水利工程档案管理办法

1 徐州市向丰县和沛县输送原水工程 档案管理办法 第 1 章 总 则 第一条 为切实加强建设项目档案管理工作 明确档 案管理职责 规范档案管理行为 确保建设项目档案的完 整 准确 系统和安全 充分发挥档案在徐州市向丰县和 沛县输送原水工程 以下简称 丰沛原水工程 建设 管 理 运行 维护等方面的作用 根据 中华人民共和国档 案法 水利部 水利工程建设项目档案管理规定 江苏 省水利厅水利基本 工程 档案资料管理规定 及有关规 定 结合丰沛原水工程建设的实际情况 制定本办法 第二条 丰沛原水工程建设项目档案是指在丰沛原水 工程建设管理工作 包括从项目筹划到工程竣工验收各环 节 中经过鉴定 整理 归档后直接形成的 具有保存价 值的各种文字 图表 声像等不同形式与载体的各种历史 记录 是对丰沛原水工程项目进行稽察 审计 监督 管 理 验收及运行 维护 改造等的重要依据 2 第三条 丰沛原水工程建设项目档案工作是工程建设 与管理工作的重要组成部分 各参建单位 包括建设 设 计 监理 施工等单位 必须将其纳入工程建设的全过程 按照 统一领导 分级管理 的原则 切实加强领导 强 化措施 明确职责 确保档案规范化管理 第四条 本办法适用于丰沛原水工程建设项目档案管 理 征地拆迁和移民安置档案管理可参照执行 第 2 章 档案管理 第五条 徐州市城乡供水一体化市直工程建设处 以 下简称 建设处 作为项目法人 对丰沛原水工程建设项 目档案工作负总责 丰沛原水工程组负责具体实施 丰沛 原水工程组按照档案管理规定 负责统筹安排 组织协调 制定统一标准 制度和档案分类方案 组建档案管理网络 开展档案业务活动 监督和指导丰沛原水工程建设项目档 案管理工作 负责集中统一管理建设项目的全部档案 做 好本处档案文件的形成 收集 整理和归档工作 并负责 组织 协调和指导勘察设计 施工 监理 材料和设备供 应商等单位所形成的项目竣工文件的编制 收集 整理和 归档工作 3 勘察设计 监理 施工 材料和设备供应商等参建单 位 应按照本办法及合同要求 做好职责范围内工程建设 项目档案的收集 整理 归档和保管工作 属于向建设单 位移交应归档的文件材料 在完成收集 整理 审核工作 后及时移交 监理单位还应负有监督 检查 审核 签署 建设项目施工文件的职责 第六条 丰沛原水工程项目档案工作要纳入工程质量 管理体系范畴 贯穿于工程建设程序的各个阶段 确保档 案工作与工程建设同步实施 即从工程立项开始就应进行 文件材料的收集和整理工作 在工程招标及签订有关工程 协议 合同 责任状等 时 应对工程档案收集 整理 移交提出明确要求 在检查工程进度与施工质量时 要同 时检查工程建设项目档案的收集 整理情况 在进行单元 分项 与分部工程质量等级评定和验收 包括单位工程 验收和阶段工程验收 时 要同时审查 验收应归档文件 材料的完整程度与整理质量 对达不到规定要求的 要限 期整改 仍不合格的 按工程质量不合格处理 且不得进 行工程竣工验收 第七条 档案专 兼 职管理人员要认真履行岗位职 责 做好文件材料的收集 整理 组卷和归档工作 做好 档案的保管 统计 日常维护以及查阅等利用服务工作 4 严格执行党和国家的保密政策和保密制度 维护档案的信 息安全和实体安全 工程技术和管理人员应将工作中形成 的档案资料按要求及时收集 定期整理 及时交给档案管 理部门 任何部门和人员都不能将应归档的各种文件材料 据为已有或拒绝归档 工作调动前必须交清有关档案资料 否则不能办理调动手续 第八条 要按照国家档案信息化建设的要求 充分利 用现代化先进技术 积极开展丰沛原水工程建设项目档案 信息化工作 配备档案管理应用系统 建立项目档案数据 库 实现文件级目录和案卷级目录查询功能以及项目综合 管理性文件和竣工图全文数字化 大力开发档案信息资源 提高档案管理水平 为工程建设与管理提供有效地利用 第九条 建立丰沛原水工程建设项目档案管理登记制 度 第 3 章 项目文件的收集 整理与归档 第十条 