2018年公立医院精细化的合同管理方案

2018 年公立医院精细化的合同管理方年公立医院精细化的合同管理方 案案 公立医院如何把合同管理做到精细化 今 天小编给大家带来了 2018 年公立医院精细化的合同管理方案 有需要的小火伴 1 起来参考 1 下吧 希望能给大家带来帮助 摘要 合同是公立医院对外经济活动和内部管理行动的重要 载体 合同管理是公立医院内部控制体系的关键环节 关系到 公立医院职能的发挥 风险的管控和国有资产的安全 因此 合同管理是公立医院管理和内控体系的重要组成部份 包括合 同从预算 采购 拟定 审核 签订 实行 监督 终止等环 节的全进程 全方位管理 在提出传统合同管理存在的问题的 基础上 介绍精细化合同管理模式及其成效 根据2014 年 1 月 1 日起实行的财政部 行政事业单位内部控 制规范 试行 规定 内控体系的目标是 公道保证单位经济 活动合法合规 资产安全和使用有效 财务信息真实完全 有 效防范舞弊和预防腐败 提高公共服务的效力和效果 公立医 院合同管理作为内控体系的重要内容 其目标与内控体系的整 体目标是 1 致的 将合同管理作为重要抓手 完善医院内部控 制体系 驱动管理体制变革 建立规范化管理格局 使医院具 有强大的生命力 1 1 公立医院传统合同管理存在的问题 1 缺少归口管理 公立医院各部门根据需要组织采购和签订 合同 没有归口管理部门会致使合同散布零散 编号不统 1 登记不全面 无专人负责等混乱现象 使合同管理工作缺少统 1 的指点 医院不能及时发现其中的风险和问题 1 旦出现纠纷 容易堕入被动 2 采购行动不规范 公立医院采购方式有公然招标 约请招 标 谈判采购 询价等 要根据采购的种类 金额 资金属性 等因素肯定 有些部门未经严格的采购程序便确认了合作方 乃至当合作事项正在进行或已完成后才开始着手合同事宜 严 重违背了相干采购规定 而且由于缺少合同条款的束缚 部门 对合作事项的把控力度不强 难以全面实现工作目标 保护医 院利益 3 财务预算 付款等功能难以实现 预算管理是医院财务管 理的重要手段 付款功能是财务履行出纳和监督职能的关键环 节 医院财务部门如未充分参与合同管理工作 会致使全面预 算管理落实乏力 经营情况难以监控 资金使用缺少计划 4 院内审核流程长 虽然多数医院有内部合同审核流程 但 触及的管理部门较多 从采购到终究签订合同 经办人员需要 将合同资料分别投递多个管理部门审核签字 大量的时间消耗 在审核环节 5 无制式合同 在没有符合医院特点的制式合同文本可供参 考的情况下 科室在采购和合同谈判进程中容易被对方单位的 思路影响 乃至直接使用对方单位的合同模板 致使合同条款 不能有效保护医院权益 6 缺少法律专业支持 医院合同种类多样 要在国家法律法 规和政府政策规定的框架下签订履行 需要专业性强 知识面 广的法务人员对合同条款进行全面把关 及时解决相干纠纷 2 公立医院精细化合同管理模式的建立 1 组织结构 1 3 级管理 内外联动 1 是完善法人治理结构 理事会 负责决策医院重大事项 医院领导分管各职能管理部门 医院 管理研究室为合同的归口管理部门 2 是聘请知名医疗行业律 师事务所高管作为理事会外部理事 参与医院的重大管理决策 合同归口管理部门聘请律师团队担负终年法律顾问 从事具体 的法务工作 这样 医院内部明确了职责 外部可以取得多层 次 团队式的法律服务 从源头上规避了法律风险 可和时评 估风险并制定应对预案 使防控和解决风险成为医院的常规工 作 2 各部门分工明确 专岗专责 在医院领导总负责下 构 成了医院管理研究室为合同管理中心 纪检 审计处和财务处 为监督机构 其他职能管理部门负责各自职责范围内合同事项 的权责架构 医院管理研究室设合同管理专员 对接各部门和 律师 合同主管部门及会审部门设合同经办人或审核专员 实 行经办人主任 2 级审核制 这样 将责任落实到专部专岗 有 益于各部门有效配合 相互牵制 提高相干人员工作责任心 2 制度建设 1 医院内部规章制度 根据国家法律和厦门市相干规定 出台了医院 采购管理办法 经济合同管理办法 和相干解释 文件 并适时修订 采购管理办法 详细规定了采购流程 预 算管理 采购方式的选用 标准采购程序 监督检查等相干事 项 经济合同管理办法 明确规定了合同的订立 实行 变 更 补充 消除 法律责任等事项 解释文件对采购和合同经 办触及的具体名词 