财务工作手册(试行版)

1 60 新华卓越健康投资管理有限公司新华卓越健康投资管理有限公司 健管中心财务工作手册 试行版 健管中心财务工作手册 试行版 财务内部文件 严禁外泄 财务内部文件 严禁外泄 第一章总则 3 第二章财务岗位设置及岗位职责 工作内容 3 一 财务主管 3 二 会计 5 三 出纳兼收银 6 第三章财务工作时间安排 7 一 月度主要工作时间安排 7 二 季度主要工作时间安排 8 三 年度主要工作时间安排 8 第四章财务内部牵制 9 第五章会计核算操作指南 9 一 总则 9 二 主要业务核算操作指南 10 第六章收银员前台收费操作指南 17 第七章费用控制操作指南 18 一 费用报销 18 二 费用报销审核 30 第八章资金管理操作指南 34 一 银行账户管理操作指南 34 二 资金计划编制及上报指南 42 三 资金结算管理操作指南 43 四 银行对账操作指南 44 五 筹建期备用金管理操作指南 44 第九章健康服务卡操作指南 46 第十章发票开具操作指南 47 一 团体体检开票 47 2 60 二 散客体检开票 49 第十一章收据开具操作指南 49 一 收据的注意事项 49 二 收据的使用范围 49 第十二章合同审核指南 50 一 健康体检服务合同 50 二 采购合同 50 第十三章资产盘点规定 51 一 资产定义 51 二 资产盘点 51 第十四章附件 55 3 60 第一章第一章总则总则 一 目的 本财务工作手册以指导日常财务工作为主要目的 不能作为财 务制度使用 如有与公司发布的财务制度相抵触的以财务制度为准 本财务手册主要列示了财务部分工及主要工作的操作方式 同 时对财务工作中易出现问题的业务进行了统一规范 形成标准化操 作 二 使用范围 本财务工作手册适用于各健管中心 第二章第二章财务岗位设置及岗位职责 工作内容财务岗位设置及岗位职责 工作内容 各岗位工作人员要认真履行岗位职责 严格遵守公司各项规章 制度 玉有人员调动等工作变得时 负责人要认真安排好交接 并 进行监交 各岗位人员除完成本职工作外 要完成领导交办的其他 工作事项 全心全意为公司发展服务 根据工作需要 各健管中心设置以下岗位 财务主管 1 名 会 计 1 名 出纳兼收银 1 名 财务人员由总部公司统一招聘 统一培训 统一考核 统一管 理 4 60 一 财务主管 一 岗位职责 1 负责中心财务方面的工作 落实并负责日常财务 会计活动 的监控 2 贯彻执行总部公司各项财务管理制度 3 负责对中心的月度经营情况进行分析 为中心经营管理决策 提供依据 4 定期审核和计量中心的经营风险 提出防范建议 5 进行成本预测 控制 核算 分析和考核 确保公司利润指 标的完成 6 审核年度预算 监督和控制预算的使用 参与对中心的经营 管理工作 7 解决中心财务突发事项 使财务工作顺利进行 8 组织财务人员学习 提供业务水平 9 根据工作需要 调配财务处员工的工作职责和工作内容 二 主要工作内容 1 依据公司业务发展 对应新业务设计财务流程 2 审核财务会计报表 资产负债表 损益表 现金流量表等 预算执行情况表等管理报表 3 汇总编制资金使用计划 监管中心的资金使用情况 4 汇总编制年度预算 5 审核原始凭证的合法性 合理性和真实性 审核费用发生的 5 60 审批手续是否符合规定 6 审核出纳录入资金系统的付款信息 完成付款审批手续 7 负责中心的合同审核 监控合同付款条款的合理性及合同折 扣的权限审批齐全性 8 负责 SAP 系统操作权限的维护及操作培训 9 部门间协调及沟通 对外财务 税务协调工作 10 服从总部公司的垂直管理 承担领导临时交办的其他工作 二 会计 一 岗位职责 1 进行会计核算 以实际发生的经济业务为依据 记帐 报 帐 做到手续完备 内容真实 数字准确 帐目清楚 日清月结 按期报帐 如实反映财务状况 经营成果和财务收支情况 2 实行会计监督 会计人员对不真实 不合法的原始凭证 不予受理 对记载不准确 不完整的原始凭证 予以退回 要求更 正补充 发现帐簿记录与实物 款项不符的时候 应当按照有关规 定进行处理 无权自行处理的 应当立即向财务主管报告 请求查 明原因 作出处理 3 参与拟定经济计划 业务计划 考核 分析预算 财务计划 的执行情况 4 按照国家会计制度的规定 妥善保管会计凭证 账簿 报表 等档案资料 6 60 5 掌握公司报销等财务管理规定 向各部门宣导 二 主要工作内容 1 负责财务核算工作 编制记帐凭证 保证财务核算日清月结 2 编制财务会计报表 预算执行情况表等管理报表 3 负责报销原始凭证初审 鉴别发票真伪 项目填写是否符合 要求 4 负责体检卡的保管 出售与回收核销 登记体检卡台账 负 责体检卡激活 并定期与出纳核对体检卡的库存 销售情况 5 负责发票开具 保管 登记发票使用台帐 负责税务发票认 证 购买工作 6 审核出纳每日收款 并与业务系统日报核对 每月末核对财 务系统与业务系统数据 有差异的需查找原因 7 复核出纳编制的银行存款余额调节表 8 办理公司税务证照变更 发票增量等工作 上报税务报表及 不定期调查表 配合税务协查工作 9 负责 SAP 系统主数据维护 10 负责资产 物料的监盘工作 11 每月与业务部门进行体检卡销售 销售提成等数据核对 12 核对往来帐 及时进行清收 13 配合年度审计及税审工作 