GE简易进销存操作手册

1 24 GE 简易进销存操作手册简易进销存操作手册 1 销售管理销售管理 业务流程图如下 销售业务流程 销售管理库存管理 报表产品入库 销售订单收款 销售出库 手工入库 生产入库采购入库 期末结存 收 发 存 报 表 手工录入 发货单 出库单引用生成 销售订单 自动生成 收款核销 客户业务交易 汇总表 流程说明 此流程包含产品的进销存及销售收款核销 产品的生产入库 可以汇总月底只录入一张入库单 也可以每天都按照实际入库录 入 收到客户的销售订单后 在系统中录入发货单 系统自动生成销售订单 实际给客户发货时 引用发货单做出库单 系统会根据入库 出库数量 自动计算出期末产品结存数据 可通过查询收发存报 表了解本月产品的生产 销售情况 实际收到货款时 做收款核销 来源单据选择发货单 可查询客户业务交易报表查 询销售及回款情况 2 采购管理采购管理 业务流程图如下 2 24 采采购购业业务务流流程程 采采购购管管理理库库存存管管理理 手手工工录录入入 采采购购订订单单 入入库库通通知知单单入入库库单单引引用用生生成成自自动动生生成成 手手工工出出库库 生生产产领领用用材材料料销销售售 期期末末结结存存 收收 发发 存存 报报 表表 付付款款核核销销 供供应应商商业业务务交交 易易汇汇总总表表 流程说明 此流程包含材料的进销存和付款核销 手工录入采购订单 系统自动生成入库通知单 货物到达后引用入库通知单录入库单 月底汇总生产领料单做手工出库单 生产领料出库 或根据销货单 销售的材料 做手工销售出库单 系统自动计算出材料结存数据 查询材料收发存报表可以了解本月材料的采购 耗 用和结存情况 实际付款时 做付款核销 来源单据选择入库通知单或入库单 采购选项设置 可 通过查询供应商业务交易报表查询采购及付款情况 3 软件具体操作软件具体操作 注 找不到的菜单 可以在搜索框中打入关键字搜索 3 1 系统初始设置及初始化系统初始设置及初始化 3 1 1 采购初始设置及初始化采购初始设置及初始化 3 1 1 1 采购初始设置 菜单路径 供应链管理 采购管理 采购初始 采购选项设置 勾选 订单审批时自动下推入库通知单 应付依据 选择 入库通知单 这两个选项分别表示 订单可以直接生成入库通知单 付款核销时来源单据选择 入库通知单 也就是说不启用库存模块 也可以使用付款核销功能 3 24 其他设置可按需设置 逐步学习 3 1 1 2 采购初始化 采购初始确认 3 1 2 销售初始设置及初始化销售初始设置及初始化 3 1 2 1 销售初始设置 菜单路径 供应链管理 销售管理 销售初始 销售选项设置 勾选 发货单保存自动生成销售订单 选项 表示录入发货单可以自动生成销售订单 4 24 其他设置逐步了解 3 1 2 2 销售初始化 销售初始确认 3 1 3 库存初始设置及初始化库存初始设置及初始化 3 1 3 1 库存初始设置 库存初始是需要分仓库初始的 因此初始化前需要把仓库建好 如 成品库 材料库 等 菜单地址 供应链管理 库存管理 基础数据设置 仓库 3 1 3 2 库存初始化 库存初始化确认 分别按仓库初始 5 24 3 2 日常业务处理 进销存 日常业务处理 进销存 3 2 1 材料采购入库 采购入库 材料采购入库 采购入库 3 2 1 1 首先录入采购订单 当实际采购业务发生时 系统中直接录入采购订单 表示应付账款的产生 菜单路径 供应链管理 采购管理 采购入库 采购订单 必输项 供应商 即供货单位 采购部门和人员 定购方式 采购的物料 数量 单 价 金额和交货日期等 信息输入完成后直接点 保存 按钮保存 3 2 1 2 采购订单审核审批 采购订单录入完成后 列表中便能看到刚录入的订单 单击 审批 按钮打开单据 再单击单据界面的 审批 按钮来审批采购订单 审批后会自动生成入库通知单 审核按 钮是可选操作 可审核也可以不审核 审批完成后即生成采购入库通知单 6 24 3 2 1 3 采购入库通知单审批 在上步操作中 会自动生成 采购入库通知单 同样入库通知单也要审批 菜单路径 采购管理 采购入库 采购入库通知单 可以看到在上一步骤生成的 单据 单击 审批 按钮审批采购入库通知单 3 2 1 4 最后录入入库单 菜单路径 库存管理 系统入库管理 