行政事务管理制度

1 1 4 4 行政事务管理制度行政事务管理制度 1 1 目的 目的 对公司行政办公所涉及的各项事务进行规范化 标准化管理 提升员工的职业素养 树立公司的对外形象 实现员工管理的职业化 特制定本制度 2 2 适用范围 适用范围 适用于公司员工日常行政事务 3 3 职责 职责 3 1 办公室负责本制度的归口管理 负责本程序的编制和修改 3 2 各职能部门是日常行为规范的直接管理部门和责任部门 3 3 办公室为日常行为规范的检查和监督执行部门 4 4 工作程序和要求 工作程序和要求 4 14 1 日常行为规范日常行为规范 4 1 1 严格遵守公司考勤相关规定 在规定上班时间前到岗 按照规定的时间就餐 不得 无故迟到 早退 4 1 2 办公室内保持桌椅整齐 办公桌面保持整洁 除办公用品及资料外 不得摆放个人 物品 办公柜文件夹摆放整齐 随时保持本岗位所辖范围的清洁卫生 4 1 3 工作时间保持个人电话畅通 在办公区域因私打电话或接听电话应语言简洁明了 4 1 4 不得在办公区域高声喧哗吵闹 不得在办公区域吃零食 闲聊 上班期间不得浏览 与业务无关的书籍 杂志 网站和视频等 4 1 5 参加公司各种会议 集会 应按时到会 不得迟到早退 如有特殊情况 要事先向 主管请假 事后及时了解落实会议精神 会前手机关静音 重要内容做记录 4 1 6 衣帽整洁 上班时间不穿奇装异服 拖鞋 女员工上班时间 化淡妆 不宜浓妆艳 抹或戴过多首饰 4 1 7 爱护公司财物 节约用水 用电 离开办公场所 30 分钟以上 必须关闭电灯等照明 器具 4 1 8 节约办公耗材和纸张等低值易耗品 按需领用 4 24 2 接待规范接待规范 4 2 1 对待上司要尊重 对待同事要热情 处理工作时要保持头脑冷静 接待来宾时要笑 脸相迎 4 2 2 接人待物讲文明礼貌 对外来咨询人员要热情接待 态度和蔼 耐心倾听与答复 4 2 3 会谈和会议期间要善于倾听 不随便打断他人讲话 不鲁莽提问 不问及他人隐私 或公司秘密 不要言语纠缠不休或语带讽刺 勿出言不逊 恶语伤人 4 2 4 与同行交谈时 要注意措辞 谦虚谨慎 注意公司形象 不应互相倾轧 要客观公 2 2 4 4 正 不泄露商业机密 4 34 3 日常办公管理日常办公管理 4 3 1 办公室人员严格履行职责 及时 准确完成所负责的各项工作 做到当天工作当天 完成 不积压 不拖延 不失误 4 3 2 办公室人员所负责工作要积极主动办理 办理过程出现问题及困难要及时向部门主 管请示汇报 所有上级交办的工作 要及时向上级汇报工作进度 完成后需向上级汇报工 作结果 4 3 3 办公用品需计划采购 由办公室负责 本着实用节约的原则 个人根据自己的实际 需要 签字登记领取 办公用品只能用于办公 不能移作他用或私用 4 3 4 外出办理工作 原则上统一选择公共交通工具 事情确实紧急 需电话请示部门主 管 经得同意后方可换乘交通工具 凭发票进行实报实销 4 3 5 保守公司秘密及相关技术秘密 不准对外泄露有关经营 销售 单价 技术等机密 否则一经核实 根据情节严重情况处理 重者予以辞退 4 3 6 为公司做出突出贡献者 公司视情况给予奖励 4 44 4 办公用品管理办公用品管理 4 4 1 办公用品的申请和购买 1 各部门根据实际需要 向办公室报送月度办公用品使用计划 由办公室统一呈报主 管领导审批 2 工作人员根据需要和计划提出办公用品的购买申请 报部门负责人 办公室主任和 总经理批准 购买金额大于 10000 元的需董事会批准 3 经主管领导或董事会审批后 由办公室根据使用计划安排专人进行采购 4 4 2 办公用品的领用 1 办公用品需求部门根据各自所需办公用品到办公室领取登记 2 办公室对部门和个人领取的办公用品进行登记造册 以便盘点清查 3 所有办公用品按月度计划采购领用 超出部分办公室有权拒发 