涉及部门 发起人所在的职能部门 总经理 内 外部文件或不涉及资金投入的工作事项报告 呈阅文件可通过 呈阅报 告 流程 递交海立经理室领导 董事长阅批 流程根据文件类型 内部文 件 外部文件 决定经由申请人本部主管或总经理等填写审批 审批通过后 将通过 OA 流程反馈至申请人 同时通过邮件反馈申请人及其主管 部长 总经理室秘书转发人员 流程相关要点 通用流程 列入快速通道 该流程需格式打印 需电子签名 该流程需生成格式文档 格式文档及附件可自动归集各发起部门文档库 OA 自动归档文件 呈阅报告 文件夹进行年度归档 外来文件一般由各部门线下办理文件归档 由档案员扫描文件并发起呈 阅报告流程 也可由各部门直接扫描文件发起呈阅报告流程 部长以上人员 总经理室秘书可选择增加报送领导 编号按海立管理制度 文件资料管理办法海立 7100 3 01 004 2006 执 行 规则如下 7000 4 03 001 2010 涉及到资金审批的请通过 工作事项请示书进行 流程审批表单 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 26 页页 共共 68 页页 流程详细审批说明 编号编号流程说明流程说明同意 下一步 同意 下一步 不同意不同意 1 申请人填写表单2N A 2 系统判断 判断文件来源 若为内部文件 则转至 3 若为外部文件 则转至 5 N AN A 3 拟办意见41 4 领导批示51 5 秘书加签领导6N A 6 系统判断 判断若加签其他领导 则转至 7 若没有 则转至 8 N AN A 7 加签领导批示81 8 系统判断 判断若加签总经理 则转至 9 若没有 则转至 10 N AN A 9 总经理批示101 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 27 页页 共共 68 页页 10 系统判断 判断若加签董事长 则转至 11 若没有 则转至 12 N AN A 11 董事长批示121 12 秘书对文件进行归档13N A 13 反馈发起人及部门部长14N A 14 流程办结N AN A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 28 页页 共共 68 页页 8 海立发文海立发文 流程说明 发起对象 发起对象 海立集团内部人员海立集团内部人员 用途 用途 海立红头文件的发文审批与发放管理 涉及部门 涉及部门 发起人所在部门 总经理室 相关的被投资公司 海立发文文件包括行政发文与党 纪 工 团委工作的发文审批与发放管理 可通过 海立发文 流程 提交表单 流程经由发起人部门主管 部长及加 签部门领导填写审批 审批通过后 将通过 OA 流程反馈至档案管理员 申 请人及其主管 发文全部完成后 将通过 OA 流程反馈至档案管理员 拟稿 人及其主管 流程相关要点 通用流程 列入快速通道 该流程需格式打印 需电子签名 该流程包括红头文件行政发文与红头文件党委 纪委 工会 团委委工 作发文 简称党群工作发文 其中党委发文必须经党群部分管领导吕 书记 李总 郭总共同签署 该流程需生成 文件签发单 与红头文件格式文档 红头文件附件 并一起自动归档文档库 分年度保存 行政发文归档至总经办文档库 党群工作发文归档至党群部文档库按党委 纪委 工会 团委工作发文 分文件夹保存 行政发文相关的档案管理员为总经办张燕 党群工作发文相关的档案管 理员为党群部朱胜强兼任 海立子公司行政发文相关的收文人员为子公司行政工作联系人 党群工 作发文相关的收文由子公司党群工作联系人完成 行政发文审批完成后 OA 系统自动将文件签发单与红头文件格式文档 红头文件附件一起归档海立八益档案管理系统 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 29 页页 共共 68 页页 签发的红头文件按发起部门遵循海立制度 7100 3 01 004 2006 中关于外 发公文的规定编号 编号类别代字允许部门修改 发文日期同最后签 发人的签发日期 1 编号类别代字 部门名称部门名称代字代字机构部门名称机构部门名称代字代字 董事会董事会董董党委党委委委 监事会监事会监监纪委纪委纪纪 总经办总经办办办团委团委团团 人力资源部人力资源部人人工会工会工工 财务部财务部财财投资发展部投资发展部投投 审计室审计室审审战略规划部战略规划部规规 