系统采购入库 选择仓库 再选择入库通知单 可以把入库通知单上的信息都带过来 但是要核对一 下 主要是入库的材料和数量 有可能收到的材料是 100 件 实际入库时检验合格只有 99 件 那么就需要把数量改一下 最后保存即可 7 24 3 2 1 5 入库单审核 入库单录入完成后需要进行审核 审核完成后才能被统计进库存数量 菜单路径 库存管理 功能功能管理 单据管理 查询条件组合查询出材料入库 单 按仓库 按审核标志等过滤 找到单据后 单击界面上的 审核 按钮 界面打开后再单击单据上的 审核 按钮 即可审核成功 3 2 1 6 付款核销 付款核销表示实际支付供应商的款项和所欠应付账款的核销 比如下图 未核销金额 8 24 27775 元 表示仍旧欠该供应商这么多应付款 本次核销 700 元表示本次付款 700 元 菜单路径 采购管理 采购核算 付款核销 必输项 单位 类型选 付款 来源单据选择上步中审批的入库通知单 填入 本次 核销 金额 即本次付款金额 保存即可 3 2 1 7 付款审核 付款核销录入完成后 在列表中即可看到刚刚保存的单据 选中单据单击顶端 审核 按钮 打开单据后再单击单据上的 审核 按钮来审核单据 9 24 3 2 1 8 供应商交易报表查询 通过查询 供应商业务交易汇总表 可以看到供应商的采购和付款情况 菜单路径 采购管理 采购报表集 采购核算报表 供应商业务交易汇总表 其他报表可以自行学习并查看 3 2 2 材料出库 手工出库 材料出库 手工出库 菜单路径 库存管理 手工出库管理 生产领用 可月底汇总只录入一张生产领用出库单 所有领用的材料都填上 出库单也是要审核的 审核路径与入库单审核地方相同 库存管理 功能功能管理 单据管理 10 24 3 2 3 产成品入库 手工入库 产成品入库 手工入库 菜单路径 库存管理 手工入库管理 生产入库 可以月底汇总做一张入库单 减少操作 实际生产入库要与入库单数据相等 入库单上需要填写的信息 仓库 入库产品 价格类型 按实价录入 入库产品数量 单价 金额等 入库单也是要审核的 审核路径与入库单审核地方相同 库存管理 功能功能管理 单据管理 注 材料入库和产成品入库没有本质区别 只是入库时所选的仓库 库位等不同 11 24 3 2 4 产成品出库 销售出库 产成品出库 销售出库 3 2 4 1 首先录入发货单 菜单路径 销售管理 销售发货 发货单 新增发货单时 选择 直接录入 的方式 主要录入的信息有 要货单位 即客户 部门和业务员 发货日期 发货仓库 产品 数量 单价等 发货单保存后会直接生成销售订单 12 24 3 2 4 4 发货单审核 发货单保存后 在列表中便能看到已保存的发货单 选中这张发货单 单击顶端标题 行上面的 审核 按钮 以审核方式打开发货单 再单击发货单的 审核 按钮 如下两 图 13 24 3 2 4 4 出库单录入 菜单路径 库存管理 系统出库管理 系统销售出库 需要录入的信息 选择一个发货仓库 然后选择 发货单 在上一步中录入的发货单 就能被选择到 然后在明细行中补录一个 库位 保存即可 出库单也是要审核的 审核路径与其他单据审核地方相同 库存管理 功能功能管 理 单据管理 库存管理的单据 都在同一个地方审核 14 24 3 2 4 5 收款核销 发货单表示应收账款已经产生 当实际收到客户的销货款时对应收账款进行核销 例 如 销售发货单上显示客户应付我们 5 万元 本次收到货款 2 万元 那么就应该在此处录 入 2 万元的收款 表示还剩余 3 万元欠款 菜单路径 销售管理 销售核算 收款核销 新增收款核销单时 类型选择 收款 来源单据点开 找到录入的发货单 输入本次 核销金额 即本次收款金额 选择收款部门 保存即可 15 24 3 2 4 6 收款审核 收款核销录入完成后 单据便显示在列表中 选中列表中的单据单击顶端标题行的 审核 按钮打开单据后 再单击界面上的 审核 来审核单据 注 如果进入这个菜单看到的界面和截图不一样 就点一下 切换 按钮 3 2 4 7 客户交易报表查询 通过查询 客户业务交易汇总表 可以了解客户的销售 回款等情况 菜单路径 销售管理 销售报表集 应收报表 客户业务交易汇总表 16 24 在销售报表集中有很多报表 业务熟练后可以自行打开查看和学习 