丰沛原水工程项目文件是指从立项审批 招 投标 勘察 设计 施工 监理及竣工验收全过程中形成 的文字 图表 声像等以纸质 胶片 磁介 光介为载体 的全部文件 5 第十一条 凡是反映与项目有关的重要职能活动 具 有查考利用价值的各种载体的文件 都应及时收集齐全 归入建设项目成套档案 按照 谁形成 谁收集 谁整理 的要求 各参建单位各负其责 做好文件材料的形成 收 集和整理工作 行文程序要规范 收集的文件材料力求是 原件或正本 文件材料质量要符合以下标准 一 文件材料字迹清楚 图样清晰 图表整洁 不 得使用易退色的笔墨 如圆珠笔 铅笔 红墨水 蓝墨水 等 签字手续完备 二 凡由易褪色材料 如复写纸 热敏纸等 形成 的并需要永久和长期保存的文件 应附一份复印件 三 复印打印文件及照片字迹 线条和影像的清晰 牢固程度应符合设备规定质量 四 录音 录像文件应保证载体的有效性 并附以 必要的情况说明 五 电子文件应以光盘为长期介质 收集范围和责任单位详见丰沛原水工程文件归档范围 保管期限与责任单位表 见附件 2 第 12 条 竣工图是丰沛原水工程建设项目档案的重要 组成部分 必须做到完整 准确 清晰 系统 修改规范 6 签字手续完备 施工单位按规定及时编制好竣工图 竣工 图须由施工单位在图标上方空白处逐张加盖 竣工图章 竣工图章的内容与规格详见附件 3 1 有关单位和责任 人应严格履行签字手续 每套竣工图应附编制说明 鉴定 意见及目录 竣工图的套数必须满足归档和实际需要 施 工单位需提交竣工图纸三套及电子文档 施工单位应按以 下要求编制竣工图 1 按施工图施工没有变动的 须在施工图上加盖并签 署竣工图章 二 一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的 可 在原施工图上更改 在说明栏内注明变更依据加盖并签署 竣工图章 三 凡涉及结构形式 工艺 平面布置等重大改变 或图面变更超过 1 3 的 应重新绘制竣工图 可不再加盖 竣工图章 重绘图应按原图编号 并在说明栏内注明变更 依据 在图标栏内注明 竣工阶段 和绘制竣工图的时间 单位 责任人 第十三条 丰沛原水工程建设项目声像档案是纸质载 体档案的必要补充 参建单位应指定专人 负责各自产生 的照片 胶片 录音 录像等声像材料的收集 整理 归 档工作 归档的声像材料均应标注事由 时间 地点 人 7 物 作者等内容 工程建设重要阶段 重大事件 事故 必须要有完整的声像材料归档 第十四条 丰沛原水工程建设项目文件归档前必须按 照 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28 2002 进行整理 案卷质量必须符合国家 科学 技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2000 财务 档案应按照 会计档案管理办法 财会 1998 32 号 的要 求 照片档案整理质量应符合 照片档案管理规范 GB T11821 2002 的要求 第十五条 丰沛原水工程建设项目档案按下列程序进 行整理和归档 编制实体分类方案 分类组卷 卷内文件排序 案卷 编目 案卷装订 编制案卷目录 排架 一 编制实体分类方案 丰沛原水工程建设项目档案 分类方案是根据档案整理原则和要求 结合本工程的具体 情况编制而成 见附件 4 是对丰沛原水工程建设项目档 案进行科学分类 系统整理 规范保管的依据性文件 二 项目文件的组卷要求 一 组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点 保持卷内文件的有机联系 分类科学 组卷合理 法律性 8 文件手续齐备 符合档案管理要求 二 项目施工文件按单项工程或装置 阶段 结构 专业组卷 设备文件按专业 台件等组卷 管理性文件按 问题 时间或依据性 基础性 项目竣工验收文件组卷 设计变更文件 工程联系单 监理文件按文种组卷 原材 料试验按单项工程组卷 三 