第三章-会计凭证与会计账簿

1 第三章第三章 会计凭证和会计账簿会计凭证和会计账簿 教学目的教学目的 通过本章学习 要求学生掌握会计凭证和会计账簿的作用及其种类 掌握会计凭证的 填制方法和会计账簿的登记方法 掌握编制报表前的账项调整 对账结账和财产清查等工 作的具体内容 教学重点与难点教学重点与难点 会计核算的具体组织形式 总分类账和明细分类账的平行登记原则 错账的三种更正方法 账项调整的具体内容 财产清查的组织及实施 第一节第一节 会计凭证会计凭证 一 会计凭证的意义及种类一 会计凭证的意义及种类 一 会计凭证的意义 会计凭证是记录经济业务 明确经济责任的书面证明 是记账的依据 通过会计凭证 的填制与审核 可以检查每笔经济业务是否真实 正确 合法 合规 通过会计凭证的填 制与审核 可以明确和加强经济管理的岗位责任制 二 会计凭证的种类 会计凭证按其填制的程序和用途 可以分为原始凭证和记账凭证 1 原始凭证 原始凭证俗称单据 它是证明经济业务已经发生 明确经济责任 并据以记账的原始 依据 原始凭证按其来源不同 可分为自制原始凭证和外来原始凭证 2 记账凭证 记账凭证是根据原始凭证或原始凭证汇总表的经济内容 应用会计科目和复式记账法 确定会计分录 并作为记账依据的一种会计凭证 记账凭证 按其反映的经济业务内容不同 可分为收款凭证 付款凭证和转账凭证 收款凭证和付款凭证用于现金 银行存款的收付款业务 转账凭证用于不涉及现金和银行 存款收付的其他经济业务 即转账业务 这种记帐凭证被称为专用凭证 也有一些企业不 分收款 付款和转账业务 均使用一种记账凭证 这种记账凭证称为通用记账凭证 2 二 会计凭证的填制二 会计凭证的填制 一 原始凭证的填制 1 原始凭证的基本内容 2 原始凭证填制的基本要求 真实可靠 内容完整 填制及时 书写清楚 顺序使用 二 记账凭证的填制 1 记账凭证的基本内容 2 记账凭证填制的基本要求 审核无误 内容完整 分类正确 连续编号 3 记账凭证填制的具体要求 1 除结账和更正错误外 记账凭证必须附有原始凭证并注明所附原始凭证的张数 2 一张原始凭证所列的支出需要由两个以上的单位共同负担时 应当由保存该原始 凭证的单位开给其他应负担单位原始凭证分割单 3 填制记账凭证时 如果发生错误 应当重新填制 4 实行会计电算化的单位 其机制记账凭证应当符合对记账凭证的一般要求 并应 认真审核 做到会计科目使用正确 数字准确无误 5 记账凭证填制完经济业务事项后 如有空行 应当在金额栏自最后一笔金额数字 下的空行处至合计数上的空行处划线注销 6 摘要应与原始凭证内容一致 能正确反映经济业务的主要内容 表述简短精炼 4 记账凭证填制举例 1 专用凭证的填制 收款凭证的填制 凡是涉及到现金或者银行存款增加的 应填制收款凭证 付款凭证的填制 凡是涉及到现金或银行存款减少的 应当填制付款凭证 需要注意的是 对于从银行提取现金或将现金存入银行等业务 只需填制付款凭证 不再填制收款凭证 以免重复记账 转账凭证的填制 凡是不涉及到现金和银行存款增 减变化的业务 应当填制转账 凭证 转账凭证根据不涉及现金和银行存款收付的转账业务的原始凭证填制 2 通用凭证的填制 具体填制举例见书 P52 54 页 三 会计凭证的审核三 会计凭证的审核 一 原始凭证的审核 对原始凭证的审核从以下三个方面进行 3 1 合法性 合规性 合理性审核 即审核原始凭证所记录的经济业务是否符合国家的 有关方针 政策 法令 纪律 是否违反财务 会计制度 审批手续是否完备 2 完整性审核 审核原始凭证的内容是否填写齐全 有关经办人员是否都已签名或盖 章 