政府公文格式及公文字体字号标准及写作标准

政府公文格式政府公文格式 及公文字体字号标准及公文字体字号标准 公文纸一般采用国内通用的 16 开型 推荐采用国际标准 A4 型 供张贴的 公文用纸幅度面尺寸 可根据实际需要确定 保密等级字体 一般用 3 号或 4 号黑体 紧急程度字体 字体和字号与保密等级相同 3 号或 4 号黑体 文头的字体 大号黑体字 黑变体字或标准体 宋体字套色 一般为红 发文字号的字体 一般采用 3 号或 4 号仿宋体 签发人的字体 字体字号与发文字号相同 3 号或 4 号仿宋体 标题的字体 字体一般宋体 黑体 字号要大于正文的字号 主送机关的字体 一般采用 3 号或 4 号仿宋体 正文的字体 常用 3 号或 4 号仿宋体 附件的字体 常用 3 号或 4 号仿宋体 作者的字体 字体字号与正文相同 3 号或 4 号仿宋体 日期的字体 字体字号与正文相同 3 号或 4 号仿宋体 注释的字体 小于正文的的 4 号或小 4 号仿宋体 主题词的字体 常用 3 号或 4 号黑体 公文写作 公文格式排版中的字体要 求 公文写作 抄送机关的字体 与正文的字体字号相同 常用 3 号或 4 号仿宋 体 或小一号的文字印发说明的字体 与抄送机关的字体字号相同 常用 3 号 或 4 号仿宋体 或小一号的文 主标题 又称一级标题 为二号宋体 加粗 二级标题为三号黑体 三级标题为三号仿宋加粗 正文均为三号仿宋 以上为政府公文规定 且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字 体 但以三号为最正规 1 密级用三号黑体字 2 紧急程度 特急 加急 用三号黑体字 3 文号用四号仿宋体字加黑 4 签发人用三号楷体字 5 标题用二号宋体字加黑 6 大小标题号 一 二 三 用三号黑体 一 二 三 用三号仿宋体字 7 正文用三号仿宋体字 每页 19 行 每行 25 个字 8 批转 转发 印发 通知 通知正文用三号楷体字 被批转 转发 印发 文件用三号仿宋体字 9 附件标题用二号宋体字 正文用三号仿宋体字 10 印发传达范围用三号仿宋体字 11 主题词 三个字用三号黑体字 词组用三号宋体字 12 抄送机关名称用四号仿宋体字 13 印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字 印发份数用五号仿宋体字 公文各要素和标识简单介绍 一 眉首部分 主要标识公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等要素 1 公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺 序编号 标识时 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行 2 秘密等级和保密期限 秘密等级是指涉密公文的保密程度 分 秘密 机密 绝密 三级 新 办法 规定 涉及国家秘密的公文应当标明密 级和保密期限 绝密 机密 级公文还应当标明份数序号 秘密 机密 绝密 公文均应标注保密期限 标识秘密等级时 用 3 号黑体字 顶格标识在版心右上角第 1 行 两字之间空 1 字 如需同时标识秘密等级和保 密期限 用 3 号黑体字 顶格标识在版心右上角第 1 行 秘密等级和保密期限 之间用 隔开 3 紧急程度 急件公文分为 特急 急件 两种 其中 电报应当分 别标识 特提 特急 加急 平急 标识时 用 3 号黑体字 顶格标识在版心右上角第 1 行 两字之间空 1 字 如需同时标识秘密等级与紧 密程度 秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行 紧急程度顶格标识在版心右 上角第 2 行 4 发文机关标识 发文机关标识由发文机关名称和 文件 二字组成 如 省人民政府文件 等 对一些特定公文可只标识发文机关名称 函件 发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称 标识位置是上边缘到版心 上边缘 25mm 处 上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm 处 国 家质量技术监督局发布的 国家行政机关公文格式 还规定 发文机关标识推 荐使用小标宋体字 用红色标识 字号一般应小于 22mmX 15mm 联合行文时 主办机关名称排列在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 联合行文机关过多时 必须保证公文首页显示正文 5 发文字号 由发文机关代字 年份 序号组成 如 政发 1999 82 号 政发 指发文机关代字 