红头文件发文 分书面发文 电子发文 海立办公平台自动发布三种方 式 允许三种方式中多选 电子发文目前仅限于海立内部 OA 用户单位 红头文件发文 由海立档案管理员视情况确定相关文件的书面或电子发文方式 海 立集团内部电子文档的发放由 OA 自动发放红头文件格式文档与红头文 件附件 书面文件的发放由档案管理员印制 发放 红头文件的印发日 期由档案管理员填写 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 30 页页 共共 68 页页 生成的列表中显示红头文件的编号 流程审批表单 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 31 页页 共共 68 页页 流程详细审批说明 编号编号流程说明流程说明同意 下一步 同意 下一步 不同意不同意 1 申请人填写表单2N A 2 部门领导会稿31 3 秘书选择加签领导41 4 系统判断 判断若加签其他领导 则转至 5 若没有 则转至 6 N AN A 5 加签领导签发61 6 系统判断 判断若加签总经理 则转至 7 若没有 则转至 8 N AN A 7 总经理签发81 8 系统判断 判断若加签董事长 则转至 9 若没有 则转至 10 N AN A 9 董事长签发101 10 反馈拟稿人及部门领导11N A 11 系统判断 判断文件发文类型 若为行政 发文 则转至 12 若为党群工作发文 则 转至 13 N AN A 12 档案管理员发放文件 张燕 141 13 档案管理员发放文件 朱胜强 141 14 拟稿人核对发放文件151 15 系统判断 判断文件发文类型 若为行政 发文 则转至 16 若为党群工作发文 则 转至 17 N AN A 16 档案管理员确认 张燕 18N A 17 档案管理员确认 朱胜强 18N A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 32 页页 共共 68 页页 18 反馈拟稿人及其领导 档案管理员19N A 19 流程办结N AN A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 33 页页 共共 68 页页 9 用印审批用印审批 流程说明 发起对象 发起对象 海立集团内部人员海立集团内部人员 用途 用途 海立内部有关印信使用的审批 涉及部门 涉及部门 发起人所在部门 内部有关印信使用时 可通过 用印审批 流程 提交表单 流程经由发起 人部门主管 分管副总填写审批 审批通过后 将通过 OA 流程反馈至申请 人及总经理秘书与董事长秘书 流程相关要点 通用流程 列入快速通道 该流程不需格式打印 需电子签名 该流程不需生成格式文档并另行归档保存 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 34 页页 共共 68 页页 流程审批表单 流程详细审批说明 编号编号流程说明流程说明同意 下一步 同意 下一步 不同意不同意 1 申请人填写表单2N A 2 部门部长审核31 3 部门分管副总审批41 4 反馈发起人办理用印5N A 5 秘书确认用印6N A 6 流程办结N AN A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 35 页页 共共 68 页页 10 一般文件审批一般文件审批 流程说明 发起对象 发起对象 海立集团内部员工海立集团内部员工 用途 用途 内部一般文件的审批 涉及部门 涉及部门 发起人所在部门 用于内部一般文件的审批时 可通过 一般文件审批 流程 提交申请 流 程将经由发起人部门主管等审批 审批通过后 将通过 OA 流程反馈至发起 人及其主管 流程相关要点 通用流程 列入快速通道 该流程需格式打印 打印纸张大小同原样 需电子签名 该流程需生成格式文档 可自动归档至发起部门的部门文档库 并按年 度归档 个别附件的书面提交情况同工作事项请示书的管理方式 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 36 页页 共共 68 页页 流程审批表单 流程详细审批说明 编号编号流程说明流程说明同意 下一步 同意 下一步 不同意不同意 1 申请人填写表单2N A 2 部门部长审核31 3 系统判断 