幻灯片制作教程

第 5 章 PowerPoint 2000 演示文稿 本章分本章分 4 4 学时讲授 其中理论时数学时讲授 其中理论时数 2 2 学时 上机时数学时 上机时数 2 2 学时学时 教学重点 教学重点 1 演示文稿的创建 1 幻灯片的编辑与格式化 2 动画的设置 教学难点 教学难点 1 1 幻灯片的编辑与格式化 2 2 使用动作与超链接 本章以中文 PowerPoint 2000 为版本 主要介绍 PowerPoint 的一些基础知识 建立演 示文稿 幻灯片的编辑 演示文稿的播放 幻灯片的修饰 幻灯片外观的设置 幻灯片的 动画设计与多媒体设置和演示文稿的打包 Microsoft PowerPoint 2000 是 Office 2000 办公软件组成部分之一 用于电子演示文稿 的制作与放映 PowerPoint2000 提供了各种工具以创建精美专业的演示文稿 它不仅能够 制作出精美的电子贺卡 图文并茂的多媒体作品 而且也可以制作一些简单的动画影片 不仅可以在投影仪或者计算机上进行演示 也可以将演示文稿打印出来 制作成胶片 以 便应用到更广泛的领域中 5 1PowerPoint 2000 的启动和退出 1 启动 PowerPoint 2000 在 开始 菜单 中选择 程序 单击 程序 中的 Microsoft PowerPoint 命令 出现对话框 如图 5 1 1 在对话框中 单击 空演示文稿 出现 幻灯片 版式选取对 话框 单击 空白幻灯片 单击 确定 按钮 屏幕上出现如图 5 1 2 所示的窗口 说明 PowerPoint 2000 启动成功 图 5 1 1 启动 对话框 图 5 1 2 演示文稿 对话框 2 PowerPoint 退出 关闭 PowerPoint 的几种方法 1 从 文件 菜单中关闭 PowerPoint 2000 2 使用 关闭 按钮关闭 PowerPoint 2000 3 使用热键关闭 ALT F4 5 2 PowerPoint 2000 的工作界面 1 PowerPoint2000 的窗口 PowerPoint2000 的主窗口中 还包括了其它的很多窗口 可以同时使用多个 PowerPoint 的窗口 操作方便 可以自由的切换 图 5 2 1 就是标准的 PowerPoint2000 工 作窗口 图 5 2 1 工作窗口 对于图 5 2 1 上的各项工具 以下做详细介绍 1 标题栏 处于窗口的最上方 如图 5 2 2 在击活的时候是蓝色的 用鼠标按住蓝 色区域拖动 可以移动整个窗口 应用程序控制菜单按钮 位于标题栏的左侧 单击此按钮 会出现一个下拉菜单 其 中有一些用于控制 PowerPoint 窗口的命令 如对窗口进行最小化 最大化 还原或关闭等 窗口控制按钮 位于标题栏的右侧 单击按钮 窗口可以最小化 最大化或还原 关 闭 PowerPoint 窗口 图 5 2 2 标题栏 2 菜单栏 处于标题栏的下方 如图 5 2 3 里面包含了 PowerPoint 的所有的控制 功能 通过各个菜单栏里的命令 可以完成需要的任务 单击某一菜单名 首先在下拉菜 单中显示常用的命令 单击菜单下方的双向箭头 会显示该菜单中的所有命令 菜单栏右 侧的 3 个按钮用于控制演示文稿窗口的大小 图 5 2 3 菜单栏 3 工具栏 处于菜单栏的下方 如图 5 2 4 工具栏是菜单栏的直观化 在它上面 的所有小按钮 菜单栏里都有 每一个按钮代表一个命令 通过工具栏进行的操作和通过 菜单进行的操作结果是一样的 工具栏不是固定的 是可以移动的 图 5 2 4 工具栏 窗格和窗格分隔条 在普通视图中 PowerPoint 的演示文稿窗口被分成大纲窗格 幻 灯片窗格和备注窗格 可以拖动窗格之间的分隔条来调整窗格间的大小 视图切换 如图 5 2 5 在 PowerPoint 的五种视图 普通视图 大纲视图 幻灯片视 图 幻灯片浏览视图和幻灯片放映之间切换 图 5 2 5 视图框 4 状态栏 位于窗口底部的信息栏 如图 5 2 6 显示有关命令或操作过程的信息 单击备注窗格时 会出现 幻灯片备注 的字样 如果它占了空间 可以在 视图 状 态栏 那里选择显示或隐藏 图 5 2 6 状态栏 2 菜单栏的使用 在 PowerPoint2000 里有 9 个菜单栏 它位于屏幕的顶端 包含有创建或编辑文稿所 需要的所有命令和选项 菜单命令的功能和工具栏上的按钮的功能是一样的 选择某个菜单栏的菜单 将鼠标移到菜单栏上 这时 鼠标下的菜单选项会变为浮雕 式 单击就可以打开菜单 可以使用鼠标或者快捷键来控制各种命令 选择了菜单 即单击鼠标 该菜单向下弹出它所包含的命令 某个菜单里有个三角的 箭头 那就说明该命令包含有若干子选项 显示那些选项 在该菜单中先单击或把鼠标放 到该菜单上片刻 那个菜单所包含的子菜单便会显示出来 用键盘操作的 按下 ALT 各 菜单旁的字母 先打开主菜单 然后按那个命令的启动字母便可以到子菜单 或者在打 开主菜单后按下方向键 选中那个命令后按回车 如图 5 2 7 就是菜单操作的过程 图 5 2 7 插入文本框 3 工具栏的使用 PowerPoint 