纸箱制造公司外协采购管理规定

纸箱制造公司的外协及采购管理制度纸箱制造公司的外协及采购管理制度 第一章 总则 第一条 为了规范我司物资的采购管理 明确分工和责任 完善采购 验收 出库流程 提高采购效率 降低采购成本 特制定本管理制 度 第二条 本制度包括总则 物资申购 询价议价 物资采购 验收入 库 物资领用 附则等共七章 第三条 本制度适用范围 昆山纸箱制品有限公司的物资采购与领用 第二章 物资分类 第四条 采购的物资可分为以下几个大类 1 原材料 卷筒纸 白板纸等 2 辅助材料 淀粉 胶水 油墨 上光油 化工用品 润滑油 PS 版 橡皮布 胶带 打包带等 3 燃料 煤 汽油 柴油等 4 备品备件 工具类用品 车配用品 设备配件 电脑零配件 轴 承 皮带 压力表 变频器 调节阀 计数器等 5 固定资产 新增厂房 设备 电器等属固定资产范围 6 劳保用品 手套 口罩等 7 办公用品 8 消防器材 9 福利 防暑用品 10 食堂就餐物品 11 外加工零配件 12 修理修缮工程 物资 含水 电 电器等的维修 空调清洗 加氨 绿化用品 树苗 草皮 化肥 农药 洁厕用品等 13 其他物品 贺奠用物品 花圈 花篮 礼物 招待用品 饮料 香烟 水果等 第三章 物资申购 采购计划管理 第五条 物资申购 1 原材料 由客服部根据上个月的产能与实际用纸情况结合本月生 产计划 拟定采购计划及安全库存量 采购部按照采购计划及原纸 安全库存量进行采购 如特殊用纸或其他异常情况 由客服中心开 具联络单 如因销售部特殊的业务用纸 需由销售部开具联络单给 客服中心 交由采购部采购 如因市场因素需增加库存量或特殊调 纸的 采购部应及时报总经理审批后方可进行采购 2 辅助材料 劳保用品 由物流中心根据库存量及生产计划开具申 购单 经部门负责人审核后交由采购部采购 如非常规性的采购 须由使用部门开具联络单送分管副总经理审批后交由物流中心统一 填写 申购单 送采购部采购 3 燃料 由物流中心申购经部门负责人审核后交由采购部采购 4 备品备件 标准件 通用件 易损件根据各部门的需求情况 见 备品备件库存需求表 统一由物流中心拟定库存量进行申购 经 部门负责人审核后交由采购部采购 电脑零配件由行政部网络管理 人员申购 部门负责人审批 专用件 特规配件须由使用部门开具 联络单送分管副总经理审批后交由物流中心统一填写 申购单 送 采购部采购 金额超过 1 万元以上的 由总经理审批 5 固定资产 由使用部门负责申购 报分管副总经理及总经理审批 后 交由采购部采购 6 外加工零配件 由使用部门填写 联络单 交由设备部统一进行 外加工 金额超过 2000 元的需报分管副总经理审批 金额超过 1 万 元的 由总经理审批 棍类由采购部联系外加工 7 办公用品 由行政部根据当前库存和月使用量申购 由部门负责 人审批 交采购部采购 8 消防器材 根据安全生产的需要 由行政部申购 报分管安全副 总经理审批后交由采购部采购 9 福利 防暑用品 由行政部根据文件标准金额申购 报总经理审 批后交由采购部采购 10 食堂就餐物品 由行政部总务根据员工就餐情况 合理安排食 膳 根据需要开具菜单 由行政部负责人审批后交由采购部采购 11 修理修缮工程 物资 修理修缮工程 除车间水 电 汽外 全部由行政部负责 修理修缮物资除沙石 水泥由采购部采购外 其他全部由行政部负责 12 其他物品 根据实际情况 如贺奠用物品 花圈 花篮 礼物 招待用品 饮料 香烟 水果等可免开申购单 由行政部自行采购 但不应超出预算范围 第六条 各部门申购物资时 应认真填写内部联络单 写明品名 规格 单位 数量 特别是规格应标明清楚 以方便采购 如无规 格型号的 需提供实样供采购部参考 采购部在接收 申购单 时 发现没有按要求填写的 可以予以拒收 第七条 各部门在填写内部联络单后 应严格按照审批权限进行审 批 否则采购部门有权拒绝采购 第四章 供应商评价 第八条 采购部负责原辅材料供应商的评估 由评估小组负责供应 商的评审 评估小组成员包括总经理 副总经理 采购部经理 品 管部经理 制造部经理 第九条 采购部应通过各种途径了解生产使用的原辅材料市场动态 和生产厂家 且必须索取厂 商 家相关资料 资料包括 营业执 照 税务登记证 组织机构代码证 SGS 厂商简介 产品说明书 同行业使用实绩 产品类型 规格 储存条件 保存期限 安全注意 事项 参考价格 现有的质量体系和获得认证标志的产品 第十条 供应商提供的样品由采购部转交制造部安排试产 客服中 心负责跟踪 依试产结果 确认如下项目 针对该产品之特性 做 