是否经过主管人员审批同意 手续是否完备 书写是否清晰 3 正确性审核 审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚 正确 数量 单价 金额 合计数等有无差错 大写与小写金额是否相符等 二 记账凭证的审核 记账凭证须在记账前经过专人审核 审核的主要内容是 1 记账凭证是否附有原始凭证 所附原始凭证的内容和张数是否与记账凭证相符 2 记账凭证所确定的会计分录正确与否 3 记账凭证中的有关项目填列是否齐全 有无错误 有关人员是否签名或盖章 四 会计凭证的传递与保管四 会计凭证的传递与保管 一 会计凭证的传递 会计凭证的传递 是指会计凭证从编制 办理业务手续 审核 整理 记账 到装订 保管的全过程 为组织好会计凭证的传递 在确定会计凭证的传递程序和传递时间时应考虑以下几点 1 应根据经济业务的特点 企业内部机构的设置和人员分工情况以及经营管理上的需 要具体规定各种凭证的联数和传递程序 注意流程的合理性 避免不必要的环节 以免影 响传递的速度 2 应根据有关部门和人员办理必要业务手续的需要 确定凭证在各个环节上的停留时 间 3 应通过调查研究 协商制订会计凭证的传递程序和传递时间 二 会计凭证的保管 会计部门根据会计凭证登记账簿以后 应将各种记账凭证按照编号顺序连同所附原始 凭证 定期装订成册 以防散失 为了便于查阅 每册凭证都应加具封面 载明单位名称 记账凭证的种类 张数 起讫号数及其所属的年度 月份 起讫日期 装订成册的会计凭 证应加粘封签 并由会计主管人员盖章 对某些数量过多 或今后需要抽出利用的原始凭证 也可另行装订或单独保管 但应 在记账凭证中注明 如遇特殊情况 需要某项凭证作证时 应予复制 避免抽出原凭证而 4 导致原册残缺 会计凭证要集中保管 并按年和月的顺序排列 以便查阅 查阅时应有一定的手续制 度 一般不得出借 会计凭证应按会计制度规定的保管期限归档保管 保管期满后 必须按规定手续 报 经批准后才能销毁 第二节第二节 会计账簿会计账簿 一 会计账簿的意义及种类一 会计账簿的意义及种类 账簿是由一定格式 相互联系的账页组成 用来序时 分类地记录和反映各项经济业 务的簿籍 一 账簿的作用 1 通过账簿可以全面 系统地反映企业的经济活动情况 2 利用账簿记录 既可提供总括的核算资料 又可提供明细的核算资料 3 利用账簿记录可以为编制财务报告提供完整的数据 二 账簿的种类 1 账簿按其用途分类 账簿按其用途分类 一般可分为序时账簿 分类账簿和备查登记簿 1 序时账簿 也称日记账 是按照经济业务发生时间的先后顺序 逐日逐笔登记的 账簿 常用的特种日记账有现金日记账和银行存款日记账 2 分类账簿 简称分类账 是对各项经济业务按照账户进行分类登记的账簿 按账 簿反映内容详细程度的不同 又分为总分类账 简称总账 和明细分类账 简称明细账 3 备查登记簿 也称辅助登记簿 是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记 载的事项进行补充登记的账簿 2 账簿按其外表形式分类 账簿按其外表形式分类 可以分为订本式账簿 活页式账簿和卡片式账簿 三 会计账簿的基本要素 会计账簿格式多种多样 总分类账 明细分类账和日记账等主要账簿一般由封面 扉 页和账页等构成 二 会计账簿登记的基本要求二 会计账簿登记的基本要求 一 启用账簿的规则 5 二 登记账簿的规则 1 准确完整 登记会计账簿时 应当将会计凭证日期 编号 业务内容摘要 金额和 其他有关资料逐项记入账内 做到数字准确 摘要清楚 登记及时 字迹工整 