郝老师Access视频教程-第二章讲义

计算机二级 Access 人力资源师三级 一级建造师 第二章 数据库和表第二章 数据库和表 课堂练习 课堂练习 1 1 建立表 建立表 一 建立表 表名 入学新生 首选建立表结构 即定义字段 然后输入记录 下图是建立表结构的示意图 1 各字段的 字段属性要求如下 1 姓名字段设置为 必填字段 2 性别字段大小为 1 默认值为 男 有效规则为 男或女 有效文本设为 必须填写男或女 设置查阅 向导为组合框 3 入学成绩字段的有效性则设为 成绩在 500 分以上 4 学费字段的默认值 2000 标题属性设为 一年学费 2 设置姓名为主关键字段 3 在 党员否 前增加一个 民族 字段 4 将 出生日期 字段调到学费字段后面 第一节 第一节 AccessAccess 数据库的创建数据库的创建 使用 Access 进行数据管理和应用第一步是创建 Access 数据库 其操作结果就是生成一个扩展名为 MDB 的数据 库文件 数据库的创建一般要经过 分析建立数据库的目的 确定数据中的表 确定表中的字段 确定主关键字以及确 定表之间的关系等步骤 1 分析建立数据库的目的 2 确定数据库中的表 a 每一个表应该只包含关于一个主题的信息 b 表中不应该包含重复信息 并 且信息不应该在表之间复制 3 确定表中字段 在 Access 中 字段的命名规则是 a 字段名长度为 1 64 字符 b 字段名可以包含 字母 汉字 数字 空格和其他字符 c 字段名不能包含句号 感叹号 方括号和单引号 计算机二级 Access 人力资源师三级 一级建造师 4 确定主关键字 Access 不允许在主关键字字段中存入重复值和空值 5 确定表之间的关系 一 创建数据库 两种方式 第一种是先创建一个空数据库 然后向其中添加表等相关对象 第二种 使用数据库向导 利用系 统提供的模板进行一次操作完成数据库 创建数据 打开数据库 关闭数据库 二 查看数据库属性 数据库属性分为 5 类 常规 摘要 统计 内容 自定义 第二节 建立表第二节 建立表 表是数据库中最基本的对象 它是数据库的核心 数据库中的数据都是存储在表中 一 建立表结构 1 access 中创建表的三种方式 通过输入数据创建表 即在数据表视图中创建表 使用表设计器创建表 即在设计视图中创建表 使用向导创建 表三种方式 2 表设计视图的基本结构 表的设计视图分为上下两部分 上半部分是字段输入区 从左至右分别为字段选定器 字段名称列 数据类型列 和说明列 下半部分是字段属性区 以设置字段的相应属性值 此外项中 字段选定器是用来选择某一字段的 而其余四项是作来输入相应信息的 字段名称列 数据类型列 字段属性区必须填入或选择相应的值 但说明列可填可不填 3 数据表视图与设计视图的区别 表是由表结构和表内容两部分构成的 数据表视图对应于表的内容 而设计视图对应于表的结构 这是一般人的 认识 数据表视图除能操纵表的内容外 还能操纵表的结构 例如在创建表的方式中 就可以使用数据表来创建表 在 数据表视图中 可以增加字段 删除字段 修改字段名称 但是不能修改字的数据类型与属性值 Access 能根据用户 输入的数据而自动选择适当的数据类型 字段属性都设置为相应的默认值 要修改字段的数据类型或属性值 必须在 设计视图中进行 4 表工具栏 视图切换 保存 升序 降序 一 Access 数据类型 计算机二级 Access 人力资源师三级 一级建造师 Access 常用数据类型有 文本 备注 数字 日期 时间 货币 自动编号 是 否 OLE 对象 超级链接 查 阅向导 1 文本数据类型 文本型字段的主要字段属性为 字段大小 应当为文本型字段指定其字段大小 字段 大小从 1 到 255 文本型字段最多为可以存放 255 个字符 默认值为 50 2 备注数据类型 保存长度较长的文本及数字 例如备注或说明 最长 64000 字符数 3 数字数据类型 用于数学计算的数值数据 其数据类型为数字型 如长度 重量 人数等 数字型字 段属性是字段大小 ACCESS 为了提高存储效率和运行速度 把数字型按大小进行细分 数字型大小分 为字节 整型 长整型 单精度型以及双精度型等类型 默认大小为长整型 4 日期 时间数据类型 对于日期和时间的处理 ACCESS 提供了日期 时间型 把两者合二为一 其存储 空间为 8 个字节 可以表示从 100 到 9999 年的日期与时间值 超出此范围不能表示 格式说明 小数 位数 大小 字节 字节保存从 0 到 225 无小数位 的数字无1 个 整型保存从 32 768 到 32 767 无小数位 的数字无2 个 长整型 默认值 保存从 