燕京啤酒管理信息系统

燕京啤酒管理信息系统燕京啤酒管理信息系统 一 企业描述一 企业描述 1 企业简介企业简介 北京燕京啤酒集团公司是 1993 年以原北京市燕京啤酒厂为核心发展组建的 国家二级企业 燕京啤酒集团现已成为中国啤酒行业吨位最大的 航空母舰 北京燕京啤酒股份有限公司 下文简称为燕京啤酒 是燕京啤酒集团的上市公 司 2000 年燕京完成啤酒销售量 141 万吨 实现销售收入 25 亿元 实现利税 总额 9 2 亿元 一个企业的成功固然与其生产技术息息相关 然而管理的科学与否直接影 响到这些先进的生产技术能否真正给企业带来效益 良好的技术只有与优秀的 管理思想相结合才能产生预期的效果 作为一个大规模的企业 企业管理水平 的高低依赖于其信息化建设情况和信息管理水平 企业管理系统是企业管理思 想的体现 燕京啤酒的成功与其科学管理有着密不可分的关系 2 燕京啤酒在管理信息系统中遇到的问题燕京啤酒在管理信息系统中遇到的问题 燕京啤酒是 1999 年那会儿上的 ERP 这里面也遇不少问题 比如销售的管 理 哪些货没有提 哪些单子没有结款 查缺哪张单子时查不到 所以上了一 套销售管理系统 当时是自己找另一家公司针对业务需求定制化做的 主要是 事后系统 对生产指挥调动有一些意义 系统用了 3 4 年 随着业务量的增加 手工业务方式已不能满足客户的需要造成客户等待时间增加 服务水平需要提 高 同时由于啤酒销售淡旺季明显 为了鼓励淡季销售 在销售过程中采用以 淡定旺的原则 就是根据客户在啤酒淡季的销售量 确定客户旺季的销售数量 额度 通过 ERP 系统的实施 客户满意度得到明显提升 这个系统把开票 收 款 出库 包装物管理 库房全建起来 形成一整套系统 这样就提升了工作 效率 记得当时全是人工开票 一大堆人 很壮观的 一人开票 一人点钱 一人数钱 现在全是计算机开票了 省了不少人力 也保证了开票的准确率 3 燕京啤酒管理系统解决方案 燕京啤酒管理系统解决方案 啤酒股份有限公司在 1991 年已经实现财会电算化 而业务处理一直处于 手工状态 随着企业规模的日益增长 业务量也逐渐增加 手工处理方式带来 的各种弊端开始暴露出来 侵蚀着企业的收益 阻碍了先进管理方法的运用 特别是啤酒行业的特点 啤酒是一种保质期短的 液体饮料 这一特性决定 了 啤酒行业是一个地域性较强的行业 企业的兴旺很大程度上依赖于本地市场的 占有率 因此加强销售管理十分必要 信息时代的销售管理对企业管理系统的 建设提出了迫切要求 1998 年燕京啤酒股份有限公司开始制定新的战略目标 将 企业管理与计算机技术 网络技术 数据处理技术相结合 将当代高新技术应 用于业务流程管理与控制中 建立包括采购 库存 销售 财务管理和控制为 一体的管理系统 二 信息系统的战略规划二 信息系统的战略规划 1 1 内容 内容 燕京啤酒管理系统主要由财务系统 销售管理系统 采购管理系统和存货 管理系统等构成 目前采购管理系统为预留系统 销售管理系统包括销售开票 送货管理 运输费管理 结算管理 退货管理 退变质酒管理等模块 存货管 理系统主要包括包装物周转管理 扎鲜啤酒桶周转管理和产成品库房管理等模 块 财务系统主要包括总账 固定资产管理 工资管理 应收应付管理 UFO 报表 现金流量表 财务分析等子系统 各模块之间实时传递信息 完全实现 了销售 财务信息共享 2 2 目标 目标 燕京啤酒股份有限公司在 1991 年已经实现财会电算化 而业务处理一直处 于手工状态 随着企业规模的日益增长 业务量也逐渐增加 手工处理方式带 来的各种弊端开始暴露出来 侵蚀着企业的收益 阻碍了先进管理方法的运用 特别是啤酒行业的特点 啤酒是一种保质期短的液体饮料 这一特性决定了啤 酒行业是一个地域性较强的行业 