采购部服务手册

177 第四编第四编 采购部服务手册采购部服务手册 第一章第一章 部门职能部门职能 1 部门属酒店大部编制 岗位定员 5 人 2 部门在酒店分管副总经理或总经理的直接领导下开展工作 负责酒 店食品 物品 原材料 工程配件 能源物资等物料的采购供应工作 3 部门负责做好各种物资供应计划及日常的采购供应工作 4 负责按时 按质 按量并以有利的价格具体办理各项物资采购 5 负责定期进行市场调查 掌握各种物品的行情及动态 6 负责落实各项进货合同的数量 质量 规格和性能 把好进货关 杜 绝假冒伪劣商品对酒店的损害 178 第二章第二章 采购部工作人员岗位职责采购部工作人员岗位职责 一 采购部经理岗位职责 1 主持采购部全面工作 实施酒店汇总的各部门物资采购计划 确保完 成各项采购供应任务 2 调查研究酒店各部门物资需求及消耗情况 熟悉各种物资的供应渠道 和市场变化情况 供需心中有数 指导并监督下属开展业务 不断提高业务技 能 确保酒店的正常供应 3 熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称 型号 规格 单价 用途和产地 检查购进物资是否符合质量要求 对酒店的物资采购和质量要求负有领导责 任 4 监督和参与大额资金商品订货的业务洽谈 检查合同的执行和落实情 况 5 按计划完成酒店各类物资的采购任务 并在预算内尽量减少开支 6 认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制 7 在部门经理例会上 定期汇报采购落实情况 8 教育采购人员在从事采购业务活动中 要遵纪守法 讲信誉 不索贿 不受贿 与供货单位建立良好的关系 在平等互利的原则下开展业务活动 9 抓好部门员工的思想 业务培训 开展职业道德 外事纪律 交通安全 的教育 使员工适应市场经济快速发展的需要 二 采购部副经理岗位职责 179 1 协助采购部经理办理和检查日常采购事宜 保证酒店物品的正常供应 2 与供应商建立良好的供求关系 确保以最合理价格购到质量达标的物 品 3 有效地控制和监督采购物品的手续和数量 质量情况 及时解决有关 技术问题 压缩费用开支 4 按时完成上级指派的其他工作 三 采购主管岗位职责 180 1 协助采购部经理办理日常采购事宜 保证酒店物品的正常供应 2 合理使用人力 全面安排采购计划 保证采购工作的顺利进行 3 与供应商建立良好的业务关系 完成酒店采购任务 4 了解市场信息 比值论价 降低费用开支 5 根据部门经理的授权 检查和监督物品采购的手续和数量 质量情况 发现问题及时报告 四 采购文员岗位职责 181 1 负责收发各种文件 信件 初步审查和签收各单位报送的采购单 及时 交给经理审阅批示 做到不积玉 不拖延各类文件和单据 2 熟悉和了解本部门各个环节的工作情况 指导和协助采购员办理采购 报销手续 3 催办落实上级的指示 并将领导的政策和经营方针及时传达本部员工 做到上传下达 使本部门工作能顺利进行 4 协助经理搞好调查研究 及时向经理提供建设性意见 5 做好各类文件的登记与存档 做好往来业务单据的登记 协助领导督 查采购过程 6 接听电话并认真细致做好记录 接待来访客人 文明待客 做好会议记 录和存档 7 协调内部员工关系 做好部门考勤和工资发放等工作 8 根据部门经理的授权 检查和监督物品采购的手续和数量 质量情况 发现问题及时报告 五 采购员岗位职责 五 采购员岗位职责 182 1 了解各部门物资需求及各种物资的市场供应情况 掌握财务部及采购 部对各种物资采购成本及采购资金控制要求 熟悉各种物资采购计划 2 对各部门急用物资优先安排 并与供货单位联系 3 及时与申购部门联系 落实物资的名称 规格 型号 数量 避免出现 差错 4 认真核实仓库和各部的购物计划 保证库房正常储备量 防止物资积 