并完成年度所得税汇算清缴工 作 14 负责账簿 凭证打印 报表及资料的装订 归档 保管 7 60 15 服从财务主管的管理 承担领导临时交办的其他工作 三 出纳兼收银 一 岗位职责 1 办理资金支出 审核审批有据 2 办理银行结算 规范使用支票 3 编制银行调节表 4 认真登记现金 银行存款流水账 保证日清月结 5 每日盘存现金及银行存款 做到账账 账表 账物相符 二 主要工作内容 1 负责日常费用报销 付款支付 2 资金系统操作 包括账户维护 资金计划上报 资金申请 等 3 负责 SAP 系统的银行对帐单录入 每月编制银行余额调节 表 对未达项目查找原因 及时上报处理 4 负责资金存取业务 银行收款应当天送存银行 5 负责银行回单领取 报销单整理工作 6 负责印花税税票购买 粘贴 登记工作 7 负责日常收银工作 每日收款与系统日报进行核对 并保管 备用金 8 负责导出业务系统当日收费报表 整理当日收到的所有材料 并与会计交接对帐 9 保管各类有价证券 收据 保险柜密码 资金系统 PIN 银 8 60 行操作 UK 等 10 服从财务主管的管理 承担领导临时交办的其他工作 第三章第三章财务工作时间安排财务工作时间安排 一 月度主要工作时间安排 1 每日进行账务处理 保证日清月结 2 每日导出业务系统数据 核对收款并送存银行 3 每月初第一个工作日核对关联方交易 4 每月初第一个工作日提供市场部计算销售提成依据 即当月 营业收入数据 5 每月初第二个工作日内编制银行调节表 完成财务报表编制 并上报 6 每月初第四个工作日内完成月度预算执行情况表等财务分析 报表的编制并上报 7 按当地税务机构的时间要求 按期足额缴纳相应税款 8 每月 10 号 20 号编制当月资金使用计划调整表 9 每月倒数第二个工作日完成上报下月资金使用计划 10 每月最后一个工作日进行医疗耗材 物料等监盘 二 季度主要工作时间安排 1 按当地税务机构的时间要求 申报季度企业所得税 9 60 2 每季初第四个工作日上报上季度预算执行报告 三 年度主要工作时间安排 1 每年初配合审计事务所进行年度财务审计 税务审计 2 每年 5 月末前办理企业所得税汇算清缴 3 每年 7 月上报中期预算执行情况报告 4 每年 7 月编制中期预算调整 5 每年 11 12 月编制下年度公司预算 第四章第四章财务内部牵制财务内部牵制 为使财务各岗位之间对违反财务制度的行为相互制约 相互 监督 保护财产的安全 完整 1 出纳人员不得兼管稽核 会计档案保管和收入 费用 债权 债务账目的登记工作 会计人员不能兼管财物的保管工作 发票由 会计开具 发票专用章由财务主管保管 2 费用开支 必须按有关财务制度办理 收付的现金必须加盖 现金收讫 现金付讫 章 若收付款项是银行转账的 必须加 盖 转账收讫 转账付讫 章 若收付款项是银行支票的 必须 加盖 银行收讫 银行付讫 章 购买实物的报销 必须有验收 人和库房管理员签字确认的验收单 入库单 3 物品购进付款 必须按照有关审批权限和程序执行 由预算 专管员填写报销单 领导审批 会计稽核 出纳支付 10 60 4 财务保险柜报警系统密码和钥匙由出纳掌握 其他人员未经 批准不得掌握 第五章第五章会计核算操作指南会计核算操作指南 一 总则 1 会计年度自公历 1 月 1 日起至 12 月 31 日止 2 会计核算按照规定的会计处理方法进行 会计指标口径一致 相互可比 3 会计处理方法前后各期一致 不得随意变更 如确有必要变 更 将变更的情况 变更的原因及其对公司财务状况和经营成果的 影响 在财务报告中说明 4 会计核算以权责发生制为基础 5 收入与其相关的成本 费用相互配比 6 会计核算遵循谨慎原则的要求 合理核算可能发生的损失和 费用 7 会计核算合理划分收益性支出与资本性支出 凡支出的效益 仅与本会计年度相关的 作为收益性支出 凡支出的效益与几个会 计年度相关的 作为资本性支出 二 主要业务核算操作指南 一 营业收入 11 60 按当日业务系统统计的数据 日清月结 1 散客 现场自费 借 现金 银行存款 pos 刷卡 贷 主营业务收入 散客 2 团体客户 挂账 1 客户预交款 借 银行存款 贷 预收账款 单位 2 按当日体检情况确认体检收入 借 应收账款 单位 贷 主营业务收入 团体 借 应收账款 单位 有预收款时 贷 预收账款 单位 3 体检后结清尾款 借 银行存款 贷 应收账款 单位 备注 收款后同一单位的应收账款 预收账款结余为零 月末同一单位的相同项目应收账款 预收账款不能同时有结 余金额 团体客户结款后应收账款 预收账款仍有小额余款的 通告 市场部并查找原因 团体加项现场自费的属于散客统计范围 12 60 二 营业成本 期间费用 期间费用按成本中心区分销售费用 管理费用 1 职工薪酬及社保 公积金 1 本月计提 按上月实际发放的金额计提 借 营业成本 期间费用 职工薪酬 实际应付 职工薪酬 个人所得税 职工薪酬 奖金 销售提成 年终奖 职工薪酬 社会保险费 个人 职工薪酬 住房公积金 个人 社会保险费 公司 住房公积金 公司 职工薪酬 工会经费 职工薪酬 职工教育经费 贷 应付职工薪酬 工资 实际应付 工资 个人所得税 工资 奖金 销售提成 年终奖 工资 社会保险费 个人 工资 住房公积金 个人 社会保险费 公司 住房公积金 