2000 的每个命令都处于某个菜单之中 通过打开该菜单来执行命令 利 用工具栏上的按钮实现一些常用的实用的命令的操作 提高操作效率 下面介绍一些常用的工具的使用方法 1 显示工具栏 PowerPoint 2000 的工具栏可以根据需要来设置 通过打开 视图 菜单 执行 工 具栏 命令 出现子菜单后 在需要的工具上单击 该工具的名字前便有个生效的标志 再次单击 该标志消失 撤消了该工具的选择 更改或是添加工具 在工具栏列表底部的 自定义 选项中打开 自定义 对话框 在里面找到更多的工具 单击便可以把它加到工具栏 2 屏幕提示 PowerPoint 2000 有屏幕提示功能 能帮助使用工具栏上的所有按钮和屏幕上的其它 部件 要知道工具按钮或其它按钮工具的功能 只要把鼠标放到那个按钮上一会 按钮旁 边便会出现一个小小的窗口 那个就是 屏幕提示 窗口 它会提示该按钮的名字 并在 PowerPoint2000 窗口底部的状态条上会临时出现一些简短的文字 对选择的按钮加以说明 功能设置 在 视图 菜单中执行 工具栏 命令 在子菜单中选择 自定义 命令 打 开 自定义 对话框 在其下的复选框中 选择 显示关于工具栏的屏幕显示 5 3演示文稿的创建 创建一个演示文稿 就是建立一个新的以 ppt 为扩展名的 PowerPoint 文件 新文稿 的创建方式常用的有 内容提示向导 设计模板 等 还可以从其它应用程序 比如 Microsoft 的 Word 导入的大纲来创建演示文稿 或者从不含内容和设计的完全空白的幻 灯片来开始制作 创建心目中的演示文稿 下面介绍常用而又实用的创建演示文稿的方法 1 通过 内容提示向导 创建新演示文稿 在 内容提示向导 里 可以直接采用包含建议内容和设计风格的演示文稿 内容 提示向导 中提供了各个行业方向使用的多种不同主题的演示范本 在 内容提示向导 的指导下 可分 5 步完成演示文稿的建立 其中第一步的显示如图 5 3 1 图 5 3 1 内容提示向导 对话框 在此对话框中 左边是内容提示向导的步骤栏 右边是内容提示向导的选项页面 在 内容提示向导里 包含有各种不同主题的演示文稿示范 例如 公司会议 活动计划等 通过 内容提示向导 创建演示文稿的步骤 1 启动 PowerPoint2000 然后 PowerPoint2000 自动弹出 新建演示文稿 对话框 在 此对话框中单击选中 内容提示向导 按钮 如果已经打开 PowerPoint2000 执行 文件 菜单 中 新建 命令 在弹出的 新建演示文稿 对话框中选择 常用 选项卡的 内容提示向 导 2 单击 确定 按钮 便弹出了 内容提示向导 对话框 在 内容提示向导 对话框中 分为绿色和白色两块区域 左边白色区域是 内容提示向导 的主要操作步骤流程 流程由 一个直观的导航图表示 绿色方块所示表明该步骤是当前流程中的位置 右侧是 内容提示 向导 的内容提示和说明部分 单击下一步 弹出 内容提示向导 分类 对话框 3 在 内容提示向导 分类 对话框里 通过单击类型按钮 选择预设常用演示文 稿 在其右边的框中罗列了该类型所包含的具体演示文稿类型 其中有 屏幕演示文稿 Web 演示文稿 等 选中第一个 屏幕演示文稿 单击下一步 4 在弹出的对话框中 要求填入此文稿的一些信息 比如标题 页脚等 按要求填 入后 单击 下一步 按钮 5 在弹出的对话框中 提示文稿创建的过程已经完成 单击 完成 按钮 结束 向导 2 使用设计模板创建演示文稿 模板能够使用户集中精力创建文稿的内容 而不用考虑文稿的整体风格 用户可以利 用 PowerPoint2000 现有的模板来自动快速创建理想的文档 使用设计模板来创建演示文稿的步骤 1 选择 文件 菜单中的 新建 命令 打开 新建演示文稿 对话框 单击 设计模板 标 签 2 在文件列表框中选择一个模板图标后 在右边的预览框中显示该模板的样式 单 击 确定 按钮 会出现 新幻灯片 对话框 如图 5 3 2 此对话框的左边为版式 右边为版 式的名称 图 5 3 2 新幻灯片 对话框 3 选择一种合适的版式 单击确定 操作界面上便出现了一个刚才定制的演示文稿 可以在上面输入文字 图片以及其它物件来制作演示文稿 3 导入大纲创建文稿 PowerPoint2000 支持从其它文档 比如 word TXT 文档 导入已经设置好的标题样 式 在导入外部文档时 PowerPoint2000 根据已设置好的文档式样创建大纲 导入大纲创建演示文稿步骤 1 从菜单中选择 文件 打开 或点击工具栏的打开按钮 弹出打开对话框 2 在 打开 对话框中的 文件类型 中选择 所有大纲 找到要打开的文件 点 击打开 这时回到操作界面 PowerPoint2000 便在大纲视图中显示刚打开的文档所创建的 大纲 在 PowerPoint2000 中 原来文档的每一个段落变成单个幻灯片标题 原来文档的所 有设置的各个部分 也转成了 PowerPoint2000 文稿的正文 4 创建自己的模板 在 PowerPoint 2000 中 可以将自己设计的演示文稿保存为模板 以便能够根据该模板 创建其它的演示文稿 