2 147 483 648 到 2 147 483 647 的数字 无小数位 无4 个 单精度型保存从 3 E38 到 1 E 45 的负值 从 1 E 45 到 3 E38 的正值 7 4 个 双精度型 保存从 1 231E308 到 4 247E 324 的负值 从 1 231E308 到 4 247E 324 的 正值 15 8 个 5 货币数据类型 货币值 使用货币数据类型可以避免计算时四舍五入引起的计算误差 精确度为小数 点左方 15 位数及右方 4 位数 6 自动编号数据类型 当向表中添加一条新记录时 由 Access 自动产生的一个唯一的顺序号存入该字 段 这个顺序号的产生方式有两种 一是递增 每次加 1 第一条记录的自动编号字段的值为 1 以后 增加记录 依次为 1 2 3 4 另一种产生方式为随机数 每增加一条记录产生一个随机长整 型数 7 是 否数据类型 对于二值型的字段其数据类型采用是 否型 其默认值 是 用对号表示是 用空白 表示 否 8 OLE 对象数据类型 其他使用 OLE 协议程序创建的对象 例如 Microsoft Word 文档 Microsoft Excel 电子表格 图像 声音或其他二进制数据 可以将这些对象链接或嵌入 Microsoft Access 表 计算机二级 Access 人力资源师三级 一级建造师 中 必须在窗体或报表中使用结合对象框来显示 OLE 对象 9 超级连接数据类型 保存超级链接的字段 超级链接可以是某个文件路径 UNC 或 网页地址 URL 10 查阅向导数据类型 创建字段 该字段将允许使用组合框来选择另一个表或一个列表中的值 从数据 类型列表中选择此选项 将打开向导以进行定义 总结 数据类型数据类型用途用途字符长度字符长度 文本字母和数字0 255 个字符 备注字母和数字0 64000 个字符 数字数值1 2 4 或 8 字节 日期 时间日期 时间8 字节 货币数值8 字节 自动编号自动数字4 字节 是 否是 否 真 假1 位 OLE 对象链接或嵌入对象可达 1G 超链接Web 地址 邮件地址可达 64000 字节 查阅向导来自其他表或列表的值通常为 4 字节 对于某一具体数据而言 可以使用的数据类型可能有多种 例如对话号码可以使用数字型 也可以使用文本型 但只有一种是最合适的 主要考虑以下几个方面 字段中可以使用什么类型的值 需要多少存储空间来保存字段的值 是否需要对数据进行计算 主要区分用数字 还是文本 备注 是否需要建立排序或索引 备注 超级链接及 OLE 对象型字段不能使用排序和索引 是否需要进行排序 数字 文本排序有区别 是否需要在查询或报表中对记录进行分组 备注 超链接及 OLE 对象型字段不能用于分组记录 二 字段属性 字段大小 字段的大小取值范围 格式 不改变输入样式 只改变显示效果 标题 为字段的标题 在数据表视图中显示 默认值 在新记录中自动显示 有效规则 对相关字段的值进行相关限制 计算机二级 Access 人力资源师三级 一级建造师 有效文本 有效规则的提示信息 输入掩码 是为数据提供一个模板 可确保数据输入表时的具有正确的格式 输入掩码只为文本和日期 时间型字段提供向导 另外如果为某字段定义了掩码 同时又设置了格式 属性 格式属性将在数据显示优先于掩码设置 必填字段 用来保证数据完整性 设置时有是或否两个选项 索引 当表很多时 需要利用索引帮助用书更有效的查询数据 索引不改变文件中记录的物理顺序 而 是按某个索引关键字 或表达式 来建立记录的逻辑顺序 表的主键会自动设置为索引 而备注 超链接 OLE 对象等类型字段则不能设置索引 索引按照其功能分为 唯一索引 普通索引 主索引 课堂练习 课堂练习 2 2 获取外部数据 获取外部数据 1 分别导入和链接 hya13 表 看一下两者的区别 2 分别导入仓库 职工 订购单三个表 3 分别对导入的三个表设定主关键字 4 对导入的三个表设定关系 并设置参照完整性 二 设定主键 设定关键字 在设计视图 选中字段 使用鼠标右键菜单或工具栏中的按钮 四 向表中输入数据 两种方式 一是使用 数据表 视图直接输入 二是使用 导入 或 链接表 命令导入或链接 1 可获取的外部数据的注意点 在获取外部数据时 既可用导入方式 也可以使用链接方式 在 access 中可以导入的表类型包括 access 数据库中的表 Excel Louts 和 DBase 或 FoxPro 等数 据库应用程序所创建的表 以及 HTML 文件等 在导入数据过程中 可以决定是将数据追加到已存在现表中 还时创建一个新表以保存数据 2 导入与链接的区别 在获取外部数据时 既可用导入方式 