公司 工资 工会经费 工资 职工教育经费 2 发放上月薪酬 13 60 由于上月计提数据是预计数据 因此需先对原计提数据进行调 整 再进行薪酬发放处理 调整方式有以下两种 可任意选择一种 红字冲销上月原计提分录 按实际发放薪酬金额重新计提 再做发放分录 按差额调整上月计提金额 将计提金额调整至实际应发放金 额 再做发放分录 借 应付职工薪酬 工资 实际应付 工资 个人所得税 工资 奖金 销售提成 年终奖 贷 银行存款 应缴税费 个人所得税 3 计提销售提成 借 期间费用 职工薪酬 奖金 销售提成 贷 应付职工薪酬 工资 奖金 销售提成 备注 每月将当月发生的营业收入提供给市场部进行销售人员的 销售提成的计算 当月计提的销售提成为扣减当月实际支付的销售提成后的 金额 应付职工薪酬科目下的销售提成余额为截止当月应付未付 的销售提成总额 4 缴纳社保和住房公积金 14 60 借 应付职工薪酬 工资 社会保险费 个人 工资 住房公积金 个人 社会保险费 公司 住房公积金 公司 贷 银行存款 5 职工福利费 员工因公加班发生的餐费公司在一定范围内给予报销 报销时 需提供餐费小票和加班餐费审批表 手机通讯费报销按当地税务局 要求进行报销 借 期间费用 员工福利费 贷 银行存款 2 固定资产折旧 长期待摊费用及无形资产的摊销 SAP 系统自动生成折旧 摊销的分录 并按成本中心计入营业 成本 期间费用 由于体检使用的其他固定资产 长期待摊费用及 无形资产 系统自动分配计入了期间费用 因此应对此项单独进行 调帐处理 以保证收入与成本的配比性 调整分录 借 营业成本 设备费用 其他固定资产折旧 长期待摊费用摊销 无形资产摊销 贷 期间费用 折旧 长期费用摊销 无形资产摊销 15 60 3 房租 物业管理费 取暖费 水电费 提前预交房租 物业管理费 应按月分摊计入相应月份 水电 费可分清所属月份的应按月分摊计入成本费用 无法分清所属月份 的按实际支付一次性计入当期成本费用 1 预付房租 物业管理费 取暖费 借 预付账款 单位 贷 银行存款 2 按月分摊 借 营业成本 期间费用 房租 物业管理费 取暖费 贷 预付账款 单位 各部门占用面积可准确计算的 则房租 物业管理费 取暖费 按部门占用面积分摊核算 若各部门占用面积无法取得的则不再按 部门分摊 4 营养餐 外送检验费 洗衣服 每月固定发生此类费用 应争取采用月结方式 财务核算一次 性计入营业成本 5 保洁 保安费 以合同金额按月计提当月保洁 保安费 提前预付的情况下需 分摊计入相应月份成本费用 1 按月计提 借 期间费用 安全防卫费 16 60 保洁费 贷 其他应付款 单位 2 实际支付 借 其他应付款 单位 贷 银行存款 6 固定资产 低值易耗品 区分标准 1000元以上且使用年限超过1年的计入固定资产 1000元以下且使用年限1年以内的计入低值易耗品 低值易耗品采用五五摊销的核算原则 借 期间费用 低值易耗品 贷 存货 低值易耗品 7 存货 虚拟入库 为保证财务数据的完整性 准确性 每月末应对未使用完毕的 化学试剂进行盘点 计算实际留存量占整瓶量的百分比 按 SAP 系 统显示的平均价格乘以留存量所占比例 计算化学试剂未使用部分 的价值 进行 SAP 系统虚拟入库处理 每月的虚拟入库 均在下月初进行冲销处理 下月末再重新盘 点确认虚拟入库 虚拟入库 借 营业成本 耗材费用 红字 贷 存货 化学试剂 手工 红字 8 会议费 会议期间发生的餐费 住宿费等计入会议费预算科目 财务核 17 60 算按发票类别分类计入会议费 业务招待费 外埠差旅费等 会议 费应一次性报销完毕 报销时提供资料如下 发票 酒店提供的费 用清单明细 会议签到表 签报 应列明预计发生的费用项目和金 额 会议结束后出具会议决算单 借 期间费用 会议费等 贷 银行存款 9 业务招待费 公司内部各部门组织的聚餐等计入 期间费用 业务招待费 员 工餐费 对外单位的招待 宴请 礼品等计入 期间费用 业务招 待费 招待费 第六章第六章收银员前台收费操作指南收银员前台收费操作指南 1 加项个人付费的情况 涉及折扣的由市场部在后台进行折扣 录入 收银员不再核对折扣信息 首先前台接待人员点击加项项目 由收银员在系统中核对加项项目与价格是否一致 无误后点击收费 按钮进行收费并出具交费小票 交费后前台接待处才可在打印加项 的条码 2 加项团体付费的情况 由市场部事前设置是否可挂账 若可 以挂帐 则客户加项时由前台接待人员点击挂账按钮即可 3 散户现场交费的情况 由业务员引领客户到收银员处交费并 出具交费小票 若客户索要发票的 应通知会计开具发票后再转交 客户 交费完毕客户可当天参加体检 若客户当天不体检 收银员 18 60 开具收据 由客户到会计处换领体检卡并收回收据 体检时客户将 体检卡交到前台接待处 前台接待处在系统里点击报到 当天体检 完毕前前台接待员应将当天的所有体检卡转交收银员并进行系统核 对 4 每日体检业务完毕后 从系统导出当日收款日报 以日报为 准核对收费资料 无误后与会计交接并签字确认 若当日有现金收 费的 需与会计一起送存银行 第七章第七章费用控制操作指南费用控制操作指南 一 费用报销 一 报销管理要求 费用必须合理 合法 合规 真实 原始发票不得臆造 涂改 伪造 1 报销费用项目完整 2 差旅费用期间须与行程匹配 