1 打开现有的演示文稿 或者使用设计模板创建作为新设计模板的演示文稿 2 更改演示文稿以符合自己的需要 3 选择 文件 菜单中的 另存为 命令 出现 另存为 对话框 4 在 保存类型 列表框中选择 演示文稿设计模板 5 在 文件名 文本框中输入文件名 6 单击 保存 按钮 保存该模板 5 4几种文档视图方式 在 PowerPoint 2000 中 建立用户与机器的交互工作环境是通过视图来实现的 在 PowerPoint2000 提供的每个视图中 都包含有该视图下的特定的工作区 工具栏 相关的 按钮以及其它的工具 在不同的视图中 PowerPoint 2000 显示文稿的方式是不同的 并可以对文稿进行不同的 加工 无论是在哪一个视图中 对文稿的改动都会对编辑的文稿生效 所做的改动都会反 映到其它的视图中 5 4 1普通视图 普通视图是 PowerPoint 2000 新增的视图方式 它将幻灯片 大纲和备注页视图集成 到一个视图中 既可以输入 编辑和排版文本 也可以输入备注信息 在 PowerPoint 启动后直接就进入普通视图 幻灯片中间这片地方就是视图区 视图区又 被分成三块 其中的每一小块称为窗格 如图 5 4 1 图 5 4 1 普通视图 普通视图包含三种窗格 大纲窗格 幻灯片窗格和备注窗格 这些窗格可以在同一位 置使用演示文稿的各种特征 拖动窗格边框可调整窗格的大小 使用大纲窗格 可以组织和键入演示文稿中的所有文本 然后重新排列项目符号 段 落和幻灯片 使用幻灯片窗格 可以查看每张幻灯片中的文本外观 并且能够在单张幻灯片中添加 图片 影片和声音等对象 使用备注窗格 可以添加备注信息 单击大纲窗格中的任意一条内容 右窗格中就会 显示出相应的幻灯片效果 下面的窗格备注也随着变 拖动窗格的分界线 可以调整窗格 的尺寸 利用大纲视图 可以看到整个演示文稿中各张幻灯片的主要内容 大纲视图与普通视 图比较类似 只是大纲窗格变得比较大 而幻灯片窗格缩小显示在窗口的右上方 因此 用户不需过分注意幻灯片的外观 而是集中精力来编写演示文稿的大纲结构 在大纲视图中 可以使用 大纲 工具栏中的按钮来控制演示文稿的结构 如改变标 题和文本的级别 改变标题的顺序等 大纲 工具栏没有显示出来 请选择 视图 菜 单中的 工具栏 命令 再从 工具栏 级联菜单中选择 大纲 命令来显示它 备注页视图中 可以输入演讲者的备注 其中 幻灯片缩图的下方带有备注页方框 可以通过单击该方框来输入备注文字 也可以在普通视图中输入备注文字 在备注页视图 中无法看清楚输入的备注文字 可以选择 视图 菜单中的 显示比例 命令 然后在出 现的 显示比例 对话框中选择一个较大的显示比例 幻灯片窗 格 备注窗格 大纲窗格 5 4 2幻灯片视图 在幻灯片视图中 整个窗口的主体被幻灯片的编辑窗格所占据 仅在左边按顺序排列 各张幻灯片的按钮 幻灯片视图适合对具体某张幻灯片的内容进行编排 如设置文本的格 式 设置幻灯片背景颜色 插入各种图片 图表和表格等 图 5 4 2 浏览视图 在幻灯片浏览视图中 可以看到整个演示文稿的外观 单击一下窗体左下角的第四个 按钮 就看见了幻灯片浏览视图 如图 5 4 2 另外 还可以添加 移动或删除幻灯片 等 在幻灯片浏览视图中 可以使用 幻灯片浏览 工具栏中的按钮来设置幻灯片的放映 顺序 选择幻灯片的动画切换方式等 在幻灯片视图中 非常方便地将演示文稿中的所有幻灯片以缩小的视图方式排列在屏 幕上 第一张幻灯片排在第一行最左边 然后依次向右排 第一行排满了再排第二行 依 次类推 因为幻灯片缩得很小 所以在屏幕上一次能显示很多张幻灯片 可以很直观地了 解所有幻灯片的情况 还可以用屏幕右方的滚动条浏览排在后面的幻灯片 通过幻灯片浏 览视图 可以很容易看到各幻灯片之间搭配是否协调 并方便复制 删除和移动幻灯片 调整幻灯片放映顺序 选择幻灯片切换效果和进行动画预览 1 调整幻灯片的顺序 要在幻灯片浏览视图中调整幻灯片的顺序 可以按照下述步骤进行 1 在幻灯片浏览视图中 选定要移动的幻灯片 2 按住鼠标左键拖动 拖动时会出现一个竖直的插入点来表示选定幻灯片将要放置 的新位置 3 松开鼠标左键 选定的幻灯片将出现在插入点所在的位置 在普通视图或大纲视图中 上下拖动工作区左侧的幻灯片标题 也可以迅速调整幻灯 片的位置 2 幻灯片间的切换 幻灯片切换是指每一张幻灯片放映之间的切换方式的设计 具体操作如下 1 在幻灯片浏览视图中 选择要添加切换效果的幻灯片 2 选择 幻灯片放映 菜单中的 幻灯片切换 命令 出现如图 5 4 3 所示的 幻灯片切换 对话框 图 5 4 3 幻灯片切换 对话框 3 在 效果 列表框中选择一种切换效果 从列表框上方的预览框中可以看到这种效 果 4 通过设置 慢速 中速 和 快速 可以调整切换的速度 5 在 换页方式 区中可以选择手工还是自动切换 选中 单击鼠标换页 复选框 则 只有单击鼠标时才切换 选中 每隔 复选框 则需要在下方的数值框中输入表示秒数的一 个数字 表示经过这段时间后自动切换 6 在 声音 列表框中可以选择换页时所伴随的声音 7 单击 应用 按钮 