财务标准化制度

财务制度汇编 第 1 页 公司 二 一二年 十一月 财务制度汇编 第 2 页 目录 第一章 组织构架与岗位划分 1 第二章 资金计划管理办法 13 第三章 银行账户管理制度 15 第四章 资金管理办法 17 第五章 现金及银行票据管理办法 20 第六章 财务计划管理办法 22 第七章 固定资产管理办法 24 第八章 差旅费管理办法 29 第九章 印章管理制度 36 第十章 会计档案管理制度 39 第十一章 存货管理制度 43 第十二章 采购管理制度 47 第十三章 生产管理制度 53 第十四章 销售管理制度 56 第十五章 会计交接制度 60 第十六章 发票管理制度 62 第一章 岗位划分与组织形成 一 作业组合与岗位划分作业组合与岗位划分 1 岗位划分的基本原则 内部牵制原则 均衡负荷原则 重要性原则 财务制度汇编 第 3 页 不相容作业分离原则 相近作业组合原则 财务制度汇编 第 4 页 二 组织架构形成组织架构形成 财务部长 费 用 税 收 核 算 成 本 核 算 往 来 收 入 核 算 出 纳 财务主管 说明 本组织结构定编 6 个岗位 在人员不足情况下 暂由财务部长兼任财 务主管 本组织架构根据股份公司目前的发展现状 管理需求和岗位负荷等因 素综合确定 随着公司的进一步发展 财务职责重心的转变 组织架构可进行重新划分 和调整 财务制度汇编 第 5 页 第二章 资金计划管理办法 关键词 关键词 资金计划范围 计划编制 计划执行和分析 计划考核 一 总则一 总则 1 1 为了加强公司资金的管理 提高资金使用效率 制定本管理制度 1 2 本制度中所指资金 包括现金 银行存款 其他货币资金及银行承兑汇票 各种有价证券等 二 资金计划范围二 资金计划范围 2 1 资金计划期间 资金计划以月度为周期进行编制 采取 按月编制 按周分解和调整 的方 法 2 2 资金管理组织 2 2 1 公司各资金使用部门是资金计划的编制和执行机构 2 2 2 财务部是资金计划的管理机构 2 2 3 总经理办公会是资金计划平衡的决策和考核争议的裁决机构 2 2 4 人力资源部是资金计划的考核执行机构 2 3 资金计划对象 2 3 1 资金收入计划管理对象包括新药部 普药部 招商部 2 3 2 资金支出计划管理对象包括公司所有资金使用部门 三 资金计划编制三 资金计划编制 3 1 各资金使用单位根据公司年度预算 结合本部门业务 编制月度资金计划 资金计划必须按业务项目进行分类 按周进行分解 3 1 1 资金收入计划应按产品类别和客户名称分别编制 3 1 2 采购支付计划应按材料类别和供应商名称分别编制 3 1 3 费用支付计划应按业务名称分别编制 3 1 4 投资在建项目支付计划应按项目名称分别编制 3 1 5 贷款利息及还贷计划应按贷款项目分别编制 3 2 各部门资金计划上报公司财务部汇总 财务部根据上月资金计划执行情况 财务制度汇编 第 6 页 初步平衡资金计划 3 3 资金计划在每月的经理办公会上综合平衡 财务部根据经理办公会上的平 衡意见修改公司资金计划 报总经理审批 3 4 财务部负责将总经理审批的月度资金计划下发各单位执行 四 资金计划执行和分析四 资金计划执行和分析 4 1 各单位根据资金计划合理安排资金收支 财务部负责进行资金计划的执行 控制 对于超计划付款必须履行资金计划追加审批程序 4 2 财务部负责资金计划执行情况的跟踪分析 分析报告报送总经理和董事长 审阅 4 3 五 资金计划考核五 资金计划考核 5 1 月末资金计划执行完毕 财务部对各单位资金计划执行情况进行综合考评 考评结果报总经理审批后 人力资源部对考评单位实施考核 5 2 资金计划考核指标应从资金成本的降低和资金使用效率的提高方面进行设 计 着重对资金计划编制的及时性 完整性 计划执行的准确性进行考核 5 3 资金计划考核指标可根据阶段性资金需求进行调整 5 4 当资金计划考核发生争议时 由公司经理办公会负责调解和裁决 六 附则六 附则 6 1 本制度适用于公司对资金计划的管理 6 2 本制度由公司财务部负责解释 6 3 本制度自发布之日起执行 财务制度汇编 第 7 页 第三章 银行账户管理制度 关键词 关键词 账户开立 账户管理权限 资金使用 账户撤销 银行印鉴管理 一 总则一 总则 1 1 为了规范公司银行开户的管理 防范资金风险 制定本管理制度 1 2 公司银行开户需要符合国家有关金融法规的规定 二 二 账户开立账户开立 2 1 公司在主办银行开立一个基本账户 用于日常转账结算和现金结算 2 2 公司还可在主办银行和其他商业银行开立若干一般账户 每个银行只允许 设立一个一般账户 用于收入入账和贷款等其他需要 2 3 公司到商业银行开立账户 由财务部提出申请 写明开立新账户的原因 经公司总经理批准 开设新账户 2 4 公司开立新账户 由财务部报集团总部财务部备案 2 5 新账户的使用必须符合申请中提出的使用范围 严禁超范围应用 2 6 不允许公司收支从个人名义开立的账户上运作 三 账户管理权限和资金使用三 账户管理权限和资金使用 3 1 公司财务部是公司银行账户的管理部门 负责保证银行账户的资金使用安 全 3 2 公司所有资金往来必须通过银行账户进行办理 财务部及时了解银行账户 的使用情况 监督银行账户的使用 3 3 所有在公司账户反映的资金结算必须在会计账薄中进行核算反映 四 账户撤销四 账户撤销 4 1 公司账户撤销一律书面报告请示财务部长 经总经理批准后方可办理撤销 