行政制度手册

1 XXXXXX 公司公司 行政管理制度与程序目录行政管理制度与程序目录 序号序号文件名称文件名称文件编号文件编号 1每月工作报告形式及表格行政 001 2会议记录格式行政 002 3内部发文制度与格式行政 003 4制度和程序格式行政 004 5公函行政 005 6保密管理制度行政 006 7出差及费用报销规定行政 007 8档案管理制度与程序行政 008 9 文件管理制度与程序行政 009 10前台员工管理制度行政 010 11固定资产管理制度行政 011 12印章管理制度与程序行政 012 13会议安排与接待工作程序及制度行政 013 14文件审批制度与程序 附表 行政 014 15工作联系单制度与程序 附表 行政 015 16参加会议的规定行政 016 17行政总值班制度行政 017 18每日工作例会制度 暂缓 行政 018 2 XXXXXX 公司 工作报告格式要工作报告格式要 求求 部门 行政管理部 Executive Office 保密度 Secrecy 文号 行政 001 Policy No EO 001 内容 每月工作报告格式 Subject Monthly Report Format 页数 1 1 Pages 1 1 1 标题 北京美颐天医疗美容诊所有限公司 年 月份工作报告 2 文头 包括 致送 发出 日期 3 报告内容 本月完成工作情况 待解决问题和建议 下月工作计划 4 呈送时间 每月 1 日前将上月工作报告呈送直接上司 5 报告人 经理级以上人员每月需提交工作报告 经理级以上人员每月需提交工作报告 6 其他要素 字体 标题采用黑体 小四号字 其他部分采用宋体 五号字 边距 上下边距 2 厘米 左边距 2 5 厘米 右边距 2 厘米 附 工作报告 样板 发出 Initiated By 审批 Re checked By 审批 Approved By 发出日期 Issue Date 生效日期 Effective Date 3 XXXXXX 公司 年年 月份工作报告 样板 月份工作报告 样板 致送 发出 主题 日期 1 本月完成工作情况 2 待解决问题和建议 3 下月工作计划 报告人 4 XXXXXX 公司公司 会议记录格式要求会议记录格式要求 部门 行政管理部 Executive Office 保密度 Secrecy 文号 行政 002 Policy No EO 002 内容 会议记录格式 Subject Meeting Record Format 页数 1 1 Pages 1 1 1 标题 北京美颐天医疗美容诊所有限公司 会议记录 2 文头 包括 时间 日期 地点 主持人 出席人 记录人 抄送 如有必要将会议记录知会相关未出席会议人员 文头应设有抄送 3 会议内容 包括 会议内容和会议内容跟进人 一次会议如有多项主题 按主题分类整理记录 记录明确写明发言人姓名及其发言 建议或表态 会议记录应言简意赅 4 文尾 写明 会议于什么时间结束 5 落款签发 包括 记录人和会议记录审阅人 6 其他要素 字体 标题采用黑体 小四号字 其他部分采用宋体 五号字 边距 上下边距 2 厘米 左边距 2 5 厘米 右边距 2 厘米 附 会议记录 样板 发出 Initiated By 审批 Re checked By 审批 Approved By 发出日期 Issue Date 生效日期 Effective Date 5 XXXXXX 公司公司 会议记录 样板 会议记录 样板 时间 日期 地点 主持 出席 抄送 记录 会议内容 跟进 1 2 3 其他 会议于 结束 记录人 审阅人 6 XXXXXX 公司 内部发文制度内部发文制度 部门 行政管理部 Executive Office 保密度 Secrecy 文号 行政 003 Policy No EO 003 内容 内部发文制度与格式 一般发文 Subject Dispatch File Policy 保持个人清洁卫生 2 语言礼貌 2 1 一般使用标准普通话 声音清晰 柔美 接听电话热情礼貌 有耐心 2 2 接待来访客人面带微笑 热情礼貌 3 接听电话程序 3 1 电话铃响三声之内接听 3 2 礼貌问候 你好 北京美颐天医疗美容诊所 3 3 迅速转接电话 3 4 对推销类来电应注意过滤 3 5 手边常备纸 笔 及时记录留言并送达相关人员 4 前台接待 4 1 