则将以上的设置应用于选定的幻灯片上 单击 全部应用 按钮 则将以上的设置应用于所有的幻灯片上 5 4 3母版视图修饰幻灯片 在 PowerPoint 中有三个母板 它们是幻灯片母板 讲义母板及备注母板 可用来制作 统一标志和背景的内容 设置标题和主要文字的格式 包括文本的字体 字号 颜色和阴 影等特殊效果 母版是为所有幻灯片设置默认版式和格式 修改母版就是在创建新的模板 1 母版制作 模板是通过对母版的编辑和修饰来制作的 需要某些文本或图形在每张幻灯片上都出 现 比如公司的徽标和名称 就可以将它们放在母版中 只需编辑一次就行了 具体的操作步骤 1 单击 视图 菜单上的 母版 子菜单 选择 幻灯片母版 命令 如图 5 4 4 图 5 4 4 选择幻灯片母版 2 打开幻灯片母版 单击 插入 菜单 选择 图片 下的 来自文件 命 令 如图 5 4 5 出现了 插入图片 对话框 如图 5 4 6 图 5 4 5 选择图片 图 5 4 6 插入图片 3 选择图片 单击 插入 按钮 这时 图片出现在幻灯片母版中 调整一 下图片位置和大小 如图 5 4 7 图 5 4 7 编辑图片 单击 图片 工具栏上的 设置透明色 按钮 在徵标白色部分点一下 这时白色就变为透明色了 再加入名称 单击 绘图 工具栏上的 文本框 按钮 在徵标下边拖出一个文本框 在里面输入 少儿中心 字样 如图 5 4 8 图 5 4 8 添加文本 4 对母版对象设置完成后 单击母版上的 关闭 按钮 回到当前的幻灯 片视图中 会发现每插入一张新的幻灯片 都会在左上角看到公司的图标和 少 儿中心 字样 就像信纸上的装饰一样 如图 5 4 9 图 5 4 9 母版幻灯片 用户还可以给单张的幻灯片设置背景 使个别的幻灯片外观与母版不同可以直 接修改该幻灯片 而且幻灯片上的文字不会遮住背景 这是因为每一张幻灯片都会 有两个部分 一个是幻灯片本身 另一个就是幻灯片母版 就像两张透明的胶片叠 放在一起 上面的一张是幻灯片本身 下面的一张就是母版 在放映幻灯片时 母 版是固定的 更换的是上面的一张 在进行编辑时 一般修改的是上面的幻灯片 只有打开 视图 菜单 选择 母版 命令中的 幻灯片母版 后 才能对母版进 行修改 2 设置幻灯片的背景 可以为幻灯片设置不同的颜色 阴影 图案或者纹理的背景 也可以使用图片作为幻 灯片背景 从而使幻灯片产生更精致的效果 设置幻灯片的背景颜色 可以按照下述步骤进行 1 在普通视图或幻灯片视图中 显示要设置背景颜色的幻灯片 2 选择 格式 菜单中的 背景 命令 出现如图 5 4 10 所示的 背景 对话框 3 单击 背景填充 区下方的列表框 直接选择某个颜色块 将背景改为该颜色 或选 择 其他颜色 命令 出现 颜色 对话框 单击 标准 标签 直接选择一种标准颜色 单击 自定义 标签 调配自己的颜色 然后单击 确定 按钮 图 5 4 10 背景 对话框 要将背景设置应用于当前所选的幻灯片 单击 应用 按钮 要将背景设置应用于演 示文稿的所有幻灯片 单击 全部应用 按钮 设置幻灯片背景的填充效果 要使用过渡 纹理 图案或图片等填充效果为幻灯片的 背景 可以按照下述步骤进行 1 在普通视图或幻灯片视图中 显示要设置背景颜色的幻灯片 2 选择 格式 菜单中的 背景 命令 3 单击 背景填充 区下方的列表框 从中选择 填充效果 命令 出现 填充效 果 对话框 如图 5 4 11 图 5 4 11 填充效果 对话框 4 在 过渡 标签中 可以调整背景色由浅至深的渐变效果 在 纹理 标签中 可 以选择新闻纸 大理石等不同的纹理 在 图案 标签中 可以选择不同的图案作为背景 在 图片 标签中 可以选择一幅图片作为背景 5 单击 确定 按钮 返回到 背景 对话框中 6 要将背景设置应用于当前所选的幻灯片 请单击 应用 按钮 要将背景设置应用 于演示文稿的所有幻灯片 请单击 全部应用 按钮 5 5PowerPoint 2000 幻灯片设置 5 5 1幻灯片编辑 1 添加或删除幻灯片 在制作演示文稿的过程中 经常需要添加新的幻灯片 或者删除某张幻灯片 这些操 作主要在幻灯片浏览视图中进行 添加幻灯片 在制作演示文稿的过程中 可以随时添加新的幻灯片 具体方法是 1 选择 视图 菜单中的 幻灯片浏览 命令 切换到幻灯片浏览视图中 2 选定要插入新幻灯片的位置 选择 插入 菜单中的 新幻灯片 命令或单击 常 用 工具栏中的 新幻灯片 按钮 出现 新幻灯片 对话框 3 选择新幻灯片的自动版式 然后单击 确定 按钮 即可插入一张新幻灯片 选定幻灯片 1 选定单张幻灯片 在幻灯片浏览视图中单击该幻灯片即可 2 在幻灯片浏览视图中选定多张连续的幻灯片 可以先单击第一张幻灯片的缩略图 使该幻灯片的周围出现蓝色的边框 然后按住 Shift 键 再单击最后一张幻灯片的缩略图 3 在幻灯片浏览视图中选定多张不连续的幻灯片 可以先单击第一张幻灯片的缩略图 然后按住 Ctrl 键 再分别单击要选定的幻灯片缩略图 删除幻灯片 可以按照下述步骤进行 1 在幻灯片浏览视图中 选定要删除的幻灯片 2 按 Delete 键 或者选择 编辑 菜单中的 删除幻灯片 