判断若加签其他领导 则转至 4 若没有 则转至 5 N AN A 4 加签领导审核51 5 系统判断 判断若加签总经理 则转至 N AN A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 37 页页 共共 68 页页 若没有 6 则转至 7 6 总经理审核71 7 系统判断 判断若加签董事长 则转至 8 若没有 则流程办结 N AN A 8 董事长审核91 9 流程办结N AN A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 38 页页 共共 68 页页 11 公务用车公务用车 流程说明 发起对象 发起对象 海立集团本部员工海立集团本部员工 用途 用途 因公外出用车预约 涉及部门 涉及部门 发起人所在部门 总经办 若公司员工因公需要外出用车 可通过 公务用车 流程 提交预约申请 流程将经由申请人主管审批 总经办承办人确认 预约完成后 将通过 OA 流程反馈至申请人 流程相关要点 本部通用流程 列入 OA 流程快速通道 该流程需格式打印 打印纸张大小同原样 不需电子签名 该流程不需生成格式文档并另行归档保存 用车类型包括 客车 货运车 小车 公务车 流程审批表单 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 39 页页 共共 68 页页 流程详细审批说明 编号编号流程说明流程说明同意 下一步 同意 下一步 不同意不同意 1 申请人填写表单2N A 2 部门部长审核31 3 总经办 综合管理 确认 41 4 反馈发起人5N A 5 流程办结N AN A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 40 页页 共共 68 页页 12 设备竣工验收设备竣工验收 流程说明 发起对象 发起对象 海立集团采购经办人海立集团采购经办人 用途 用途 海立本部固定资产设备验收的审批管理 涉及部门 涉及部门 发起人所在部门 使用部门 总经办 财务部 海立本部固定资产设备验收 可通过 设备竣工验收 流程 提交验收申请 流程将经由申请人主管 使用部门部长 总经办经办人 总经办经办人主管 财务经办人 财务部部长 总经办分管副总审批 审批通过后 将通过 OA 流程反馈至申请人 流程相关要点 该流程需格式打印 需电子签名 该流程需生成格式文档 格式文档自动归档总经办文档库 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 41 页页 共共 68 页页 流程审批表单 流程详细审批说明 编号编号流程说明流程说明同意 下一步 同意 下一步 不同意不同意 1 申请人填写表单2N A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 42 页页 共共 68 页页 2 采购部门意见31 3 使用部门会签意见41 4 总经办验收意见 综合管理 51 5 总经办验收意见 总经办副主任 61 6 总经办验收意见 总经办主任 71 7 财务部会签81 8 总经理室审批意见91 9 反馈发起人 发起人部长10N A 10 流程办结N AN A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 43 页页 共共 68 页页 13 低值易耗品验收低值易耗品验收 流程说明 发起对象 发起对象 海立集团本部员工海立集团本部员工 用途 用途 对海立本部采购的低值易耗品进行验收审批 涉及部门 涉及部门 总经办 海立本部采购的低值易耗品进行验收审批 可通过 低值易耗品验收 流程 提交验收申请 流程将经由总经办经办人填写验收意见 然后将通过 OA 流 程反馈至申请人 同时通过邮件反馈申请人 流程相关要点 该流程需格式打印 打印纸张大小同原样 需电子签名 打印尺寸和结算单相同 半张 A4 该流程不需生成格式文档 格式文档自动归档总经办文档库 流程审批表单 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 44 页页 共共 68 页页 流程详细审批说明 编号编号流程说明流程说明同意 下一步 同意 下一步 不同意不同意 1 申请人填写表单2N A 2 总经办 综合管理 验收意见31 3 流程办结N AN