企业的兴旺很大程度上依赖于本地市场的占 有率 因此加强销售管理十分必要 信息时代的销售管理对企业管理系统的建设提出了迫切要求 1998 年燕京 啤酒股份有限公司开始制定新的战略目标 将企业管理与计算机技术 网络技术 数据处理技术相结合 将当代高新技术应用于业务流程管理与控制中 建立包 括采购 库存 销售 财务管理和控制为一体的管理系统 3 3 结构 结构 燕京信息系统体系构架燕京信息系统体系构架 ERP 采购管理系统采购管理系统 销售管理系统销售管理系统 MES 生产管理系统生产管理系统 财务系统财务系统 PCS 存货管理系统存货管理系统 ERP 系统构成系统构成 销售管理系统销售管理系统 生产质量系统生产质量系统 设备设备 辅辅 检验检验 原 辅料采购原 辅料采购 销售库存管销售库存管 助助 技术技术 库存管理系统库存管理系统 理系统理系统 管管 劳资劳资 理理 人事人事 办公办公 财务管理系统财务管理系统 三 系统分析三 系统分析 1 可行性分析可行性分析 1 管理上的可行性 退货管理退货管理 考虑到客户可能因经营策略的变化或别的原因 需要将已经购进的 产品退回企业的情况 该系统专门提供了退货管理模块 对客户因故退货进行 管理 退变质酒管理 退变质酒管理 考虑到啤酒的保质期短 为了不使客户因产品变质而遭受损失 该系统提供了退残酒 变质酒模块 对客户用变质酒换好酒进行管理 票据挂失管理 票据挂失管理 手工条件下 客户票据丢失后可以在销售大厅挂失 但是可能 会因销售部门和仓库部门信息传递不及时 或者由于挂失时间太长使得挂失信 息对业务员而言变得模糊 导致挂失后的票据仍然被拾到者用于提走货物 在 燕京啤酒管理系统中提供了票据挂失功能 票据一经挂失 销售部门和仓库部 门能立即共享挂失信息 客户不再会因为票据丢失而需要承受损失 以淡定旺的管理 以淡定旺的管理 啤酒销售的季节性很强 在淡季企业会出现供不应求的现象 在旺季企业往往会出现脱销的情况 怎样在维护企业形象的情况下为客户提供 一个公平竞争环境是燕京啤酒在销售过程中所需要考虑的一个重要问题 在该 管理系统中 可以对客户淡季购买情况进行统计分析 然后决定其在旺季的购 买量 为旺季客户购货量问题的解决提供了以淡定旺的定量分析方法 2 技术上的可行性 满足财务和业务协同 实现企业信息共享满足财务和业务协同 实现企业信息共享 财务系统 存货管理系统和销售管理系统之间实现了数据的自动传递功能 其 数据传递关系如图一所示 出库单 降低原始数据错误率 减低企业经济损失 保证统计信息真实性降低原始数据错误率 减低企业经济损失 保证统计信息真实性 销售发票的管理是销售业务处理中的关键问题 销售发票的信息含量非常大 包括客户信息 产品信息 包装物信息等等 手工开票过程中出错频率很高 尤其是在业务量大的销售旺季 人工所开具的票据很容易出现产品有误 包装 物有误和价格有误等问题 这些问题的出现很可能造成公司经济损失 而且企 财务系统 销售开票 送货管理 包装物周转管理 存货管理系统 结算管理 产成品库房管理 退货管理 运输费管理 扎鲜啤酒桶周转 管理 退变质酒管理 销售管理系统 凭证 凭证 业统计信息 内部管理信息都来自于这些原始数据 数据入口的错误会引发后 续信息的失真 系统对于产品和客户信息都提供了参照 可以直接从系统中选取而不需人工录 入 而且在系统中选定某产品后 其对应成套包装物会自动进入销售发票 这 种便捷的录入方式不仅减轻了操作员的劳动强度 而且最大程度地消除了发票 原始数据错误的可能性 为企业对外保送报表和提取内部管理报表等提供了准 确的数据源 强化客户满意与忠诚度管理强化客户满意与忠诚度管理 客户是企业存在和发展的支柱 维护客户的权益 在客户心目中树立良好的公 司形象至关重要 