财务支出审批制度

1 财务支出审批制度 一 总则一 总则 为了进一步完善财务管理 确保公司经营资金的正常运转 严格控制资金开支 分清资金归口分级 管理的审批程序和权限 依据 会计基础工作规范 结合公司实际 本着 科学合理 简单易行科学合理 简单易行 思 想 制定本制度 公司资金管理和财务收支审批实行 高度集中 收支两条线高度集中 收支两条线 分级审批 统一管理分级审批 统一管理 的原则 执 行公司会签制度 按开支权限签批 二二 资资金金管管理理 1 1 公司财务中心在董事长 总裁 统领下财务副总直接领导组织企业开展工作 公司对资金的使 用实行预预算算管管理理 2 2 融资管理原则 统一融资 各子公司及分支机构不得对外拆借资金 如子公司需融资 必须报财务中心批准 子公司所融资金纳入公司统一管理 各子公司银行帐户由子公司开设 报公司审批 3 3 资金调度管理 各门店要将销售回笼款存到公司指定帐号 不得私自沉淀资金 违者追究当事人责任 公司有权调用子公司 门店的资金 所有的资金调拨都得进行帐务处理 严禁资金帐外循环 银行对帐单及余额调节表每月报财务中心 公司 子公司 的所有资金 任何下属单位和个人不准擅自抽调和挪用 4 4 资金使用考核管理 资金使用考核管理 1 集团内各公司之间的资金往来通过 内部往来 核算 2 每月末对各公司的资金占用进行考核 3 各子公司的资金占用包括所属门店的资金占用 4 各公司资金有偿使用 资金利息计算以资金来源不同单独分项计算 利息计算以资金来源不同单独分项计算 实质重于形式准确计算 实质重于形式准确计算 2 最低为公司年度制定的融资成本计息最低为公司年度制定的融资成本计息 财务中心要严格把关 遵循原则 责任分担 公正合理 5 5 资资金金的的审审批批权权限限和和程程序序 资金审批按权限分为5级 A 总经理 B 财务副总 C 主管副总 D 财务经理 E 部门经理 三三 借借款款支支付付 借款人在批准计划内的借款填写 借款单借款单 要注明用途和时间等 本部门经理审核 主管副总审本部门经理审核 主管副总审 批 财务经理核实 批 财务经理核实 5 5 千元千元以内有财务副总签批 超以内有财务副总签批 超 5 5 千元千元有总经理签批 出纳方可支付 有总经理签批 出纳方可支付 差旅费借款按公司 差旅费标准差旅费标准 执行 借款用于购买物品零星采购时 借款人只能是指定专门采购人员 借款人需提供批准的 物料请购物料请购 单单 借款用于招待客户时 经手人需提供经审批的 招待申请单招待申请单 见招待费管理制度 其他临时借款 如运杂费 周转金等 借款人填写 借款单借款单 要注明用途 数量和单价 预支借款 不含周转金 要及时报销 业务完成要在七天内到财务部报帐 剩余款要交回 不许欠 款 无故不报账者 财务有权从其工资中扣除 并按借款金额及逾期天数收取万之五的利息 四四 自自营营采采购购付付款款 自营商品采购付款 要制定年度采购用款计划 每月月初业务部要分品项 分品牌报 月月度度采采购购计计划划表表 经经部部门门经经理理 副副总总审审核核 财财务务经经理理 总总监监核核实实后后 报报请请总总经经理理签签批批 每10 号 20 号 30 号业务部要分品项 分品牌报 旬旬采采购购计计划划表表 经经部部门门经经理理 副副总总审审核核 财财务务经经理理 总总监监核核实实 报报请请总总经经理理签签批批 打款时 商品采购经办人业务部要填写 采采购购付付款款审审批批单单 要注明收款单位名称 与合同一致 付款计算依据及计算基础 合同或实物入库单 报帐时间等 应尽可能以银行支付 严格控制现金采购 报帐时必须有原始有效的单据 验收单 必要的质检单和技术资料 须须经经部部门门经经理理 副副总总审审核核 财财务务经经理理核核 实实 财财务务副副总总签签批批后后 即即可可安安排排付付款款 3 未填报到 旬采购计划表 的临临时时紧紧急急自营商品采购打款时 业务部要填写 采购付款审批单 经经部部 门门经经理理 副副总总审审核核 财财务务经经理理 总总监监核核实实 报报请请经经理理签签批批 即即可可安安排排付付款款 代销结帐付款代销结帐付款 业务员从 财神 系统中拉销售数据给供应商 