用友R10账务管理系统操作手册

U8R10U8R10 账务处理系统账务处理系统 操作手册操作手册 1 实施培训手册 目录目录 账务处理系统账务处理系统 2 第一部分 操作流程第一部分 操作流程 2 第二部分 初始化工作第二部分 初始化工作 1 2 1基础资料信息规划与设置 1 2 1 1 会计科目规划设置 1 2 1 2 辅助核算资料规划设置 4 2 2 初始数据装入 10 2 3 账套参数设置与系统选项 11 第三部分 日常业务处理第三部分 日常业务处理 14 3 1 凭证处理 14 3 1 1 凭证编制 14 3 1 2 凭证审核 17 3 1 3 凭证记账 17 3 1 4 凭证反记账 17 3 1 5 凭证消审 17 3 1 6 凭证修改 17 3 1 7 凭证删除 17 3 1 8 凭证打印 18 3 2账表查询 18 3 2 1 科目账表查询与打印 18 3 2 2 辅助账表查询与打印 22 3 2 3 账表格式设置与存取 25 第四部分 期末处理第四部分 期末处理 27 4 1 收支 损益 结转 27 4 2 期末结账 28 账务处理系统账务处理系统 第一部分 操作流程第一部分 操作流程 第二部分 第二部分 初始化工作初始化工作 2 12 1 基础资料信息规划与设置基础资料信息规划与设置 2 1 1 会计科目规划与设置 会计科目建立 进入 基础数据管理 在 会计 中点击 建立会计科目 就会出现 3 实施培训手册 会计科目信息列表 如下图 点击按钮栏上的 增加 功能按钮或点 执行 菜单下的 增加科目 都可以弹出 建立会计科目 的窗口 录入会计科目的代码 名称 并勾选好该科目的辅助核算选项 再点红色勾勾按钮 即可保存 如需继续增加新的会计科目 则点按钮即可 注意事项 1 录入科目代码时 科目代码必须符合本账套会计科目分级规则 任何一 个会计科目只能逐级增加其明细 不可跨级增加 2 会计科目的辅助核算勾选不是必选项 是依照该科目的需求而定 3 同一科目的明细不可以有重复科目名称 建立会计科目完毕后再点关闭按钮退出编辑会计科目窗口 科目性 质分类 科目列表 4 实施培训手册 会计科目修改 在会计科目信息列表中 选中要修改的会计科目 双击即可打开 编辑会计科目 窗口供修改 会计科目修改时 1 科目代码不可以修改 2 科目名称可以修改 但在该科目还在使用且当年还有余额或发 生额的情况下 不宜修改 3 科目已使用并且当年有余额或发生额的情况下 会计科目的辅 助核算项勾选不可以更改 会计科目删除 在会计科目信息列表中 选中要删除的会计科目 点鼠标右键或在 功能按钮栏上选 删除 按钮即可删除该科目 删除会计科目时 1 科目已使用并且当年有余额或发生额的情况下 不允许删除该 科目 科目基 础信息 辅助核 算信息 确认保存连续增加 设置辅助核算 项的默认值 5 实施培训手册 2 科目删除后 后继的会计科目编码不会往前重排 2 1 2 辅助核算资料规划设置 部门职员资料设置 进入 基础数据管理 在 公共 中点击 部门职员资料 就会出 现部门职员信息列表 如下图 增加部门资料 点击功能按钮栏上的 增加 按钮 输入要增加的部门代码 名称 负责人和电话 号码非必录项 可以不用输入 然后点 确定 即可 增加部门资料时需注意 1 部门代码必须符合部门的分级规则 不可以跨级增加任何一个部门的下级明细 部门 2 任意一个部门的同级明细部门里 名称不可以重复 修改部门资料 选中要修改的部门 点鼠标右键 选中 修改部门 即可对相应的部门进行修改 部门资料 必录项 6 实施培训手册 对部门资料进行修改时 不可以修改部门代码 如果要修改的部门名称当年有数据发生或 余额 则不应该修改 删除部门资料 选中要删除的部门 点鼠标右键或点功能按钮栏上的 删除 按钮 即可对相应的 部门进行删除 对部门资料进行删除时 如果要删除的部门当年有数据发生或余额 则系 统不允许删除 