会务系统工作

1 接受任务 拟定方案 会议方式 时间地点 参加人员 会议内容 日程 筹备组织分工 抽调工作人员 经费预算 2 文稿准备 主报告 领导讲话 经验材料 主诗词 会议资料 会议指南 打印校对装订 制作证件 出席证 代表证 列席证 工作证 3 制发通知 会议内容 参加人员 开会时间地点 会期 报到时间地点 往 返车船 飞机时间 4 收集名单 单位职务 姓名性别 民族 人数 到达车次时间 返程车次时 间 分组 5 会场准备 会标徽记 座席形状 座次安排 音响效果 录音摄像 照明通 讯 茶水烟盘 花卉布置 会场卫生 6 后勤准备 文件装袋 房间分配 伙食标准 食物卫生 就餐桌次 用车计 划 接车安排 医疗卫生 文娱活动 7 会前检查 检查会场 检查会议文件 检查后勤保障 8 接会议代表 了解车次到达时间 通知接车领导 安排车辆 9 会间服务 签到 文件分发 记录录音 摄影照相 采暖降温 供水 保卫安全 卫生 返程票务 文娱活动 10 会议秘书 会议简报 会务通知 会议总结 决议 传达提纲 会议新闻 稿件 11 会议收尾 食宿结算 回收文件 送车 暂住人员安排 整理报告 会议 纪要 会议文件归档 会议财务结算 12 会务工作总结 会议是现代社会生活 政治生活 经济生活中一种经常的广泛的活动形式 开 会 同人们关系极为密切 而组织安排会议 则同秘书部门 秘书工作人员的 关系极为密切 这里 郑重介绍一下会议秘书工作的一些基本问题 特别是针 对基层特点 作一些有针对性 可借鉴性的介绍 一 会议的概念会议一词有两种含义 一是指有组织有领导地商议事情的 集会 比如全国人民代表大会 党委会 厂长办公室等 二是指一种经常商议 并处理重要事务的常设机构或组织 比如中国人民政治协商会议等 我们这里 讲的是指前一种 它至少包含四个要素 1 有组织 2 有领导 3 商议事 情 4 集会 四个要素缺一不可 否则就不成其为会议 二 会议的作用在我国 会议已经成为党和国家机关 企事业单位实行集 体领导的基本方法之一 已成为各级党政机关 企事业单位日常工作的一种重 要方式 在宣传 贯彻 执行党和国家的路线 方针 政策 统一思想 提高 认识 进行决策 布置工作 调查研究 交流经验 统筹协调 纠正失误 解 决问题等方面都有重要的作用 当然 这并不意味着会议是解决问题的唯一途 径 会议并不是目的 只是一种手段 也不意味着会议越多越好 开的时间越 长越好 相反 那种流于形式的会议不如不开 正确的态度是 会议不可不开 也不可多开 既要解决问题 又不能沉溺于 会海 既要提高会议效率 也要 讲求社会效益 三 会议的类型 1 按照会议规模 即参加人数多少 划分 主要有 4 种 1 小型会议 人数少则三五人 多则几十人 一般不会超过一百人 2 中型会议 人数在一百至一千人之间 3 大型会议 人数在一千人至数千人 以上 4 特大型会议 人数在数万人以上 例如节日集会 庆祝大会等 2 按照会议性质和内容划分 主要有 5 种 1 规定性会议即法定的必须按 期召开的各种代表大会 2 日常性会议 即领导机关 领导同志贯彻民主集 中制原则 实行集体领导 研究和处理日常工作的会议 3 专业性会议 即 为研究某项工作 讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议 4 纪 念性会议 即为纪念重大历史事件或重要人物 重要节日而召开的会议 5 座谈性会议 包括各种各样的座谈会 茶话会等 3 按照会议形式划分 可划 分两种 1 有会有议的 多数会议属于这种类型 2 会而不议的 例如 报告会 传达会 动员会 表彰会 纪念会等 4 按照时间划分 可划分为定 期性会议和不定期会议 还可以划分为多次性会议和一次性会议 定期性会议 也叫例会 到预定时间如无特殊情况必须召开 不定期会议则视情况灵活掌握 必要时随时召开 多次会议是指需要开两次以上的会议 一次性会议是指只需 要开一次的会议 5 按照会议阶段划分 可划分为预备会议和正式会议 预备 会议是整个会议的组成部分 是为正式会议做准备的会议 但在职权和效力上 同正式会议有所区别 6 按照开会手段划分 可划分为常规会议和电子会议 常规会议即传统性的会议 电子会议指电视会议 卫星会议 电脑电话会议 电子计算机会议等 四 会务工作会议从筹备到善后 有一系列会议秘书工作 也叫会务工作 会务工作做得好坏 是影响会议质量和会议效果的重要因素 会务工作包括 秘书工作和行政事务工作两部分 重要会议还包括安全保卫工作 五 会务工作的特点第一 政治性 会议秘书工作从来都依附于一定的阶 段 政党并为他们服务 第二 服务性 会务工作是随着开会的需要应运而生 的 它的一切活动 都是为了给会议提供方便条件 做好各项服务工作 保证 开好会议 第三 被动性 会务工作的辅助地位决定了它的被动性 第四 事 务性 无论是值班接传电话 还是记录整理简报 很多环节都有较强的事务性 繁杂而琐碎 但是 正是通过这些事务性工作 保证了会议的顺利进行 这种 事务性工和中蕴含着极强的政治性和思想性 有时一个很小的事务性工作未做 好 可能会发展成为一个大的政治问题 第五 综合性 由于会务工作是直接 为领导机关和领导同志召开的会议服务的 会议涉及的内容十分广泛 参加会 议的各种人才济济 知识渊博 要做好会务工作 需要了解社会科学和自然科 学的多学科知识 特别是管理学知识 需要掌握同本职工作相联系的各方面的 情况 需要掌握使用各种为会议服务的自动化 电子化设备的技能和本职工作 的业务知识 要求会议秘书工作人员成为 通才 和 杂家 能够从全局出发观察 与考虑问题 有高度综合的眼光与能力 当然 会议秘书工作也有它的专业性 如办事能力 写作能力 记录技术等 会议秘书工作的综合性与专业性是互相 渗透 相辅相成的 会议秘书工作人员的综合能力越强 越有利于提高专业化 水平 会议秘书工作人员的专业化水平越高 总揽全局的综合能力也就越强 第六 保密性 我国无论大小机关 单位 许多重要事情都通过会议讨论后作 出决定 因而 许多会议如省委常委会 县委常委会等日常工作会议的内容都 有很强的机密性 保守会议秘密 理