供应商根据我公司的销售情况开增值税发票 核对发票 内容与销售清单内容是否一致 并且如果发票中有体现折扣折让的情况同时填写返利结算单 返利结算单填 写控制 先帐扣后折让 商品会计签收发票 并在 财神 系统中勾对货品 ID 号 审核发票单价的正确性 业务员按销售情况列付款计划 依商品会计的发票审核情况 填写 采购付款申请单 如当期有款项 需回收的 同时填写返利结算单 业务员把 采购付款申请单 和返利结算单交给商品会计 商品会计在 财神 系统中勾对结算 ID 号 把结算 ID 号填写在 采购付款申请单 上 并在 采购 付款申请单 上签字 商品会计把 采购付款申请单 交给领导签字 五五 联联营营结结帐帐付付款款 付款要以合同和 财神 系统输出的 联营结算清单 为依据 由业务经理签字确认 财务经理要核实 结结算算一一览览表表 副副总总审审核核后 财务部将经财务副总审批的 结结算算一一览览表表 报报报请请总总经经理理签签批批 财务部按账 期安排资金付款 每月5 日前完成联营供应商结算财务凭证 15 日前完成和供应商对账 18 日与商户结账 六六 工工资资支支付付 公司员工工资 奖金 福利等人员费用的支出由人力资源统一制单 年度预算内的 经部门经理部门经理 审核 财务经理核实 副总审批 财务副总签批 并报备总经理 审核 财务经理核实 副总审批 财务副总签批 并报备总经理 财务方可发放 不得代领 每月每月1818日日 发放工资 发放工资 七七 材材料料物物资资 设设备备采采购购的的货货款款支支付付 公司实行集中采购 统一付款 公司实行集中采购 统一付款 行政管理部负责各种物品的采购 物料仓库管理员负责各种物品的 验收 发放和实物管理 各部门需购买固定资产 低值易耗品和消耗品 先填制 物料请购单 一式两联 经主管经理 签字后 送行政部采购主管询价 采购员将参考价格填在 物料请购单 上后 返回申购部门审核 申 购部门如无异议 申购人持 物料请购单 办理审批手续 送财务部审核 再视总价呈请购主管副总经 理 财务副总 总经理核准 所有采购均要经过财务经理批准 其它权限为 预算内采购总价在400400元 内 含 由行政 财务 申购部门主管副总批准 预算内10001000元以内 含 由行政 财务 申购部门主管副 总 财务副总批准 预算内10001000元以上或无预算须经总经理批准 单品在400400元以上所有采购要严格执行 合同签定程序 之后将批准的 物料请购单 交给采购员办理采购手续 4 物品购进后 由行政仓库管理员根据 物料请购单 验收货品 验收之后 行政仓库根据 物料请 购单 填制入库单 一式二联 记账联和存根联 存根联自留 用以登记金额数量帐和实物保管帐 记帐联随发票办理报销手续 以上工作应在验收后一周内完成 固定资产出库时 由行政仓库填制出库单出库单 一式三联 领用联 记账联和存根联 存根联自留 用以登记金额数量帐和实物保管帐 记账联交财务部进行计提折旧 行政仓库凭出库单发放物品 以上 工作应在验收后一周内完成 低值易耗品出库时 参照固定资产出库手续办理 记账联可由库管员定期分类整理后交财务部会计 记账 行政仓库的实物保管帐与财务部的金额帐保持一致 领用物品需指定专人 由行政仓库对专管人员 进行备案 培训 经办人要填写 付款审批单付款审批单 注明用途 收款单位名称 结算方式 付款依据及计算基础 合同 或实物验点单 报帐的时间 应尽可能以银行支付 严格控制使用现金采购 通过银行支付的要注明 收款单位开户银行及帐号 现金支付的应有收款单位的现金收据或有现金收款字样的发票 经部门经理经部门经理 副总审核 财务经理核实 财务副总签批 方可支付 方可报帐 副总审核 财务经理核实 财务副总签批 方可支付 方可报帐 单项开支 单项开支 10001000 元元以上的应在事前以上的应在事前 报总经理批准 事前有计划 在计划内的有财务副总签批即可报销 超计划的必须有总经理批准 报总经理批准 事前有计划 在计划内的有财务副总签批即可报销 超计划的必须有总经理批准 八八 工工程程 项项目目 款款支支付付 工程 项目 立项和预算要经主管副总 财务副总 总经理主管副总 财务副总 