一次出差应一次性报销完毕 不得出现一次出差分次报销的情况 3 会议相关支出票据应一次性报销完毕 会议费标准项目必须 公对公转账 4 业务招待费单价金额控制在一定范围之内 筹备期的健管 中心单笔消费 2000 元以上的 需提前向总部归口部门负责人请示 同时在 招待费登记表 中注明 已请示 X 领导 字样 19 60 5 单笔发票 5000 元以上必须公对公转账 不得个人垫付 餐 费 差旅费如个人垫付 5000 元以上 需有刷卡记录 银行持卡人存 根复印件 银行持卡人存根必须复印附后 6 单笔支付 10000 元及以上支出时必须附有签报 7 预算外支出事项必须提供董事长审批的签报 二 报销流程 暂行 1 报销人归集整理 粘贴需要报销的发票 交至各部门预算专 管员处 2 各预算专管员进行报销单据的初审 包括报销发票的真伪 是否合规 所报费用是否超预算 费用明细是否超标 费用相关附 件是够齐全 粘贴是否规范 3 预算专管员将初审合格的原始票据及附件整理 填制报销单 招待费登记表 本埠差旅费明细表 加班餐费审批表等 请本部门 领导审批签字 4 预算专管员将审批之后的报销单交至财务部 由会计及财务 负责人进行报销单据的复核签字 会计及财务负责人同时在 会计 复核 栏中签字 除初审范围之外 还要审核报销单金额 填写规 范及各项费用的风险点是否在控制范围之内 5 财务人员复核合格之后 将签字齐全的报销单附上 财务单 据流转单 于每周四下班前邮寄到总部财务各归口审核人处 并将 财务单据流转单的电子版发送至审核人邮箱 6 总部财务审核人自收到报销单日起 五个工作日内将审核合 格的报销单据进行总部的签批流转 不合格的单据通过邮件 或电 20 60 话 反馈给各中心财务及主要负责人 7 不合格单据在五个工作日内完成更改报销单及资料补充 8 总部财务对各中心本月发生的报销问题及改单情况进行统计 管理 进行总结公示 以提高管理水平 并将中心财务报销情况纳 入绩效考核 二 签批规范 1 事前签报审批 凡需签报审批或按合同付款的项目 签批及合同履行相关手续 应报销审批前完成 严禁后补签签报或合同审批手续 2 代签批授权 如因特殊原因需代签批的 应附审批授权人的书面授权书 授 权书应明确 代理权限 代理事项 代理期间等 3 签批流程及权限 暂行 三 单据规范 单据项目单据项目 原单据修改并由修改原单据修改并由修改 人签字 签名人签字 签名 时间 时间 重新打印单据并由原重新打印单据并由原 签字人重新签字签字人重新签字 21 60 借支单 报销单借支单 报销单 1 领导审批 未签日期 2 收款人名称 丢字落字错别 字 3 收款人名称 完全更改 4 收款人银行帐号 丢字落字 错字 5 收款人银行帐号 完全更改 6 金额变化 7 收款人开户行信息 报销单报销单 1 成本中心 预算中心变化 2 费用科目 预算科目变化 3 出发到达地点变化 4 出发到达时间变化 差旅费 明细变化 5 用途变化 6 报销明细增行 减行 1 报销金额 实际支付总额 报销单证总额 报销单证金额 后附原始发票金额 2 发票背书 所有发票必需用正楷在发票背面由经办人和中心主要负责人双 签 中心主要负责人报销的发票由本人和一般负责人背面双签 背 面无法双签的发票 在本张发票正面进行双签 定额车辆停车费发票面值小且数量较多 因此规定背书在发票 粘帖单右下方 由经济事项经办人和主要负责人双签 发票未背书双签 退回经办人重新补签 3 预算专管员审核 各部门的费用报销 由预算专管员填写报销单 并对报销单据 22 60 进行初审 即审查票据的合规性 费用是否在规定标准内 4 签署日期 借支及报销时 除签名外 须同时签署日期 5 报销时间 1 出差人员应在返回后 10 个工作日内办理完毕当次差旅费 报销手续 2 员工个人借款 除备用金外 应在借款之日起 5 个工作 日内报销 3 支票借款 应在支票签发之日起 5 个工作日内报销 4 汇款 应在款项汇出之日 会议 培训以结束之日 起 8 个工作日内报销 5 经营期的健管中心财务人员 定期于每周四下班前邮寄到 总部财务各归口审核人处 单据审核合格后进行总部的签批流转 中心财务人员及时跟进各自中心的批复回寄 6 总部财务自收到快递报销单之日起 5 个工作日内完成合 格单据的审核及内部签批流转 不合格单据在五个工作日内完成更 改报销单及资料补充 四 发票规范 1 原始发票要素应一次性填列 1 付款单位名称 公司全称 不得错字 漏字 人为填改 允许手填付款公司名头的打印发票除外 2 开票日期 3 项目 23 60 4 金额大小写 5 军队印制的专用票据不能做为报销凭据列支企业成本费用 如有与武警 部队发生经济业务 应由提供有偿服务的单位到当地 税务机关代开发票 6 境外发票 开具方单位印章或签字 7 招待费发票开具项目要合理 建议开具如 餐费 食品 礼品 2 原始发票印章规范 1 2012 年新版发票专用章 椭圆形 带有税号及 发票专 用章 字样 要求每张发票所盖专用章要清晰 完整 不得有重影 2 印章相符 发票专用章 发票开具方 报销单证中的收款 方 或刷卡单中的商户名称 应为同一单位 备注 详细要求可参考 总公司发票知识宣导 6 月 3 原始发票时效 1 原始发票应在开具时间三个月以内报销 严禁发票跨年报 销 2 即时结清的费用 须在经济事项发生当月开具发票 3 