每一项会 计事项 一方面要记入有关的总账 另一方面要记入该总账所属的明细账 2 注明记账符号 3 书写留空 4 正常记账使用蓝黑墨水 在特殊情况下 可以使用红色墨水记账 1 按照红字冲账的记账凭证 冲销错误记 录 2 在不设借方或贷方栏的多栏式账页中 登记减少数 3 在三栏式账户的余额 栏前 如未印明余额方向的 在余额栏内登记负数余额 4 根据国家统一会计制度的规 定可以用红字登记的其他会计记录 5 顺序连续登记 6 过次承前 三 错账的更正规则 1 划线更正法 在填制凭证 登记账簿过程中 如发现文字或数字记错时 可采用划 线更正法进行更正 即先在错误的文字数字上划一红线 然后在划线上方填写正确的记录 在划线时 如果是文字错误 可只划销错误部分 如果是数字上错误 应将全部数字划销 不得只划销错误数字 划销时必须注意使原来的错误字迹仍可辨认 更正后 经办人应在 划线的一端盖章 以示负责 2 红字更正法 在记账以后 如果在当年内发现记账凭证所记的科目或金额有错时 可以采用红字更正法进行更正 先用红字填制一张与原错误凭证完全相同的记账凭证 据 以用红字登记入账 冲销原有的错误记录 同时再用蓝字填制一张正确的记账凭证 注明 订正 年 月 号凭证 据以登记入账 例如 长期借款利息支出 5000 元 在固定资产已办理竣工决算以前发生的 应记入工 程成本 而误记为当期损益 并已登记入账 其订正的方法如下 用红字金额填制一张与原错误凭证相同的记账凭证 其分录如下 借 财务费用 贷 长期借款 用蓝字填制一张正确记账凭证 其分录如下 借 在建工程 5000 5000 5000 6 贷 长期借款 5000 如果根据上列两张记账凭证分别记入有关科目并无错误 但所填的金额大于应填的金 额时 也可按照正确数字与错误数字的差额用红字金额填制一张记账凭证 据以登记入账 以冲销多记部分 在账簿摘要栏注明 注销 年 月 号凭证多记金额 例如 收到购货 方偿付的货款 10000 元 多记了 90000 元 并已入账 其误记分录为 借 银行存款 贷 应收账款 为了更正多记的 90000 元 就应用红字金额填制一张记账凭证 其分录 如下 借 银行存款 贷 应收账款 3 补充登记法 在记账以后 发现记账凭证填写的金额小于实际金额时 可采用补充 登记法进行更正 更正时 可将少记数额填制一张记账凭证补充登记入账 并在摘要栏注 明 补充 年 月 号凭证少记金额 例如 通过开户银行收到某购货单位偿还的前欠货款 6500 元 在填制记账凭证时 将 金额误记为 5600 元 少记了 900 元 并已登记入账 更正时 应将少记的 900 元用蓝字填 制一张记账凭证 并登记入账 其补充更正分录是 借 银行存款 900 贷 应收账款 900 三 日记账的格式及登记三 日记账的格式及登记 日记账是用来登记现金和银行存款收入 付出和结存情况的账簿 由出纳人员根据与 审核无误的记账凭证 按时间顺序逐日逐笔登记 一般用三栏式 四 分类账的格式及登记四 分类账的格式及登记 根据提供资料的详细程度不同 分类账可分为总分类账和明细分类账 一 总分类账 总分类账简称总账 它是总括反映企业经济活动及资产 负债 所有者权益 收入 费用 利润等状况的账簿 总分类账的格式一般比较简单 采用较广的是三栏式结构 称 为 三栏式总账 记账时可采用的会计核算程序有以下五种 9000 9000 7 1 记账凭证核算组织程序 记账凭证核算组织程序是指对发生的经济业务 都要根据原始凭证或原始凭证汇总表 编制记账凭证 然后根据记账凭证直接登记总分类账的一种核算形式 2 科目汇总表核算组织程序 科目汇总表核算组织程序 