往来单位资料设置 进入 基础数据管理 在 公共 中点击 往来单位资料 就会出 现往来单位资料列表 如下图 增加往来单位资料 点击功能按钮栏上的 增加 按钮 输入往来单位的常用信息 通信资料 银行 执照和其他信息 单位的代码 简称和单位全称是必录的 其他选项非必录项 可以不用 往来单位 资料列表 7 实施培训手册 输入 录完后点即可保存 如需继续增加新的往来单位 则点按钮即可继 续编辑新的往来单位 如下图 增加往来单位资料时需注意 1 单位代码必须符合往来单位的分级规则 不可以跨级增加任何一个往来单位的 下级明细 2 任意一个往来单位的同级明细 名称不可以重复 修改往来单位资料 在往来单位资料列表中 选中要修改的往来单位资料 双击打开即可对其进行修改 对往来单位资料进行修改时 不可以修改单位代码 如果要修改的往来单位当年有数据发 生或余额 则不应该修改 修改完相关信息后点即可保存 删除往来单位资料 在往来单位资料列表中 选中要修改的往来单位资料 点鼠标右键或点功能按钮栏 上的 删除 按钮 即可对相应的往来单位进行删除 对往来单位资料进行删除时 如果 要删除的往来单位当年有数据发生或余额 则系统不允许删除 往来单位资 料必录项 8 实施培训手册 项目资料设置 进入 基础数据管理 在 公共 中点击 项目资料 就会出现项 目资料列表 如下图 增加项目资料 点击功能按钮栏上的 增加 按钮 输入要增加的项目代码 名称 其他信息为非 必录项 可以不用输入 然后点 保存 即可 增加项目资料时需注意 1 项目代码必须符合项目的分级规则 不可以跨级增加任何一个项目的下级明细 项目 2 任意一个项目的同级明细名称不可以重复 修改项目资料 选中要修改的项目 点鼠标右键 选中 修改项目 即可对相应的项目信息进行修 改 对项目资料进行修改时 不可以修改项目代码 如果要修改的项目当年有数据发生或 余额 则不应该修改 删除项目资料 项目资料 必录项 项目资 料列表 9 实施培训手册 选中要删除的项目 点鼠标右键或点功能按钮栏上的 删除 按钮 即可对相应的 项目进行删除 对项目资料进行删除时 如果要删除的项目已经使用并且当年有数据发生 或余额 则系统不允许删除 政府收支分类科目 预算科目 及固定辅助项资料的设置 进入 基础数据管理 在 公共 中点击相关的功能 功能科目 经 济科目和固定辅且核算项 比如 固定辅助核算项 就会出现相关的资料信 息列表 如下图 增加 修改与删除操作与注意事项跟项目资料的操作差不多 需要注意的是 政府收支分类科目即财政预算科目 系统会预置当年最新的所有科目资料 一般没有必要时 不对其进行修改或删除 如果必要增加 比如经济科目要增加一些本单 位个性化科目 则应该在系统原有的基础上 增设明细 不宜更改系统原有项目 比如可 以在 30299 其他商品及服务支出 下增设明细即可 2 2 初始数据装入 固定 辅助 项必 录项 10 实施培训手册 进入 账务处理 在 初始数据 中点击 期初余额装入 出现下图 科目范围可以不用选 忽略为所有科目 直接点 确定 按钮进入 操作说明 操作说明 1 初始数据能正常装入的前提 各基础资料信息必须正确完整录入 2 有辅助核算的会计科目初始数据装入方法 双击该科目 即可录入相关的辅助余数据 要求只能录入最明细的辅助核算项 3 当会计科目的年初数据是红字时 可以用负数录入 或者更改其余额方向 按键盘上 的 J 键为 借方 按键盘上的 D 为 贷方 科目范围可 以不用选 录入完毕后 点 试算 11 实施培训手册 4 如果本账套的启用会计期间不是当年的元月份 则初始数据除了要录入每一个明细 科目 或明细辅项资料 的年初数之外 还要录入该科目 或明细辅项资料 1 到启用月 份的借贷累计发生额 5 初始数据装入完毕后 必须进行数据的试算平衡和检查 确保录入数据的准确性 6 当年在没有做过任何期末结账操作之前 初始数据都还允许做更改 