1999 指年份 82 号 指发文 序号 整个意思就是 省人民政府在 1999 年所发的第 82 号文件 标识位置 在发文机关标识下空 2 行处 用 3 号仿宋体字 居中排布 年份 序号用阿拉 伯数码标识 年代应用全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 即不 编为 001 不加 第 字 6 签发人 上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发 文字号居左空 1 字 签发人姓名居右空 l 字 签发人用 3 号仿宋体字 签发人 后标全角冒号 冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名 如有多个签发人 主办 单位签发人姓名置于第 1 行 其他签发人从第 2 行起在与主办单位签发人姓名 对齐处按发文机关顺序依次顺排 同时 使发文字号与最后一个签发人姓名同 处一行 并下移红色反线 使红色反线与发文字号继续保持为 4mm 二 主体部分 主要标识公文标题 主送机关 正文 附件 成文时间 发文机关印章 附注等要素 1 公文标题 一般由发文机关名称 概括而成的公文主要内容和公文种类 组成 如 省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定 省人 民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知 等 公文标题是文件内容的高度概括 文字要求准确 简要 概括 书写时要居中 书写 用 2 号小标宋体字 回行时要注意做到词意完整 排列居中对称 间距 恰当 做到既有美感 又要避免产生异义 除法规 规章名称加书名号外 公 文标题一般不用标点符号 2 主送机关 指公文的主要受理机关 书写时应当使用全称或规范化简称 统称 上行文一般只写一个主送机关 必须同时报送几个主送机关的 可以用 抄送形式 下行文可以有两个以上的主送机关 但是 如果主送机关过多 则 一般用规范的统称 如 各地行政公署 各市 自治州人民政府 省政府各部 门 等 标识位置在标题下空 1 行处 左侧顶格用 3 号仿宋体字标识 回行 时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多而使公 文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送之 上 标识方法同抄送 3 公文正文 标识在主送机关名称下一行 每自然段左空 2 字 回行顶格 数字 年份不能回行 4 附件 公文如有附件 在正文下空一行左空 2 字处 用 3 号仿宋体字标 识 后标全角冒号和名称 附件如有序号 使用阿拉伯数码 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第 l 行顶格标识 附件 有序号时标识序号 如附件与公文 正文不能一起装订 应当在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其 后标识附件 或带序号 5 成文日期 以负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人 的签发日期为准 电报以发出日期为准 成文日期需要完整写出年 月 日 而且必须用汉字书写 零 写为 O 成文时间标识时 右边要空 4 字 6 发文机关印章 按照 省实施 国家行政机关公文处理办法 细则 试行 公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外 其他公文一律加盖 印章 单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文 2mm 4mm 以端正 居中 下压成文时间为标准 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下 弧压在成文时间上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在 成文时间上 联合行文的印章 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文时间 拉开 左右各空 7 字 主办机关印章在前 两个印章均压成文时间 两印章间 互不相交或相切 相距不超过 3mm 当联合行文需加盖 3 个以上印章时 应将各 发文机关名称排在发文时间和正文之间 主办机关印章在前 每排最多排 3 个 印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 