必要的样品质量确认 物性及作业性评价 依产品说明书等资料研 讨其是否适合本公司使用 第十一条 必要时 须经评估小组对其现场质量管理能力进行评估 第十二条 选择新供应商的一般原则 质量稳定 生产能力满足 价格合理 交货及时 商誉良好 与本厂距离较近 第五章 物资投招标 第十三条 采购部对常用大宗辅助材料实行招标比价采购 物资招 标工作必须公开 公正 公平 遵循竞争 择优的原则 第十四条 生产用的辅助材料 大宗材料 其采购价值在 50000 元 以上的材料 第十五条 下列物资可不实行招标采购 仅有唯一供货单位或是生 产有特殊要求的 零星物资采购 第十六条 招标分为 公开招标 邀请招标 第十七条 投标人必须具备 完成招标任务所需的人力 物力 财 力 完成招标任务所要求的资格证书 投标方必须遵循招标方廉政 协议书的条款 第六章 询价 议价 定价 第十八条 采购经办人员接到 申购单 后应依请购物资的缓急 并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料 除电话询价之 外 另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价 单品 价格在 30 元以下且总金额在 100 元以下可直接采购 第十九条 若供应商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用 品者 采购经办人员应附资料于 申购单 上予以证明 经部门负 责人同意后 征求使用部门或请购部门意见后采购 第二十条 对于供应商的报价资料经整理后 经办人员应深入分 析后 以电话等联络方式向供应商议价 第二十一条 议价遵照 同等产品比质量 同等质量比价格 同等 价格比信誉 的原则 第二十二条 议价时必须两人参加 1 万元 含 以下的由采购员本人 和部门指定人员参加 1 万元以上必须由采购员和部门负责人参加 议价 第二十三条 采购员选用价值高的材料时 必须征得部门负责人同意 并通知物资申购部门说明原因 第二十四条 如遇市场价格变动 采购部应提前告知使用部门确认采 购量的调整 第二十五条 询价 议价的方式与程序 1 原材料 燃料 采购部平时应收集 了解行业价格信息 并将价 格变动情况第一时间以 价格变动通知单 的形式报送总经理签阅 在订购时应分析各厂商的价格并与供应商议价 2 辅助材料 备品备件 固定资产 办公用品 消防器材 由采购 部经办人员充分了解市场行情 结合上次采购价格 再联系三家以 上供应商进行比价 议价 填写采购定单后报部门负责人签字确认 3 外加工零配件 由设备部联系厂商议价 并要求厂商提供 成 本分析表 连报价单 作为议价参考 报分管副总审批 4 福利 防暑用品 食堂就餐物品 福利 防暑用品由采购部 财 务部 行政部共同询价 议价 议价结果报总经理审批 食堂用的 米 油 厨具等以三家询价的方式进行采购 生蔬类物品由采购部 行政部每周询价一次 其他物品由采购部 行政部 财务部每月询 价一次 议价后及时调整采购价格 具体外出询价由行政部负责组 织 5 修理修缮工程 物资 由行政部进行工程量的预估及物资询价 填写 物资询价单 交部门负责人签字确认 第七章 物资采购 合同签定 第二十六条 采购物资经议价选择供应商后 应以 订购单 或 购销合同 向厂商订购 并以电话或传真确定交货 到货 日期 第二十七条 若属大批量或长期采购物资 如原材料 部分辅助材 料 可与厂商签定长期购销合同 具体价格随行就市 第二十八条 采购合同的签订程序及审批权限按 经济合同管理制 度 执行 第二十九条 需要预付定金或采购金额 5000 元以上 或有技术条件 保修等要求的采购项目 必须与供应商签订合同 合同正本一式两 份 一份存采购部门 一份存供应商 报销时复印一份存财务部门 备案 第三十条 签订合同时 对供货的物资名称 规格型号或件号 计 量单位 数量 单价 包括调试费 质量要求 技术标准 供货期限 结算办法 运输方式 签约地点和时间 合同有效期限 服务内容 以及违约处理方法等基本条款必须明确 由行政部对合同进行归类 规范 第三十一条 采用函订方式订购的 必须使用统一编号函购单 以 便于查询 不得使用便函以免造成混乱 紧急订货可用电报或传真 征订 物资订购单上必须注明函购单编号和日期或电报编号和日期 第三十二条 采购食品时 合同应增加食品安全条款 第三十三条 直接到定点供货商采购的采购员必须严格遵照协议条 款 按委托权限进行采购订货 采购员无权变更采购订货计划内容 或超越协议条款 否则应承担一切经济责任 