手续 4 2 账户撤销前 必须做好与开户银行账户余额核对工作 并根据需要做必要 的相关审计 经开户银行审查同意 并确认没有资金使用方面的问题后方可办理 撤销手续 财务制度汇编 第 8 页 4 3 公司撤销账户 由财务部报集团总部财务部备案 4 4 重新开立新账户 按本制度第二条规定办理 五 日常管理五 日常管理 5 1 预留印鉴 5 1 1 公司在商业银行开户 必须在开户银行预留印鉴 分别是 财务专用章 法定代表人印鉴章 5 1 2 两枚印鉴章必须分开保管 即财务专用章由财务部长 按 印章管理制 度 使用 法定代表人印鉴章由出纳保管 5 1 3 印鉴章不得任意委托他人代管 特殊情况须经财务部长批准 按 印章 管理制度 办理相关手续 5 2 应实行与商业银行定期对账制度 六 纪律六 纪律 6 1 公司的账户只能办理公司本身的业务活动 严禁出借账户供外单位或个人 使用 严禁为外单位或个人代收代支 转账套现 6 2 银行账户的账号必须保密 非因业务需要不准外泄 6 3 不准出现超越规定的开户行为 一旦出现 立即免去财务负责人的职务 并给予相应处分 七 附则七 附则 7 1 本制度适用于公司对银行账户的管理 7 2 本制度由公司财务部负责解释 7 3 本制度自发布之日起执行 财务制度汇编 第 9 页 第四章 资金管理办法 关键词 关键词 现金管理 银行存款管理 资金纪律 一 总则一 总则 1 1 为加强资金收 支的管理 加快资金的循环和周转 合理安排资金流向 特制定本规定 1 2 实行资金管理应坚持以下原则 1 公司所有资金收支必须纳入预算 2 坚持以收定支 量入为出 3 各项资金收支必须遵守国家方针政策 法规等有关规定 1 3 本制度中所指资金 包括现金 银行存款 其他货币资金及各种有价证券 银行承兑汇票等 1 4 财务部是资金管理的主管部门 资金集中统一管理 各项资金支出由财务 部集中管理 分口把关 限额使用 公司财务部建立资金收支日报 月报报送制 度 严格按照资金收支计划和现金流量表安排调度资金 二 现金管理二 现金管理 2 1 现金支付范围 出差人员差旅费 招待费 购买办公用品开支 向个人支 付运费 500 元以下的零星开支等 2 2 凡能用支票支付的款项不得支付现金 2 3 一切现金往来 必须有收付凭证 严禁代外单位或私人转账套现和大额度 10000 元以上 支付往来 2 4 出纳专职处理现金收支业务 负责登记现金日记账 2 5 出纳应随时清点库存现金 做到日清月结 账款相符 超过银行规定数量 的现金必须缴存银行 财务主管定期和不定期进行抽查盘点现金的库存 2 6 出纳须每日下班前汇总编制现金收支日报表 经财务部长审核后报送总经 理等 2 7 发生现金收入业务 出纳填写印有连续编号的现金收据 加盖 现金收讫 章和出纳员私章 财务制度汇编 第 10 页 2 8 出纳不得挪用现金和以白条抵库 财务主管及有关人员必须定期或不定期 对库存现金进行抽查 以保证账实相符 三 银行存款管理三 银行存款管理 3 1 各部门办理信汇 电汇 票汇 转账支付等付出款项 必须填具 领款单 或 借支单 经付款审批后 由财务人员办理并记账 3 2 付款时应根据已获批准签订的合同 严格按照合同规定的期限付出 不得 提前支付 也不得改变支付方式和用途 非经收款单位书面正式委托 不得改变 收款单位 3 3 公司办理进出口外币结算业务 严格执行外汇管理制度 外币存款设立专 门账簿 按月与银行对账单核对相符 3 4 严格资金使用审批手续 会计人员对一切审批手续不完全的资金使用事项 都有权且必须拒绝办理 3 5 出纳专职银行结算业务 根据审定的付款凭证和付款方式开出票据 建立 领用银行票据申请登记制度 财务部建立 领用登记簿 出纳负责领用登记手 续 经有权人员批准后 在出纳处办理领用登记 3 6 原则上同城采用支票结算方式 异地采用汇兑结算方式 原则上不准使用 空白转账支票 确因特殊原因 需经财务部长批准 限额使用 3 7 员工在财务部领用支票支付款项 必须按规定办理请款和登记手续 并备 查 支票领用后 7 天内应将支票存根 支票正反复印件连同经手人签字 有权审 批领导批准 实物验收完毕 购材料 药品等须连同仓库的入库单 购办公用品 等物资须有供货方提供的购物清单及公司验收人签字 房屋 设备 办公设施及 汽车等修理 须有修理单位开具的明细清单及公司验收人签字 发票一并交出纳 员销账 凡超出时间未销账者 财务部可拒绝发放支票使用 3 8 出纳须每日编制银行收支日报 并报财务部长审核 3 9 四 纪律四 纪律 4 1 严禁私设 小金库 一经发现 对直接经办人和部门负责人予以开除 情节严重的 交有关司法部门处理 4 2 严禁坐收坐支 一经发现 对直接责任人予以开除 4 3 严格公司账户管理 严禁出借账户供外单位或个人使用 严禁为外单位 或个人代收代支 转账套现 一经发现 对直接责任人予以开除 相关负责人负 连带责任 财务制度汇编 第 11 页 4 4 凡领取支票遗失 给公司造成重大经济损失者 视其情节轻重给予处理 4 5 不得与其他子公司或外单位之间擅自拆借资金 否则给予财务负责人 经 办人警告处分 因此而被公司罚款的 由财务负责人 经办人承担 50 的罚款 4 6 未经公司批准同意不得直接对外申请贷款 一经发现 并给予财务负责人 记大过处分 因此而被集团公司罚款的 由财务负责人 经办人承担 50 的罚款 4 7 不得为其他单位作任何形式的担保 一经发现 给予公司主管领导警告以 