基础资料管理指导意见

1 夏邑县供电局基础资料管理指导意见夏邑县供电局基础资料管理指导意见 一 基本要求一 基本要求 基础资料包括上级文件 本局文件 规程 规定 制度 办法 台帐 图纸 统计资料 报表 各种经济技术指标 财 务指标 计划 总结材料 各种原始记录等 各类台帐记录 协议 传票应用钢笔填写 墨水用碳素或蓝黑墨水 各类报 表传票需复写 可用圆珠笔填写 填写要规范 字迹工整 清楚 内容要真实 语言要正确 述语要规范 表达事物要 准确 计量单位的使用要符合规定要求 反映事实和表达事 物要有逻辑性 要注意连贯性 对应性 使别人能够看懂 看 明白 一 文件 规程要齐全 时效性要强 上级文件不能作为 本局的文件 只能是本局制定标准的依据 要注意上级文件的 更新 上级下发需贯彻落实的文件 本局要结合实际制定配套 执行的文件 必要时可以转发 遵照执行 二 规定 制度 办法 需下文执行的 应以局文件发布 为准 制定的规划内容要全面 要有年度滚动计划 操作性 要强 年度计划应行文下发 月 季计划应按有关要求及时 上报计划管理部门 三 各类记录填写应认真 内容应充实 与实际结合要 2 紧密 不能缺次数 供电所 变电站记录按照规范化管理要求填 写 上级有明确要求的 相关责任人要审阅签名 四 台帐 图纸应齐全 应相互一致 与实物相符 并要 根据情况适时变更 五 统计报表上级有明确规定格式要求的 以上级规定 为准 上级无统一格式要求的 由各单位自行设定格式 报表 的名称与内容应一致 应明确填报单位 填报时间 填写的各 类报表应在规定时间内完成 并要制表人 审核人逐级签字 六 指标计算使用的原始依据来源有出处 能得到其它 部门的相互验证 计算公式 计算结果要正确 要有相关人员签 字 七 分析 总结内容不能空洞 不能千篇一律 要有广 度和深度 要全面 要有一定水平 专业运行情况分析和专业 年度工作总结要符合要求 八 工程建设的各类资料应齐全 完整 并建立原始资 料目录 清单 九 各类基础资料要前后一致 不能出现前后矛盾 要 做到上 下 左 右相互验证 环环相扣 二 公文处理二 公文处理 按照省公司和本局有关公文处理办法执行 三 公文以外的处理三 公文以外的处理 3 一 纸型采用A4型 一般每页22行 每行28个字 二 题目距内容空一行 题目字型采用2号华文中宋 内容采用3号仿宋体 从左至右横写 横排 三 左侧装订 不掉页 订眼距书芯上下各1 4处 一 般背后不可散叶明订 四 落款处署发文单位名称 标识成文时间 发文单位 与成文时间不空行 成文时间右空4字 发文单位名称在时间 上方居中 以发文时间段长为标志 加盖印章应上距正文2 4 毫米 端正 居中下压成文时间 印章用红色 规定 制度 办 法 标准等由局统一装订成册 不再署发文单位名称和成文时 间 不加盖公章 成文时间用大写 不能用 零 或 0 表示 五 情况要属实 观点要明确 表达要准确 条理要清 楚层次要分明 文字要标准 字词要规范 标点符号使用要正 确 六 人名 地名 数字 引文应准确 引用公文应当首先 引标题 后加圆括号引发字号 同一材料中 数字的使用前后 应一致 七 结构层次序数 结构为两层的 第一层为 一 第二层为 l 结构超过两层的 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 l 第四层为 1 四 发文要求四 发文要求 一 制定的规划 标准 一是要按相应程序通过评审 4 二是可采取集中发布的办法公布实施 二 制定的计划 规定 制度 办法 通知等 凡是属于 部门内部执行的 不下文 需要全局共同遵循执行的 以局文 件发布 五 卷内文件目录格式要求五 卷内文件目录格式要求 各部门 所 站 班 应建立基础资料总目录 清单 明 确各种文件 规程 制度 规定 标准 条例 台帐 记录 报 表 分析 总结 报告等基础资料的分布 并应明确基础资料的 种类 数量 格式及填写存放规定 并经专业组认可 每个档案盒 内宜设置目录索引 一 局文件 党委文件 会议纪要 电力简报等资料的卷 内目录按照 卷内资料目录 统一格式设置 卷内资料目录 应 放置在档案盒内首页 具体样式见附表一 二 标准 规程等书籍资料目录按照 标准 规程目录 统 一格式设置 具体样式见附表二 三 归档资料总目录 作为全部档案的总目录 具体样 式见附表三 六 资料微机化管理要求六 资料微机化管理要求 一 