非即时结清 需要对账的费用 日常运营费用 如水电 电话费等 须在经济事项发生后一个月内开具发票 4 与经济事项发生时间匹配 不得提前或超期滞后开具发票 4 不予以报销的原始发票 24 60 1 三个月以上 2 跨年度 3 连号发票 同一天 同一单位 同一签报 同一事项 发 票时间相同 定额发票除外 4 人为拆分发票 为避免公对公转帐 5 员工餐费预算科目中不得报销外地餐费发票 礼品 食品 发票 6 发票背面未双签 7 不在报销事项发生期间内的发票 如差旅费 会议费 8 发票项目与经济事项不一致的发票 9 发票购买方与开具方不一致的发票 10 虚开经济事项 或虚开额度的发票 11 同一发票联次出现不同单位印章的发票 12 无抬头或公司名称不完整 不准确的发票 13 字迹 金额 盖章不清晰不完整或私自涂改的发票 14 发票上的各项目未一次性填写 未填写或后补的发票 15 发票未盖章 或未加盖新版发票专用章的发票 16 每日上午上班时间以前的市内交通费发票不得报销 五 报销附件规范 1 需开具清单的项目 1 会议费 2 住宿费 3 邮寄费 25 60 4 办公用品 电子耗材 图书 5 制作费 印刷费 6 支付劳务费 自制个人所得税代扣代缴明细表 并经人力 资源 财务审核签字 7 医疗耗材及医疗用品 8 外送检验费 上述项目发票清单中除邮寄费及劳务费外 需对方单位加盖印 章 邮寄费需附邮寄联存根 且与原始发票印章相符 2 其他附件要求 1 报销机票需附纸质行程单和订单信息 2 公对公转账首次支付失败 再次支付时必须在收到银行退 款单后进行 同时需附收款方收款信息确认邮件 3 单笔 5000 元以上个人垫付的款项需提供银行刷卡单 4 业务招待费 本埠差旅费 员工加班餐费需要在报销单后 整理成明细表 招待费登记表 本埠差旅费明细表 部门加 班餐费审批表 列明发生时间 事项 人员等信息 并由经办人 及中心主要负责人签字确认 5 资产及物料采购需提供货物清单 入库单 其中货物清单 需要有采购管理员签字确认 入库单应有采购管理员 库存管理员 签字确认 6 外送检验费清单上需要有检验科负责人签字确认 7 合同中有验收工作程序的 在付款和报销时需提供验收证 明 26 60 8 非一次性供应商报销发票时 首次报销需附合规的合同复 印件 第二次之后报销附合同关键页复印件即可 合同封面 付款 方式及付款条件页 合同落款签字盖章页等 财务审核时需在审核 签字项标注合同编号 签报编号 六 单据粘贴规范 1 票据分类 按票据类别分类粘贴 发票与对应的附件粘贴一 起 2 粘贴顺序 从下至上 从右至左 3 粘贴要求 粘贴每张发票之间须金额可见 4 粘贴小计 每张粘贴单右下角需标明本页附件张数与金额小 计 5 背书 尽量保证票面整洁 发票背面应背书经办人及总经理 姓名 6 复印 后附刷卡单为热敏纸的 需同时提供复印件 以免随 时间久远字迹消失 7 粘贴单 所有票据均应贴在粘贴单上 如使用单页纸粘贴的 务必将已使用过的一面划销 七 专项费用报销规定 1 差旅费报销规定 1 交通工具标准 健管中心 级别级别 标准标准 火车火车 轮船轮船飞机飞机 其他交通其他交通 工具工具 27 60 火车席位标准 以上火车席位标准均为普通席位 即普通软 卧 普通软座等 交通工具选择标准 火车行驶时间 8 小时 可选择飞机 其 他情况应选择火车 行驶时间以乘车时间最短的火车 高铁 动车 普通火车 为选择标准 普通火车 非高铁 动车 行驶 6 小时以上可乘坐软卧 飞机票总价低于高铁票价的 可以选择飞机作为交通工具 高铁开通后 机票价格大幅下调 提前订票可以拿到很低的折扣 鼓励大家提前安排行程 为公司差旅成本节约做贡献 乘坐超标准交通工具 因相应标准火车 轮船及飞机票无法 购买及其他特殊原因 无法按照本规定标准执行的 需使用 非标 准交通工具选择审批单 事前报批 交通工具超标准选择仓位 座位级次的 超标准的部分不予 报销 2 住宿标准 健管中心 类型类型 层级层级 一般地区一般地区 省会城市省会城市 及参照地区及参照地区 特殊地区特殊地区 高铁高铁动车动车普通普通 总经理室总经理室二等座二等座软座 软卧二等舱经济舱实报实销 中层经理中层经理二等座二等座软座 软卧二等舱经济舱实报实销 其他员工其他员工二等座二等座软座 软卧二等舱经济舱实报实销 28 60 总经理室总经理室350350400400上浮上浮 20 20 中层经理中层经理300300360360上浮上浮 20 20 其他员工其他员工270270320320上浮上浮 20 20 上述标准为标准房间价格 即出差时要求同性别两人合住一 间 且一人出差或形成自然单间的 统一按上述标准 即标准房间 价格 执行 鼓励同性别人员共同出差 参照省会城市地区 苏州 无锡 珠海 泉州 汕头 特殊地区包括 上海 北京 深圳 广州 厦门 杭州 大 连 青岛 三亚 上浮 20 是指在省会城市的基础上上浮 住宿费报销规范 提供住宿宾馆出具的住宿费支出明细清单 实际住宿费超过公司规定的 超支部分由个人负担 3 伙食费 市内交通费及公杂通讯费用 单位 元 人 天 项目项目伙食费 市内交通及公杂通讯费伙食费 市内交通及公杂通讯费 限额标准100 超支自理 不发生不报销 报销规范 凭出差期间有效票据在规定的限额标准内报销 报销天数计算 从离开出发地当日开始至返回出发地当日结 