程序和工作方法等内容进行详细的解读和 政策提示 2 终年法律顾问服务协议 通过招标的方式聘请终年法律 顾问 双方签订 终年法律顾问服务协议 约定终年法律顾问 对医院提供合同和规章审改 出具律师意见 参与项目会议和 商务谈判 纠纷及诉讼处理 出具律师函 员工法律培训等服 务 3 合同审核流程 建立对外经济合同审批流程 将合同发起 会审 流转 审 批 修改报批 签订 履行等环节纳入流程管理 特别对风险 分值最高的合同审核环节进行重点把控 1 医院管理研究室作为合同归口管理部门 负责 4 个重要 节点的审核 采购程序符合规定 会审部门按制度审核 律师 按约定审改 合同主管部门按会审意见履行 通过关键节点的 把控 确保了审批流程满足医院的要求 实现合同管理的目标 即提高合同质量 把控医院风险 增进医院发展 保护国有资 产安全和提高管理水平 2 财务处 审计处和其他相干职能部门 如有必要 承当 了院内会审合同的重要职责 保证了审核的专业性 公道性 使具体的合同条款符合医院实际发展需要 3 将合同审核与签订流程合并 缩短流程线路 减少合同 签订前的没必要要环节 提高了管理效力 4 审计处 纪检监察办公室全面监督采购 合同审核和签 订流程 并根据需要组织专题审计 保障合同管理工作满足合 规性的要求 5 终年法律顾问从法务和合规角度对合同逐字逐句进行审 核 保证其专业性和独立性 与合同管理工作的周全性 保密 性要求密切结合 4 财务全面预算和资金收支管理 1 全面预算管理是采购和签订合同的总阀 医院财务处通 过预算的编制 审批 履行 调剂 考核 决算等工作控制经 济活动的全程 各部门获批准的预算内采购项目可以按医院采 购和合同管理办法履行 预算外项目必须经相应审批流程批准 对符合 3 重 1 大规定的项目必须经医院党政联席会集体讨论决 策后方可履行 从而对各项目严格把关 监督落实 2 资金收支管理是监督合同实行的重要手段 医院各部门 在合同实行进程中 依照合同条款和财务审批流程 申报付款 申请并取得领导批准后 将合同 发票 审批报告等凭据送交 财务处 财务处按财务制度和合同条款严格审核其真实性和合 法性后 方可办理价款结算和账务处理 5 制式合同库 医院合同虽然数量多 专业广 但整体而言还是可以进行辨 别 合同归口管理部门请各专业部门提供各类型合同过去签订 的版本 组织财务处 审计处 其他管理部门 如有必要 法 律顾问会审 建立制式合同库 目前已建立制式合同 触及医 院运营管理及对外合作的各个方面 制式合同充分斟酌了触及 的法律法规 双方的权利义务 各项风险 纠纷解决等内容 主管部门与合作方可以就模板进行协商 谈判 撰写具体合同 内容 制式合同为经办人员提供了充足的谈判资源 提高了采 购等工作效力 为医院避免了大量合同风险 保障了医院的合 法权益 6 信息系统 OA 无纸化审核 充分利用信息化手段 在 医院 OA 系统中设计开发电子对外经济合同审批流程 各会审 部门能同时在线审核 方便快捷 提高了审核速度 签章系统 密钥系统 防篡改系统的搭配使用 使合同审核进程可有效追 溯 审核痕迹和附件可永久保存 没法篡改 同时 便于建立 合同管理大数据库 对合同管理各节点 时点的行动数据进行 大量保存 使精准管理行动分析成为现实 可辅助经营决策 7 存档管理 合同编号及存档工作是医院合同管理的重要环 节 便于合同的查找 账目核对和审查审计 首先 对所有合 同实行 4 级编号 即院区号部门号年号合同号 编号 1 经确立 不可随便变改 合同发起部门在归口管理部门的监督下 对本 部门发起的合同进行编号 其次 存档工作由各部门各司其责 发起部门负责从采购到合同签订 履行的所有文件资料的保管 并且将签订合同的纸质版送往院办 财务处存档 廉洁协议报 纪检办公室存档 电子扫描版上传至 OA 流程永久保存 同时 合同审核经手部门要存储经手环节的相干资料 3 公立医院精细化合同管理模式的成效 1 推动医院内控建设 通过明确组织 健全制度 梳理流程 严格财务 实行模板 使用信息系统和存档管理 建立了以防 范风险管控为核心 归口部门和责任部门为主体 监督监管部 门为引导 医院内部管理为基础 法律顾问有效服务为支持 全业务覆盖 全进程监控的公立医院合同控制实行体系 夯实 了医院对业务层面的控制 推动了内控体系的完善 2 保障医院经济活动的展开 随着医疗事业的快速发展 以 合同管理为重要组成的医院内控体系和外部法务协助为医院发 展提供了