案卷及卷内文件不重份 同一卷内有不同保管 期限的文件 该卷保管期限按最长的确定 三 案卷内文件材料的排列 一 管理性文件按问题 时间或重要程度排列 二 施工文件按管理 依据 建筑 安装 检测实 验记录 评定 验收排列 三 设备文件按照依据性材料 开箱验收 随机图 样 安装调试和运行维修等顺序排列 四 图纸按专业 图号排列 五 卷内文件一般文字在前 图样在后 译文在前 原文在后 批复在前 请示在后 正文在前 附件在后 印件在前 定 草 稿在后 四 案卷编目 9 一 卷内文件页号的编写 凡有书写内容的页面均用铅笔编写页号 单面书写的 文字材料在右上角编写页号 双面书写的文字材料正面在 右上角 背面在左上角 图纸按规定折叠后标题栏在右下 角 页号应紧靠标题栏的外左下角或外右上角 成册的文 件材料可不编已有页码页面的页号 只编没有页码页面的 页号 各案卷之间不连续编页号 即卷内的首页页号始终 为 1 案卷封面 卷内目录 卷内备考表均不编写页号 二 卷内目录编制 卷内目录式样见附件 5 卷内目录是登记文件及其排列次序的目录 实际上是 揭示卷内文件的内容与数量的清单 卷内目录起到便于查 阅 便于统计单份文件 利于保护卷内文件的作用 1 序号 用阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内文件的顺 序 2 文件编号 填写文件的文号或图样的图号 3 责任者 填写文件材料的形成部门或主要责任者 4 文件材料题名 填写文件标题全称 文件标题过于 简单或标题不规范的 可自拟文件题名 自拟的文件题名 应加 10 5 日期 填写文件材料形成的日期 用 8 位阿拉伯数 字表示 不能确定时间的用 0 表示 如文件形成时间是 2007 年 1 月 则表示为 6 页号 填写每份文件首页上标注的页号 最后一份 文件应填写起止页号 三 卷内备考表的编制 卷内备考表式样见附件 6 说明案卷内文件材料的件数 页数以及在组卷和案卷 提供使用过程中需要说明的问题 立卷人 检查人应由责 任立卷人和案卷质量审核者分别签名 互见号应填写反映 同一内容而形式不同且另行保管的档案的档号 并注明档 案载体形式 用括号括起 卷内备考表排列在卷内文件材 料之后 四 案卷封面的编制 1 案卷题名 是立卷人给案卷拟定的标题 标题应简 明 准确地揭示卷内文件材料的内容 其结构一般由三部 分构成 一是工程项目名称 工程项目名称通常由两部分 构成 1 徐州市向丰县和沛县输送原水工程 2 单项工 程名称 XX 年度或单位工程名称 名称太长时可根据情况 略写 二是工程阶段或结构的名称 如初步设计 阶段特 征 钢闸门 结构特征 等等 三是文件材料的名称特征 11 如批复 图纸 计算书等 立卷单位 填写编制该案卷的单位全称或规范性 简称 如 徐州市城乡供水一体化市直工程建设处 起止日期 填写案卷内文件材料形成的起止日期 保管期限 分为永久 长期 短期三种 密级 依据保密规定 填写卷内文件材料的最高 密级 如卷内文件材料没有密级就不必填写 6 档号 由档案分类号和案卷顺序号联合组成 中间 用 隔开 如分类号 32 2 1 案卷顺序号为 1 则档号 为 32 2 1 1 五 案卷脊背的编制 1 案卷脊背采用贴标签的形式编制 档号 标签为 白纸 分四格 分别填写全宗号 目录号 分类号 案卷 顺序号 标签上格子线条的颜色来区分案卷的不同保管期 限 红线条代表永久 黄线条代表长期 蓝线条代表短期 标签式样如图 12 全宗号和目录号暂不填写 分类号是根据档案分类方 案 见附件 4 所给定的类别号 用阿拉伯数字标识 不同 级位的类别之间用间隔符 分开 案卷顺序号是指项目 档案按一定顺序排列的流水号 案卷题名 栏的标签形式 和格式 见附件 7 五 案卷的装订 案卷的文字材料可采用整卷装订和单份文件装订两种 形式 无论采用哪种形式 卷内文件材料都要折叠成 A4 幅 面 都要将卷内文件金属钉除去 整卷装订采用软卷皮装 订 案卷装订的要求是 结实 整齐 美观 装订做到下 