最后 一排印章之下右空 2 字标识成文时间 这里需要注意的是 新 办法 规定 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 而旧 办法 只是规定 联合上报的 非法规性文件由主办机关加盖印章 7 附注 指需要说明的其他事项 公文如有附注 用 3 号仿宋体字 居左 空 2 字加圆括号标识在成文时间下一行 上行文的 请示 文种中 应当在附 注处注明联系人的姓名和电话 三 版记部分 主要标识主题词 抄送机关 印发机关和印发时间等要素 1 主题词 是进行文献标引 存储 检索等工作的工具 位于附注之下 抄送机关之上 它是实现机关办公自动化 提高办公效率和质量的一个重要环 节 一般的排列次序为 反映公文内容的主题词在前 反映公文形式的主题词 在后 在单主题公文中 反映公文中心内容的主题词在前 反映公文分述内容 的主题词在后 在多主题词公文中 反映公文内容的各主题词按其出现的先后 次序排列 主题词用 3 号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用 3 号 小标宋体字 词目之间空 1 字 2 抄送机关 指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 公文如有 抄送 在主题词下一行 左空 1 字用 3 号仿宋体字标识 后标全角冒号 抄送 机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后 标句号 3 印发机关和印发时间 位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占 1 行位置 用 3 号仿宋体字 印发机关左空 1 字 印发时间右空 1 字 印发 时间以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 四 其他 1 格式中的几个用线 1 在眉首与主体之间 一般用一条红色的间隔线 使用这条线的区别是 党的领导机关如中央 省委 地委 县委文件的间隔线中间有一颗红角星 行 政机关如国务院 省政府 市政府 县政府的文件一般采用一条连续的横线 中间没有红角星 这条线一般在发文字号下 4mm 处与版心等宽 采用红色反线 2 版记中各要素之下均加一条黑色反线 宽度同版心 2 用纸 公文用纸一般采用 GBA 4 型 成品幅面尺寸为 210mm 297mm 纸张定量为 60g m2 80g m2 的胶版印刷纸或复印纸 纸张白度为 85 90 横向耐折度大于或等于 15 次 不透明度大于或等于 85 PH 值为 7 5 9 5 3 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距 的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的 方法解决 4 排版规格与印制装订要求 1 排版规格 正文用 3 号仿宋体字 一般每面排 22 行 每行排 28 个字 2 印刷要求 双面印刷 页码套正 两面误差不得超过 2mm 黑色油墨应 达到色谱所标 BI100 红色油墨应达到色谱所标 Y80 M80 印品着墨实 均匀 字面不花 不白 无断划 3 装订要求 公文应左侧装订 不掉页 包本公文的封面与书芯不脱落 后背平整 不空 两页页码之间误差不超过 4mm 骑马订或平订的订位为两钉钉 锯外订眼距书芯上下各 1 4 处 允许误差 4mm 平订钉锯与书脊间的距离为 3mm 5mm 5 页码 用 4 号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行处 数码左右各放一条 4 号一字线 一字线距版心下边缘 7mm 单页码居右空 1 字 双页码居左空 1 字 空白页与空白页以后的页不标识页码 公文写作基础知识公文写作基础知识 第一节 公文概述 什么是公文 公文是公务文书的简称 它是一级机关在行政管理 过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料 公文是党组织 国家机关 企业 事业 团体 学校等在党务活 动 政务活动 技术活动和经济活动等公务活动中的产物 公文还是 宣布和传达政策法令 指导工作 报告和商洽国家事务的一种工具 公文具有直接生效的指导作用 这种指导作用包括命令作用 法 律作用 执行作用 指示作用 宣传作用 教育作用 交涉作用 等等 写作公文不能离开政策和法律 必须符合党和政府的方针 政策 和法规 法律 只有不断提高公文写作水平 才能不断提高办文质量 使公文发挥它的特殊的功用 根据国务院办公厅 1993 年 11 月发布的 国家行政机关公文处理 