束 含返回日 2 办公用品 低值易耗品报销规定 报销时需附上发票清单 入库移交手续 由综合管理部有关经 办人按财务规定粘贴有关报销单据 按报销流程经有关领导签字批 29 60 准后 予以报销 3 资产购置报销规定 固定资产购买 安装 调试 验收合格后 经办人提交采购合 同 签报 送货单 入库验收单等资料办理报销手续 若为分期支 付合同款 则应同时提交 合同分期付款登记表 所购固定资产纳入公司统一管理 并进行定期盘点 4 业务招待费报销规定 公司因工作 业务需要 接待客户及相关人员所发生的招待费 经办人应填写 招待费登记表 列明招待人员及人数 并经部门负 责人和主要负责人签字确认 填写报销单随同发票等附件 按审批 流程办理报销手续 员工因工作原因加班报销的餐费 应填写 加班餐费审批单 同时附带就餐水单 小票办理报销手续 5 手机通讯费报销规定 1 通讯费补助以发票形式报销还是随工资合并计税后发放 以当地税务要求为准 若凭票报销 开具的发票为手机话费发票 座机 网费 3G 网卡等均不可使用 2 发票由营业厅开出的正规通讯费发票 非正规途径开具的 手撕票不可使用 发票应加盖椭圆形带有税务登记号的发票专用章 3 发票开具内容除了预存话费之外 其他发票转讫和充值卡 都在报销范围内 4 手机通讯补助限额以人事部规定金额为准 超出部分不予 30 60 报销 5 手机通讯费发票抬头为员工姓名还是公司名头 以当地税 务机关要求为准 开票时间为三个月内 6 会议费报销规定 会议费用结算规范 如下表所示 会议费用会议费用标准会议项目标准会议项目会议相关零星开支会议相关零星开支 需以公对公形式转账结算 结算结算 紧急或额度不确定时 可以通过个人银 行卡预授权形式支付 不得个人垫付 可办理个人转账结算 项目执行项目执行严格控制总额 项目间不得调剂 报销方式报销方式 一次性报销完毕 附会议决算单及会议 培训签到表 统计和 列示会议培训名称 主办部门 会议时间 参会人员及所属机 构 参会人员签到记录 参会天数 制表人等信息 发票时间要求发票时间要求发票开具时间应为会议所属期内 备注 标准会议项目为会议场地租赁 会议地点餐饮 会议住宿等 7 印刷制作费报销规定 印刷制作费用结算规范 如下表所示 印刷费印刷费支出规范支出规范 范围范围宣传册 公司杂志 体检报告 封套 客户调查表 会议资料等 制作费 印刷费 报销条件报销条件 各部门所有涉及印刷品及其衍生品的印刷费 制作费需附签报 合同 报销结算方式报销结算方式 健管中心承担费用 总部公司集中制印的物料用品 由各健管中 心自行结算 八 注意事项 1 公对公转账首次支付失败 再次支付时需附收款方收款信息 31 60 确认邮件 2 单笔发票 5000 元以上 含 5000 元 的支出 需以支票转账 或汇款转账方式结算 不得办理个人借款或个人垫付 对于餐费 短期出差住宿费单笔超过 5000 元的情况除外 但报销时需提交刷卡 交易记录 即银行回单 3 实际发生金额超过动支签报已批预算额度的 20 或 2 万元以 上的 须重新提请签报 实际报销金额超预算 20 或 2 万元以内的 经办人报销时需附情况说明 二 费用报销审核 一 审核附件签报的注意点 1 签批手续完整 2 签批意见 相关部门的会签意见 以及领导的批复意见 3 签报内容与借支或报销内容相符 经济事项 发生时间 数 量 单价 明细金额 汇总金额相符 二 审核合同的注意点 1 合同乙方与收款方一致 2 付款进度与合同规定进度和额度相符 3 付款条件与合同规定付款条件相符 合同约定阶段性验收付 款的 需有相关部门验收签字的材料及验收报告 双方项目经理签字 意见 名字 时间 三 报销单的审核要点 1 报销单据日期为制单日期 重新改单制单时 单据日期同时 32 60 更改 2 备注栏 填写签报名称并根据具体经济事项简要描述 签报 名称 所属期间 经济事项摘要 签报名称不得出现 补贴 补助 奖励 激励 等字样 3 收款人名称 对公支付是否填写收款单位全称 是否与合同 一致 4 收款人银行帐号 是否填列收款账号 5 收款方开户行 是否填写开户行全称 精确到支行 分理处 6 关联方 是否填写 是 或 否 7 合同 凭合同付款的 是否登记合同编号 8 预付款 有预付款的 检查核销否 核销额度等是否正确 9 预算科目 按预算名称正确填写 是否填写预算二级科目 10 用途 是否填写会计核算的末级科目 四 发票的审核要点 1 发票类型 发票 财政收据 境外票据 资金往来收据 部 队收据不可用 2 发票识别 通过税务网站验证发票真伪 3 发票内容完整 付款方 摘要 金额 时间 印鉴 开具内 容与签报列示经济事项内容相符 不能使用旅行社开具旅游费 团 费 考察费等内容的发票 4 发票印鉴 清晰 完整 开具发票应当按照规定的时限 顺 序 栏目 全部联次一次性如实开具 并加盖发票专用章 椭圆形 33 60 带税号的发票专用章 5 发票时间性 三个月内发票 发票不得跨年 6 发票时间关联性 同一经济事项的发票时间上具有关联性 如会议费 外埠差旅费 7 发票号码 不得连号 发票号码连续 同一天同一商家 同 一辆出租车发票不能连号 8 发票举证 发票明细清单齐全 如差旅住宿费清单 办公用 品电子耗材清单 制作费清单 印刷费 会议费清单 医疗耗材清 单等 