航天企业档案管理现状与优化策略

航天企业档案管理现状与优化策略 摘要 本文基于知识管理环境下对航天企业档案管 理现状进行分析研究 结合国外先进管理经验 阐述了构 建航天企业档案管理的新思路 关键词 档案管理 现状 优化 一 航天企业档案管理现状 档案作为一种信息资源 是企业生产 技术 科研和 经营等活动的真实记录和基础性工作 同时作为与企业同 步发展的无形资产 在企业管理等各方面正积极地发挥应 有的重要作用 档案是企业的决策依据 是企业维权的法 律依据 是企业活动的参考依据 目前在航天企业 能通 晓档案的功用 对档案进行科学管理 但也存在不足之处 一 实体管理模式与信息管理模式并存 现在航天企业档案采用实体管理模式与信息管理模式 并存的管理模式 实体管理模式采取手工管理方式完成档 案整理 鉴定 利用等各项工作 这种方式费时费力 效 率低下 无法在短时间内实现档案信息的二次利用 信息 管理模式的重点不再局限于保管档案实体而开始放在对档 案资源的开发和利用上 通 对航天企业某院的调查可得 全部单位都已安装档案信息管理系统 实现了文件目录级 的管理 院内所属单位 18 采用信息化管理模式 82 采用 实体管理模式与信息管理模式并存方式 由此可见 航天 企业档案管理的重点还是放在对实体的保管上 重藏轻用 现象普遍 二 档案观念落后 档案价值未被认识 航天企业中档案部门一直处于科研生产业务链的末端 产生不了直接的经济效益 同时还需消耗一定的人 才 物等资源 一定程度上增加企业运营成本 导致企业档案 工作在企业发展中不断被弱化 边缘化 在企业组织机构 重组时 撤并档案管理机构 压缩管理经费 压低档案管 理人员的薪酬 频繁变动档案管理人员现象时有发生 完 全忽视档案管理在提高企业经济效益中的作用 造成企业 无形资产的流失 三 管理手段落后 环节冗余 从传统的档案信息管理模式中可以看出 档案管理手 段较落后 在文件收集 整理 归档 保管 利用等环节 大多采用手工记录 工作效率低 工作准确性低 占用大 量的人力资源和财力资源 信息的储存 查阅和修改等问 题较为不便 采用手工作业方式的单位劳动量大 耗时多 每个工作环节都要进行记录交接 交接环节繁琐 文件查 新查全率低 两种方式并存的单位虽实现了计算机管理 但仅仅停留在文件级的目录编制 统计与检索等基础工作 上 缺乏综合处理的技术能力 近一段时间内两种方式的 并存 问题会越发突显 电子文件与传统纸质文件在管理 标准 处理方法 保管方式等方面存在矛盾 需对其中不 合理 不必要的环节进行彻底的变革 四 档案资源缺乏系统管理 以航天某所为例 部门各自为政 都在推进部门的信 息化建设 单位内部出现多套信息管理系统 最多时达到 10 余个 如数字化协同系统 自动化办公系统 经营合同管理系统 标准查询系统 档案管理系统 财务管理系统 人力资源 管理系统等 各部门的文件都在自己的系统里运行 各系 统之间的数据标准 结构等不尽相同 互不兼容 很难做 到信息和知识资源的自动交换 互联互通 从而形成了一 个 信息孤岛 单位倡导一体化管理 但没有实质进展 虽成立信息中心 但只是停留在机构合并的层次上 并没 有真正将信息资源进行有效整合 提供系统的集成的信息 服务 二 成熟企业档案管理经验借鉴 一 成熟企业档案的管理特点 1 企业档案馆在提供利用方式上十分多元化 部分成熟 企业档案在提供利用方式上具有很强的灵活性 除传统服 务方式之外 还通过网络提供档案服务 如 IBM 公司档案 馆负责管理公司历史网站 访问量达 45 万人次 2 部分成熟企业非常重视对档案价值的利用 企业档案 馆不仅关注企业历史研究 还将档案资源投入到经营管理 活动中 努力为企业服务 可口可乐公司每年从档案中寻 找意向 而制成的产品可以产生超过 700 万美元的利润 3 部分成熟企业档案馆藏实现了各种信息综合化管理 是一个综合性机构 