证照与用印管理制度

XXXXXXXX科技有限公司科技有限公司文件文件 XX管字 2016 1201号 第 1 页 共7页 关于关于 公司证照与用印管理公司证照与用印管理 的通知的通知 壹壹 证照管理证照管理 为了规范公司营业执照等证件原件及复印件的使用管理 避免因管理不善给公司带 来的风险 防止遗失并保证按时年检 现就公司证照使用管理作如下规定 一 一 借用原则借用原则 一事一借 用毕归还 再用再借 谁用谁借 二 二 证照资料的种类证照资料的种类 1 证照原件 营业执照 组织机构代码证 税务登记证 开户许可证 土地使用证 房 产证 社保登记证 专利证 贷款证 章程等原件及其申办原始资料 2 所有资信类文件 如验资报告 审计报告 评估报告 工商联合年检报告等 3 重要文件 如合作项目合同书 投资项目合同书 公司成立合同书 董事会任命 文 件 政府部门公文批复等 4 经公司指定要求专管的文件资料 三 三 证照资料的保管归档证照资料的保管归档 1 证照原件 除开户许可证等归财务部门外 重要文件归综合管理部统一保管 2 所有资信类文件由财务统一保管 四 四 证照资料的使用管理证照资料的使用管理 1 各部门因工作需要 借阅 借用 复印证照资料 须到综合办填写 公司证照 使用申请单 写明事由及拟用证照资料名称 件数 归还期限等 经部门负责人及综合 办同意并签字确认后 可到综合管理部办理相应手续 2 综合管理部仅凭签批的申请办理借用 借阅 复印等业务 其它任何人员提出 的任何要求 均不予受理 复印件正面适当位置应加盖公司名章 且标注 仅限于办理xx XXXXXXXX科技有限公司科技有限公司文件文件 XX管字 2016 1201号 第 2 页 共7页 x事务 不作其他用途 字样 再交与借用申请人 3 凡借阅 借用证照资料 必须在申请日期内归还 不能按时归还的应申请延 期 手续与上述1相同 但最长不得超过15天 4 公司证照不得丢失 损坏 如出现损坏或丢失 除立即向上级领导报告外 要立 即 与发证机关联系 及时办理证照的挂失和补办手续 5 不许擅自使用公司的证照进行各种担保 6 电子档证件的保存和对外使用规范 公司提供 JPG彩色版 或 PDF彩色版 格 式 供大家使用 在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件 五 五 证照的年审 到期 变更证照的年审 到期 变更 证照的年审 变更 延期等相关手续 由证件归属综合管理部负责在规定的时间内提 前1个月完成手续办理和申报的具体工作 1 综合管理部行政负责办理 行政类证照 如工商营业执照 组织机构代码证 等 2 财务人员负责办理 财务类证照 如税务登记证 贷款卡 开户许可证 等 3 其他证件由最初办理证件的部门办理年审 变更 延期等手续 六 六 相关责任相关责任 1 证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录 确保证件数量的准确性 对于 借阅和归档都应有相应人员的签字确认 证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任 2 证件借阅人负责借阅期间的文件保管 确保公司证件的完整性和整洁性 使用完 毕后应及时归档 借阅 不得将证件转借其他人使用 贰贰 印章管理印章管理 公司印章是企业合法存在的标志 是企业权力的象征 为了保证公司印章使用的合 法性 可靠性和严肃性 有效地维护公司利益 杜绝违法违规行为的发生 现就公司印章 XXXXXXXX科技有限公司科技有限公司文件文件 XX管字 2016 1201号 第 3 页 共7页 使用管理作如下规定 一 一 公司印章的刻制公司印章的刻制 1 公司级印章的刻制均须报公司总经理审批 见附件 印章刻制申请表 2 法人个人名章 财务章 发票专用章 公司名章 合同章等 由综合管理部开具 公司介绍信到市公安机关指定的地方办理雕刻手续 印章的形体 规格按国家有关规定执 行 并经市公安局备案 3 公司各部门的专用章 如人事章 生产章 品质检验章等 由各部门根据工作 需要自行决定其形体 规格 但需经公司常务副总批准 任何单位和个人不得擅自刻制本 部门的印章 二 二 公司印章的启用公司印章的启用 1 新印章要做好戳记 并统一在综合管理部留样保存 以便备查 见附件 印章 保管登记表 2 任何部门在启用印章前 均需到综合管理部办理领取手续 接受相应的责权告知 签定 印章领用签收手续 并备案 三 三 公司印章的管理责任者及使用范围公司印章的管理责任者及使用范围 一 公司名章 公司名章由综合管理部行政人员专人保管 各部门需要盖公司名章的文件 通知等 需填写 印章使用申请审批表 经部门负责人审核 由常务副总批准 并在 印章使用 申请审批表 中签字后方可盖章 公司名章使用范围主要为 1 公司对外签发的文件 2 公司与相关单位联合签发的文件 3 由公司出具的证明及有关材料 4 公司对外提供的财务报告 5 公司章程 协议 XXXXXXXX科技有限公司科技有限公司文件文件 XX管字 2016 1201号 第 4 页 共7页 6 员工的任免聘用 