企业规章制度制定的程序要求

1 企业规章制度制定的程序要求 劳动法 labour law 是调整劳动关系以及与劳动关系密切联系 的社会关系的法律规范总称 它是资本主义发展到一定阶段而产生 的法律部门 它是从民法中分离出来的法律部门 是一种独立的法律部 门 这些法律条文规管工会 雇主及雇员的关系 并保障各方面的 权利及义务 在我国的司法实践中 一直存在着 重实体 轻程序 的观念 认为只要 实体合法 即可 随着现代法治理念的引进 程序正义 的呼声也越来越高 我国掀起了司法改革的浪潮 程序合法 反映 在企业规章制度的制定上也经历了一段历程 2001 年 最高人民法院关于劳动争议案件适用法律若干问题的 解释 一 第 19 条规定 用人单位根据 劳动法 第四条之规定 通过民主程序制定的规章制度 不违反国家法律 行政法规及政策 规定 并已向劳动者公示的 可以作为人民法院审理劳动争议案件 的依据 这里提到了用人单位制定规章制度应当经过民主程序和 向劳动者公示 2006 年修改后的 公司法 第 18 条第 3 款规定 公司研究 决定改制以及经营方面的重大问题 制定重要的规章制度时 应当 听取公司工会的意见 并通过职工代表大会或者其他形式听取职工 的意见和建议 这里所规定的 应当听取公司工会的意见 并通 2 过职工代表大会或者其他形式听取职工的意见和建议 也是程序的 要求 劳动合同法 第 4 条第 2 款规定 用人单位在制定 修改 或者决定有关劳动报酬 工作时间 休息休假 劳动安全卫生 保 险福利 职工培训 劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者 切身利益的规章制度或者重大事项时 应当经职工代表大会或者全 体职工讨论 提出方案和意见 与工会或者职工代表平等协商确定 劳动合同法 第 4 条第 4 款规定 用人单位应当将直接涉及 劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示 或者告知劳动者 由此可见 劳动合同法 对规章制度制定的程序作出了明确具 体的规定 具体的制定程序要求包括以下两个 一 经过平等协商程序制定 一个优秀的现代企业必定是以民主管理为基础 强调全员管理 充分调动广大职工的积极性 从而提高内部管理水平 增强企业经 营决策的准确性和透明度 企业规章制度制定也是如此 更为重要 的是 规章制度关键在于执行 所以 劳动规章制度只有在吸收和 体现职工一方的意志 或者得到职工的认同的情况下 才能确保很 好地实施 劳动合同法 第 4 条第 2 款规定 用人单位在制定 修改或 者决定直接涉及劳动者切身利益的劳动报酬 工作时间 休息休假 劳动安全卫生 保险福利 职工培训 劳动纪律以及劳动定额管理 3 等规章制度或者重大事项时 应当经职工代表大会或者全体职工讨 论 提出方案和意见 与工会或者职工代表平等协商确定 这一程 序要件与先前法律规定的要求有较大差别 如 最高人民法院关于 劳动争议案件适用法律若干问题的解释 一 第 19 条规定 用人 单位根据 劳动法 第四条之规定 通过民主程序制定的规章制度 不违反国家法律 行政法规及政策规定 并已向劳动者公示的 可 以作为人民法院审理劳动争议案件的依据 这里所规定的程序要 件是经过民主程序即可 何谓民主程序 法律没有明确的界定 民 主程序既可以理解为经过职工大会或者职工代表大会的审议通过 也 可以理解为征求工会或者职工大会 职工代表大会的意见即可 由此可见 先前法律对用人单位规章制度制定程序的规定弹性 很大 而 劳动合同法 规定 企业制定规章制定的行为是一个民 主表决和集体协商的双方行为 具体而言 企业制定规章制度的平 等协商程序包括以下两个程序 1 民主程序 即企业起草的规章制度草案应当首先提交职工代 表大会或者全体职工讨论 由职工代表大会或全体职工提出方案和 意见 这意味着民主程序已经界定很严格了 即只有两种选择 企 业有职工代表大会制度的 应当将规章制度的草案交由职工代表大 会讨论 没有职工代表大会制度的 应当交由全体职工讨论 这个交 由职工代表大会或全体职工讨论 提出方案和意见 我们可以称之 为发扬民主的过程 也可称之为 民主程序 2 集中程序 规章制度的草案交由职工代表大会或全体职工讨 4 论后 职工代表大会或全体职工肯定会提出很多意见和方案 而且 这些方案 意见与企业的意见很可能差别很大 比如 企业规章制 度草案中规定员工一年连续旷工 5 天或累计旷工 10 天的 属于严 重违反规章制度的行为 企业可以依据 劳动合同法 第 39 条的 规定与劳动者解除劳动合同 并且不用支付经济补偿金 职工代表 大会或员工可能会提出 一年连续旷工 7 天或累计旷工 14 天的 才能被视为严重违反规章制度的行为 企业的规章制度最后如何确 定呢 劳动合同法 第 4 条第 2 款明确规定了 企业要与工会或者 职工代表平等协商确定 这也意味着 发扬民主后 规章制度最后 的拍板决定权不在企业 