上处分 数额巨大 造成严重后果的 还要追究相应责任人的法律责任 五 附则五 附则 5 1 本制度适用于公司对资金的管理 5 2 本制度由财务部负责解释 5 3 本制度自下发之日起执行 财务制度汇编 第 12 页 第五章 现金及票据存放管理办法 关键词 关键词 现金 票据 存放管理 一 总则一 总则 1 1 为确保公司现金 票据的存放安全 根据公司各部门现金及票据的存放需 要 并结合公司实际情况 特制定本规定 1 2 本制度所称现金是指存放于公司的人民币 外币及有价证券等 本制度所 称票据是指汇票 本票和支票等银行票据 二 现金及票据存放管理二 现金及票据存放管理 2 1 公司对现金 票据存取实行集中统一管理 在办公楼内设立专门的存放 室 配备专业的现金 票据保险柜 2 2 公司保安人员全面负责存放室和保险柜的安全 即对保险柜的表面完好性 负责 2 3 公司财务部在公司存放室内设立现金 票据保险柜 在现金 票据存放期 间对保险柜内的差错负责 2 4 公司财务部在保险柜内存放现金的限额为人民币叁仟元以下 特殊情况需 超限额存放的必须报本部门领导批准 2 5 公司财务部指定负责存 取工作的财务人员一名 由其自行开启本部门的 保险柜进行存放或领取工作 2 6 2 7 此岗位财务人员应保持相对稳定 岗位人员变动后必须进行交接工作 并 及时更换门锁和密码 在财务部负责人的监督下完成上述工作 2 8 非财务部指定的财务人员禁止进入存放室 代办存放 领取工作 2 9 存放 领取的具体时间按以下规定执行 1 领取时间 8 00 至 8 30 2 存放时间 16 30 至 17 00 3 节假日 特殊情况除外 财务制度汇编 第 13 页 三 附则三 附则 3 1 本制度适用于公司对现金及票据的存放管理 3 2 本制度由公司财务部负责解释 3 3 本制度自发布之日起执行 财务制度汇编 第 14 页 第六章 财务计划管理办法 关键词 关键词 财务计划编制 财务计划执行 财务计划分析财务计划编制 财务计划执行 财务计划分析 一 总则一 总则 1 1 为推动公司财务计划管理的实施 按照财务计划管理的要求 根据公司的 实际情况 制定本管理办法 1 2 财务计划是公司经营计划的重要组成部分 是公司经营活动的综合反映 也是组织财务活动进行成本核算考核经营成果的主要依据 必须认真编制和组织 实施 二 财务计划的编制二 财务计划的编制 2 1 年初财务部门应根据本年的经营目标 编制以下计划 1 投资计划 2 资金计划 3 成本费用计划 4 利润计划 5 中长远财务计划 2 2 财务计划的编制要围绕利润为中心 根据年度经营计划 预测本年业务发 展趋势 提出当年各项财务收支数据 确定当年的利润目标和相应的成本和费用 率 三 财务计划的执行和分析三 财务计划的执行和分析 3 1 财务计划经董事会审批后分别落实到各部门 各部门必须严格按计划执行 3 2 财务部必须建立编制计划资料档案 确保财务计划的真实性 科学性 3 3 每季末检查财务计划的完成情况 及时向董事会及总经理反映发现的问题 并提出解决问题的建议及措施 以确保财务计划如期完成 3 4 年度终了 必须向总经理办公会议及董事会报告本年度财务计划的执行情 况 分析原因总结经验 提出改进措施 为下年度财务计划的制定及完成打下基 财务制度汇编 第 15 页 础 四 附则四 附则 4 1 本制度适用于公司对财务计划的管理 4 2 本制度由公司财务部负责解释 4 3 本制度自发布之日起执行 财务制度汇编 第 16 页 第七章 固定资产管理办法 关键词 关键词 固定资产购建 计价 折旧 保管 处置 盘存 减值准备 一 总则一 总则 1 1 为了加强公司固定资产管理 规范固定资产的购建 保管 使用和核算 提高固定资产使用效率 特制定本管理制度 1 2 固定资产的界定 1 2 1 固定资产 指同时具有以下特征的有形资产 生产经营设备 器具与工 具 1 为生产商品 提供劳务 出租或经营管理而持有的 2 使用寿命超过一个会计年度 3 1 2 2 1 2 3 固定资产在同时满足以下两个条件时 才能加以确认 1 与该固定资产有关的经济利益很可能流入公司 2 该固定资产的成本能够可靠地计量 1 3 固定资产归口管理部门 1 生产部负责生产设备的管理 2 工程部负责基建工程的管理 3 行政管理部负责除生产设备及基建设备以外的固定资产管理 4 财务部负责固定资产的账务管理 二 固定资产购建二 固定资产购建 2 1 固定资产预算 每年末 各部门根据经营管理需求 结合公司发展规划 编制下年度的固定 资产投资预算 经经理办公会组织评审后 列入年度投资预算报批 2 2 固定资产采购 财务制度汇编 第 17 页 2 2 1 根据固定资产预算安排 固定资产采购部门会同各资产管理部门组织固 定资产的购建工作 2 2 2 重要的或价值大于 10 万的设备应进行招标采购 2 2 3 固定资产 在建工程 经安装或改造结束并经验收后 应办理竣工验收 单 交使用单位签收领用 2 3 固定资产验收 2 3 1 固定资产购置后 必须通过有关部门的组织验收 建立固定资产的账 卡 并办完财务手续后 方能交付使用 2 3 2 验收人员要严格把关 对所验固定资产的数量 质量 附件 资料等都 要认真检查 登记备案 2 3 3 大型仪器设备要组织专门技术小组负责验收 逐项清点主 附件和资料 逐项检验技术指标 验收的原始记录和图片资料应随验收报告一起存入资产档案 三 固定资产计价三 固定资产计价 3 