命令 2 撤消和重做 在幻灯片编辑时 撤消和重做是一项重要功能 撤消就是取消上一步执行的选项或删 除键入的上一词条 重做就是还原用 撤消 选项撤消过的操作 在 PowerPoint 中 撤消 和重做的对象既可以是一张幻灯片中输入的文本 对象等 也可以是创建的幻灯片 比如选中一个文本框 按一下 DEL 键 文本框被删除了 可以撤消刚才的动作 按一 下 常用 工具栏上的 撤消 按钮 这样 文本框就回来了 打开 工具 菜单 如图 5 5 选择 选项 命令 弹出 选项 对话框 图 5 5 选项 对话框 单击 编辑 选项卡 在最下面有个 撤消 选项框 它里面规定了 最多可取消操作数 其缺省数目为 20 可以按实际的需要进行修改 许多内容都可以在这个对话框里进行设 置 可以改变 打印 视图 编辑 等选项里面的很多内容 重做就是还原刚才撤消的操作 要一次重复很多步操作 可单击 重做 按钮旁 的箭头 然后单击想重复的操作名称就行了 5 5 2在幻灯片中添加其他元素 1 添加自选图形 插入自选图形的步骤 1 单击 绘图 工具栏上的 自选图形 按钮 即可在幻灯片上采用按住鼠标左键 并拖动鼠标的方法 绘制出一个 自选图形 2 选择绘制的 自选图形 然后单击 绘图 工具栏上的 填充颜色 按钮 出 现 填充效果 的列表 单击列表中的 颜色 按钮 3 旋转 自选图形 单击 绘图 工具栏上的 自由旋转 按钮 将鼠标指针指向 图形角上的绿色小圆点后 按住鼠标左键即可对图形进行旋转 4 通过拖动 自选图形 边框上的调节块 调整 自选图形 的大小 或拖动整个 自选图形 到其他的位置 2 插入艺术字和图片 幻灯片上添加艺术字和图片 单击 绘图 工具栏上的 插入艺术字 按钮 或执行 插入 菜单中的 图片 命令 幻灯片上的艺术字可按不同的排布方式出现 可以使用 定义好的 艺术字 式样和形状 还可改变这些形状 幻灯片中插入图片 单击 绘图 工具栏上的 插入剪贴画 按钮 或执行 插入 菜单中的 图片 命令 在子菜单中单击 剪贴画 命令 单击 图片 选项卡 在 插 入剪贴画 对话框中 选中剪贴画 在工具栏上单击 插入 按钮 3 添加动作按钮 在幻灯片中添加动作按钮 在放映时 单击该按钮即可链接到一张幻灯片上或者运行 某个程序 在普通视图或幻灯片视图中 显示要插入动作按钮的幻灯片 1 选择 幻灯片放映 菜单中的 动作按钮 命令 从 动作按钮 级联菜单中选择所需的按钮 然后将鼠标指针移到幻灯片的空白位置 单击 即可插入一个默认大小的按钮 同时显示 动作设置 对话框 2 每个按钮都有一个默认的动作设置 在 动作设置 对话框中自动选择 超级链接 到 单选按钮 然后在下拉列表中显示 第一张 选项 表示单击该按钮 返回到演示文 稿的第一张幻灯片中 3 要在单击该按钮后 运行某个程序 在 动作设置 对话框中选择 运行程序 单 选按钮 然后在文本框中输入应用程序的路径和文件名 设置完毕后 单击 确定 按钮 4 插入影片和声音 单击 插入 菜单 选取 影片和声音 项 在子菜单中选取 文件中的声音 命令 如图 5 5 打开 插入声音 对话框 在对话框中找到声音文件保存的位置 然后选中 它 在这个选择 logoff 声音文件 如图 5 5 单击 确定 按钮 这时系统提示 是否需要在幻灯片放映时自动播放声音 单击 是 按钮确认 插入的声音在放映幻 灯片时会自动播放 想在放映之前先听一下 可以双击图标 图 5 5 插入 选项 图 5 5 插入声音 对话框 插入影片和插入声音操作是非常相似的 单击 插入 菜单 选择 影片和声音 命 令 在子菜单中选取 文件中的影片 命令 出现 插入影片 对话框 选择一个电影文 件 单击 确定 按钮 系统提示 是否需要在幻灯片放映时自动播放影片 单击 是 按钮确认 最后双击播放 5 5 3放映幻灯片 1 启动演示文稿放映 要在 PowerPoint 中启动演示文稿的放映 可以选择四种操作 1 单击屏幕左下角的 幻灯片放映 按钮 2 选择 视图 菜单中的 幻灯片放映 命令 3 选择 幻灯片放映 菜单中的 观看放映 命令 4 按 F5 键 开始放映幻灯片时 屏幕上的所有其他内容均消失 只在整个屏幕上显示一张幻灯片 2 控制放映方式 计算机放映演示文稿 可以使用三种不同的放映方式 在 幻灯片放映 菜单中选择 设置放映方式 命令 出现对话框 在 放映类型 区中 选择一种放映方式 1 选择 演讲者放映 全屏幕 单选按钮 则演讲者具有完整的控制权 可以采 用自动或人工的方式运行放映演示文稿 能够将演示文稿暂停 或者使用绘图笔在幻灯片 上涂写进行讲解 2 选择 观众自行浏览 窗口 单选按钮 则幻灯片的放映将在标准窗口中进行 窗口中显示着菜单和浏览工具栏 以便观众进行切换 3 选择 在展台浏览 全屏幕 单选按钮 将幻灯片以自动的方式运行 在展览 会场或会议中经常使用这种方式 幻灯片的放映只能按照预先计时的设置进行放映 需要 时按 Esc 键中断操作 3 设置放映时间 放映幻灯片可以通过单击逐张放映幻灯片 也可以为幻灯片设置自动切换功能 两种 方法来设置幻灯片在屏幕上显示时间的长短 第一种方法是人工为每张幻灯片设置时间 