7 协议 合同 资金担保承诺书 二 公司合同专用章 合同章由财务主管保管 主要用于公司签订各类对外合同 盖章前须填写 印章使用 申请审批表 经部门负责人审核 由常务副总批准 并在 印章使用申请审批表 中签 字后方可盖章 公司合同专用章的使用范围主要为 1 对外投资 合资 合作协 2 各类经济合同等 三 公司 法人 个人名章 1 法人私章由公司法人委托授权专人保管 主要用于银行汇票 现金支票等业务 使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章 2 法人私章的使用范围主要为 用于需加盖私章的合同 财务及报表等文件 四 财务专用章 财务章由财务负责人员保管 主要用于银行汇票 现金支票等需要加盖银行预留 印鉴等业务或发票上使用 发票专用章主要用于发票盖章 发票专用章由财务主管保管 五 公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用 不得对外 职能部门章 主要适用于各部门内部使用 由部门负责人进行保管并严格该章的使用 管理办法 四 四 公司印章保管人的职责 公司印章保管人的职责 1 负责印章的保管 2 负责设立印章使用登记台帐 3 负责印章使用的审核工作 4 印章管理员必须切实负责 不得将印章随意放置或转交他人 如因事离开岗位需 移交他人的 可由部门负责人指定专人代替 但必须办理移交手续 并填写 印 章移交登记表 XXXXXXXX科技有限公司科技有限公司文件文件 XX管字 2016 1201号 第 5 页 共7页 5 为保证资金的绝对安全 财务专用章 法人个人名章等银行预留印章由两人以上 分开保管 监督使用 做到一人无法签发支票 汇票 一人无法提出现金 五 五 公司印章的管理 使用 公司印章的管理 使用 一 印章的使用 1 印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序 按照印章的使用范围 经审批后 方可用章 凡用公司名章的文件均须复印留底存档备查 2 印章的使用由各管理员设立使用登记台帐 印章使用登记表 严格审批和登 记制度 3 公司法人个人名章由法人本人签字或被授权人签字后方可使用 4 财务章 发票专用章 法人个人名章由财务按岗位职责权限使用 5 严禁员工私自将公司印章带出公司使用 若因工作需要 确需将印章带出 需填 写 携带印章外出登记表 后 由常务副总签批后方可带出 印章外出期间 借 用人只可将印章用于申请事由 并对印章的使用后果承担一切责任 6 以公司名义签订的合同 协议 订购单等 由专业人员审核 公司常务副总批准 后方可盖章 对加盖印章的材料 应注意落款单位必须与印章一致 用印位置恰 当 要齐年盖月 字迹端正 图形清晰 7 任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章 用章材 料必须已经填写完毕 字迹须清晰 正确 二 有下列情况之一的 印章管理人员不得用印 1 涉及个人财产 经济 法律纠纷等方面的文件 材料 2 未批准的文件 材料 3 非公司员工或与公司工作 业务无关的文件 材料 4 空白的介绍信 空白证件 空白纸张等 三 印章的保管 1 印章保管须有记录 注明印章名称 颁发部门 枚数 收到日期 启用日期 领 XXXXXXXX科技有限公司科技有限公司文件文件 XX管字 2016 1201号 第 6 页 共7页 取人 保管人 批准人 图样等信息 2 印章保管必须安全可靠 须加锁保存 印章不可私自委托他人代管 3 印章管理员如因工作变动 应及时上缴印章 并与新印章管理员办理接交印章手 续 以免贻误工作 4 非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任 5 印章应及时维护 确保其清晰 端正 6 印章保管有异常现象或遗失 应保护现场 管理员应及时向公司报告并备案 配 合查处 7 公司领导因异地执行重大项目或完成重要业务 需要携带公司印章出差的 须填 写 携带印章外出登记表 办理携带印章外出登记手续 8 公司印章只适用于与公司相关业务 不得从事有损公司利益之行为 9 所有印章的使用 必须严格执行公司的印章使用规定 如违规使用出现问题 后 果自负 给公司造成损失的 公司将依法追究其法律责任 六 六 公司印章的停用 公司印章的停用 1 有下列情况 印章须停用 1 公司名称变动 2 印章使用损坏 3 印章遗失或被窃 声明作废 如遗失公司基本印章时必需按规定登报申明 2 印章停用时须经常务副总批准 及时将停用印章送综合管理部封存或销毁 在 印章停用申请表 记录上交 存档 销毁等信息 3 印章的更换 更换印章时应由印章保管人员根据相关文件填写 印章停用申请表 并填写 印章 刻制申请表 申请新的印章 按权限审批后 交由综合办处理 凡违反上述规定者 将按公司制度严肃处理 如果导致公司损失的 还应赔偿公司因凡违反上述规定者 将按公司制度严肃处理 如果导致公司损失的 还应赔偿公司因 XXXXXXXX科技有限公司科技有限公司文件文件 XX管字 2016 1201号 第 7 页