办法 规定 我国现行的国家行政机关公文分 12 类 13 种 命令 令 议案 决定 指示 公告 通告 通知 通报 报告 请示 10 批复 11 函 12 会议纪要 根据中央中 央办公厅 1996 年 5 月印发的 中国共产党机关公文处理条例 规定 我国现行的各级党的机关公文有 14 种 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 10 批复 11 条例 12 规定 13 函 14 会议纪要 以上两个文件是党政机关公文制发的依据 同时也成为企事业单 位 社会团体 行业等选择通用公文文种的依据 当然一些专职机关 如军事 外交 经济 法律等的机构另有一些专用公文 公文的处理程序一般包括 收文 分办 批办 催办 拟稿 审核 签发 编号 印发 立卷 归档 销毁 与 写作有直接关系的是拟稿 二 公文的格式与要素 HT KH 3 4 公文具有规定的格式 公文要按规定的格式写作 这样可以保证公文的完整性 准确性和程 序性 并且便于公文的处理 提高办文的工作效率 公文的格式要素一般包括 一 发文机关 版头 发文机关即公文的作者 发文机关应写机关全称或规范化的简称 同级政府 政府各部门 上级政府部门与下级政府可以联合行文 各 级政府及其部门与同级常委 军队 人民团体和行使行政职能的事业 单位 公司也可联合行文 几个机关联合行文 应将主办机关排列在 前 版头是发文机关的标记 目前我国使用的公文版头有以下三种 由发文机关全称或规范化简称加 文件 两字组成 以大字 套红居中 印在文件首页上端 俗称 大版头 例如 浙江省人民 政府文件 浙江省人事厅文件 由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称 俗称 小版头 例如 浙江省人民政府 通知 市教育委员会 函 印有发文机关全称的公函纸 作为版头 至于几个机关联合行文的 可用公文主办机关一家版头 也可用 所有联合行文机关的版头 二 公文份号 HT 公文份号是同一公文印制若干份时每份 的顺序编号 位于版头左上角 用阿拉伯数字标识 用以掌握每份公 文的流向 绝密 机密公文应标明份号 三 秘密等级 HT 公文的秘密等级分为 绝密 机密 秘密 三种 由发文机关依据 中华人民共和国保守国家秘密法 及其 实施细则 中央和国家各部 委 办 局制订的国家秘密及 其密级具体范围的规定等确定 标注在版头左上角 公文份号 之下 其具体标识为 前标密级 后标保密期限 没有标上保密 期限的 绝密 机密 秘密分别可按 年 年 年认定 四 紧急程度 紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求 紧急公文分为 特 急 急 两种 标注在版头左上角 秘密等级 下 电报分别标注 特急 加急 五 发文字号 HT 发文字号是指发文机关编制的公文代号 简称文号 发文字号由发文机关代字 发文年度 发文顺序号三部分 组成 其中发文年度用六角括号括入 如国务院 1998 年制发的第 号文件 发文字号为 国发 1998 号 发文字号位于版 头与红线之间的正中处 用公函纸制发的 位于标题右上侧 几个机 关联合发文 一般只标明主办机关发文字号 六 签发人签发人与签署不同 签署是某些需要以本机关行政 首长名义发布的公文 由其签名或加盖签名章后才能发出 签发人则 有两种情况 一是指机关负责人在审定文稿后签上姓名表示同意印发 二是报送上级机关的请示 报告 必须注明签发人 这里指的是后一 种情况 签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧 签发人 为使公文显得对称 发文字号应相应向左移位 重要的或 涉及面广的 必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发 七 标题 公文标题位于版头下面居中的位置 通常在版头与标题之间 用 一红线作区别标志 如一份公文没有版头 标题置于公函纸首端机关 名称下的红线稍下居中位置 公文标题由发文机关名称 公文主题 事由 文种三部分组成 例如 国务院关于加强血吸虫病防治工作的决定 这里 国务院 是发文机关 关于加强血吸虫病防治工作 是事由 决定 是文 种 事由一般都用介词 关于 和表达主要内容的词组组成介词结构 拟写公文标题时 应特别注意以下几点 批转或转发公文的标题 一般由批转或转发机关名称 被批 转或转发的公文标题 文种三部分组成 如 国务院批转国家土地管 理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知 批转和转发公文 的标题 应杜绝出现介词和文种的重叠 如 关于 的 关于 通 知 的 通知 同时应注意 