财务档案管理具体要求

1 财财 务务 档档 案案 管管 理理 具具 体体 要要 求求 会会计计档案管理档案管理办办法法 财政部 98 财会字第 32 号文 会计档案具体包括 一 会计凭证类 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 其他 会计凭证 二 会计账簿类 总账 明细账 日记账 固定资产卡片 辅助账簿 其他会计账簿 三 财务报告类 月度 季度 年度财务报告 包括会计 报表 附表 附注及文字说明 其他财务报告 四 其他类 银行存款余额调节表 银行对账单 其他应 当保存的会计核算专业资料 会计档案移交清册 会计档案保管 清册 会计档案销毁清册 会计档案的立卷和保管主要指 1 会计档案的分类和编号 会计档案可分为四类 会计凭证类 会计帐簿类 会计报表类和其它类 根据四类档案进行分级编号管理 2 财务部门按照上述归类和编号负责整理立卷 会计档案均应采 用硬纸卷盒 或卷皮 进行包装 3 会计档案的移交 会计档案在会计年度终了后由财务部门保管 一年 以备随时查阅 满一年后 有单独档案部门的 同财务部门编造 清册移交档案部门保管 2 4 档案部门对所保管的会计档案应建立 会计档案保管清册 由会 计档案经管人负责登记 5 会计档案的存放 应按照上述分类和卷盒编号分类顺序存放 存放地点应注意防火 防潮 防污 防窃 防蛀 防鼠 6 会计档案的清点和检查要每年进行一次 检查档案完整 借阅 情况及安排情况 以及保管期满应处理的档案 发现问题应及时采取 措施进行处理 7 各种会计档案的保管期限要按规定执行 档案的保管期限 1 主要财务指标报表 银行存款余额调节表 3 年 2 原始凭证 记帐凭证 日记帐 明细帐 总帐 辅助帐 月 季度会报表 15 年 3 现金和银行存款日记帐 会计档案保管清册及销毁清册 25 年 4 年度会计报表 凭证中涉及外来和对私改造的会计凭证 会计帐簿永久 预算 计划 制度等文件材料 应当执行文书档案管理规定 会计档案保管期限表会计档案保管期限表 一 企业和其他组织会计档案保管期限表 序号 档案名称保管期限 备注 一会计凭证类 3 1原始凭证15 年 2记帐凭证15 年 3汇总凭证15 年 二会计帐簿类 4总账15 年包括日记总账 5明细账15 年 6日记账15 年现金和银行日记账 25 年 7固定资产卡片 固定资产报废清理后 5 年 8辅助帐簿 三财务报告类 包括各级主管部门 9月 季度财务报告3 年包括文字分析 10年度财务报告 决算 永久包括文字分析 四其他类 11会计移交清册15 年 12会计档案保管清册永久 13会计档案销毁清册永久 14银行余额调节表5 年 15银行对账单5 年 4 会计档案的装订会计档案的装订 会计档案的装订主要包括会计凭证 会计帐簿 会计报表及其 他文字资料的装订 1 会计凭证的装订 一般每月装订一次 装订好的凭证按年分 月妥善保管归档 会计凭证装订前的准备工作 分类整理 按顺序排列 检查日数 编号是否齐全 按凭证汇总日期归集 如按上 中 下旬汇总归集 确定装 订成册的本数 摘除凭证内的金属物 如订书钉 大头针 回形针 对大的 张页或附件要折叠成同记帐凭证大小 且要避开装订线 以便翻阅 保持数字完整 整理检查凭证顺序号 如有颠倒要重新排列 发现缺号要查 明原因 再检查附件有否漏缺 领料单 入库单 工资 奖金发放 单是否随附齐全 记帐凭证上有关人员 如财务主管 复核 记帐 制单等 的印章是否齐全 会计凭证装订时的要求 用 三针引线法 装订 装订凭证应使用棉线 在左上角部位 打上三个针眼 实行三眼一线打结 结扣应是活的 并放在凭证封 皮的里面 装订时尽可能缩小所占部位 使记帐凭证及其附件保持 尽可能大的显露面 以便于事后查阅 凭证外面要加封面 封面 5 纸用尚好的牛皮纸印制 封面规格略大于所附记帐凭证 装订凭证厚度一般 1 5 厘米 方可保证装订牢固 美观大方 会计凭证装订后的注意事项 每本封面上填写好凭证种类 起止号码 凭证张数 会计主 管人员和装订人员签章 在封面上编好卷号 按编号顺序入柜 并要在显露处标明凭 证种类编号 以便于调阅 2 会计帐簿的装订 各种会计帐簿年度结帐后 除跨年使用的 帐簿外 其他帐簿应按时整理立卷 基本要求是 1 帐簿装订前 首先按帐簿启用表的使用页数核对各个帐户 是否相符 帐页数是否齐全 序号排列是否连续 然后按会计帐簿 封面 帐簿启用表 帐户目录 该帐簿按页数顺序排列的帐页 会 计帐簿装订封底的顺序装订 2 活页帐簿装订要求 第一 保留已使用过的帐页 将帐页数填写齐全 去除空白页 和撤掉帐夹 用质好的牛皮纸做封面 封底 装订成册 第二 多栏式活页帐 三栏式活页帐 数量金额式活页帐等不 得混装 应按 同类 业务 同类帐页装订在一起 第三 在本帐的封面上填写好帐目的种类 编好卷号 会计主 管人员和装订人 经办人 签章 3 帐簿装订后的其他要求 6 第一 会计帐簿应牢固 平整 不得有折角 缺角 错页 掉 页 加空白纸的现象 