而是由企业与工会或者职工代表通过平等 的协商程序予以决定 这个程序也可称之为发扬民主的集中过程 也可称之为 集中程序 综上 劳动合同法 第 4 条第 2 款规定的规章制度制定程序 实际上包含了两道程序 即 先民主后集中 其实 这一规定也使 规章制度制定权发生了根本性观念性的转变 原来在我国实践中企 业规章制度制定一直被认为是企业单方决定的权利 很多企业的规 章制度都是企业自己制定并公布给员工 员工只有接受 遵守的义 务 没有参与的权利 而 劳动合同法 关于企业规章制度的制定 的程序最后定格在 平等协商 上 这就意味着企业规章制度制定 权由原来的企业 单决权 变为了企业与员工的 共决权 从以上分析可以看出 法律之所以这样规定 其用意很明显 就是在督促企业组建职工代表大会和工会 如果企业上了一定规模 5 后 还不组建相应的民主管理的组织机构 将来会遇到相应的麻烦 如规章制度制定将来需要经过全体员工讨论 然后还需要由员工选 代表与企业来共同协商 相反 如果企业有这些民主管理组织机构 只需要召开职工代表大会 由职工代表大会对规章制度进行讨论 然后由工会和企业代表共同协商即可 二 向劳动者公示或告知劳动者 公示原则是现代法律法规生效的一个要件 作为企业内部的规 章制度更应对其适用的人必须公示 未经公示的企业内部规章制度 职工无所适从 对职工不具有约束力 劳动合同法 第 4 条第 4 款规定 直接涉及劳动者切身利益的规章制度应当公示 或者告知 劳动者 最高人民法院关于劳动争议案件适用法律若干问题的解释 一 第 19 条也明确规定了规章制度向劳动者公示才能作为审判案 件的依据 公示 告知程序不仅是法律的要求 从另一个角度来讲 单位 规章制度以全体劳动者为约束对象 就应当为全体劳动者所了解 当然必须以合法有效的方式公布 现在 不少用人单位还抱有这样 的观念 刑不可知 则威不可测 其实这种观念已经与法律规定的 精神相违背了 1 可用的公示或告知手段 在实践中可用作公示或告知的手段 比较多 总结而言 以下几类都可以作为公示或告知的手段 A 传 阅或分发 B 层层培训 C 考试 D 签收 E 员工手册发放法 F 会议宣传 法 6 上述公示或告知方法中 笔者认为最简便可行的就是员工手册 发放的办法 目前 很多企业都在用这种方法作为公示或告知的方 法 即将企业的规章制度汇编成册或者融合在企业的员工手册里 让员工签收 2 有问题公示或告知方法 实践中 企业也有采取下列方法作 为公示或告知的方法 A 局域网 B 电子邮件法 C 作为合同的附件 第一类和第二类之所以是有问题的公示或告知方法 原因在于 它们都是电子类证据 而电子类证据的取证非常困难 一旦打起官 司 无法取得有力证据 就会非常被动 第三类 将规章制度作为合同的附件 作为一种公示或告知方 法是可以的 但是一旦企业采用这种方式作为公示或告知的方法也 就等于给自己埋下了不定时炸弹 这颗定时炸弹什么时候爆发呢 企 业在修改规章制度的时候 它就会爆发 实践中已经有这种实例发 生 某企业原来制定了一套规章制度 并将其作为劳动合同的附件 让员工签收 后来该企业换了新领导 新领导要求企业的人力资源 部门重新搞一套严格的规章制度 当规章制度按照程序制定后让员 工签收时 大部分员工同意签收了企业的规章制度 但是部分员工 不愿意签收 对于不愿意签收的员工 按照规章制度的生效要件 企业公示也可以 即只要证明员工已经知道或应当知道即可 但是 一旦企业把原规章制度作为劳动合同的附件 新规章制度即便公示 员工知道也并不当然适用这部分员工 因为 企业一旦把规章制度 7 作为劳动合同的附件 就使企业规章制度失去了独立的法律效力 企业的规章制度也就成为劳动合同条款的一部分 劳动合同条款要 变更的话 企业必须和单个劳动者进行协商 如果某个劳动者不愿 意变更劳动合同的条款 企业必须按照原劳动合同条款继续履行 若企业不把原规章制度作为劳动合同的附件 劳动合同和规章制度 是两个独立的文本 各自的制定 修改程序不相同 尤其是规章制 度的修改程序和要求大大低于劳动合同的修改程序和要求 规章制 度修改按照法定程序即可对劳动者发生效力 相反 企业将规章制 度作为劳动合同的附件 则企业规章制度的修改必须遵守劳动合同 变更的严格规则 因此 当企业把规章制度作为劳动合同的附件时 部分劳动者不愿意签收新规章制度的 企业只有一种选择 即实行 一个企业两种制度 对于愿意签收新规章制度的员工 按照新规章 制度执行 对于不愿意签收新规章制度的员工 按照作为劳动合同附 件的 旧的规章制度 执行 这样将为企业劳动用工管理带来不便 需要特别指出的是 对于企业的规章制度制定来说 程序要件 也是非常重要 因为 当劳动争议发生时企业引用规章制度为自己 的做法提供支持时 对方律师以及仲裁机构 法院首先会审查规章 制度制定程序是否合法 因为程序是否合法是很容易判断的 当程 序存在瑕疵时 不需要再审查实体内容 就可以判定规章制度不能 作为裁判的依据 由此可见 规章制