总经理签批同意 工程 项目 由公司招标小 组实施招标操作 所有的工程 项目 必须与装修公司签订合同 装修合同报总经理批准后 复印件交 财务部备案 没有合同一律不予付款 工程 项目 一般分四次付款 合同签订首付 30 工程进度过半材料全部进场付 50 工程施工 结束初验合格投入使用后付尾款 15 留 5 做为质保金工程正式验收满一年后付款 交付门店使用的工程 项目 尾款和质保金付款 要经过门店使用部门确认无质量问题 保证商场 正常使用 装修工程结束后需经公司监察部参与的组成联合验收小组进行验收 并签订验收单 验收不合格的 不得付款 工程验收单复印件需交财务部备案 支付的工程 项目 装修费必须取得国家税务局规定的装修业专用发票 工程 项目 装修费付款 要填写 工程付款审批单 经本部门经理审核 主管副总审批 财务部门经理审核 主管副总审批 财务 经理核实 财务副总签批 总经理核准后 出纳方可支付 经理核实 财务副总签批 总经理核准后 出纳方可支付 门店的小修项目的维修用料遵照 材料物资 设备采购的货款支付 执行 九九 费费用用报报销销 5 经办人在办理各项费用报销时 费用报销的票据要求要求是税务部门认可的正式发票 其中 服务业 餐饮业 运输业的发票为地税部门发票 商品 货物 提供劳物的发票为国税部门增值税专用发票 确确 实无法取得实无法取得 可以采用 付款凭单 代替 但需写明原因 报批同意 发票级次 增值税发票 普通发 票 正式收据 票据应按费用分类子公司门进行整理 并分别 如实填写 费用报销单费用报销单 或 差旅费报销单差旅费报销单 所 附原始单据内容必须具备 凭证的名称 填制凭证的日期 填制凭证的单位名称和填制人的姓名 接受 单位的名称 经营业务内容的数量 单位和金额 大小写必须相等 购买实物的原始凭证 必须有验收 人的证明 依合同或计划支付的款项应注明所依合同 计划的名称和编号 合同中注明验收合格后付款 应附验收报告 经办人应在原始凭证上背书经办人的姓名 原始凭证不得涂改 挖补 经办人应将票据 按类别和时序整齐粘贴 若报销的票据中有经领导批准的收据应单独粘贴 委托办理的事项 费用需由委托部门承担的 报销单应由经办部门填写 并经委托部门经理签字确 认 无委托部门经理签字的 费用记入经办部门账 大额费用开支实行招投标管理 大额费用开支实行招投标管理 对于促销品的采购 展台制作 广告招投标 单页制作等年度费用 开支在 1 万元以上的大项费用开支 须采用项目招投标制度 由归口管理部门进行资质 履约能力 产 品质量等审核认证 确定 3 个以上入围供应商参与招投标工作 招投标工作须有公司财务部参加 费用报销由本部门经理审核 费用报销由本部门经理审核 费用归口部门经理费用归口部门经理确认 财务经理核实 副总审批 财务副总签批 确认 财务经理核实 副总审批 财务副总签批 总经理核准后 方可报销 总经理核准后 方可报销 10001000 元以上的开支应在事前报总经理批准 事前有计划 在计划内的有财元以上的开支应在事前报总经理批准 事前有计划 在计划内的有财 务副总签批即可报销 超计划的必须有总经理批准 务副总签批即可报销 超计划的必须有总经理批准 高管的个人费用开支须总经理核准 方可报销 高管的个人费用开支须总经理核准 方可报销 财务部报销单据 发票 凭证等 要按有关标准和制度严格审核 凡不符合标准和制度的一律不予 报销 否则财务会计人员要负担经济责任 十十 其其他他 公司的员工押金 商户质保金的退付 按公司制度由本 部部门门经经理理审审核核 财财务务经经理理核核实实 副副总总审审批批 财财务务 副副总总签签批批 即可支付 审审核核 指管理部门领导对该开支的合理性提出初步意见 核核实实 稽核 指财务根据财务制度对审核审批的支付款项从票据 数量和标准加以稽核并备案 审审批批 指副总及有关领导参考 审审核核和核核实实的意见后进行批准 核核准准 指最高控制人的批准 审批顺序 先下级后上级 先定性审批 后定量审批 集中标准 先业务审批 后财务审批 若 遇有关人员出差在外 可由其授权人代核代批 但事后必须请有关人员追认 6 总经理的签批可实行异地签字 传真有效 