第二种方法是使用排练功能 以便在排练时自动记录时间 人工设置放映时间 1 在幻灯片浏览视图中 选定要设置放映时间的幻灯片 2 选择 幻灯片放映 菜单中的 幻灯片切换 命令 出现 幻灯片切换 对话框 3 在 换页方式 区中 选择 每隔 复选框 然后在下方的数值框中输入该幻灯片 在屏幕上出现的秒数 4 要将此时间应用到选定的幻灯片上 请单击 应用 按钮 要将此时间应用到所有 的幻灯片上 请单击 全部应用 按钮 排练时自动设置幻灯片放映时间 1 选择 幻灯片放映 菜单中的 排练计时 命令 将开始幻灯片的放映 并且在屏 幕上出现如图 5 5 所示的 预演 工具栏 图 5 5 预演 菜单 2 播放下一张幻灯片 单击 下一项 按钮 放映完毕后 会出现一个消息框 单击 是 按钮 就可以使记录的时间生效 3 选择 幻灯片放映 菜单中的 设置放映方式 命令 出现 设置放映方式 对话 框 4 在 换片方式 区中 选择 如果存在排练时间 则使用它 单选按钮 5 单击 确定 按钮 4 创建自定义放映 选择 幻灯片放映 菜单中的 自定义放映 命令 出现如图 5 5 所示的 自定义 放映 对话框 图 5 5 自定义放映 对话框 1 单击 新建 按钮 出现如图 5 5 所示的 定义自定义放映 对话框 图 5 5 添加幻灯片 2 在 幻灯片放映名称 文本框中输入自定义的放映名称 3 在左边的 在演示文稿中的幻灯片 列表框中 选定要添加到自定义放映的幻灯片 单击 添加 按钮 选定的幻灯片被添加到右边的 在自定义放映中的幻灯片 列表框中 4 单击 确定 按钮 返回到 自定义放映 对话框中 新建的自定义放映的名称出 现在 自定义放映 列表框中 5 演示文稿打包 在另一台计算机上运行幻灯片放映 可以使用 打包 向导 该向导能够将演示文稿 所需的文件和字体打包到一起 要在没有安装 PowerPoint 的计算机上观看放映 打包 向导还能打包 PowerPoint 播放器 首先打开要打包的演示文稿 1 选择 文件 菜单中的 打包 命令 出现如图 5 5 7 所示的 打包 向导 对 话框 在该对话框中选择需要打包的演示文稿 图 5 5 7 打包 向导 2 2 单击 下一步 按钮 在该对话框中选择一个目的驱动器 PowerPoint 将在该处 保存打包后的演示文稿 3 3 单击 下一步 按钮 出现如图 5 5 所示的对话框 在该对话框中选择是否将 链接的文件和字体一起打包 选择 包含链接文件 复选框 可以确保在目标计算机上打 开它们 选择 嵌入 TrueType 字体 复选框 可以确保在未安装该字体时正确显示文本 图 5 5 链接 对话框 在另一台计算机上安装打包的演示文稿 可以按照下述步骤进行 打包文件存储在软盘上 先将该软盘插入驱动器中 打包文件没有放置在软盘上 可 以将打包文件复制到该计算机硬盘的某个文件夹中 在打包文件中找到 Pngsetup exe 并双击该文件 当运行 Pngsetup exe 后 会出现 图图 5 5 9 所示的 打包 安装程序 对话框 图 5 5 安装 打包 程序 输入演示文稿的目标文件夹 然后单击 确定 按钮 开始安装 安装完毕后 会出 现一个对话框 提示演示文稿已经安装完成 单击 是 按钮 则立即放映演示文稿 单 击 否 按钮 则不放映演示文稿 在打包文件中包含了播放器 则播放器程序 Ppview32 exe 被安装到相同的文件夹中 双击播放器程序 Ppview32 exe 再单击要运行的演示文稿 就可以在没有安装 PowerPoint 的计算机上放映演示文稿 5 6使用动画 在计算机上放映幻灯片 可以将幻灯片中的对象设计成动画效果 这样可以提高演示 文稿的趣味性 能够引起观众的注意 1 应用预设的动画效果 1 在幻灯片视图中 选定要设置动画的对象 2 选择 幻灯片放映 菜单中的 预设动画 命令 出现如图 5 6 1 所示的级联菜单 图 5 6 1 预设动画 3 从 预设动画 级联菜单中选择所需的动画效果 如飞入 打字机或空投等 当放 映幻灯片时 选定的对象就会显示该动画效果 2 自定义动画效果 1 在幻灯片视图中 显示包含动画的文本或者对象的幻灯片 2 选择 幻灯片放映 菜单中的 自定义动画 命令 出现 自定义动画 对话框 单击 效果 标签 屏幕画面如图 5 6 2 所示 图 5 6 2 自定义动画 对话框 3 在 检查动画幻灯片对象 区中 选择要动态显示的文本或对象旁的复选框 4 在 动画和声音 区中 单击上面的列表框可以选择一种动画方式 单击下面的列 表框可以选择伴随动画发出的声音 5 单击 动画播放后 列表框右边的向下箭头 出现一个下拉列表 可以选择对象动 画后要发生的动作 6 当选择幻灯片中的含有文本对象时 可以在 引入文本 区中设置文本进入幻灯片 的方式和顺序 7 单击 顺序和时间 标签 屏幕画面如图 5 6 3 所示 图 5 6 3 顺序和时间 对话框 8 要改变动画次序 在 动画顺序 列表框选择要改变的对象 然后单击箭头在列表 中上下移动对象 9 要设置时间 选定对象后可以通过单击此文本或者对象来激活动画 再单击 单击 鼠标时 单选按钮或者自动启动动画 