见到来访客人主动起身站立 礼貌询问 你好 请问找谁 4 2 请来访客人登记 4 2 先电话联系受访人 在获得受访人同意后 方可允许访客前往 4 3 在办公区域或是洽谈区接待 由受访人确定并知会前台 4 4 总监级以上来访客人 给予引领 其他来访客人由受访人引领 4 5 总监级以上来访客人 主动提供茶水 其他人员如有需要 也给予提供 4 6 如为应聘人员 请其在前台对面洽谈区等候 迅速通知人力资源部 5 其他事项 5 1 保持前台整洁 熟悉前台设备 各部门人员及其办公室位置 各分机号码 5 2 根据会议预约 事先做好会议室清洁及相关准备工作 根据要求为参加会议人员提供 茶水 会议结束后通知保洁人员或由前台接待员予以及时整理 5 3 做好报纸 信件收取 分发 信件邮寄及相关登记工作 5 4 协助人力资源部做好员工考勤 5 5 严禁闲人进入办公楼 发出 Initiated By 审批 Re checked By 审批 Approved By 发出日期 Issue Date 生效日期 Effective Date 17 XXXXXX 公司公司 行政管理制度与程序行政管理制度与程序 部门 行政管理部 Executive Office 保密度 Secrecy 文号 行政 011 Policy No EO 011 内容 固定资产管理制度 Subject Fixed Assets Manage P 3 6 后勤保障部总监 医务部主任 医疗设备及器械类 审核 财务总监审核 3 7 总助或总经理审批 3 8 单价 10000 元以上 单批采购 30000 元以上需报总公司审批 3 9 由采购人员根据申购单进行采购 4 固定资产管理 4 1 入库流程 由使用部门 仓管及设备管理部门验收 确认质量 再由仓管人员完成入库手续 如有 问题及时知会采购人员退换货 固定资产执行先入库后领用原则 4 2 登记 出库后固定资产管理员需建立完整固定资产登记卡 账 每位使用人设有一份固定资产登记表 使用人和部门负责人需签名 部门负责人为固 定资产管理责任人 固定资产如发生变更 登记表需及时更新 员工离职时 需向固定资 产管理员办理交接手续 如有遗失或因个人原因导致损坏需按折旧或实际情况赔偿 放置于公共场所 公共使用 仓库的固定资产需登记 并由保管或使用部门指定固定 责任人 18 4 3 内部调拨 任何固定资产移动 需先知会固定资产管理员 填写 内部调拨单 经部门负责人 签字后报后勤保障部总监审批方可进行 4 4 盘点 每年至少盘点一次 如固定资产管理员变更或离职也需盘点交接 盘点由财务部组织 由固定资产管理员盘点并填写盘点表 财务人员进行协盘 发出 Initiated By 审批 Re checked By 审批 Approved By 发出日期 Issue Date 生效日期 Effective Date 19 XXXXXX 公司公司 印章管理制度印章管理制度 部门 行政管理部 Executive Office 保密度 Secrecy 文号 行政 012 Policy No EO 012 内容 印章管理制度及程序 Subject Seal Manage P P 页数 1 1 Pages 1 1 1 印章的管理及使用 1 1 公司及医院的印章由行政部保管 1 2 使用公司印章必须经公司高级管理层书面批准 文件用印及常规用印由部门负责人经 高层领导审批后办理 1 3 印章管理人员须对需要盖印的文件 信函等进行检查 须有相关领导的签发或签署 文件 信函格式合适 文字通顺 无错漏字 标点符号妥当等 开具印制好的介绍信 时 须确认已将存根所列项目填写清楚 如需领导签字的 须有领导在 批准人 一 栏签字 一切合格后方可盖印 1 4 盖章须讲求质量 印油正红 适宜 用力适度 盖印端正 字迹清晰 防止歪 倒 斜 偏 糊 1 5 行政办公室对用印监督 监印权 对于不合手续的用印 有权提出异议并拒绝盖印 1 6 印章管理人员进行用印登记 登记内容包括用印人 事由 批准人 经手人 印数 时间等 1 7 未经主管领导批准 印章保管人员不得委托他人代为保管 使用印章 1 8 印章必须妥善保管 随用随取 用后立即存放原处 并及时上锁 严禁将印章携出办 公室 1 9 公司作废的印章由行政办公室封存 2 公司印章使用范围 2 1 以公司名义对外发出的公文 2 2 以公司名义对外的各种业务办理所需报备资料 