压 对定型 常用物资按库存规定及时办理 5 认真履行财务制度 购进的一切货物应及时办理进库手续 手续办妥 后 立即到财务报账 不得拖账 挂账 6 与库房取得联系 落实当天物资实际到货的品种 规格 数量 并把好 质量关 7 外出联系业务要详细说明去向 并告知部门经理及文员 8 随时向申购部门了解所购物资的使用情况 征询使用单位对物品的质 量评价 9 对外埠购进的大宗物品 接到取货通知后 应抓紧办理提货及运输手 续 确保货物及时交付使用 10 尽量做到单据或发票随货同行并交仓管员验收 如因托收或省外物 资单据不能随货同行 应预先根据合同数量 通知仓管员做好收货准备 11 认真落实各项进货合同的数量 质量 规格和性能 把好进货关 杜 绝假冒伪劣商品对酒店的损害 12 加强交通安全意识和成本意识 做到能通过电话完成的采购任务就 坚决不出车采购 必须出车采购的要保证车辆的安全行驶和停放 第三章第三章 职业素质要求职业素质要求 183 采购部门必须具有高度的道德素质标准加以维持 否则酒店无法获得长 远的效益 采购人员应遵守下列几项原则 1 在各种交易中 应顾及酒店的利益 并信守既定政策的执行 2 在不伤害酒店的尊严与责任下 接受同仁的有力劝告及指导 3 无偏私的采购 使每一元的支出发挥最大的效用 获得最大价值 4 努力研究采购业务知识 建立高效实用的采购方法 5 诚实地执行采购工作 揭发各种商业弊端 拒绝接受任何贿赂 6 对正当的商务访问者给予迅速与礼貌的接见 7 相互尊重 促进优良的商业实务 8 避免刻薄的实务 9 如发现同行者在履行其职务时可能发生事故 应向其忠告并协助之 10 与各从事采购作业的机构 团体及个人加强联系合作 以提高采购的 地位及业务的改进发展 11 进行采购时应做到 适当的质量 适当的数量 适当的价格与适当地 交货 第四章第四章 采购人员应必备的素质能力采购人员应必备的素质能力 184 1 成本意识与价值分析能力 采购人员应具有成本意识 会精打细算 不可大而化之 其次 还应具有 成本效益 的观念 所谓 一分钱一分货 不可花冤枉钱 买品质不好或不堪 使用的物品 要将投人 成本 与产出 使用状况 时效 损耗率 维修次数等 加以比较 此外 对于报价单的内容 应有分析的技巧 不可以 总价 比较 必 须在相同的基础上 物料 人工 工具 税收 利润 交货时间 付款条件等 逐 项加以剖析评断 2 预测能力 在动态经济环境下 物品的采购价格与供应数量经常会调整变动 采购 人员依据各种产销资料 研判货源是否充裕 再与供应商接触 并可从其 惜 售 的态度 推测物品是否可能供应紧张 从物品原料价格的涨跌 也能推断 采购成本将受影响的幅度有多少 总之 采购人员必须扩充见闻 具备 察言 观色 的能力 才能对物品未来的供应趋势预谋对策 3 表达能力 采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通 必须能正确 清晰表达所 欲采购商品的各种条件 如规格 数量 价格 交货期限 付款方式等 避免语 意含混 滋生误解 尤其是忙碌的采购工作 采购人员更必须具备 长话短说 言简意赅 的表达能力 以免浪费时间 而以 说之以理 动之以情 来获取优惠 的采购条件 更是采购人员必须锻炼的表达技巧 4 专业知识 采购人员对其经办的产品 若能了解原料来源 组合过程 基本功能 品 质 用途 成本等 将有助于与供应商的沟通 并避免上当受骗 有了专业知识 采购人员就更能主动开发新来源或替代品 有助于降低采购成本 5 安全驾驶 采购人员因工作需要必须经常驾车外出 确保行车安全和规范停放 避 免给酒店和个人造成损失 是对每一位外勤采购人员的基本要求 第五章第五章 供应商管理制度供应商管理制度 185 1 采购部应根据酒店对各类物品的使用情况 牵头组织财务部 总办 使 用部门及采购部等 大类商品应邀请酒店领导 