紧急情况下传真信息指令均有效 但必须要有出纳或财务 负责人在场 出纳建立 异地签字登记表 进行登记 并在总经理回公司后三日内补办签名手续 总经理出 差在外 一般开支付款副 总经理审批后即可办理 重大开支事项 由 财务副总与总经理电话沟通 准示开支 方可办理 异地签字登记表 2011 年 月 第 页 共 页 日时内容金额申请人备注 附附则则 本制度由公司总经理审批后 自下发之日起实行 本规定由财务部负责解释和修改 本制度实施后既有的类似制度即时终止 廊坊市大中电器有限公司 2011 年 12 月 5 日 关键词 财务支出审批 报销付款表单格式 主送 各门店 零售各部 总经理 博美批发 7 申 请 单 部门 201 年 月 日 编号 申请内容 总经理财务副总主管领导部门经理申请人 说明说明 1 本单由请购单位填写 经主管经理签字后 送行政部采购主管询价 登记编号 转送财务部审核 再视总价 呈请购主管副总经理 财务副总 总经理核准 2 签批权限为 预算内采购总价在 400 元内 含 由行政 财务 申购部门主管副总批准 预算内 1000 元以内 含 由 行政 财务 申购部门主管副总 财务副总批准 预算内 2001 元以上或无预算经总经理批准 单品在 400 元以上所有采购 要严格执行合同签定程序 3 本单经核准后 通知请购单位 财务部 行政部采购 物料请购单 部门 201 年 月 日 编号 序号名称规格型号单位数量 估计 价格 金额 采购 询价 备注 1 2 3 4 5 6 7 合计 请购人请购经理采购主管行政经理财务经理副总财务副总总经理 8 借 款 单 部门 2011 年 月 日 第 号 用途说明 金额 大写 拾 仟 千 佰 拾 元 角 分 总经理财务副总主管副总财务经理部门经理借款人 费用报销单 部门 201 年 月 日 序号费用项目用 途金 额附件结算情况 1 2 核销借款 3 4 支付现金 5 大写 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 单据 张 备注 总经理财务副总主管副总财务经理会计审核归口负责人部门经理经办人 9 付款审批单 单位 201 年 月 日 第 号 收款单位部 门 开户银行付款方式 账 号提供票据 付款内容 大写 百 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 单据 张 总经理财务副总主管副总财务经理会计审核部门经理经办人 工程付款审批单 单位 201 年 月 日 编号 工程项目 合同号计划投资总额 元 承建单位合同总金额 元 收款单位已付金额 元 帐 号本次请款 开户银行 工程未结款 付款内容说明 工程形象进度 大写 百 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 单据 张 总经理财务副总主管副总财务经理会计审核部门经理经办人 10 商品采购付款申请单 部门 201 年 月 日 供应商编号品牌类别帐面应付余额 供应商名称库存金额 合同帐期其中 残次 付款性质 应付 预付 样机 本次进货未开发票额 承诺总金额返利补差代垫 上次承诺 已兑现金额预计销售 本次承诺申请结款额 核实批准额 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 付款方式 汇票 支票 电汇 承兑 现金 其他收款签字 总经理财务副总主管副总财务经理会计审核业务经理业务主管 注 1 预付款需附商品采购清单 2 附承诺函和费用明细 代垫支出核销单 部门 201 年 月 日 第 号 序号内容及用途金额单据张数协议号支持金额结算情况 1 2 核销借款 3 4 支付现金 5 大写 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 单据 张 备注 总经理财务副总主管副总财务经理会计审核部门经理经办人 11 联营结算对帐单 供应商 代码 部门 期间 门店销售金额本期成本应结金额备注 总店 银河店 胜芳店 合计 已预结款 项目内容金额项目内容金额项目内容金额 应 扣 费 用 合计