1 固定资产应当按其成本入账 公司应依据 企业会计准则 针对固定资 产的不同取得方式确定入账价值 3 2 固定资产的价值确定后 除下列特殊情况外 一般不得调整 1 国家统一规定的清产核资 2 将固定资产的一部分拆除 3 固定资产发生永久性损害 经主管税务机关审核 可调整至该固定资 产可收回金额 并确认损失 4 根据实际价值调整原暂估价值或发现原计价有错误 四 固定资产折旧四 固定资产折旧 4 1 除以下情况外 公司应对所有固定资产计提折旧 1 已提足折旧仍继续使用的固定资产 2 单独计价入账的土地 4 2 公司应当根据固定资产的性质和使用情况 合理确定固定资产的使用寿命 预计净残值 一经选定 不得随意调整 预计净残值比例在原价的 5 以内 4 3 根据固定资产所含经济利益预期实现方式 公司选择平均年限法计提折旧 折旧方法一经选定 不得随意调整 4 4 固定资产应当按月计提折旧 并根据用途分别计入相关资产的成本或当期 财务制度汇编 第 18 页 费用 在实际计提折旧时 当月增加的固定资产 当月不提折旧 从下月起计提 折旧 当月减少的固定资产 当月仍提折旧 从下月起停止计提折旧 4 5 设备归口管理部门应当定期对固定资产的使用寿命进行复核 如果固定资 产使用寿命的预期数与原先的估计数有重大差异 则应当相应调整固定资产折旧 年限 4 6 固定资产分类 使用年限 残值率 年折旧率详见下表 固定资产类别使用年限净残值率年折旧率 房屋303 3 23 机器设备85 11 88 运输设备85 11 88 电子仪器仪表85 11 88 办公设备55 19 00 其他设备55 19 00 五 固定资产保管与维护五 固定资产保管与维护 5 1 固定资产保管 5 1 1 固定资产管理部门应当对每项固定资产进行编号并建立固定资产台账 详细记载固定资产的型号 规格 出厂年月 购建日期 使用单位 使用状态等 参数 5 1 2 财务部门按固定资产的类别建立固定资产明细账 按使用单位建立固定 资产卡片 5 1 3 财务部门固定资产卡片与资产管理部门的固定资产台账应协调一致 统 一编号 对成套设备 负责固定资产管理的会计录卡片时 应按设备明细逐一录 入 不得将成批设备录在同一张卡片上 5 1 4 每年财务部门和资产管理部门的固定资产账应至少核对一次 不对之处 应找明原因 每年末应会同各类资产管理部门 使用部门进行固定资产盘存 确 保账实相符 出现盈亏由责任人说明原因 按规定由财务部长及总经理审批后进 行处理 5 2 固定资产维护 5 2 1 固定资产维护分日常修理 大修理以及后续支出 固定资产改造 大修 理应按规定间隔期进行 5 2 2 固定资产日常修理费用 直接计入当期成本 费用 5 2 3 公司的大修理费用可以采用预提或待摊的方式核算 财务制度汇编 第 19 页 1 大修理费用采用预提方式的 应当在两次大修理间隔期内 按预计将 发生的大修理费用各期均衡地预提 并计入有关的成本 费用 2 大修理费用采用待摊方式的 应当将发生的大修理费用在下一次大修 理前平均摊销 计入有关的成本 费用 5 2 4 与固定资产有关的后续支出 则应当计入固定资产账面价值 后续支出 指 1 使可能流入公司的经济利益超过了原先的估价 2 延长了固定资产的使用寿命 3 使产品质量实质性提高 或者使产品成本实质性降低 六 固定资产处置六 固定资产处置 6 1 出售 固定资产的出售 由归口管理部门填写 固定资产出售申请单 经设备管 理部门和财务部审核 报经理办公会批准 重点 大型设备 原值金额超公司净 资产 2 5 以上的 需报董事会审批 总部备案后 交财务部作账务处理 归口管 理部门注销该资产的台账和档案 财务部注销该资产的明细账和卡片 6 2 封存 闲置 3 个月以上的设备需办理封存手续 由使用单位填写 资产封存申请单 经归口管理部门和设备管理部门审查 报总经理批准后 交归口管理部门和财 务部备案 6 3 内部调拨 设备内部调拨时 由归口管理部门 调入单位 调出单位会签 设备内部移 装申请单 经设备管理部门审查 报总经理批准 财务部依据 设备内部移装 申请单 更改固定资产卡片和折旧费归口承担单位 6 4 报废 资产报废由使用单位提出申请 填写 资产报废申请单 由归口管理部门 设备管理部门和财务部会审 报经理办公会批准 重点 大型设备 原值金额超 公司净资产 2 5 以上的 需报董事会审批 总部备案后 交财务部作账务处理 财务部门 归口管理部门依据 资产报废申请单 核销账目及卡片 6 5 账务核算 固定资产出售 转让 报废或毁损时 应当将处置收入扣除其账面价值和相 关税费后的差额计入当期损益 财务制度汇编 第 20 页 七 固定资产清查七 固定资产清查 7 1 每年末由财务 资产管理部门和使用部门组成资产清点小组 对公司内所 有固定资产进行一次现场清点 填制 固定资产盘存表 7 2 对盘盈 盘亏 毁损的固定资产 应当查明原因 写出书面报告 固定资 产盘存差异明细表 报经理办公会审批后 在期末结账前处理完毕 对于重点 大型设备 原值金额超公司净资产 2 5 以上的 需报董事会审批 总部备案 盘 盈的固定资产 计入当期营业外收入 盘亏或毁损的固定资产 在减去过失人或 者保险公司等应收账款和残料价值之后 计入当期营业外支出 7 3 依据盘点结果对固定资产的使用状态进行分析 八 固定资产减值准备八 固定资产减值准备 8 1 如出现下列情况 应评价固定资产的可收回金额 以确定资产是否已经发 生减值 1 