除了以传统的企业档案保管中心存在 外 它们还具有信息服务中心 企业形象展示中心 工业 文化遗产中心等性质 例如 IBM 公司档案馆除了是档案保 管中心 信息服务中心和企业形象展示中心之外 实际上 还是 IBM 的博物馆 二 对我院档案管理的启示 运用拿来主义 借鉴别人的成熟经验 引导档案工作 达到一个新的高度 是档案人员的责任所在 1 信息技术使档案利用更为便捷 档案工作者已认识到 企业中传统的管理模式已不适应现在的快速发展 数字化 信息化的管理是当前电子档案与纸质档案管理的未来发展 趋势 2 深入挖掘档案资源为企业服务 国外企业档案工作的 产生主要是出于档案工作能为企业创造直接或间接的价值 这是值得我们借鉴的 如何使航天企业档案工作为企业的 发展和经营创造效益 需要调整档案工作的重心 深入挖 掘档案资源 最大限度地投入到科研生产经营管理活动中 为企业提供及时 有效的信息服务 3 档案综合性管理使档案价值最大化 借助相应的档案 知识管理方法 手段和技术 通过将分散的资源最大整合 集成 实现一体化综合管理 真正实现档案知识价值的转 化 三 航天企业提升档案管理水平的对策 一 采用知识管理模式 社会发展进入知识经济时代 知识管理也应运而生 知识管理的理念和方法将推动企业档案管理逐步转型知识 管理模式 传统的以 实体管理 信息管理 为特征的企 业档案管理业务模式受到冲击 航天档案是企业的信息资 产和知识资源 对其进行科学的管理 不仅可以支持决策 同时也有助于企业知识的积累与深化 航天某单位加强技 术基础建设 搭建了 知识资源管理平台 不断强化未来 知识资源的整合和开发利用 实现企业知识资源的共享 这种知识管理视角下的业务模式将成为未来企业档案管理 发展的主要趋势 为企业档案工作创新提供新的思维 二 增强档案价值意识 意识决定行动 档案管理模式的变革要以档案管理意 识的变革为基础 航天企业中主要领导及人员对档案工作 价值的认知程度 决定着对档案工作的态度 在很大的程 度上决定着档案工作的发展 加强档案宣传工作力度 提 高对知识管理的认知度 随着知识经济的到来 让企业领 导者逐渐意识到 知识是企业不可或缺的一种资源 要在 激烈的市场竞争中获得成功 首先要获得知识 同时 将 档案管理工作纳入企业制度管理 积极构建档案管理体系 明确档案业务流程 做到有法可依 真正让档案工作在企 业管理中占有一席之地 三 构建档案管理新方式 信息时代的快速发展 使得电子文件数量越来越庞大 种类越来越繁多 而实体文件将逐渐退出历史的舞台 电 子文件将成为主角 电子文件的管理需要加强前端控制和 全生命周期的管理 并在电子文件的每个阶段都要进行控 制 确保电子文件的真实性 完整性 要转变传统的 末 位 观念 树立 先行 意识 同时 为了使这些档案发 挥最大的效能 对电子文件进行系统化整合 将企业档案 作为知识资产进行管理 实施档案知识管理流程 实现知 识共享 提高企业科研生产能力 四 建设信息资源平台 要想解决航天企业业务活动中产生的有价值的文件和 信息进行收集 整理 归档 保存和利用这一系列的问题 档案管理就要向知识资源管理方向发展 整合现有管理系 统 实现系统间的无缝链接 集中统一管理 构建由 档 案知识资源库 档案知识资源整合系统 档案知识资源 服务系统 三位一体的 档案知识资源管理平台 档案 知识资源库 主要是集中存储企业各种信息和知识 档 案知识资源整合系统 主要是全面收集企业内各子系统产 生的电子文件 并对其进行加工处理 转化为统一格式的 数据 存入到档案知识资源库中 档案知识资源服务系 统 主要是为利用者提供一个检索和服务的窗口 为决策 层提供战略性的决策服务 为科技人员提供系统的科研档 案知识 避免重复研究 在知识管理时代 档案工作的服务和管理模式也正在 并将持续地发生巨大变化 在对传统管理模式进行扬弃的 基础上 航天档案管理只有向着知识管理方向发展 企业 档案管