除批转法规性文件加书名号外 均不 对原标题加书名号 事由应简明确切地概括公文的主要内容 例如 某市人民政 府对历年来制定的规范性文件进行清理 应予废止的共有几十件 发 文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由 显然不可能 即使仅写一个 后加 等 字 也嫌过长 但概括为 废止部分规范 性文件 就显得既明确又简洁 在拟写标题时 一定要准确选定和标明文种 不能自造文种 标题排列要对称 美观 除字数较少的一行字标题外 两行 以上的可排成宝塔形 也可排成长短一致的双平行形或三平行形 在 转行时 不要把人名 地名 机关名称等专用名词乃至词拆开 公文标题中除书名号的使用有明确规定外 一般不加标点符 号 标题过长或中间需停顿的 可用空格或换行的方式表述 例如 国务院关于依靠科技振兴农业 加强农业科技成果推广工作的决定 八 主送机关 主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关 除 了直接面向社会发布的公文之外 公文一般均应在正文之前标题左下 方顶格书写主送机关的名称 确定主送机关应注意 政府各部门应根据本级政府授权和职权规定 方可对下一级 人民政府直接行文 请示的公文 应坚持主送一个机关的原则 不能多头主送 除特殊情况外 不得越级请示 受双重领导的机关向上请示 应根据 内容写明主送机关和抄送机关 由主送机关负责答复 除领导直接交 办的事项外 请示不得直接送领导者个人 批复下级请示 只能主送原请示机关 单位 对相关机关 单位 用抄送 普发公文 主送机关应写规范化统称 如 省人民政府普 发文件 主送机关写为 各市 县人民政府 各地区行政公署 省政 府直属各单位 九 正文 正文是公文的主体 是反映公文具体内容的部分 正文紧接主送 机关之后 提行空两格书写 写法见后 十 附件 附件是根据正文的需要附加的公文或材料 用以对正文作补充说 明或提供参考资料 附件附于正文之后 十一 印章 印章是机关权力的象征 公文加印 是制文机关确认公文效力的 凭证 印章盖于公文右下端落款处 上不压正文 下要骑年盖月 印 章要清楚 端正 联合上报的非法规类公文 由主报机关加盖印章 但在首页要注明会签机关的签发人姓名 联合下发的公文 都应加盖 印章 以行政首长名义行文的公文 前具职务 后盖签名章 党的 文件 有特定版头的普发性文件不加盖发文机关印章 这是与国家行 政机关公文的一大不同 十二 成文时间 一般就是公文的签发日期 标注于正文右下方 联合行文的成文 时间 以最后签发机关领导人的签发时间为准 会议讨论通过的公文 应以会议通过的日期为准 并写上会议名称及届次 以圆括号括入 标注于公文标题之下 十三 附注 HT 附注用以说明在公文其它区域不便说明的 各种事项 如需要加以解释的名词术语 或用于表示公文的阅读范围 使用方法等内容 标注于落款下另起一行空两格位置 其中阅读范围 是对阅读对象的规定 还应用六角括号括入 如 发至省军级 发 至县团级 等 十四 主题词 HT 主题词是由对这一公文内容所述及的主 题用规范的词加文种组成 以便日后按公文的主题和文种进行检索 制订公文主题词表 是为准确选用表中的词目提供方便 防止随意性 上报的公文 应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词 一件 公文的主题词至少用两个 一般不超过七个 例如 国务院关于深 入开展企业扭亏增盈工作的通知 这一公文 主题词就有 企业 经营 效益 通知 四个 从这里也可归纳出 主题词必须正 确无误地反映出公文的内容特征和归属类别 要有层次性 并且不要 与标题混同 十五 抄送机关 民工抄送机关是指虽然不主办 但应该了解这件公文内容的有关 机关 抄送机关名称应写在 主题词 后公文尾部的两条等长平行细 实线内 十六 印发机关和时间 印发机关 为发文机关的办公部门 印发时间 一般为印刷时间 放在抄送机关细实线下 以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定 合理安排 以示 公文的严肃性 随着办公自动化的逐步实现 格式要素和编排更为严 格规范 同时还将新增一些格式构成要素 三 公文正文的写作方法 草拟公文正文必须符合以下要求 一 符合国家的法律 法规 规章 符合党和国家的方针 政策 及有关规定 如提出新的政策规定 就要切实可行 并需另纸加以说 明 二 情况确实 观点明确 条理清楚 层次分明 文字精练 书 写工整 标点准确 篇幅力求简短 三 人名 地名 数字 引文准确 时间应写具体的年月日 如 年 不能写成 年 四 公文中的数字 在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的 