在自动启动动画中单击 在前一事件后 单选按钮 然后输入前一动画到当前动画之间希望的等待秒数 10 单击 预览 按钮 可以预览设置的动画效果 设置完毕后 单击 确定 按钮 选定的幻灯片中包含图表对象 可以在 自定义动画 对话框中单击 图表效果 标 签 然后设置图表元素的动画效果 选定的幻灯片中包含声音或影片等 可以在 自定义 动画 对话框中单击 多媒体设置 标签 然后设置多媒体的播放方式 5 7使用动作与超级链接 1 设置动作 1 选中一行标题文本 单击鼠标右键 选择 动作设置 命令 如图 5 7 1 图 5 7 1 动作设置 对话框 图 5 7 2 超级链接到 对话框 2 弹出 动作设置 对话框 在这里可以设置一些动作 在 单击鼠标 选项卡中 选择 超级链接到 项 列表框中所给的缺省选项是 下一张幻灯片 拉开列表框 选 取 幻灯片 项 如图 5 7 2 3 打开 超级链接到幻灯片 对话框 对照右面的幻灯片预览图 选取想要跳转到的 幻灯片 如图 5 7 3 图 5 7 3 选择幻灯片标题 4 然后单击 确定 按钮 这时第 5 张幻灯片的标题出现在 超级链接到 列表框中 如图 5 7 4 图 5 7 4 播放声音 复选框 如果添加声音 可以单击 播放声音 复选框 在下拉列表框中选择一种声音 对给 定的声音不满意 就单击 其他声音 选项 打开 添加声音 对话框 选择一种声音 5 这时再选择 鼠标移过 选项卡 单击 播放声音 复选框 在其下拉列表框中选 择一种声音 6 最后单击 确定 按钮 字下的下划线表示这个标题文字有了超级链接 如图 5 7 5 图 5 7 5 超级链接 样例 7 在放映时 当鼠标在带下划线的文字上经过时 光标变成了小手的形状 表示这里 有链接动作 并发出一种声音 点一下鼠标 又发出一种声音 并跳到了第五页 2 超级链接 1 选中要链接的对象 然后单击鼠标右键 选择 超级链接 命令 如图 5 7 6 图 5 7 6 超级链接 对话框 2 打开 插入超级链接 对话框 如图 5 7 7 可以链接到最近打开过的文件 网 页 电子邮件地址 在对话框的左部有一个 链接到 区域 里面提供了四个带图标的选 项 图 5 7 7 插入超级联接 对话框 3 选中第一项 所有文件或网页 对话框中间部分列出三个选项 近期文件 已浏 览过的网页和插入链接 选取其中一项后 就会在列表框中列出符合条件的文件名或网址 4 选中第二项 本文档中的位置 就可以在中间的列表中选择要链接的幻灯片或自 定义放映 还可以预览幻灯片 5 选中第三项 新建文档 可以链接到一个新建的文档中 选中第四项 电子邮件 地址 就可以从列表框中选取最近用过的邮件地址 或是输入新地址 如图 5 7 8 图 5 7 8 电子邮件地址 选一个最近访问过的网址 在 屏幕提示文字 框中输入 北 方少儿中心 如图 5 7 9 图 5 7 9 设置屏幕提示 图 5 7 10 链接 样例 6 然后单击 确定 超级链接的文字加了下划线且改变了原来的颜色 如图 5 7 10 在进行放映时 单击鼠标 系统就自动启动浏览器 并自动搜索到刚才指定站点上的 网页 5 8应用案例 案例 1 创建一个有关培训项目的演示文稿 操作步骤 第一步第一步 运行 PowerPoint 启动后出现对话框 单击 新建演示文稿 栏中的 内容 提示向导 并单击 确定 按钮 第二步第二步 弹出 内容提示与向导 对话框 协助创建文稿 单击 下一步 继续 第三步第三步 选定演示文稿的类型 这里将演示文稿定位为 培训 单击 常规 培 训 即可 单击 下一步 如图 5 8 1 图 5 8 1 选定演示文稿类型 第四步第四步 选择演示文稿的输出类型 选择 屏幕演示文稿 单击 下一步 按钮 第五步第五步 为演示文稿创建标题和页脚 在相应的输入框直接输入即可 若要在页脚中 包含演示文稿的更新日期和幻灯片编号 则选定 上次更新日期 与 幻灯片编号 二项 如图 5 8 2 图 5 8 2 添加页脚 第六步第六步 演示文稿的组织方式与内容结构已经创建完成 单击 完成 若还有新的 内容添加进去 需要增加一页新的幻灯片 继续操作 第七步第七步 大纲页面中确定要增加幻灯片的位置 然后单击 格式 工具栏中的 常规 任务 新幻灯片 按钮 出现 新幻灯片 对话框 选择合适的样版 按下 确定 若要改变当前幻灯片的版式 可以这样操作 第八步第八步 执行 格式 工具栏中的 常规任务 幻灯片版式 按钮 下面的操作流 程同第七步第七步 当某些内容需要重复出现在演示文稿中的每一张幻灯片上 比如说公司的名称等内容 可以通过修改幻灯片母版来实现 第九步第九步 打开 视图 菜单 执行其中的 母版 幻灯片母版 命令 第十步第十步 幻灯片母版由三个大区域组成 最上方的标题区 可以输入的名称 中间是 正文区 最下方是三个小区域 分别是日期区 页脚区和数字区 在母版中的任何一处内 容都将出现在每一张幻灯片中 修改完毕后按 关闭 按钮返回 PowerPoint 系统中预先定义了大量已经制作好了的幻灯片模板 利用这些模板可以制 作出各种与这些模板相一致的幻灯片 包括背景 颜色配置等内容 第十一步第十一步 