固定资产市价大幅度下跌 其跌幅大大高于因时间推移或正常使用而 预计的下跌 并且预计在近期内不可能恢复 2 固定资产陈旧过时或发生实体损坏等 3 固定资产预计使用方式发生重大不利变化 如企业计划终止或重组该 资产所属的经营业务 提前处置资产等情形 从而对企业产生负面影响 4 企业所处经营环境 如技术 市场 经济或法律环境 或者产品营销 市场在当期发生或在近期发生重大变化 并对企业产生负面影响 5 同期市场利率等大幅度提高 进而很可能影响企业计算固定资产可收 回金额的折现率 并导致固定资产可收回金额大幅度降低 6 其他有可能表明资产已发生减值的情况 8 2 对于可收回金额低于其账面价值的固定资产 按该资产可收回金额低于其 账面价值的差额计提减值准备 计提时按单项资产计提 九 附则九 附则 9 1 本制度适用于本公司的固定资产的管理 9 2 本制度自下发之日起执行 9 3 本制度解释权归财务部 财务制度汇编 第 21 页 第八章 差旅费管理办法 关键词 关键词 预算管理 报销程序 开支标准 纪律预算管理 报销程序 开支标准 纪律 一 总则一 总则 1 1 为了加强差旅费用控制 保障因公出差人员工作和生活的需要 本着既要 维护公司形象又要注意勤俭节约的原则 制定本规定 1 2 差旅费是指报销人因为工作需要在本地或外地 含境外 发生的交通费用 住宿费用 自身的伙食费用 订票费 大宗行李寄存费 以及出国人员的公杂费 与零用费等 出差期间发生的业务招待费用 通讯费用 办公费等其他费用不包 括在内 1 3 差旅费管理的原则是 事前控制 标准控制和总额控制相结合 以事前控 制 标准控制为主 总额控制为辅 二 预算管理二 预算管理 2 1 各部门的差旅费支出纳入预算管理 2 2 差旅费预算分解到月度 由财务部负责费用审核的会计对各部门当月发生 的差旅费进行控制 2 2 1 在预算内 报销人按审批程序审批后 须经负责费用审核的会计审核 方可报销入账 2 2 2 在预算外 由报销人所在部门按追加预算程序申请追加预算 报销人按 审批程序审批后 须经负责费用审核的会计审核 方可报销入账 三 差旅报销程序三 差旅报销程序 3 1 各类人员 销售系统人员除外 出差之前 先按要求填写 出差申请单 明确出差人员 事由 期限 地点等事项 并经审批人签字后到财务部借款 公 司中层以上管理人员出差必须经总经理审批 财务制度汇编 第 22 页 3 2 出差申请单 一式两联 第一联 财务借款联 第二联 报销联 3 3 出差人员必须严格按照差旅费标准执行 不得随意突破标准 因公出差要 求超标准使用差旅费时 必须出差前在 出差申请单 上的 超标及招待费申请 栏内注明超标原因 项目及金额 并经审批人签字后到财务部借款时备案 报销 时扣减相应超标事项的补助 3 4 出差人报销时 依照差旅费报销标准填写 差旅费报销单 按交通费 住宿费 其它等费用项目分类粘贴好报销票据 同时持 出差申请单 第二联到 财务部核定报销金额 财务部严格依据 差旅费标准 核定报销金额 并与 出差 申请单 上的内容进行核对 3 5 对于经审批同意而超标的费用 报销时必须由财务部长在该票据上签字 3 6 销售系统人员差旅费报销标准参照公司 销售内部管理制度 执行 3 7 与出差无关的票据不得随同报销 3 8 出差人必须在返回公司后一周之内报销差旅费 否则 财务部从借款人工 资中先行扣除 然后凭据报销 四 差旅费开支标准 见附表 四 差旅费开支标准 见附表 4 1 差旅费开支规范 1 交通费在规定的等级标准内凭据报销 2 住宿费按出差实际住宿天数凭据在规定的标准内报销 3 伙食补助费 外地市内交通费及电话补助费一般按出差自然天数计算 包干使用 电话补助费仅限于不纳入手机话费报销范围的人员 4 事务费 零星杂费按实际凭据经审批人签字后报销 4 2 差旅费开支相关规定 1 差旅费标准中 2 3 类人员乘坐其它交通工具不包括出租小汽车 2 乘坐火车 汽车 轮船 从晚八时至次日晨七时之间 在车上过夜六 小时以上的 或连续乘车时间超过十二小时的可购卧铺票 可以使用而没有使用卧铺的按硬座票价 不包括加收的空调费用 的相应比 例给予补助 补助比例视不同列车车型而不同 具体比例见下表 列 车 车 型补助比例 慢车 直快60 特快50 新型空调特快 新型空调直达特快30 3 财务制度汇编 第 23 页 4 5 因公出差期间自己解决住宿问题 回来后不报销住宿费的 按本人对 应标准的 30 给予补助 6 差旅费标准中 1 类人员出差因工作需要 其随行人员可享受 1 类级别的 住宿费标准 其他补助及包干标准按该随行人员对应级别执行 7 因公出差期间因私绕行的交通费不得报销 同时也不得报销由此而发 生的住宿费及各项差旅补助 出差在外因公临时改变出差日程的 回公司后须立即按变更后的日程重新补 办出差申请 8 外出参加会议 学习和各种培训班的人员 主办单位安排食宿 交通 的 不报销住宿费 伙食补助费 只报销来回两天的交通补助费 主办单位要求 收费的 凭收据报销并附上会议通知 9 经公司批准赴外地学习 实习 15 天以上的 只报销来回两天的交通补 助费 伙食及通讯补助费按 5 元 天的标准补助 10 自带交通工具的不补助交通费 11 12 公司副总以下人员原则上不准报销招待费 确有交际应酬的 应在出 差前提出申请 经审批人批准后报财务部备案 方可凭据报销 若有特殊情况临时需招待的 可电话向主管领导请示 回来后补办手续 已报销招侍费的 应按招待餐数扣减伙食补助费 