第二 会计帐簿的封口要严密 封口处要加盖有关印章 第三 封面应齐全 平整 并注明所属年度及帐簿名称 编号 编号为一年一编 编号顺序为总帐 现金日记帐 银行存 借 款 日记帐 分户明细帐 第四 会计帐簿按保管期限分别编制卷号 如现金日记帐全年 按顺序编制卷号 总帐 各类明细帐 辅助帐全年按顺序编制卷号 3 会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后 留存的报 表按月装订成册谨防丢失 小企业可按季装订成册 第一 会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全 整理报表 页数 上边和左边对齐压平 防止折角 如有损坏部位修补后 完 整无缺地装订 第二 会计报表装订顺序为 会计报表封面 会计 报表编制说明 各种会计报表按会计报表的编号顺序排列 会计报 表的封底 第三 按保管期限编制卷号 7 公司文书档案管理规定公司文书档案管理规定 1 总则 为加强本公司文书立卷工作 完善档案管理制度 特制定本规定 2 适用范围 归档的文件材料必须按年度立卷 本单位内部机构在工作活动中 形成的各种有保存价值的文件材料 都要按照本规定的规定 分别 立卷归档 3 原则 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整 公文上的 各种附件一律不准抽存 结案后及时交专 兼 职文书人员归档 工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚 不得擅自带走或销毁 4 文件材料的收集管理 坚持部门收集 管理文件材料制度 各部门均应指定专 兼 职 文书人员 负责管理本部门的文件材料 并保持相对稳定 人员变 动应及时通知档案室 5 办公室收集 凡本公司缮印发出的公文 含定稿和两份打印的正件与附件 批 复请示 转发文件含被转发的原件 一律由办公室统一收集管理 6 主管部门收集 6 1 一项工作由几个部门参与办理 在工作活动中形成的文件 材料 由主办部门收集归卷 会 8 议文件由会议主办部门收集归卷 6 2 公司工作人员外出学习 考察 调查研究 参加上级机关 召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时 必须将会议的主 要文件资料向档案室办理归档手续 档案室签字认可后财务部门才 给予核报差旅费 6 3 本公司召开会议 由会议主办部门指定专人将会议材料 声像档案等向档案室办理归档手续 档案室签字认可后财务部门才 给予报销会议费用 7 各部门专 兼 职文书的职责 7 1 了解本部门的工作业务 掌握本部门文件材料的归档范围 收集管理本部门的文件材料 7 2 认真执行平时归档制度 对本部门承办的文件材料及时收 集归卷 每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕 并向档案室 办好交接签收手续 7 3 承办人员借用文件材料时 应积极地提供利用 做好服务 工作 并办理临时借用文件材料登记手续 8 归档范围 8 1 重要的会议材料 包括会议的通知 报告 决议 总结 领导人讲话 典型发言 会议简报 会议记录等 8 2 上级机关发来的与本公司有关的决定 决议 指示 命令 条例 规定 计划等文件材料 8 3 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书 8 4 本公司的请示与上级机 9 关的批复 8 5 本公司反映主要职能活动的报告 总结 8 6 本公司的各种工作计划 总结 报告 请示 批复 会议 记录 统计报表及简报 8 7 信访工作材料 8 8 本公司与有关单位签订的合同 协议书等文件材料 8 9 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励 处分的文 件材料 8 10 本公司职工劳动 工资 福利方面的文件材料 8 11 本公司的历史沿革 大事记及反映本公司重要活动的剪报 照片 录音 录像等 9 平时归卷 各部门都要建立健全平时归卷制度 对处理完毕或批存的文件材 料 由专 兼 职文书集中统一保管 10 案卷目录 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务 编制平时文件 材料归卷使用的 案卷类目 案卷类目 的条款必须简明确切 并编 上条款号 11 资料送交 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料 收集齐全 加以整理 送交本部门专 兼 职文书归卷 12 登记 专 兼 职文书人员应及时将 10 已归卷的文件材料 按照 案卷类目 条款 放人平时保存文件卷夹 内 对号入座 并在收发文登记簿上注明 13 案卷质量 为统一立卷规范 保证案卷质量 立卷工作由相关部室兼职档案 员配合