也可以使用链接方式 导入方式是将外部数据的副本复制到当前 access 数据库中 此之后 Access 数据库中的内容与外 部数据之间就没有了任何关系 即外部数据发生变化时 不会影响到数据库中的数据 反之 当数 据库中的数据发生变化时 也不会影响到外部数据 计算机二级 Access 人力资源师三级 一级建造师 链接方式是在外部数据与数据库中的字段建立一种关联 以便可以通过数据库来使用外部的数据 但此时 数据还是保存在其原文件中 Access 数据库中并没有保存这数据 因此 通过数据库或外 部来修改数据 本质上是一回事 五 设定表之间的关系 Access 表间的关系有三种 一对一 一对多 多对多 一对一是一种浪费 经常将两表合并为一个表 多对多 关系均可拆分为一对多的关系 在 Access 中基本上都是使用一对多的关系 通常将 一 端表称为主表 另一段称 为相关表 参照完整性 是在输入或删除记录时 维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则 如果设置了参照完整性 则 主表中没有记录时 就不能将记录添加到相关表中等 详解课本 P47 1 表与表间的关系 access 中表与表之间的关系可以为 一对一 一对多 多对多 3 种 具体如下 a 一对一的关系 表 A 中的一行记录对应于表 B 中的一行记录 并且表 B 中的一行记录对应于表 A 中的一行记 录 注意 此时 要求两个表中相关的字段都是主关键字 b 一对多的关系 表 A 中的一行记录对应于表 B 中的多行记录 并且表 B 中的一行记录对应于表 A 中的一行记 录 注意 此时 一 端对应的表为主表 多 端对应的表为从表 c 多对一的关系 表 A 中的一行记录对应于表 B 中的一行记录 并且表 B 中的一行记录对应于表 A 中的多行记 录 注意 此时 一 端对应的表为主表 多 端对应的表为从表 其实 这关系也是一对多的关系 d 多对多的关系 表 A 中的一行记录对应于表 B 中的多行记录 并且表 B 中的一行记录对应于表 A 中的多行记 录 注意 此时 应该引入一个关联表出来 如学生表与课程表 引出了一个选课表 2 外部关键字 外部关键字也称为外键 用来反映两个表之间的依赖关系 有外键存在时 必定先存在一个相应的主键 主键所 在的表称之为主表 外键所在的表称之为从表 从表中的数据依据外键对应的值来说明其依赖于主表中的哪条记录 外键实现了主表与从表之间的依赖关系 也就是说有参照完整性约束关系 即主表约束从表 从表也反过来约束 主表 主表对从表的约束 外键的取值只能是两种情况 要么为空 要么必须是主表中存在的值 从表对主表的约束 当主表中某条记录被从表中的记录引用了时 此时不能删除主表中的此条记录 也不能修改 此条记录对应的主键值 例如 学生表 从表 班级表 主表 学生编号 主键 学生姓名所在班级 外键 班级编号 主键 班级名称 1001 张三 正确 2001 计本 1 班 1002 李四2001 正确 2002 计本 1 班 计算机二级 Access 人力资源师三级 一级建造师 1003 王五2003 错误 如上表所示 学生表中的记录表依赖班级表的记录 学生表中的所在班级是外键 故第 1 行 第 2 行是正确的 但第 3 行是错误的 相应地 在班级表中 编号为 2001 的记录被学生表中编号为 1002 记录引用 故此时不删除编号 为 2001 的班级信息 也不能修改 2001 的值 3 创建表间的关系 a 在定义表之间的关系时 应该将要定义关系的所有表都关闭 注意 仅是本次定义中相关的表关闭 b 在定义表之间的关系窗口中 删除某一表时 仅是让其在引窗口中不显示 此时并不删除其与其它表之间的 关系 第三节 维护表第三节 维护表 Access 表视图 设计视图 数据表视图 数据透视表视图 数据透视图视图 一 对表自身的操作 1 备份表和复原 复制一份即可 2 删除表 不需要的时候 可以将表删除 删除后不可恢复 选中表 使用鼠标右键命令 或编辑下的 删 除 命令 3 导出 可以将 Access 表转换成其他格式文件 对应操作是 导入 4 设置表属性 有两种类型的表属性可以用于 Access 数据库 一是表对象属性 二是表定义属性 表对象属性包括名称 拥有者 创建日期 最后修正日期以及诸如 隐藏 或复制 等特性 在设计视图 中打开表 同时打开 属性 对话框 可以查看和定义当前设计表的属性 表对象属性对话框 表属性对话框 如果要更改默认的表设计属性 可选择 工具 选项 命令 打开 表 查询 选项卡 二 修改表的结构 通常在设计视图下进行 1 插入新字段 设计视图中 插入行 