3 2 5 进销存报表查询进销存报表查询 平时用的最多的报表 主要是 库存台账 主要查询产品的入库及销售情况 材料的 采购及耗用情况 菜单路径 库存管理 库存常用报表 库存台账 3 3 月底过账 会计期结转月底过账 会计期结转 3 3 1 过账过账 每个月月底需要进行一次 过账 操作 把数据过到下个会计期 菜单路径 供应链管理 库存管理 库存核算 过账 可以全选所有仓库一起过账 注 过账前所有单据都要审核 17 24 3 3 2 会计期结转会计期结转 过账完成后 进行会计期结转操作 转入下个会计期业务 菜单路径 供应链管理 库存管理 库存核算 会计期结转 3 3 3 反结转反结转 若会计期结转后 发现有错误 可以进行反结转 反结转的同时勾选反过账 菜单路径 供应链管理 库存管理 库存核算 反结转 18 24 3 4 主要的基础数据配置主要的基础数据配置 3 4 1 部门和人员部门和人员 部门设置如 生产部 采购部 销售部 对于我们组织架构较简单 可以合并一些部 门 尽量少设置一些 简化操作 菜单路径 功能列表 基础数据 公用数据 部门人员 部门设置 人员设置 主要涉及人员 采购员 销售业务员 生产领料员 成品入库人员等 菜单路径 功能列表 基础数据 公用数据 部门人员 人员设置 3 4 2 物料主文件物料主文件 物料主文件指的是产品或者原材料 都在这一个地方维护 在做出入库单据的时候 都需要选择入库 出库的什么材料或什么产品 提前需要把物料主文件维护好 3 4 2 1 物料数据设置 维护物料之前 需要把物料的一些基础信息维护好 如 物料类型 计量单位等信息 菜单路径 功能列表 基础数据 物料维护 物料数据设置 19 24 3 4 2 2 物料主文件设置 菜单路径 功能列表 基础数据 物料维护 物料主文件管理 物料主文件 维护 要注意的是物料代码 规范一个规则 会为日后工作带来很多便利 材料和产品规则 分开 材料和产品规则分开 3 4 3 供应商设置供应商设置 即供货单位设置 材料入库单录入时需要录入供货单位 这里把常用供应商可以一次 性录入系统 供应商代码长度保持一致比较规范 菜单路径 功能列表 基础数据 公共数据 供应商设置 供应商卡片 还有另外一个路径 供应链管理 采购管理 供应商信息维护 供应商卡片 两个路径打开的是同一个界面 20 24 3 4 4 客户设置客户设置 把常用客户录入系统 在发货单或出库单录入时 需要录入客户名称 菜单路径 菜单路径 功能列表 基础数据 公共数据 客户设置 客户卡片 还有另外一个路径 供应链管理 销售管理 客户信息维护 客户卡片 两个路径打开的是同一个界面 3 4 5 仓库 库位设置仓库 库位设置 仓库可以按照实际存在的仓库在系统中设置 比如 原材料仓库 产品仓库等 菜单路径 供应链管理 库存管理 基础数据设置 仓库 库位设置 相当于仓库中的具体位置或区域 例如 A 片区放螺丝 B 片区放螺帽 则需要设置两个库位 A 库位 B 库位 库位设置是在具体的仓库下设置库位 要先选择 一个仓库 菜单路径 供应链管理 库存管理 基础数据设置 库位维护 3 4 6 其他方便性设置其他方便性设置 3 4 6 1 常用菜单设置 可以把常用的菜单设置在常用功能树里 不常用的不设置 那么进入软件后就只看到 自己设置的菜单 方面操作 在主界面 功能 菜单下面单击 设置 按钮 自定义功能树 把常用的菜单勾选 然后移动到右边 保存即可 3 4 6 2 字段隐藏设置 新中大软件功能比较多 表单的字段比较完整 如 入库单明细中有编码 品名 规 格 检验是否合格 很多字段 对于我们来说使用简单功能即可 可以把不常用的字段 隐藏起来 只留下常用字段 录入和查看单据时比较方便 21 24 一般 PB 开发的单据 在明细表单的位置点击鼠标左键 选择 字段隐藏设置 然后 把不常用的字段 拉到右边保存即可 如下两图 对于 wform 开发的单据 要按住键盘上的 Ctrl 同时点击鼠标右键 才会出来 字 段隐藏设置 字段 若不了解单据类型 可以尝试直接点鼠标右键或者按住 Ctrl 鼠标右键 总有一种方法 可以打开 22 24 以上设置都可以在软件实施时 由实施人员协助设置完成 3 5 数据备份与恢复数据备份与恢复 3 5 1 数据备份数据备份 可以定期或