2 3 以公司名义对外联系 商洽业务工作的介绍信 证明信等 2 4 以公司名义与有关单位签署的合同 协议等 2 5 本单位员工办理私事 确需公司出具的证明信等 2 6 经总经理批准其他需要使用印章等 附 印章使用申请单 20 北京美颐天医疗美容诊所印章使用申请单北京美颐天医疗美容诊所印章使用申请单 样本 样本 日 期 申请部门 印章种类 盖印份数 文件名称 用印事由 申请人 部门经理 批准人 发出 Initiated By 审批 Re checked By 审批 Approved By 发出日期 Issue Date 生效日期 Effective Date 21 XXXXXX 公司公司 行政管理制度与程序行政管理制度与程序 部门 行政管理部 Executive Office 保密度 Secrecy 文号 行政 013 Policy No EO 013 内容 会议安排及接待工作程序与制度 Subject Conference Arrange and Reception P P 页数 1 1 Pages 1 1 1 会前准备 1 1 确认会议日期 时间 地点 内容 参加人员 1 2 由人力资源部人员预订会议室 1 3 人力资源部人员发出会议通知 并确保知会到将与会人员 1 4 准备会议资料 文件袋 笔记本 签到表等 主要由召集部门或召集人负责 1 5 会议横幅印制 桌签 座次安排 主要由召集部门或召集人负责 1 6 开会前一小时检查会场 主要由召集部门或召集人负责 2 参加会议 2 1 会议组织人员或部门提前到会场检查各项工作准备情况 2 2 发放会议文件及资料 2 3 部门会议由本部门负责人指定部门工作人员做好会议记录 2 4 公司会议由总经办安排人员做好会议纪录 2 5 由会议纪录人员在会后草拟会议决议 纪要等 3 会后工作 3 1 印发会议决议 纪要等 3 2 催办会议决定事项的落实 收集情况并向上级领导反馈 发出 Initiated By 审批 Re checked By 审批 Approved By 发出日期 Issue Date 生效日期 Effective Date 22 XXXXXX 公司公司 行政管理制度与程序行政管理制度与程序 部门 行政管理部 Executive Office 保密度 Secrecy 文号 行政 014 Policy No EO 014 内容 文件审批制度与表格 Subject Document Approve and Examine P P 页数 1 1 Pages 1 1 1 部门工作需向公司领导请示及批复的事项应以书面报告形式上呈 2 由报批人打出书面报告 并按文件审批表的格式填写文件审批表 3 文件审批表应先由部门负责人在校核人一栏内签字确认 4 文件审批表内所需审核部门与审批领导人员的职务应打印完整 5 所有审核人员及审批人员在无特殊情况下 应在半天内完成签字确认 6 如果对文件内容疑义 应在第一时间内与打印人或打印人部门负责人进行问询沟通并作 出签字决定 7 各审核人员及审批领导应在文件审批表上签署名字及意见 日期 8 文件打印人应把需审批文件附在文件审批表后 9 文件审批表的审批过程由打印人跟踪落实以加快审批速度 10 文件审批表在完成审批程序后应复印一份交由行政办留存 正本由打印人留存 11 在紧急情况下 可先口头向领导汇报执行 但事后应及时补齐手续 12 文件密级分为 机密 绝密 二个等级 需在文件审批表上标注 附 文件审批表格 发出 Initiated By 审批 Re checked By 审批 Approved By 发出日期 Issue Date 生效日期 Effective Date 23 北京美颐天医疗美容门诊部北京美颐天医疗美容门诊部 文件审批表文件审批表 编号 密级 文件标题 急缓 拟稿部门打印人审核人 审批部门 岗位 审核部门 岗位 审核意见 每审核 人不超半 日 审批意见 文件正文附后 24 北京美颐天医疗美容门诊部北京美颐天医疗美容门诊部 工作联系单制度工作联系单制度 部门 行政管理部 Executive Office 保密度 Secrecy 文号 行政 015 Policy No EO 015 内容 工作联系单制度与程序 Subject Fixed Assets Manage P P 页数 1 1 Pages 1 1 1 