执行 格式 工具栏中的 应用设计模板 按钮 在 应用设计模板 对话框中选择另一模板 右侧窗口中可以预览该模板的式样 确 定后点 应用 如图 5 8 这样可以根据自己的喜好 设计出各种各样的风格 图 5 8 3 应用设计模板 对话框 掌握了 PowerPoint 的基本制作方法 进一步制作出声色并茂 富有个性风采的演示文 稿 看下一个案例 案例 2 制作生日贺卡 具体的操作步骤 第一步 第一步 新建空演示文稿 为制作生日贺卡留出最大的创作空间 新建一个空演示文稿 再添加内容 单击 文 件 菜单中的 新建 命令 出现的 新建演示文稿 对话框后 单击其中的 常用 选 项卡 在对话框的列表中单击选择 空演示文稿 选项 单击 确定 按钮 第二步 第二步 进行页面设置 制作演示文稿一般用 PowerPoint 中的默认页面 屏幕演示文稿 制作 生日贺卡 如果采用全屏的页面 比较呆板 可以自定义演示文稿的页面 执行 文件 菜单中的 页面设置 命令后 出现 页面设置 对话框 如图 5 8 4 所示 图 5 8 4 页面设置 对话框 有关于幻灯片大小 幻灯片编号起始值 以及幻灯片 备注 讲义和大纲的方向选项 对演示文稿的页面进行设置 不仅在演示文稿打印出来的时候起作用 而且在进行屏幕演 示或在投影仪上进行演示时 也采用该页面设置 选择 自定义 选项 在 高度 和 宽度 编辑框中指定幻灯片的高度和宽度 第三步 第三步 制作贺卡的封面 设置好了贺卡页面大小和方向之后 可以开始正式制作贺卡 制作贺卡的第一步应该 制作一张贺卡的封面 可以模仿信封的样式 在幻灯片上先绘制一个信封状的 自选图形 再开始正式制作封面 第四步 第四步 改变幻灯片的 背景 一般情况下 信封的颜色是白色的 但幻灯片的背景也是白色的 所以 在幻灯片绘 制一个白色的 自选图形 首先应该改变幻灯片的背景 执行 格式 菜单中的 背景 命令 或在幻灯片单击鼠标右键后 在出现的快捷菜单中执行 背景 命令 都会出现 背景 对话框 在 背景填充 的下拉列表中 选择一种幻灯片的背景颜色 由于在幻 灯片放映时 幻灯片以外的屏幕都是黑色的 为使幻灯片上的白色 信封 更加显眼 选 择幻灯片的背景颜色为黑色 单击 应用 按钮 即可将 生日贺卡 中的封面背景颜色 改为黑色 第五步 第五步 绘制 自选图形 信封 状的封面是矩形的 所以在幻灯片上可以直接绘制一个矩形 单击 绘图 工具栏上的 矩形 按钮 即可在幻灯片上采用按住鼠标左键并拖动鼠标的方法 绘制出 一个矩形 第六步 第六步 格式化 自选图形 选择绘制的 自选图形 单击 绘图 工 具栏上的 填充颜色 按钮 出现 填充效果 的列表 如图 5 8 5 所示 单击列表中的 白色 按钮 将选中的 自选图形 改为白色 在绘制自选图形之前 在 设置自选图形格 式 对话框中将自选图形的默认填充颜色改为白 色 则绘制的自选图形都是白色的 改变 自选 图形 的颜色之后 为使制作的贺卡封面更有特色 还可以将绘制的 自选图形 进行旋 转 图 5 8 5 填充效果 列表 第七步 第七步 添加 艺术字 绘制 信封 状的 自选图形 并调整了它的大小和角度之后 还应该在封面上添加 一些文字 在幻灯片上添加文字的更好方法是使用 PowerPoint 中的 艺术字 如图 5 8 6 所示 图 5 8 6 艺术字 样例 第八步 第八步 插入剪贴画 在 生日贺卡 的封面上添加 艺术字 并进行修改之后 还可以在幻灯片上插入剪 贴画 进一步美化贺卡的封面 单击 绘图 工具栏上的 插入剪贴画 按钮 单击 图 片 选项卡 单击某张选中的剪贴画后 在出现的工具栏上单击 插入 按钮 第九步 第九步 设置幻灯片上各对象的叠放次序 插入的剪贴画覆盖了幻灯片上原来的 艺术字 采用改变各个对象的叠放次序的方 法 调整幻灯片上的各个对象 使它们以合理的方式出现在幻灯片上 例如 要将图中的 艺术字 对象上移 可按以下操作步骤进行 单击需要改变叠放顺序的对象 在这里选 择的是 艺术字 单击 绘图 工具栏上的 绘图 按钮后 从出现的弹出菜单中执行 叠放次序 命令 出现四种叠放次序选项 单击 置于顶层 或 上移一层 选项 艺术字 对象全部重新出现在幻灯片上 而插入的剪贴画已经在它的后面 第十步 第十步 为剪贴画重新着色 将 艺术字 对象上移后 由于剪贴画的颜色较深 文字还是不太清楚 这时 可以 通过给剪贴画重新着色 将剪贴画的颜色变浅 突 出幻灯片上的 艺术字 具体操作 执行 格式 菜单中的 图片 命令 出现 设置图片格式 对 话框后 单击 图片 选 项卡 单击对话框中的 重新着色 按钮 出现 图片重新着色 对话框 如图 5 8 7 所示 改变图 片的一般颜色和填充颜色 改变了颜色之后 单击 确定 按钮 图 5 8 7 图片重新着色 对话框 第十一步 第十一步 绘制 自选图形 在幻灯片上添加 艺术字 并插入剪贴画之后 为进一步制作贺卡 还可以在幻灯片 上绘制一些自选图形 再添加上动画效果 在这里 制作的 生日贺卡 是送给亲人的 可在幻灯片绘制一些可以表达心意的自选图形 例如 基本形状中的 心形 要在幻灯片上绘制一个 心形 可按以下步骤操作 1 单击 绘