亦称记账凭证汇总表核算组织程序 它是根据记账凭证定 期编制科目汇总表 然后据以登记总分类账的一种账务处理形式 科目汇总表是指根据记账凭证汇总编制 列示有关总分类账的一种记账凭证汇总表 它的主要作用是作为记账凭证与总分类账的中间环节 以减少登记总分类账的工作量 3 汇总记账凭证核算组织程序 汇总记账凭证核算组织程序是根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证 再根据 记账凭证编制汇总记账凭证 然后据以登记总分类账的一种账务处理形式 汇总收款凭证 汇总付款凭证和汇总转账凭证都是分别根据收款凭证 付款凭证和转 账凭证进行汇总填制的 汇总的期限一般不应超过 10 天 每月至少汇总 3 次 每月填制 1 张 月终计算出合计数 据以登记总分类账 1 汇总收款凭证 汇总收款凭证根据收款凭证分别填制现金汇总收款凭证和银行存 款汇总收款凭证 并分别与有关贷方科目相对应 2 汇总付款凭证 汇总付款凭证根据付款凭证分别填制现金汇总付款凭证和银行存 款汇总付款凭证 并分别与有关借方科目相对应 3 汇总转账凭证 根据转账凭证的每一贷方科目填制汇总转账凭证 将与其相对应 的科目填制在汇总转账凭证的 借方科目 栏 为了使填制的汇总转账凭证避免漏汇或重 汇 在填制转账凭证时 最好使一个贷方科目与一个借方科目相对应 二 明细分类账 明细分类账简称明细账 应根据原始凭证 原始凭证汇总表和记账凭证逐笔进行登记 也可以定期 3 天或者 5 天 登记 但债权债务明细账和财产物资明细账应当每天登记 以便随时与对方单位结算 核对库存余额 明细账的格式 应根据其所反映经济业务内容 的特点以及实物管理的要求不同来设计 一般有三栏式 数量金额式和多栏式三种 1 三栏式 三栏式明细账与三栏式总账格式相同 它主要适用于只要求反映金额的 经济业务的登记 如应收账款 应付账款 其他应收款等结算业务的明细分类核算 2 数量金额式 数量金额式明细账适用于既需要反映金额 又需要反映数量的经济 业务 如原材料 产成品等物资的明细核算 根据材料或产品等收发凭证逐笔登记 8 3 多栏式 多栏式明细账是根据各该业务的经济内容和提供资料的要求 在一张账 页上按明细项目分设专栏 以提供这类经济业务的详细资料 这种格式的明细账适用于生 产成本 管理费用等的明细分类核算 三 总分类账与明细分类账的平行登记 所谓平行登记是指经济业务发生后 根据会计凭证 一方面要登记有关的总分类账户 另一方面要同时登记该总分类账所属的各有关明细分类账户 采用平行登记规则 应注意 以下要点 1 对于需要提供详细指标的每一项经济业务 应根据审核无误的记账凭证 一方面 记入有关的总分类账户 另一方面要记入同期总分类账所属的各有关明细分类账户 2 登记总分类账及其所属的明细分类账的方向应当相同 3 记入总分类账户的金额与记入其所属的各明细分类账户的金额相等 根据总分类账与其所属明细分类账的平行登记规则记账之后 总分类账与明细分类账 之间产生了下列数量关系 1 总账本期发生额合计数 明细账本期发生额合计数之和 2 总账期末余额 所属明细账期末余额合计之和 四 账簿的更换和保管四 账簿的更换和保管 对于新的会计年度建账问题 一般来说 总账 日记账和多数明细账应每年更换一次 但有些财产物资明细账和债权债务明细账 可以跨年度使用 不必每年更换一次 各种备 查簿也可以连续使用 开设本年度新账 应将上年余额抄入有关账户第一行并标明余额方向 同时在摘要栏 内注明 上年结转 或 年初余额 字样 第三节第三节 编制报表前的准备工作编制报表前的准备工作 一 账项调整一 