招待一餐扣减一天伙食补 助费的 50 异地招待费发票应与其出差地差旅费一并予以报销 单独申请的异 地招待费不予报销 13 零星杂费如 机场建设费 保险费 行李托运费和其它检查费实报实 销 经批准乘坐飞机的出差人员 乘坐往返机场的专用客车费用 在交通补助费 包干之外 据实报销 14 15 符合公司规定经人力资源部批准的探亲人员 按探亲审批报告中的探 亲地点报销往返直线车船费 所有人员统一标准为火车硬卧 轮船三等舱和长途 汽车客 卧票 其它交通工具不予报销 同时不报销住宿费和伙食补助费等其他 补助费 16 报销车船费 住宿费须具有正式发票 无发票或非规范票据不得报销 17 出差享有补助天数以运输部门提供有效票据所注时间为准 返程可加 财务制度汇编 第 24 页 路途时间 4 3 司机出车补助及其它费用 4 3 1 小车司机补助 1 市内出车 确因工作需要加班按要求登记加班表审批表 由主管领导 审批后 每月末统一造表发放 2 武汉市以外出车 按自然天数享受 30 元 天的出车补助 须随出差报销 单一起报销 单独申请的不予报销 3 4 3 2 4 3 3 停车费 过路费等据实报销 违章罚款一律不准报销 五 纪律五 纪律 5 1 凡出差人员 不包括市内出差 都必须事先填写 出差申请单 并经上 一级领导批准签字 没有 出差申请单 以及中层以上人员没有到总经理办公室 备案的 负责费用审核的会计一律不予借款或报销 5 2 差旅费借款前款未清 后款不借 5 3 公司出差人员应在出差返回后一周内到财务报销清账 负责费用审核的会 计应定期清查各部门未清账的差旅费借款 及时催促清账 对报销清账拖欠 从 出差返回当日起计 达一个月起者 按每日 2 加收利息 借款及利息从出差人 工资中予以扣回 当月工资不足的 下月继续抵扣 直至清账 5 4 非合法票据如白条 收据 除行政事业单位收据 虚开发票 一律不得 报销入账 一经查出 对虚开发票的经办人处以虚开金额 5 10 倍的罚款 情节严 重者 移交相关部门处理 对以未经批准的白条 收据入账的 负责费用审核的 会计承担非合法票据金额的 33 罚款 5 5 严格按公司规定的差旅费标准进行报销 超标准差旅费支出未经或未获总 经理批准的 其超标准部分一律由报销人自行承担 六 附则六 附则 6 1 本制度适用于公司对差旅费的管理 6 2 本制度由公司财务部负责解释 6 3 本制度自发布之日起执行 财务制度汇编 第 25 页 附件 1 差旅费报销标准 2 出差申请单 附件 1 差差 旅旅 费费 报报 销销 标标 准准 交通工具 住宿限额标准 元 天 伙食补助标准 元 天 人 员 类 别 项目 标准 职级 火车轮船飞机其他 特区 直 辖市 省 会城市 其他 城镇 特区 直辖市 省会城 市 其他 城镇 外地 市内 交通 费 元 天 电 话 补 助 费 元 天 1 公司总经理 副总经理及 相当职级人 员 软卧二等舱普通舱 据实 报销 3001807060 据实 报销 2 公司正副部 长及相当职 级人员 硬卧三等舱特批 据实 报销 1501206040305 3一般员工硬卧三等舱特批 据实 报销 1201005030205 特区包括 深圳 珠海 厦门 汕头 海南 直辖市 北京 上海 天津 重庆 财务制度汇编 第 26 页 附件 2 武汉康乐药业股份有限公司 出出 差差 申申 请请 单单 出 差 人职务或职称部 门 出差日期20 年 月 日至 20 年 月 日共 天出差地点 预借旅费大写 万 千 百 拾 元整小 写 出差事由 超标及 招待费 申 请 财务部长 总经理 申请人 部门负责人 主管副总经理 财务部长 总经理 注 出差事由必须具体 详细 超标及招待费申请须注明超标原因 项目及金额 财务制度汇编 第 27 页 第九章 印章管理制度 关键词 关键词 印章领取 使用及保管 责任 一 总则一 总则 1 1 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具 印章的管理 关系到公司正常的经营管理活动的开展 甚至影响到公司的生存和发展 为防 止不必要事件的发生 维护公司的利益 制定本管理制度 1 2 公司董事长授权由行政管理部全面负责公司的印章管理工作 包括印章 的雕刻 发放 回收 销毁并监督印章的保管和使用 1 3 本制度所指印章包括行政公章 财务专用章 合同专用章 发票专用章 法人代表印章 现金收讫章 现金付讫章 以及工作用个人印鉴章等 二 印章的领取和保管印章的领取和保管 2 1 初始领取 2 1 1 现有公司由于历史关系 早已成立 没有初始领取 2 1 2 新成立的子公司 均由子公司董事长书面委托行政管理部负责人亲自 到工商机关指定的刻制机构去领取公章 领取公章后作原始留样 列入档案管 理 2 1 3 印章更换 重新雕刻 由行政管理部负责人亲自办理 2 2 使用领取 2 2 1 根据工作需要 相关责任人到行政管理部领取印章 并填写 印章领 用申请表 该表一式三份 领取人一份 总经理办公室二份 其中一份交档案 室 2 3 保管 2 3 1 保管人 行政公章法人代表章合同专用章财务专用章发票专用章财务人员私章现金收 付讫章 责任人 行政管理部 部长 行政管理部 部长 行政管理部 部长 财务部长 往来 收入 核算会计 各财务人员出纳 保管人行政管理部行政管理部行政管理部同上同上同上同上 财务制度汇编 第 28 页 指定人员指定人员指定人员 2 3 2 自领用之日起 保管人承担保管相关的法律责任 