清单上必须加盖与发票开具单位名称相符的印章 住宿费必 须列示房间号 发放劳务费需后附代扣代缴个人所得税明细表 9 资金流向 发票开具方与收款方一致 10 发票背书 要求除飞机票 实名火车票外所有发票必须由 经济事项经办人和总经理背书签字 车辆停车费发票由于面额小且 数量多 发票背书在每张粘贴单右下方背书双签 11 发票真伪识别 审核发票均要先进行手工真伪识别 对于 单笔 1 千元以上 需逐张通过电话或网上查询 单笔 1 千元 含 1 千元 以下视情况财务抽查 抽查金额比例达到 50 以上 五 凭证粘贴的审核要点 1 用胶水粘贴 分类粘贴 有序粘贴 2 财务单证与原始凭证粘贴 不得使用取别针 订书钉 3 同一类发票粘贴在一起 4 每张发票之间露出金额 5 每张粘贴单上汇总本页附件张数及分项目汇总金额 34 60 6 凭证签批手续完成后 将招待费登记表及水单 招待费签报 中的招待人员及物品清单需单独装订成册 并标注对应的凭证号 六 预算的审核要点 属于预算内的费用开支 按审批流程和权限进行核批 属于预 算外的费用开支 均需附董事长审批签报 七 问题单据的处理流程 1 原报销单暂留总部 补单据及附件的情况 未付发票清单 或发票清单上未盖章 未签字 未付签报及合同 无报销附件 如缺失验收单 业务招待费登记表 会议决算单等 或是 报销附件记录不全 发票抬头错误 发票章不清晰不完整 重新换发票 补盖章 2 原报销单暂留总部 修改单据提供扫描件的情况 总部入账发票与中心入账发票合并 粘贴成一张报销单签字流转 重新改单之后 报销单据日期不改的 报销单金额与所附发票金额不一致 由于更换发票不想延误其他发票报销 同一张报销单上同类项目未合并 专项费用没有合并报销的 如会议费 外埠差旅费等 外埠差旅费报销单明细未做一人一事一列 紧急事项需要总部审批签字付款 3 退单寄回的情况 发票未双签 35 60 同一中心同一问题出现三次以上 逾期未补充资料 中心财务主动要求退单的 第八章第八章资金管理操作指南资金管理操作指南 总部财务处负责公司的资金结算 借贷 往来调剂等管理工作 并指导 监督各健管中心的资金运行 各健管中心财务部门负责其 所在公司的资金结算 往来等管理工作 控股子公司的银行账户 资金结算等均需纳入集团资金系统由寿险总公司进行集中统一管理 贯彻执行总公司资金结算零现金管理 采取非现金 含现金 现金支票 方式进行资金结算 一 银行账户管理操作指南 健管中心对银行账户采取 收支两条线 的管理方式 实现资 金收入和支出的有效隔离 严禁 坐支 处理 一 银行账户分类 新华各公司的银行账户按用途分 结算类账户和资金运用类账 户 结算类账户是用于日常经营结算业务的账户 又可分为资金归 集账户 收入账户 支出账户 税金及社保账户等 资金运用账户 是委托资产管理公司进行投资运用的账户 按性质分 基本户 一般户 专户 临时户等四种 费用支出 36 60 户等同基本户 收入户相当于一般户 工资户 纳税户属于专户性 质 二 银行账户开设标准见下表 账账 帐户类别帐户类别 资金运用 类账户 资金归集 户 收入类账 户 支出类账户 税金及社保 类账户 开户数量开户数量1 个1 个1 个1 2 个 按当地监管 要求 开户银行开户银行 工 农 中 建 交 招 中信银行 工 农 中 建 交 招 中信银行 工 农 中 建 交 招 中信银行 工 农 中 建 交 招 中信银行 按当地监管 要求 注 注 资金运用类账户是委托给资产管理公司进行投资运用的账户 支出类账户是用于业务或费用支出的账户 可根据需要开设一个或两个账 户 资金归集户主要是用于归集业务收入的账户 开立 变更账户 须经资金系统上报总部 总公司财务进行审 批 三 开户流程 资金归集账户 收入账户 支出账户 税金及社保类账户等 其开户均需寿险总公司审批 1 开户流程操作指南 1 健管中心向总部计划财务处提交开设银行账户的签报 2 签报通过后 根据总部计划财务处的要求 联系开户银行 准备开户资料 并报总部审批盖章 3 健康总部计划财务处提交签报申请开户 控股子公司资 37 60 金管理员将开户签报经控股子公司财务经理 总经理审批后 交至 寿险公司结算处账户管理岗 经结算处经理 资金部分管总审批 账户管理岗将审批结果反馈至健管中心资金管理员 4 在资金系统中进行开户申请 签报流转完毕 健管中心资 金管理员应在资金系统中提交开户申请 经控股子公司财务经理 寿险公司结算处账户管理岗 结算处经理审批后 方可开户 5 到银行办理开户 签报及资金系统中开户审批结束后 健 管中心资金管理员应准备开户资料前往银行办理开户 开户完毕后 将加盖银行章的开户申请书交至资金管理员 6 在资金系统中新建银行账户 开户完毕后 资金管理员需 在资金系统银行账户模块中新建账户 并上传开户资料 加盖银行 章的开户申请书 7 在资金系统及财务系统中进行账户维护 寿险公司结算处 账户管理岗根据控股子公司新建账户信息 在资金系统中进行开户 操作 同时在 SAP 财务系统中进行账户的维护 8 银行账户直联操作 如果银行账户为直联银行账户 总公 司结算处账户管理岗应办理直联银行添加子账户 2 流程图 38 60 结算账户开户流程 文档流程执行人 开始 签报开户签报 申请 控股 子公 司 资金管理 员 开户签报 审核 控股 子公 司 财务经理 开户签报审 批 寿险 公司 结算处经 