第三十四条 单一货原采购需报总经理审批 第三十五条 物资催交 1 采购员应于约定交货期一周前 与供应商确认交货期 采购周期 少于两周的 采购员应于约定交货期三天前 与供应商确认交货期 2 供应商无法于约定交货期交货的 采购员应及时通知申购部门 并且加紧催交 凡因计划变更应及时联系调整 尽最大努力确保供 应 减少损失 第八章 验收入库 整理付款 第三十六条 验收部门 1 属于行政部采购的 由行政部门自行验收 2 原材料 辅助材料 劳保用品由品管部 物流中心验收 3 备品备件由设备部 物流中心验收 电脑零配件由行政部验收 4 燃料由物流中心验收 其中煤由品管部 财务部 人力资源部 物流中心共同验收 5 办公用品 消防器材 福利 防暑用品由行政部验收 6 食堂物品由总务 生活委员验收 7 外加工零配件由设备部 使用部门验收 8 固定资产由物流中心 设备部 行政部 使用部门共同验收 第三十七条 验收标准 1 原材料 标准由品管部制定 可参照国家标准及经供需双方 确认的供应商提供的企业标准 2 辅助材料 有国家标准的按照国家标准验收 没国家标准按企业 标准 3 燃料 主要检测煤的水份及热卡 4 备品备件 外加工零配件 验收规格 型号 质量 以设备部为 准 5 办公用品 消防器材 从外观 质量 实用性等方面进行验收 以行政部验收标准为主 6 福利 防暑用品 食堂物品等食品 从包装 生产日期 外观 质量 数量等验收 以生活委员验收标准为主 第三十八条 原材料进厂后 收料人员凭供应商的发货单采购部做 的发运记录收料 第三十九条 其他材料进厂后 收料人员必须凭 申购单 的内容 核对供应商送来的物料名称 规格 数量和送货单及发票并清查数 量无误后 将到货日期及实收数量予以记录 办理收料 第四十条 如发现所送来的材料与 申购单 上所核准的内容不符 时 应即时通知采购处理 并通知主管 原则上非 申购单 上所 核准的材料不予接受 如采购部门要收下该等材料时 由采购部开 具联络单通知物流中心方可办理入库手续 并于单据上注明实际收 料状况 第四十一条 固定资产进厂后 物流中心收料人员 设备部人员 使用部门 行政部档案员依 装箱单 及 申购单 开柜 箱 核对材 料名称 规格并清点数量 并将到货日期及实收数量填于 入库验 收单 上 行政部应将设备说明书等原件档案收集归档 第四十二条 开柜 箱 后 如发觉所载的材料与 装箱单 所记载的 内容不同或损坏时 应及时通知采购部门处理 第四十三条 超交处理 交货数量超过 订购量 部分应予退回 但 属买卖惯例 以重量或长度计算的材料 其超交量的 3 含 以下 由物流中心于收料时 在备栏注明超交数量 经采购部门同意后 始得收料 并通知采购人员 第四十四条 短交处理 交货数量未达订购数量时 以补足为原则 但经使用部门同意者 可免补交 短交如需补足时 物流中心应通 知采购部门联络 供应商处理 第四十五条 急用品收料 紧急材料于厂商交货时 若物流中心尚未 收到 申购单 时 收料人员应先告知采购部门 确认无误后 始 得依收料作业办理 第四十六条 质量异常处理 1 不合格验收标准的材料 检验人员于物品包装贴不合格的标 签 并转采购部门处理 如特采时则办理收料 2 对于检验不合格的材料退货时 应开具 物品出厂单 呈主 管签认后 凭此单出厂 3 验收过程中出现质量 纠纷等问题 由品管部反馈采购部 由采 购部负责处理 4 使用部门在使用中发现质量问题的物资 及时反馈给采购部 5 对于有保修的产品 采购员应及时与供应商办妥保修手续 第四十七条 整理付款 1 采购员应核对发票内容与入库单是否相符 核对发票金额与报价 单或合同价格是否相符 核对是否有预付款或暂借款需要处理 2 付款方式 付款方式强调以转账方式为主 金额在 1 万元以上的 采购付款必须以转账的形式 如有特殊原因必须报告申请 3 付款期限 验收合格的物资 订立合同部分 依合同规定办理付 款 未订合同部分 依采购部门呈准的付款条件整理付款 4 短交应补足者 请购部门应依照实收数量 进行整理付款 5 超交应经采购负责人审批 始得依照实收数量进行整理付款 否 则仅依订货数付款 5 对设备及备品备件的采购 付款前应有使用部门或设备部的签字 验收方可付款 6 采购发票必须附上报价单或经济合同 入库单 经采购部负责人 审核后 送到财务部会计核对签字 财务部经理审核 然后按 财 务报销制度 规定的审批人审批后送财务部办理付款手续 7 采购员应将付款发票登记保存以备查 第九章 物资领用 第四十八条 领料与出库 1 生产性物资领用 生产性物资使用量大 领料频繁 用途单一 且车间每