责任人承担连带责 任 2 3 3 印章持有情况纳入员工岗位变动时移交工作的一部分 如员工持有公 司印章的 须办理归还印章手续后方可办理岗位变动手续 2 4 换取 2 4 1 印章因使用过多而毁损或因工作需要须报废时 由保管人填写 印章 销毁申请表 报行政管理部按国家规定进行销毁 2 4 2 行政管理部办理重新雕刻的相关手续 三 印章的使用三 印章的使用 3 1 印章保管人建立 印章使用登记簿 内容有时间 事由 使用人个人 签字和保管人个人签字等项目 行政专用章 合同专用章的使用必须逐笔登记 财务专用章如用于非银行票据签章使用的 必须逐笔登记 3 2 印章保管人必须在规定权限和使用范围内使用印章 3 3 超过使用范围的 使用人必须填写 印章使用单 将其与所需签章的 文件一并逐级上报 经公司具有该印章使用决定权的人员批准后方可签章 3 4 印章保管人应对文件内容和 印章使用单 上载明的签署情况予以核 对 经核对无误的方可盖章 3 5 在逐级审核过程中被否决的文件 予以退回 3 6 印章使用单 作为用印凭据由印章保管人留存 定期整理后交行政管 理部归档 3 7 涉及法律等重要事项需使用印章的 须经法务专员审核签字和公司会 签程序履行完毕后 方可使用印章 3 8 印章原则上不允许带出公司 确因工作需要将印章带出使用的 应事 先填写 印章使用单 载明事项 经公司总经理或其授权人批准后由两人以 上共同携带使用 3 9 印章保管人因故不能保管印章时 经部门负责人同意 可以授权他人 代理 但必须有书面授权书 注明权限和使用范围 并由部门负责人监督 四 责任四 责任 4 1 印章保管人必须妥善保管印章 如有遗失 必须及时向公司行政管理 部报告 财务制度汇编 第 29 页 4 2 任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章 未经本制度规定的 程序 不得擅自使用 4 3 违反本制度的规定 给公司造成损失的 由公司对违纪者予以行政处 分 造成严重损失或情节严重的 移送有关机关处理 五 附则五 附则 5 1 本制度适用于公司对印章的管理 5 2 本制度由财务部负责解释 5 3 本制度自发布之日起执行 财务制度汇编 第 30 页 第十章 会计档案管理制度 关键词 关键词 会计档案 归档 保管 销毁及查阅 一 总则一 总则 1 1 为了规范公司会计档案的管理 根据 中华人民共和国会计法 中华人民共和国档案法 和 会计档案管理办法 的规定 制定本制度 1 2 公司必须加强和重视对会计档案管理工作的领导 建立会计档案的立 卷 归档 保管 查阅和销毁等管理制度 保证会计档案妥善保管 有序存放 方便查阅 严防毁损 散失和泄密 1 3 会计档案是指会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 具体包括 1 会计凭证类 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 其他会计凭证 2 会计账簿类 总账 明细账 日记账 固定资产卡片 辅助账簿 其 他会计账簿 3 财务报告类 月度 季度 年度财务报告 包括会计报表 附表 附 注及文字说明 其他财务报告 4 其他类 银行存款余额调节表 银行对账单 纳税申报表 税务检查 资料 其他应当保存的会计核算专业资料 会计档案移交清册 会计档案保管 清册 会计档案销毁清册 1 4 行政管理部下设的档案室和公司财务部是公司会计档案的管理部门 财 务部建立小规模档案室 用以保管最近一年度的会计档案和和会计文书档案 二 归档 保存和销毁二 归档 保存和销毁 2 1 公司每年形成的会计档案 应当由财务部按照归档要求 负责整理立卷 财务制度汇编 第 31 页 装订成册 编制会计档案保管清册 2 1 1 当年形成的会计档案 在会计年度终了后 可暂由财务部保管一年 期满之后 应当由财务部编制移交清册 移交公司档案室统一保管 出纳人员 不得兼管会计档案 2 1 2 移交公司档案室保管的会计档案 原则上应当保持原卷册的封装 个 别需要拆封重新整理的 档案室应当会同财务部共同拆封整理 以分清责任 2 2 公司保存的会计档案不得借出 如有特殊需要 经财务部长批准 可 以提供查阅或者复制 并办理登记手续 查阅或者复制会计档案的人员 严禁 在会计档案上涂画 拆封和抽换 公司应当建立健全会计档案查阅 复制登记制度 2 3 会计档案的保管期限分为永久 定期两类 定期保管期限分为 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年 5 类 会计档案的保管期限 从会计年度终了后的第一天算起 2 4 本制度规定的会计档案保管期限为最低保管期限 各类会计档案的保 管原则上应当按照本制度附表所列期限执行 2 5 保管期满的会计档案 除本制度第 2 6 条规定的情形外 可以按照以下 程序销毁 2 5 1 由公司档案室会同财务部提出销毁意见 编制会计档案销毁清册 列 明销毁会计档案的名称 卷号 册数 起止年度和档案编号 应保管期限 已 保管期限 销毁时间等内容 2 5 2 财务部长在会计档案销毁清册上签署意见 2 5 3 销毁会计档案时 应当由档案室 财务部共同派员监销 2 5 4 监销人在销毁会计档案前 应当按照会计档案销毁清册所列内容清点 核对所要销毁的会计档案 销毁后 应当在会计档案销毁清册上签名盖章 并 将监销情况报告财务部长 2 6 