A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 45 页页 共共 68 页页 14 IT 维护预约维护预约 流程说明 发起对象 发起对象 海立集团本部人员海立集团本部人员 用途 用途 海立本部人员对于 IT 业务相关的服务预约申请 涉及部门 涉及部门 总经办 申请人部门 海立本部采购的低值易耗品进行验收审批 可通过 低值易耗品验收 流程 提交验收申请 流程将经由申请人部门主管 总经办 IT 人员 部长 副部 长等签署意见 然后将通过 OA 流程反馈至申请人 同时通过邮件反馈申请 人 申请人部门 总经办 IT 人员 副部长 流程相关要点 本部通用流程 列入快速通道 该流程需格式打印 需电子签名 该流程不需生成格式文档 维护类型 包括 OA 维护需求 和 其他维护需求 流程审批表单 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 46 页页 共共 68 页页 流程详细审批说明 编号编号流程说明流程说明同意 下一步 同意 下一步 不同意不同意 1 申请人填写表单2N A 2 系统判断 判断维护类型 若为 OA 平台 与 MOSS 办公平台维护 则转至 3 其他 则转至 5 N AN A 3 填写维护方案 计算机管理 41 4 部门主管审核意见51 5 填写处理情况 计算机管理 6N A 6 流程办结N AN A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 47 页页 共共 68 页页 15 领导外出请假领导外出请假 流程说明 发起对象 发起对象 海立集团部长以上干部 含海立外派高管海立集团部长以上干部 含海立外派高管 用途 用途 部长以上干部提交的外出请假审批 涉及部门 涉及部门 发起人所在部门 总经理室 公司部长以上干部或外派领导因公或因私外出离开本市时 需报请海立批准 申请人或经办人可通过 领导外出请假 流程 提交申请 可以由秘书代理 流程将经由申请人本部部长及以上领导 主管领导 总经理填写审批 审 批通过后 将通过 OA 流程反馈至申请人 代职人 主管领导 HR 与财务 部部长 海立总经理室秘书 海立董事长秘书 同时通过邮件反馈申请人 代职人 流程相关要点 该流程不需格式打印 不需电子签名 该流程不需生成格式文档并另行归档保存 已审批的有效期限内的领导干部的外出请假情况自动体现在总经理室门 户 领导干部外出请假情况 栏 显示方式 XXX 人员 XXXX 期间因 XXXX 原因 需前往 XXX 地 有关工作代职人员为 XXX 申请人在外出期间如不能进行 OA 办公审批时 需在 OA 系统中另行进 行代职人授权操作 授权人返回工作岗位后需收回 OA 审批权 如相关领导两天内未反馈审批信息 流程即结束 公司领导批准请假 允许经办人 海立总经理室秘书等 代填请假申请 海立董事长 总经理请假另行处理 不在系统中进行 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 48 页页 共共 68 页页 流程审批表单 流程详细审批说明 编号编号流程说明流程说明同意 下一步 同意 下一步 不同意不同意 1 申请人填写表单2N A 2 系统判断 判断公司 若为海立股份 则 转至 10 其他子公司 则转至 3 N AN A 3 秘书选择审批领导41 4 系统判断 判断选择审批领导 若存在副 总级 则转至 5 其他 则转至 6 N AN A 5 副总级领导填写审批意见61 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求规格说明书 修改说明修改说明 v1 00 上海微创软件上海微创软件 WICRESOFT 第第 49 页页 共共 68 页页 6 系统判断 判断选择审批领导 若存在总 经理 则转至 7 其他 则转至 8 N AN A 7 总经理填写审批意见81 8 系统判断 判断选择审批领导 若存在总 经理 则转至 7 其他 则转至 8 N AN A 9 董事长填写审批意见101 10 请假人直属领导审批 直至审批至总经理111 11 反馈申请人 代职人 主管领导 人力资源 部部长 财务部部长 总经理室秘书 董事 会秘书 12N A 12 流程办结N AN A 海立集团协同系统办公平台海立集团协同系统办公平台 需求规格说明书需求