工作联系单为需跨部门工作人员作出配合时的文件格式 2 工作联系单的填写由部门工作人员或部门负责人完成 3 工作联系单应先由接单部门负责人签名接收或由部门负责人文员代收并签字确认 4 工作联系单应一式两份 一份交由接单部门作为工作指令使用 另一份应由发单部门 留存 5 工作联系单中的工作内容应由发单部门填写 填写应详尽清晰 6 接单部门负责人或代收人员有不明白的地方应即时问询清楚后方可接收 附 工作联系单表格 发出 Initiated By 审批 Re checked By 审批 Approved By 发出日期 Issue Date 生效日期 Effective Date 25 北京美颐天医疗美容门诊部北京美颐天医疗美容门诊部 工作联系单 样本 工作联系单 样本 编号 发单部门签发领导签发日期 接单部门接单领导接单日期 工作 联系 内容 发单部门领导签字 完成 情况 接单部门领导签字 注 此单一式两份 发单部门和接单部门各存一份 26 XXXXXX 公司公司 会议制度会议制度 部门 行政管理部 Executive Office 保密度 Secrecy 文号 行政 016 Policy No EO 016 内容 参加会议的规定 Subject Attend Conference P P 页数 1 1 Pages 1 1 随时注意你的个人卫生和仪表 随时作记录 不要试图用脑子记忆所有事情 随时保持良好的姿态 在必要时以轻微的前倾或点头来表示明白或赞赏 面带真诚的笑容 认真且耐心地聆听 减低噪音 轻声关门 中途离开时应知会您的上司离开原因 向内部 外部人员问候及道别时尽可能地称呼对方的姓名 让上级主管 同事知道你在何处及何时回来 无法参会时应向部门领导事先请假并说明理由 提前十份钟到达会议现场并做好参会准备 切记 切记 良好的会议态度创造良好的会议效果 行为举止行为举止 作为北京美颐天医疗美容诊所有限公司的一份子 员工在会议中的一举一动都直接影 响到个人和公司的形象 必须做到 必须做到 保持良好的姿态 与他 她 人对话时 请面带微笑 将你的热情通过声音传递给对方 讲究礼貌 谈话前先问好 与人讲话时要神情专注 以职业化的方式处理问题 避免粗俗语言 避免在会议时闲谈 或做与会议无关的事情 语言清晰 勿喧哗 在会场内注意步履轻盈 减少身影移晃 安静参会 做好笔记 手机调至震荡模式 参会人员个人卫生及仪表要求参会人员个人卫生及仪表要求 必须做到 27 外表健康整洁 指甲修剪整齐 不得留长指甲 保持牙齿及口腔清洁无异味 头发经常清洗 发型符合公司标准 保持充足的睡眠 健康的饮食与良好的卫生习惯 并经常运动以保持精神饱满 在参加公司全体会议及有外部人员参会时工作人员应着正装出席 发出 Initiated By 审批 Re checked By 审批 Approved By 发出日期 Issue Date 生效日期 Effective Date 28 北京美颐天医疗美容门诊部北京美颐天医疗美容门诊部 联合检查制度联合检查制度 部门 行政管理部 Executive Office 保密度 Secrecy 文号 行政 017 Policy No EO 017 内容 周联合检查工作制度 Subject Dept Combine Weekly Inspect P P 页数 1 1 Pages 1 1 1 联合检查目的 为切实确保将医院安全和随时为宾客提供优质服务纳入有效管理 提高医院各部门管 理及运行水平 医院将实行周联合检查制度 2 联合检查人员 每周联合检查组由各部门总监 各科室主任 公司及院领导组成 由行政办公室编制 周检查时间表 并提前分发各部门总监 各科室主任及领导 3 检查时间选择 每周一次 检查时间定为上午进行 4 检查组职责 4 1 对各部门服务质量及工作情况进行监督检查 纠正不规范工作行为 并将有关问题及 时反映给予有关部门及科室负责人 4 2 检查各部门 科室卫生情况及物品摆放是否合理并符合规定 4 3 检查工作人员的仪容仪表 工作态度是否符合标准 4 4 检查设施设备的完好性与不足 5 检查组人员要求 5 1 检查组人员应着制服或正装 佩戴工作铭牌 注意个人仪容仪表与礼节礼貌 并随 时保持手机畅通 5 2 检查组人员须认真填写 联合检查记录表 所规定的各项检查内容 联合检查记录 表 须在检查结束后抄送院领导 公司领导各一份 并由行政办公室留档一份