前提下 除成文时间 部分结构层次序数和词 词组 惯用语 缩略 语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 都要使用 阿拉伯数字 五 结构层次序数 依次为 一 一 六 公文中应使用国家法定计量单位 七 引用公文 应先引标题 后引发文字号 并加圆括号 八 用词准确 规范 使用简称时 一般应先用全称 并注明简 称 九 请示的公文应一文一事 报告中不得夹带请示事项 公文正文的写法主要有两条 第一 通过叙述 说理表明目的 公文的行文分上行文 平行文 下行文三种 不管是哪一种 公 文的正文一般是分叙事 说理 目的 或结论 三个方面来写的 叙 事是摆事实 说理是讲道理 目的 或结论 是指要求对方做的事 或是对某一事项所作的结论 应该通过叙述 说理表明目的 具体来 说 一 向上级机关写请示性的公文 一般先叙述情况 再提自己 的看法 最后提出要求 请上级机关审批 二 写陈述性的公文 一般是先陈述情况 再写做法 最后请 领导机关或请上级对下一步做法给予指示 三 向平级机关写商洽性的公文 常常是先提出因为什么事情 再根据什么规定 最后请示协助解决所要解决的问题 四 向下级机关发布指示性的公文 通常是先写根据什么情况 再提应该怎样解决 最后提出具体办法 要求下级贯彻执行 五 写复文 对下级请示的公文的批复 一般先根据来文所 要求解决的事项 再写明审核的意见 最后要求下级按批复执行 通过叙事 说理来表明目的 就是要深入调查 真正掌握情况 进行分析 研究 使理由充足 观点正确 提出的目的既考虑到实际 的需要 也考虑到可能性 因此 材料必须真实可靠 论据确凿 说 理符合政策 方针 又有的放矢 实事求是 这样 公文的目的就既 明确又具体 第二 文字表达简明 确切 条理清楚 简明 是指简洁 明确 公文除综合性报告外 采取的是一文一 事制 写作时 应反复地 认真地压缩文字 去掉可有可无的空话 较长的公文也应 开门见山 同时 公文比一般文章对明确的要求 更为严格 它的用语以语体文为原则 力求通俗 能说明问题 不准 使用自造的简体字 它的语言必须符合语法 还要正确地使用标点符 号 确切 是指准确 贴切 公文必须符合准确性的原则 运用概 念 判断 推理要合乎逻辑 表达上既重视内容的正确性 也不忽视 形式的准确性 从内容到形式 从篇章结构到用词造句 都要与主题 高度均衡 统一 条理清楚 是指公文的布局和其它文章同样重要 一切较长的公 文 均应开门见山 首先提出要点 即于开端处 先用极简要文句 说明全文的目的或结论 新闻学上称为 导语 亦即中国古人所谓 立片言以居要 乃一篇之警策 唤起阅者注意 使阅者脑子里先 得一个总概念 不得不继续看下去 然后 再作必要的解释 长的公 文分为几段时 每段亦应采取此法 一份公文有几层意思或几项要求 时 必须注意条理 分清层次 以数目字标明段落和项目 这样就可 以使公文的正文做到纲举目张 条理分明 第二节 通知与函的写作 一 通知的写作 通知是公文中使用频率最高的一个文种 通常属于下行文 它适 用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发 布规章 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事 项 任免和聘用干部 一 通知的类别 根据功用 通知可分以下类别 1 发文通知 批转性通知 对下级机关来文如呈转性报告 意见等上级机关 用通知批转下级各有关部门执行 例 市人民政府批转市住房 工作领导小组关于解决特困户住房问题意见的通知 国务院批转国 家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知 转发性通知 对上级机关 不相隶属机关的来文 本机关用通 知转发下级各有关单位执行 例 省人民政府办公厅转发国务 院办公厅关于在接待中不摆烟酒等问题的通知 建设部转发国家 物价局财政部关于发布中央管理的建设系统行政事业性收费项目及标 准的通知 发布性通知 发布本机关制定的各类规章及其它材料 使之产 生直接的行政效力 例 国务院办公厅关于发布 国家行政机关公 文处理办法 的通知 2 知照通知 用于向有关单位 部门传达 晓喻 告知有关事项或情况 如任 免或聘用干部 设立或调整机构 启用或更换印章 迁移办公地点等 等 例 关于 等四同志职务任免的通知 国务院办公厅 关于设立国务院纠正行业不正之风办公室的通知 国务院办公厅 关于暂停实行夏时制的通知 3 事项通知 布置性通知 就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务 布置工作 提出要求 例 国务院关于在全国范围内开展清理三角 债工作的通知 