账项调整 由于会计分期假设的存在 收入 费用的发生期与归属期不一致时 需要根据权责发 生制原则的要求进行账项调整 月末具体调整事项包括以下几类 1 属于本期收入 尚未收到款项的账项调整 按照权责发生的原则 凡属于本期的收入 不管其款项是否收到 都应作为本期收入 所以期末应将尚未收到的款项调整入账 例 3 1 某企业 1998 年初对外出租房屋 租赁协议注明租金于年底一次支付 共计 9 元 年度内 每个月末应编制如下调整分录 借 其他应收款 20000 贷 其它业务收入 20000 2 属于本期费用 尚未支付款项的账项调整 按照权责发生原则 凡属于本期的费用 不管其款项是否支付 都应作为本期费用处 理 所以期末应将那些属于本期而尚未支付的费用调整入账 例 3 2 某企业年初借入短期借款元 利率 4 8 利息每个季度末支付 月末应编制 调整分录如下 借 财务费用 2400 贷 预提费用 2400 3 本期已收款 而不属于或不完全属于本期收入款项的账项调整 本期已收款入账 因尚未向付款单位提供商品或劳务 或财产物资使用权 不属于或 不完全属于本期收入的预收款项 是一种负债性质的预收收入 在计算本期收入时 应该 属于本期的预收收入进行账项调整 例 3 3 某企业对外出租机器设备一台 租期 6 个月 按租赁协议 租金于出租时 一次收到 共计 60000 元 租赁期内 每个月末应对预收收入进行调整 编制调整分录如 下 借 预收账款 10000 贷 其他业务收入 10000 4 本期已经付款 而不属于或不完全属于本期费用的账项调整 预付费用是要根据后续各期的受益比例 予以分别摊销计入的费用 所以又称待摊费 用 待摊费用是企业已经支付但需在本期及以后各期分摊的费用 其中摊销期限在一年内 的作为待摊费用 摊销期限在一年以上的作为长期待摊费用 例 3 4 某企业年初支付全年财产保险费元 支付时 应编制如下分录 借 待摊费用 贷 银行存款 每月末应编制调整分录如下 借 管理费用 30000 贷 待摊费用 30000 10 二 对账及结账二 对账及结账 一 对账 1 账证核对 2 账账核对 3 账实核对 二 结账 结账 是在把一定时期内发生的全部经济业务登记入账的基础上 计算并记录本期发 生额和期末余额 结账的程序和方法是 1 结账前 必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账 2 结账时 应当结出每个账户的期末余额 需要结出当月发生额的 应当在摘要栏内注明 本月合计 字样 并在下面划通栏单 红线 需要结出本年累计发生额的 应当在摘要栏内注明 本年累计 字样 并在下面划 通栏单红线 12 月末的 本年累计 就是全年累计发生额 全年累计发生额下应当划通栏 双红线 年度终了结账时 所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额 对上述规定 在实际工作中要注意以下四点 第一 结账时应当根据不同的账户记录 分别采用不同的方法 对不需要按月结计本期发生额的账户 月末结账时 只需要在最后一笔经济业务记 录之下划一单红线 不需要再结计一次余额 现金 银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入 费用等明细账 每月结账时 要在最后一笔经济业务记录下面划一单红线 结出本月发生额和余额 在摘要栏内注明 本月合计 字样 在下面再划一条单红线 需要结计本年累计发生额的某些明细账户 如主营业务销售收入 成本明细账等 每月结账时 应在 本月合计 