命令实现 数据表视图中 插入列 命令实现 计算机二级 Access 人力资源师三级 一级建造师 2 移动字段 设计视图中 移动 行 数据表视图中移动 列 均采用鼠标操作 3 重新设置关键字 设计视图中 先取消主键 然后设置主键 4 删除字段 设计视图中删除字段行 数据表视图中删除字段列 三 编辑表的内容 1 定位记录 一是记录号定位 二是快捷键定位 三是 编辑 定位 命令 2 选择记录 同选中文件操作 鼠标单击 拖动等配合 Ctrl Shift 等 3 添加记录 当向一个空表或者向已有数据的表增加新的数据时 都要使用插入新记录的功能 4 删除记录 可以利用 编辑 删除 进行删除操作 也可有快捷键方式完成该操作 5 修改数据 在数据表视图中 用户可以方便地修改已有的数据记录 注意保存 6 复制 移动数据 利用剪贴板功能可以很方便地进行复制 移动数据操作功能 四 调整表的外观 1 改变字段的次序 在数据表视图使用鼠标移动的方式可以改变次序 2 调整字段显示宽度和高度 可以调整行高和列宽 通过对话框方式或直接用鼠标完成此操作 3 隐藏列 显示列 由于屏幕大小限制 有时需要隐藏某些字段 隐藏列的操作十分简单 使某一列宽为 0 即 将该列隐藏 恢复隐藏列的操作须在数据一视图下选择 格式 取消隐藏列 命令 弹出 取消隐藏列 对话框 4 冻结列 在数据表视图冻结某字段或某几个字段 则数据表滚动时 该字段不在滚动 5 设置数据表格式 可以设置单元格的显示效果 也可以选择网格线的显示方式和颜色 表格的背景等 改变字体 用户可根据需要来选择不同的字体 选择 格式 字体 命令 将单出 字体 对话框 设置单元格效果 用户可以对数据表的单元格效果进行设置 其操作方法为选择 格式 数据表 命令 弹出 设置数据表格式 对话框 计算机二级 Access 人力资源师三级 一级建造师 课堂练习 课堂练习 3 3 表的操作 表的操作 1 对 hya13 表中的民族和总分字段排序 民族相同的按总分降序 2 筛选出总分在 240 分以上的党员学生信息 3 在考号前增加一个 自动编号 字段 字段名为 学生序号 4 将总分在 240 分以下的记录删除 5 设定字段的行高为 15 6 将姓名字段设置为冻结列 7 将 政治面目 字段内容隐藏 8 设置数据表格式 自己美化一下新建的表 第四节 操作表第四节 操作表 一 查询数据 在数据表视图中查找指定的数据 其操作是通过 编辑 查找 命令来完成的 1 查找指定内容 表 通配符的用法 字符字符用法用法示例示例 通配任意个数的字符Wh 可以找到 white 和 why 但找不到 wash 通配任何单个字符b ll 可以找 ball 和 bill 但找不到 blla 和 beall 通配方括号内任何单字字符b ae ll 可以找到 ball 和 bell 但找不到 bill 配合方括号使用 通配任何不在方括号内的字符b ae ll 可以找 bill 和 bull 但找不到 bell 和 ball 通配范围内的任何一个字符 但是必须以递增区域 b a c d 可以找到 bad bbd 和 bcd 但找不到 bdd 通配任何单个字数字符1 3 可以找到 103 113 和 123 2 查找空值或空字符串 如果某字段中沿未存储数据 则称此字段的值为空 空值是表示目前还没有值 字段中允许使用 null 值来说明一个字段里的信息目前还无法得到 空字符串是用双引号括起来的空字符串 且双引号中间没有空格 这种字符串的长度为 0 二 替换数据 在数据表视图中查找指定的数据 其操作是通过 编辑 替换 命令来完成的 三 排序数据 排序是根据当前表中的一个或多个字段的值对整个表中所有记录进行重新排列 排序有升序和降序 不同的字 段类型 规则也不一样 具体规则如下 计算机二级 Access 人力资源师三级 一级建造师 英文按照字母顺序排序 不区分大小写 中文按照拼音字母的顺序 数字按大小顺序 日期时间按照先后的顺序 注意事项 对于 文本 型字段 如果它的取值为数字 那么 Access 将数字视为字符串 因此 排序时按照 ASCII 码值的大小来排序 而不是数字本身的大小来排序 如果希望按其数字大小值排序 应在较短 的数字前面加上零 按升序排列字段时 如果字段的值为空值 则包含空值的记录排在列表的第一条 数据类型为备注 超链接或 OLE 对象的字段不能排序 排序后 排序次序将与表一起保存 操作步骤如下 1 打开数据库 打开表 2 在 表 浏览窗口 选定要排序的字段 再打开 记录 菜单 选择 排序 选项 再选 择 升序 或 降序 也可以单击工具栏中的按钮 当按多个字段排序时 可以使用 1 使用数据表视图 字段要相邻