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证 不得销毁 应当单独抽出立卷 保管到未了事项完结时为止 单独抽出立卷的 会计档案 应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明 2 7 公司采用电子计算机进行会计核算时 应当保存打印出的纸质会计档案 同时应当保存采用磁带 磁盘 光盘 微缩胶片等磁性介质保存的会计档案 三 交接与查阅三 交接与查阅 3 1 由于会计人员的变动或会计机构的改变等 会计档案需要转交时 须办 财务制度汇编 第 32 页 理交接手续 并由监交人 移交人 接收人签字或盖章 3 2 公司因撤销 解散 破产或者其他原因而终止的 在终止和办理注销登 记手续之前形成的会计档案 应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代 管或移交有关档案馆代管 法律 行政法规另有规定的 从其规定 3 3 公司分立后原单位存续的 其会计档案应当由分立后的存续方统一保 管 其他方可查阅 复制与其业务相关的会计档案 公司分立后原单位解散的 其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管 各方可查阅 复制与其业务相关的会计档案 公司分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭 证 应当单独抽出由业务相关方保存 并按规定办理交接手续 公司因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案 应当由原单位保管 承 接业务单位可查阅 复制与其业务相关的会计档案 对其中未结清的会计事项 所涉及的原始凭证 应当单独抽出由业务承接单位保存 并按规定办理交接手 续 3 4 公司合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的 原各单位的会计 档案应当由合并后的单位统一保管 公司合并后原各单位仍存续的 其会计档 案仍应由原各单位保管 3 5 公司之间交接会计档案的 交接双方应当办理会计档案交接手续 3 5 1 移交会计档案的单位 应当编制会计档案移交清册 列明应当移交的 会计档案名称 卷号 册数 起止年度和档案编号 应保管期限 已保管期限 等内容 3 5 2 交接会计档案时 交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项 交接 并由交接双方的单位负责人负责监交 交接完毕后 交接双方经办人和 监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章 3 6 会计档案的查阅 3 6 1 财务人员因工作需要查阅会计档案时 必须按规定顺序及时归还原处 若要查阅入库档案 必须办理有关借用手续 3 6 2 公司内各单位若因公需要查阅会计档案时 必须经本单位领导批准证 明 经财务部长同意 方能由档案管理人员接待查阅 3 6 3 外单位人员因公需要查阅会计档案时 应持有单位介绍信 经财务部 长同意后 方能由档案管理人员接待查阅 并由档案管理人员详细登记查阅会 计档人的工作单位 查阅日期 会计档案名称及查阅理由 3 6 4 会计档案一般不得带出室外 如有特殊情况 需带出室外复制时 必 须经财务部长批准 并限期归还 财务制度汇编 第 33 页 3 6 5 公司的会计档案不得携带出境 四 附则四 附则 4 1 预算 计划 制度等文件材料 应当执行文书档案管理规定 不适用 本制度 4 2 本制度适用于公司对会计档案的管理 4 3 本制度由财务部负责解释 4 4 本制度自发布之日起执行 附 会计档案保管期限表 序号档案名称保管期限备注 一会计凭证类 1原始凭证15 年 2记账凭证15 年 3汇总凭证15 年 二会计账簿类 4总账15 年包括日记账 5明细账15 年 6日记账15 年现金和银行存款日记账保管 25 年 7固定资产卡片固定资产报废清理后保管 5 年 8辅助账簿15 年 三财务报告包括子公司汇总财务报告 9月 季度财务报告3 年包括文字分析 10年度财务报告 决算 永久包括文字分析 四其他类 11会计移交清册15 年 12会计档案保管清册永久 13会计档案销毁清册永久 14银行余额调节表5 年 财务制度汇编 第 34 页 15银行对账单5 年 第十一章 存货管理制度 关键词 存货计价 保管 盘存 存货准备 一 总则一 总则 1 1 为了加强公司存货管理 规范存货的会计核算和管理 降低库存成本 提高公司资金使用效率 根据 企业会计制度 和 企业会计准则 存货 等 会计法规的要求 特制定本制度 1 2 存货 是企业在生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品 处在生 产过程中的在产品 在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料 物料等 包括 库存商品 半成品 在产品 材料 包装物 低值易耗品 修理用备件等 1 3 管理职责 1 生产部负责材料 包装物 低值易耗品 修理用备件的采购和保管 2 各生产车间负责在产品的管理 3 生产部负责库存商品的管理 4 财务部是存货管理的协管部门 起到监督 审核的作用和协助处理的 责任 二