燕京啤酒在企业运作过程中强调以客户为中心的管理 因此 用友公司在燕京啤酒管理系统的规划中 从大模块的设计到每个功能的实现处 处体现着这一理念 3 经济上的可行性 加强应收账款管理 加速资金周转加强应收账款管理 加速资金周转 燕京啤酒已有近千家客户 手工条件下如果对客户的应收账款进行管理 则需 要为每一个赊销客户建立一本明细账 否则 无法对每个客户进行应收账款分 析 及时催收应收款项 在客户数量众多的情况下 为每个客户都建立一本账 不仅可能违背成本效益原则 而且信息不准确 不及时 因此 即便企业已有 很先进的应收款管理方法 手工处理方式也制约了这些方法的使用 造成应收 账款管理上出现失误 在燕京啤酒管理系统中 可以进行账龄分析 账龄分析 表如图所示 应收账款账龄分析表应收账款账龄分析表 2012 1 1 2012 12 31 账 龄金额占该账项余额的 金额占该账项余额的 一年以内 一年至二年 二年至三年 三年以上 通过对各客户所欠款项进行账龄分析 可以快捷 全面地了解其欠款情况 及 时对应收款项进行催收 加速资金周转 减少坏账损失 同时燕京啤酒是上市 公司中采用账龄法计提坏账的第一家 账龄分析表为账龄法的使用创造了前提 条件 及时 准确的对外提供报表 为利益相关者提供决策信息及时 准确的对外提供报表 为利益相关者提供决策信息 北京燕京啤酒股份有限公司是上市公司 其财务数据必须对外披露 为债权人 所有者 政府部门等利益相关者进行分析决策提供信息 燕京啤酒管理系统实 现了财务和销售的集成 销售系统可以将有关业务信息实时进行提炼 编制成 账务凭证 自动传递到财务系统 财务系统根据需要即可在 UFO 中快速生成企 业所需各种报表和分析图表 这不仅能保证对外报表能及时 快速获取 而且 对外报表的准确性也有了可靠保障 总而言之 燕京啤酒管理系统实现了财务业务一体化 对企业的业务进行 了有效的控制 提供了丰富的工具和手段 准确 及时的为企业提供各种对内 管理报表和对外财务报表 在企业管理升级中起到了非常重要的作用 现有的燕京啤酒管理系统是北京燕京啤酒股份有限公司与用友软件股份有 限公司强强联合和协作所取得的信息化建设的典范 然而燕京啤酒并不满足现 状 在此基础上 它将在近期内完成生产管理 质量管理 采购管理等系统的建 立 把企业的全面管理推向更高水平 2 组织结构组织结构 该公司的组织结构图如下 3 业务流程图 业务流程图 以下是库存管理的业务流程图 销售部门 提货单 采购订单 催货单 发料出库单 出 入调库凭 dandandan 单 领料单 提货通知单 销售商 财务部门客户 生产部门 发货单 计划部门 生产计划 请购单 信息 发票 发票订单 仓库 采购部门 发货单 库工 采购员 4 数据流程图数据流程图 四 总结四 总结 新系统的逻辑结构 燕京啤酒新管理系统主要由财务系统 销售管理系统 采购管理系统和存 货管理系统等构成 目前采购管理系统为预留系统 销售管理系统 包括销售开票 送货管理 运输费管理 结算管理 退货 管理 退变质酒管理等模块 存货管理系统 主要包括包装物周转管理 扎鲜啤酒桶周转管理和产成品 库房管理等模块 财务系统 主要包括总账 固定资产管理 工资管理 应收应付管理 UFO 报表 现金流量表 财务分析等子系统 各模块之间实时传递信息 完全实现了销售 财务信息共享 其功能结构图如 下所示 MPS MRP 产品 入库 在制 盘点 请购 处理 库存 盘点 检验 接收 生产 发料 财务部门 仓库部门 销售部门 计划部门 采购部门 生产部门 销售部 客户 调整单据 采购订单发票 发货 出 入调库凭单 生产计划 采购计划 请购单 入库 信息 发料出库 工票 生成 领料单 发货 提货单 发票 订单 生产入库 财务分析财务分析 金额金额 管理