本局成册的规章制度 标准 上级 本局下发的正在使 用的文件 局下发的会议纪要 电力简报等 微机内应有相应 的目录 二 各类原始资料在输入微机的同时 必须保留 5 七 档案盒设置要求七 档案盒设置要求 一 档案盒按照部室功能分类 二 相同或者相似类资料尽量放在同一档案盒内 以 有利于正常工作的衔接为宜 八 文件夹设置要求八 文件夹设置要求 一 各单位应设置 部归档资料总目录 文件夹 如 局长工作部归档资料总目录 二 各单位应根据日常工作需要 逐级设置文件 夹 如 在工会办公室文件夹设置 职工合理化建议 民主管理 职代会资料 企务公开 计划生育 企业文化 等子 文件 夹 三 在子文件 夹 中 可设置下一级子文件 夹 如 工会办公室 在 职工合理化建议 子文件夹中 设置 合理化 建议流程图 合理化建议书 合理化建议记录 合理 化建议督办通知单 合理化建议答复意见 合理化建议 评审记录 等文件或文件夹 九 卷编号要求九 卷编号要求 一 各部门的基础资料按功能和工作需要分类 各部门档案盒应按顺序编号 如工会办公室 合理 化建议 档案盒编号为工 01 需要增加档案盒放置上 述同类资料的 按编号 工 01 1 2 3 4 设置 三 供电所 变电站基础资料按照规范化管理 6 求 结合工作实际 由所属部室统一分类 统一编号 四 档案盒横标签与竖标签内容应一致 档 案盒标签应尽量压缩字数 表达精练 要能说明问 题 档案盒标签统一采用复印纸制作 档案盒竖放 后 每个标签最上边一个字 最下边一个字应横看 一条线 上下误差不超过1毫米 标签字体字间 距 离 应 均 匀 用 一 行 竖 标 注 横 标 签 与 竖 标 签 式 样 见 附 表四和附表五 十 资料存放要求十 资料存放要求 一 总 的 原 则 是 本 单 位 资 料 尽 可 能 集 中 管 理 有 些 资 料不宜集中管理的 要在总管理点资料目录 上显示 提供该资料放置位置 管理人 这些资料也 要按规定编号 相对集中管理 二 凡是要求各部门进一步落实的工作 相关文件及落 实资料都必须齐全 属全局统一遵循的文件 标准 规章制度等 资料 各部室都应保存 并按规定编号 如涉及安全 综合治理 党建 党风廉政建设 行风建设 信访稳定 民主管理 企务公 开 民主监督 计划生育等方面的文件资料 各部室 站 所 都应妥善存档 并有相应落实记录 三 供电所规范化建设 变电站标准化建设和各部门需 要存放的法律法规 条例 制度 标准 规定 规程 书籍等 一是 要齐全 二是必须是有效版本 7 四 规程 书籍 规章制度汇编 标准汇编等应专一放置 不能存放在档案盒内 十一 统计报表要求十一 统计报表要求 统计报表上级有明确规定格式要求的 以上级规定为准 上级无统一格式要求的 由各单位自行设定格式 统一用电子 表格制表 报表的名称与内容应一致 应明确填报单位 填报时 间 单位要加盖公章 编制人 审核人等要逐级签字 一般要手 写 不准代签 十二 上墙显示资料要求十二 上墙显示资料要求 一 需要上墙显示的资料 以局统一要求为准 二 上墙显示的数据 资料与存档资料必须一致 且 必须是有效的 最新的资料 三 凡新的资料形成后 上墙资料应在15日内调整 显 示 完成 十四 基础资料的管理十四 基础资料的管理 一 各部门 含班组 所 站 应设兼职资料管理员 资料 管理人员要不断完善各种资料 及时归档 做到内容真实 数 据准确 项目齐全 并保证资料的有效性 时效性和正确性 二 各类基础资料由部门负责人定期审查 所有资 料应妥善保管 做到齐全 整洁 填写清楚 正确摆放 三 各部门的基础资料要按工作类别和工作需要分类 8 供电所 变电站基础资料按规范化管理要求分类 创一流 受检资料按考核体系的目录来分类 四 各部门 所 站 应建立基础资料目录 清单 明确 各种文件 规程 制度 标准 条例 技术图纸 台帐 记录 报 表 分析 总结等基础资料的分布 每个档案盒内应设置目录 索引 供电所 变电站资料目录报送所属部门一份存档 部 门资料目录报送一流办一份存档 资料目录与内容应一致 五 档案柜 档案盒应摆放整齐 大小 颜色 样式应一 致 标签大小 编号应统一 标签样式由企管部提供 各部门 所 站 自行制做 七 各类基础资料的借阅 应建立借阅记录 归还资料时 资料员应进行认真核对 以免造成资料的遗缺 附表一 文件目录 9 序 号 文号起草 单位 题 名日期备 注 l 2 一 3 4 5 6 7 8