齐 左齐 三点成一线 单份文件装订时 应在卷内每份 文件的首页右上方加盖 填写档号章 式样见下图 档号 章包括档号和序号 13 图纸可采用不装订形式组卷 必须按照 技术制图复 制图的折叠方法 GB T10609 3 1989 要求统一折叠 在 图纸标题栏外的右上方加盖档号章 档号章用不褪色红印泥加盖 档号章内的档号和序号 用铅笔填写 六 编制案卷目录 案卷目录是工程建设项目档案的总台帐 它不仅反映 项目档案归档情况和统计项目全部档案的数量 而且是档 案利用时的一种检索工具 案卷目录式样见附件 七 排架 排架是指按照一定的要求和秩序将已形成的全部档案 排列到档案柜里的一项工作 案卷的排序要求与档案分类 方案一致 排架的秩序是 自左向右 自上而下 声像档 案与纸质档案分开存放 第十六条 丰沛原水工程建设项目档案案卷卷皮一般 采用软卷皮装订后再装盒的形式 卷盒的表面尺寸为 14 300mm 220mm 厚度尺寸分别为 20 30 40 50 60mm 五 种 软卷皮的外表面尺寸为 297mm 210mm 厚度可根据卷 内文件材料厚度调整 但不宜超过 40mm 卷盒 软卷皮要 求在江苏省档案局统一购买 第十七条 卷内目录 卷内备考表宜采用 70g 白色复 印纸制作 案卷脊背上的标签宜采用 150g 白色复印纸制作 卷内目录 卷内备考表以及卷皮 卷脊上的字体 字号 间距等 均按统一规定的格式设置 第 4 章 档案的汇总 移交与验收 第十八条 丰沛原水工程建设项目所形成的全部项目 文件在归档前应按档案的要求 由文件形成单位进行分类 组卷 装订 编目等整理工作 各施工单位 监理单位应 在工程完工三个月内 将经整理完成工程或单项工程完工 后向建设单位移交 有尾工的应在尾工完成后及时整理 移交 第十九条 丰沛原水工程建设项目档案质量是丰沛原 水工程建设质量体系的重要组成部分 是衡量工程建设与 管理工作质量的重要内容 建设单位在接收档案时 应组 织施工 监理 质检部门对文件材料的完整 准确情况和 15 案卷质量进行审查或三方会审 经建设单位确认并办理交 接手续后连同审查记录一并归档 第二十条 丰沛原水工程组依据 徐州市向丰县和沛 县输送原水工程档案分类方案 对项目档案进行统一的分 类和编号 也可责成施工 监理单位用铅笔临时填写档案 号 汇总时对项目档案进行清点 并编制项目档案案卷目 录及档案整理情况说明 第二十一条 丰沛原水工程组要收集 汇总整理两套 完整的项目档案 项目档案验收合格后 在项目正式通过 竣工验收后一个月内 向有关单位或部门移交 一套向徐 州市水利局移交 一套向工程管理单位移交 第二十二条 档案的移交应履行手续 明确档案移交 的内容 案卷数 图纸张数等 填写工程档案交接单 见 附件 9 交接双方应认真核对目录与实物 清点无误后由 交接人双方签字 加盖单位公章确认 第二十三条 按照 国家档案局国家发展和改革委员 会关于印发的通知 和江苏 省水利厅有关规定 项目档案验收是项目竣工验收的重要 组成部分 未经档案验收或档案验收不合格的项目 不得 进行或通过项目的竣工验收 各项目参建单位均应高度重 视档案验收工作 认真准备 积极配合 切实做好丰沛原 16 水工程建设项目档案验收工作 第二十四条 项目档案验收之前 各项目建设单位应 组织项目施工 监理单位负责人以及有关人员进行档案项 自检 形成项目档案工作自检报告 省建管局组织各工程 参建单位按照 重大建设项目档案验收内容及要求 对工 程档案的收集 整理 保管与归档情况进行自检 确认工 程档案的内容与质量已达要求后 可向有关单位报送档案 自检报告 并提出档案专项验收申请 档案自检报告应包 括 工程概况 工程档案管理情况 文件材料的收集 整理 归档与保管情况 竣工图的编制与整编质量 工程档案完 整 准确 系统 安全性的自我评价等内容 第二十五条 丰沛原水工程组在项目竣工验收或交工 验收 初步验收 前 3 个月向档案验收组织单位递交档案 验收申请 并附 重大建设项目档案验收申请表 一式两 份 表式见