规定性通知 上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明 确规定 以便遵照执行 例 教育部财政部关于改变研究生学习期 间生活待遇问题的通知 会议通知 告知某机关或部门将召开某一会议 同时提出与会 的相关要求 故这类通知兼有告知和布置作用 例 关于召开 座谈会的通知 二 通知的写法 1 标题 通常情况下 三大类通知的标题都由发文机关 事由及文种三部 分组成 视具体场合和内容 发文机关可以省略 文种亦可变 通知 为 预备通知 正式通知 紧急通知 等 在发文通知里要准确 使用 批转 转发 和 印发 发布本机关自制规约文书 对重 要的规章应由 颁发 发布 等动词提起 除发布的规章应用书名 号 其余均不使用书名号和标点符号 要具体处理好 关于 引起的 介词结构和文种表述 杜绝重复出现 关于 和 的通知 字样 2 主送机关 视通知内容 有些应具体写明受文单位名称 有些属普发性的则 应写上规范化的统称 虽不属普发公文 但主送机关较多的 也可用 相应的规范化统称 3 正文 一般起草时要先交待发文的原因 意图或目的 然后写清通知的 具体事情 办理要求 注意事项及时限等 正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式 即分条分款将内 容按一定逻辑标准排序 做到条理清晰 一目了然 由于通知种类较多 各体正文写法 篇幅长短等差异较大 恕不 一一 4 落款 正文结束后在右下方署名署时并盖公章 二 函的写作 函属于平行文 它适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问 和答复问题 或者向有关主管部门请求批准等 根据主动与被动 函有发 去 问 函和复函之别 根据形式和规格 函又可分公函与便 函两类 公函与便函都是处理公务的文书 但公函的内容往往比较重 要 涉及行使权力 故行文郑重 具有完整的公文格式 便函为单位 领导之间处理具体事务时用 格式如同一般书信 不加标题 不编文 号 不需存档 但亦需加盖公章 一 函的类别 本教材专指公函的分类 1 联系函 商洽性函用于单位 机关之间互相商量 接洽工作和委托对方 办理某一事项 例 学校关于商洽 同志调动工作事宜的 函 县人民法院关于 遗产纠纷案托查的函 询答性函用于单位 机关之间互相询问或答复问题 例 省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的 函 国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅 的复函 3 告知函 主动将有关信息 如问题 意见 情况 告知对方 例 中国科 学院关于学部委员增补结果的函 2 请批函 向有关主管部门请求批准事项时用请批函 这里的 主管部门 是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位 而请求批 准的只限业务事项 例 学报关于申请广告许可证的函 二 函的写法 1 标题 函的标题量般由发文机关 事由和文种三部门组成 发文机关视 具体情况一般可省略 发函的文种不管是联系函还是请批函 均可写 成 函 但也有写 公函 字样的 属答复性质的函 文种均须标 明 复函 2 主送机关 顶格写机关全称或规范化简称 后标冒号 复函的主送机关即来 函单位 3 正文 开头 发函的开头应简述发函的缘由或目的 复函的开头应引述 来函的日期 文号或标题等 主体 发函要写清商洽 询问 告知 请准的主要事项 复函则 要针对来函内容 作出具体的 明确的答复 不论去函还是复函主体 的内容都要求明确 集中 单一 做到一函一事 尾语 发函一般用 专此函告 敬请函复 等作结 复函多用 此复 特此函复 等为结尾 尾语应根据内容 要求来拟写 落款 正文右下方署名署时并盖公章 正文除做到一函一事外 还 要求语言得体 视内容 行文方向等掌握用语分寸并符合身份 做到 多用雅语 既热情诚恳又务实直陈 有利办事 第三节 报告与请示的写作 一 报告的写作 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关的询问 一 报告的类别 1 呈报报告 这是直接向上级机关汇报工作 反映情况的报告 根据具体内容 和性质又可分综合报告与专题报告两种 综合报告 是向上级汇报本单位本部门一个时期内全面工作或 几个方面工作的综合情况 往往有一文数事的特点 例 关于 市九五规划执行情况的报告 专题报告 是向上级汇报某项工作 某个问题或某一方面情况 的报告 往往有一事一报 迅速及时的特点 例 关于元旦春节市 场安排情况的报告 2 呈转报告 这是向上级机关汇报工作情况 提出意见 建议并请求将