理 开户签报审 批 寿险 公司 资金部分 管总 结束 开户签报审 批 控股 子公 司 总经理 开户签报审 批 寿险 公司 账户管理 岗 签报 签报 签报 签报 签报 TMS资金系统 TMS资金系 统中开户 申请 控股 子公 司 资金管理 员 TMS资金系 统中开户 审核 控股 子公 司 财务经理 去银行办理 开户 控股 子公 司 资金管理 员 在TMS系统 中新建账户 控股 子公 司 资金管理 员 TMS资金系 统开户审批 寿险 公司 账户管理 岗 TMS资金系 统开户审批 寿险 公司 结算处经 理 TMS资金系统 TMS资金系统 TMS资金系统 开户资料 加盖银行公章 的开户申请书 扫描件 在SAP TMS 系统中维护 账户 寿险 公司 账户管理 岗 SAP TMS系统 新华健康董事长 39 60 四 银行账户变更流程指南 1 所有银行账户变更均需寿险总公司审批 2 变更流程 1 账户变更申请 健管中心资金管理员在资金系统中提交变 更申请 维护原因中写明需要变更的详细原因 经控股子公司财务 经理 总公司账户管理岗 结算处经理审批后方可进行变更 2 在资金系统中进行变更操作 资金管理员在资金系统中进 行账户相关变更信息操作 1 流程图 40 60 控股子公司账户变更流程 流程执行人文档 资金部审批 资金部审核 开始 TMS中提交变 更 升级申 请 TMS中变更 升级账户 申请子公司 审批 结束 控股子 公司 资金管理员 控股子 公司 财务经理 寿险公 司资金 部 账户管理岗 寿险公 司资金 部 结算处经理 控股子 公司 资金管理员 TMS资金系统 TMS资金系统 TMS资金系统 TMS资金系统 TMS资金系统 五 销户流程指南 1 所有账户销户均需寿险总公司审批 2 销户流程 1 销户申请 健管中心资金管理员在资金系统中提交销户申 41 60 请 经控股子公司财务经理 总公司结算处账户管理岗 结算 处经理审批后 方可销户 2 到银行办理销户手续 在资金系统中审批结束后 资金管 理员准备销户资料前往银行办理销户 3 销户资料上传 销户完毕后 资金管理员需将加盖银行章 销户申请书扫描件 销户信息表 SAP 财务系统中余额调节表截屏 确保账务处理完毕 发送至寿险公司结算处账户管理岗邮箱 4 在系统中进行销户操作 总公司结算处账户管理岗在资金 系统中进行销户操作 同时在 SAP 财务系统中进行账户的销户维护 3 流程图 42 60 控股子公司销户流程 文档流程执行人 开始 TMS资金系统TMS系统中 销户申请 控股 子公 司 资金管理 员 TMS系统中 销户审批 控股 子公 司 财务经理 去银行办理 销户 控股 子公 司 资金管理 员 发送销户邮 件至寿险公 司账户管理 岗 控股 子公 司 资金管理 员 TMS系统中 销户审批 寿险 公司 账户管理 岗 TMS系统中 销户审批 寿险 公司 结算处经 理 TMS资金系统 TMS资金系统 TMS资金系统 销户资料 销户申请书扫 描件 SAP中余 额调节表截 屏 销户维护 表 TMS SAP TMS SAP系 统中维护账 户 寿险 公司 账户管理 岗 TMS资金系统上 传销户资料 结束 43 60 二 资金计划编制及上报指南 根据经营管理情况对未来特定期间的资金流入和流出情况进行 预测 并在此基础上编制资金计划 资金计划分为年度资金计划于月度资金预算两类 年度资金计 划是根据年度经营规划及财务预算编制的年度内资金流入和流出计 划 用于非营运资金及营运资金的整体规划和预测 月度资金预算 是根据月度经营计划及每月的财务预算编制的资金流入和流出预算 用于短期营运资金的管理 资金计划的编报流程 一 健管中心财务部应拟定并下发统一格式的资金计划报 表 健管中心财务部资金管理员每月及时向各部门取得收入 业务 及费用计划数据 数据要求真实 完整 二 财务部门负责组织资金计划的编制 各资金使用部门 是计划编制的责任部门 各部门应依据月度经营计划及财务预算编 制月度资金计划 财务部门负责资金计划的审核及汇总 三 出纳每月月末提前三个工作日将本层级资金计划及预 算数据录入资金管理系统 录入准确 四 新华健康总部及时对下级机构提交已录入 复核的资 金计划及调整计划进行审核 审批 对资金计划及调整计划的录入 复核 审核 审批必须由不同的人员进行处理 审批生效后 资金 44 60 计划将控制各健管中心的资金申请 资金调拨及资金结算 五 健管中心的计划外资金通过调整资金计划后才能申请 否则无法申请 六 资金计划调整额度次数 各机构调整次数原则上二次 于每月 10 日 20 日通过资金系统调整 三 资金结算管理操作指南 健管中心应将资金收付结算业务统一纳入资金系统集中管理 以实现资金流 数据流和操作权限的集中管理 一 资金结算管理要求 1 结算起点 单笔支付金额超过 5000 元以上 含 5000 元 的支出 需以支票转账或汇款转账方式结算 不得办理个人借款或 个人垫付 对于餐费 短期出差住宿费单笔超过 5000 元的情况除外 但报销时需提交刷卡交易记录 即银行回单 2 结算方式 对于同城 20 万元 含 20 万元 以下的支出 可使用支票转账方式结算 支票抬头填写完整 不得开具限额支票 无金额支票 远期支票 对于异地或同城 20 万元以上的支出 需以 汇款转账方式结算 二 资金支付流程 1 资金下拨流程 健管中心