一起 对供应商进行评估 酒店 每类物品应尽量保证有一家以上供应商 淘汰部分不合格供应商 2 选择供应商采用 1 2 N 原则 所谓 1 2 N 是指一类商品一个主供应 商 2 个辅助供应商 N 个考察供应商 这类商品只有一个主要供应商 大约 70 的物资从他手中购买 2 个辅助供应商提供大约 20 的物资 一旦主供应 商出现问题能有其他供应商立即顶替 另外也避免给一些有合作潜力的供应 商造成 总问价不采购 的误会 数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后 备力量 也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角 3 采购部要做好同供货商的联系和接待等工作 维护酒店的形象 第六章第六章 采购工作流程及管理制度采购工作流程及管理制度 186 一 物品采购流程 1 申请部门于每年年底向财务部提出下一个财政年度的物品采购计划 酒店汇总并审定全年的物品采购计划 2 申请部门 依据年度计划 填报物品 采购申请单 申请部门经 理审批 采购部文员签收并填写历史平均价 采购部 申购部门和财 务部联合进行市场询价 采购部经理审核 申请部门经理确认 财务经理审批 分管副总经理审批 总经理审批 采购部实施采 购 验收入库 不合格退货 报帐 二 鲜活食品采购流程二 鲜活食品采购流程 187 申请部门填报 厨房每日购货表 申请部门经理审批 采购部 值班员作价并报供货商 采购部经理审核后补批 申请部门 总办仓 库 采购部联合验收 不合格退货 采购部只参加上午在消防中心的集中验收 报帐 三 固定资产采购流程 188 申请部门 依据公司年度计划 填报 固定资产购置申请表 申请部 门经理审批 酒店资产管理部门 总办 审批 采购部经理审批 分管副总经理审批 总经理审批 申请部门 总办 采购部联合采购 比质 比价 比服务 验收 公司资产部参加 入库 不合格退货 从公司报帐 四 申购工作要求四 申购工作要求 189 1 物品申购 申请部门根据年度物品采购计划和经营需要 报送物品 采购申请单 要求字迹清楚 内容完整 包括申请部门 日期 物品名称 规格型号 数量和 到货时间等 经申请部门经理审核签字后送交采购部文员签收 采购部签收 采购申请单 的时间为酒店工作日的 8 00 8 30 14 30 15 00 2 鲜活食品申购 申请部门厨师长结合当天的营业情况和第二天的经营计划 于当晚报送 厨房每日购货表 申购次日的原材料 要求字迹清楚 内容完整 包括货名 数量 单位 备注等 经部门经理审核签字同意后送交采购部值班人员 采购 部签收 厨房每日购货表 的时间为每天的 19 40 20 10 3 鲜活物品申购 申请部门根据当天的经营需要 填报 厨房每日购货表 申购鲜花类物品 要求字迹清楚 内容完整 包括货名 数量 单位 备注等 经部门经理审核签 字同意后送交采购部值班人员 采购部签收 厨房每日购货表 的时间为酒店 工作日的 8 00 8 30 14 30 15 00 4 库房备货申购 食品库仓管员根据库存量和营业需求 填写食品 厨房每日购货表 要 求字迹清楚 内容完整 包括货名 数量 单位 备注等 经总办主任审核同意 后送交采购部文员签收 物品库 工程库仓管员根据库存情况填写物品 采购 申请单 程序同上 采购部签收表 单的时间为酒店工作日的 8 00 8 30 5 固定资产申购 根据公司下达的年度固定资产零购计划和安排 由申请部门 依据公司年 度计划 填报 固定资产购置申请表 送交采购部文员签收 6 紧急申购 为了保障酒店采购工作的有序进行 避免频繁采购造成的人力物力浪费 如果没有特别紧急的情况 申请部门应尽量避免紧急采购 确需急购的需说明 急购原因并由部门经理签批 报请分管副总经理或总经理批准或口头同意后 方可通知采购部经理安排急购 