4 4 3 电脑的使用管理 1 严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项 严禁使用电脑玩游戏 2 严禁私自拷贝 泄露涉及公司有关机密的文件资料 3 定期对电脑内的资料进行整理 做好备份并删除不需要的文件 保证电脑运行的速 度和存储 4 4 4 固定电话的使用管理 1 固定电话由办公室统一负责管理 各部门主管负责监督并控制使用 3 3 4 4 2 固定电话禁止私人使用 3 电话出现故障的可报办公室进行维修 4 4 5 打印机 复印机的管理 1 为确保复印机的安全运转 工作时间以外必须关机 2 打印或者复印完成后 必须及时取走文件 防止失密 3 禁止打印或复印私人资料 4 4 6 办公设备的盘点及报废处理 1 办公室负责对公司所有办公设备进行分类 并建立办公设备管理台帐 每半年盘点 清查一次 作到账物相符 2 在规定的使用年限期间 因个人原因造成办公设备毁损 丢失 被盗等 所造成的 经济损失由个人承担 3 对决定报废的办公设备 办公室应做好登记 在报废处理表上写清用品名称 价格 数量 及报废处理的其他有关事项 4 报废品由办公室集中存放 集中处理 不得随意丢弃 4 54 5 文件管理文件管理 4 5 1 文件收发 1 凡以我公司名义上报或下发的文件 报告 请示 纪要 通知 函件等 由办公室 拟稿 核稿 核稿后送总经理签发 2 发出的文件 传真应追踪落实对方是否收到 对没有收到的应及时进行补发或改用 其他方式发送 3 外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室 直接上报总经理的 根据总经理指示办理 移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人 转交其他有关部门办理 并由办公室保留原件或复印件存档 4 5 2 文件归档 1 公司所有文书 管理文件 记录由办公室按类别进行归档管理 按要求建立人事档 案 行政文书 勤务文件档案等 2 所有文件档案必须制定统一标识和目录 建立归档文件台账 3 没有归档和存查价值的公文 或多余 重复 过期和无保存价值的文件经过鉴定和 总经理批准可以定期销毁 4 5 3 文件借阅 1 已交办公室存档的文件在借阅时应进行登记 所有文件如需外借或复印必须办理文 件借阅手续 经总经理批准后方可借阅 4 4 4 4 4 64 6 印鉴管理印鉴管理 4 6 1 印鉴用途和保管 1 公司所有印鉴 公章 法人章 合同章 财务章 发票章等 实行专人管理 2 合同章 主要用于公司签订各类对外合同 盖章前须先到印章保管人处领取并填写 印章使用登记表 3 法人私章 法人私章由公司银行出纳保管 主要用于银行汇票 现金支票等业务 使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章 4 财务章 由财务部经理保管 主要用于银行汇票 现金支票等需要加盖银行预留印 鉴等业务或发票上使用 发票专用章主要用于发票盖章 发票专用章由财务部专人保管 5 其他职能部门章 主要适用于各部门内部使用 已经刻制的职能部门章 由部门负 责人进行保管并严格该章的使用管理办法 4 6 2 用印申请和使用 1 各部门需要盖公章的文件 通知等 须到印章保管人处填写登记 印章使用登记表 由经办人核准 并在 印章使用登记表 中签字 2 特殊情况 可在 钉钉 中进行申请 相关领导批准后 由办公室进行办理 3 严禁公章 合同章 法人私章独立带离公司使用 保管人如遇需带公章 合同章外 出办事使用时 必须先报总经理批准 办理工商等年检等事务 需将表格带回公司盖章 4 司高层领导因异地执行重大项目或完成重要业务 需要携带公司印章出差的 须经 公司董事长或总经理审批并及时归还 5 开具个人相关证明 需由分