行下结计自年初起至本月末止的累计发生额 登记在月份 发生额下面 在摘要栏内注明 本年累计 字样 并在下面再划一单红线 12 月末的 本 年累计 就是全年累计发生额 全年累计发生额下划双红线 总账账户平时只需结计月末余额 年终结账时 为了反映全年各项资产 负债及所 有者权益增减变动的全貌 便于核对账目 要将所有总账账户结计全年发生额和年末余额 在摘要栏内注明 本年合计 字样 并在合计数下划一双红线 采用棋盘式总账和科目汇 总表代替总账的单位 年终结账 应当汇编一张全年合计的科目汇总表和棋盘式总账 需要结计本月发生额的某些账户 如果本月只发生一笔经济业务 由于这笔记录的 11 金额就是本月发生额 结账时 只要在此行记录下划一单红线 表示与下月的发生额分开 就可以了 不需另结出 本月合计 数 第二 结账如何划线 根据 会计基础工作规范 规定 月结划单线 年结划双线 划线时 应划红线 划线应划通栏线 不应只在本账页中的金额部分划线 第三 账户余额的填写方法 每月结账时 应将月末余额写在本月最后一笔经济业务 记录的同一行内 但在现金日记账 银行存款日记账和其他需要按月结计发生额的账户 如各种成本 费用 收入的明细账等 每月结账时 还应将月末余额与本月发生额写在同 一行内 在摘要栏注明 本月合计 字样 这样做 账户记录中的月初余额加减本期发生 额等于月末余额 便于账户记录的稽核 需要结计本年累计发生额的某些明细账户 每月 结账时 本月合计 行已有余额的 本年累计 行就不必再写余额了 第四 能否用红字结账 结账时 如果出现负数余额 可以用红字在余额栏登记 但 如果余额栏前印有余额的方向 如借或贷 则应用蓝黑墨水书写 而不得使用红色墨水 3 年度终了 要把各账户的余额结转到下一会计年度 并在摘要栏注明 结转下年 字样 在下一会计年度新建有关会计账簿的第一栏内填写上年结转的余额 并在摘要栏注 明 上年结转 字样 四 财产清查四 财产清查 一 财产清查的意义及种类 1 财产清查的意义 第一 保证各项财产的安全完整 第二 挖掘物资潜力 第三 保证会计资料的真实性 2 财产清查的种类 1 按财产清查的范围分类 全面清查 主要包括 现金 银行存款等货币资金 固定资产 材料 在产品 半 成品 产成品 往来结算款项 包括应收款 应付款 预收款 预付款以及委托其他单位 加工和保管的材料等 局部清查 主要是对一部分财产所进行的清查 其清查的对象主要是流动性较大的 财产 2 按财产清查的时间分类 定期清查 按预先安排的时间对财产所进行的清查 12 不定期清查 根据需要进行的临时性清查 二 财产清查的组织及实施 1 财产清查的一般程序 1 成立清查组织 清查组织应由会计 业务 仓库等有关业务部门人员组成 并由 具有一定权限的人员负责清查组织的各项工作 2 业务准备工作 会计部门应在进行财产清查之前 将有关账簿登记齐全 结出余额 做好账簿准备 财产物资保管和使用等业务部门应登记好所经管的各种财产物资明细账 并结出余 额 准备好各种计量器具和有关清查登记用的表册 3 实施财产清查 在盘点财产物资时 财产物资的保管人员必须在场 在盘点现金时 出纳员必须在场 盘点时 要由盘点人员做好盘点记录 盘点结束 盘点人员应根据财产物资的盘点记录 编制 盘存表 并由盘点人员 财产物资的保管人员及有有关人员签名盖章 同时 应根 据有关账簿资料和盘存表资料填制 实存账存对必表 据以检查账实是否相符 并根据对 比结果调整账簿记录 分析差异原因 作出相应的处理 2 财产清查的一般方法 1 各种实物的清查 实物的清查是对各种原材料 在产品 半成品 固定资产等在数量和质量上进行的清 查 实物清查