事前来不及办理申购手续的 事后必须及时补 办申购和审批手续 190 五 采购价格控制管理五 采购价格控制管理 1 即时采购的物 食 品价格 由使用单位 财务部 采购部派人 根据申 购表 单进行联合询价 把询价的品名 规格 单价 单位 供货商 联系电话 191 填写清楚 并各自签名认可 2 常用鲜活原料 食品的询 定 价 由使用单位 财务部 采购部派人每 月定期或不定期地进行市场实购询价 根据询价结果由使用部门经理 财务部 经理 采购部经理等人员 同供应商一起进行定价 价格确定后 由财务部打 印出每月 食品价格表 交定价人员签名确认 各相关部门和单位根据每月 食品价格表 进行验收和入库 每月 食品价格表 通过内部邮箱发给酒店正 副总经理 3 干货类食品的采购由使用单位厨师长 财务部 仓库 采购部人员联合 进行市场比质 比价购买 4 大批量 大额度的物 食 品采购 按照公司的招标采购规定执行 六 物品 采购申请单 审批程序 1 联合询价组询价后 由采购部经理对报价进行审核 使用部门经理对 申购项目及价格签名确认 财务部经理 分管副总经理 总经理审批 批准后 192 的采购单的白色联由采购部经理安排实施采购 蓝 绿 粉红色三联采购单交 库房主管 库房再把蓝色联交财务作核对作帐 绿色联出库时交申购部门备案 粉红色联作为库房入库收货 不批准的采购单退回申请部门 2 鲜活食 物 品 厨房每日购货表 审批 申请部门下单 部门经理审核批准后送交采购部 采购部文员或采购员 根据 价格定价表 作价报单送货 夜班的鲜活原料由采购部值班采购员作价 报供应商次日早上送货 并于次日早上全部货单交部门经理审核签字 货单白 色联交库房验货员 蓝色联交申请单位验货厨师 绿色联采购部核对收货记录 并存档 3 招投标和特殊协议采购的审批 由采购部根据招投标或特殊协议的评 议结果签定采购合同书 合同审批程序按照公司的合同管理规定办理 4 实施采购 审批后的申请单 由采购部经理根据工作的分工和工作任务情况安排采 购员实施采购 采购员必须严格按照审批表内的内容进行采购 当情况有变动 时 必须及时报告采购部经理 由采购部经理请示店总经理或分管副总经理批 准后 方可进行采购 采购回来的物品及时办理入库手续 并及时向经理报告 采购任务的完成情况 5 到货验收 鲜活原料验货 由采购部验货员 使用部门厨师 库房验货员联合进行验 收 根据审批的单 对供货商送到的品种 数量 规格 鲜活等质量进行检验 质量达到要求的进行过秤 清点收货 质量不合格的或使用单位认为不合用的 退货或换货 可使用的但某些方面达不到要求的 经过切割可达到要求 作减 扣重量或减价给予接收 但必须三方验货员意见一致 只要有一个人有不同意 见都不予接收 共同验货时使用单位主要责任是对质量把关 仓管 采购验货 主要责任是对数量 规格 重量把关 并分别作好过秤 清点的重量 数量记录 验收完毕后 由三方验货员对记录单进行签名确认 仓管员凭记录单及时作出 收货记录 一式五联 第一联 白 财务作帐 第二联 粉红 成本部记录 第 三联 绿 供应商或采购部对帐 第四联 黄 收货单位记帐 第五联 蓝 由使用 部门备查 193 七 物品采购管理制度 1 各部门根据本部门的实际情况 确实需要采购物品时 需填报物品 采购申请单 进行申购 194 2 填写物品 采购申请单 必须字迹清楚 各栏项日填写完整 3 采购部接单后 应会同申请部门 财务部联合询价 4 询价时要货比三家 最后集体决定采用哪家的货源 价格 原则是先质 量 后价格 做到 物美价廉 5 采购申请单 的审批 必须有使用部门经理的签字确认 采购部经 理 财务部经理 分管副总经理 总经理 如属总经理分管的那块还需一名副 总经理 审批签名后 方可采购 6 采购时必须严格按照物品 采购中请单 审批的内容和质量进行 当 情况有变化时 必须向采购部经理报告 经请示总经理批准 使用部门经