建议 一但有 凭证已做记账操作 已编制并且上交了相关的财务报表后 就不应该对初始数据再做任何 修改 否则可能会导致账表不符的现象 2 3 账套参数设置与系统选项设置 账套参数设置 进入 账务处理 在 系统设置 中点击 账套参数设置 主要信息页签 主要是显示本账套基本信息和财务主管编辑 普通参数页签 财务主管 的编辑 12 实施培训手册 选项说明 账簿参数中 第二 第三 第四个选项应该勾选 其他的可以不用勾 在其他选项中 从实际出发 本账套是否需要按年结转 一般的 行政单 位大多是按年结转 而新的事业单位会计制度 新医疗卫生会计制度 新中小 学会计制度还有企业会计制度都是按月结转期间收支的 如果不是 则不勾选 系统将按月进行结转期间收支 损益 账簿选项 参数设置 如果不按年结转收 支则不要选 系统 则按月结转收支 13 实施培训手册 凭证控制页签 选项说明 从实际使用需求而选 不是所有的都要勾选 系统选项 进入 账务处理 在 其他 中点击 系统选项 如下图 凭证选项 参数设置 此选项要 勾选 账簿的单位 名称选择 14 实施培训手册 第三部分 第三部分 日常业务处理日常业务处理 3 1 凭证处理凭证处理 3 1 1 凭证编制凭证编制 进入进入 账务处理账务处理 在 在 凭证管理凭证管理 中点击中点击 凭证编制凭证编制 凭证编制窗口凭证编制窗口 如下图如下图 点击点击 编制凭证编制凭证 进可进生凭证填制进可进生凭证填制 15 实施培训手册 凭证填制要点 凭证填制要点 1 F7 键的应用 自动平衡 2 空格键的应用 借贷方向转换 3 F6 键的应用 当前分录行会计科目的余额查询 4 Ctrl W 保存常用摘要 保存常用摘要 5 常用凭证的保存与调用 保存 文件 菜单中的 保存到自动分录库 调出 编 辑 菜单中 自动凭证 问题 常用凭证的删除或修改在哪个地方操作 凭证管 理 中的 自动凭证定义 调出该分录编号即可对该分录号进行编辑或删除 7 凭证辅助核算项如何打印 打印选项的设置 打开凭证后 点 文件 再选 其它打 印选项 选择 打印辅助核算项 把 打印代码 和 打印名称 全部都选上即可 如 果是连续打印的 则在凭证箱中 点 文件 菜单 再点 凭证打印 出现凭证打印选项 窗口时 将 打印辅助核算项代码 和 打印辅助核算项名称 两个选项都选上就可以了 8 102 银行存款 会计科目由于选上了 银行科目 辅助核算 必选的 因为要与出 纳对应 所以在凭证录入中使用到此科目时 系统会弹出一些相关原始凭证信息要求录入 此处可以点 取消 按钮不需填写 9 凭证填制时 会计分录的会计科目必须使用明细科目 当该科目有辅助核算时 选取的 辅助项资料也必须是明细的辅项资料 而且是必选的 10 在填制凭证之前 我们最好把相关的凭证选项先设置好 点 凭证选项 菜单 按下图红色虚边框内容选择 16 实施培训手册 3 1 2 凭证审核凭证审核 进入 账务处理 在 凭证管理 中点击 凭证处理 选择 未审核 状态 选好要审核的凭证再点工具按钮上的 审核 按钮 再点 开始 即可 3 1 3 凭证记账凭证记账 进入 账务处理 在 凭证管理 中点击 凭证处理 凭证必须是已审核的 在凭证处理中 选择 已审核 状态 选好要记账 的凭证再点工具按钮栏上的 记帐 按钮 再点 开始 即可 3 1 4 凭证反记账凭证反记账 进入 账务处理 在 凭证管理 中点击 凭证处理 凭证必须是已记账的 在凭证处理中 选择 已记账 状态 选好要反记 账的凭证再点 文件 菜单下的 凭证反记帐 再点 开始 即可 凭证录入之前凭证录入之前 应先把各选项应先把各选项 设置好设置好 17 实施培训手册 3 1 5 凭证消审凭证消审 进入 账务处理 在 凭证管理 中点击 凭证处理 凭证必须是已审核的 在凭证处理中 选择 已审核 状态 选好要销审 的凭证再点 文件 菜单下的 凭证销审 再点 开始 即可 3 1 6 凭证修改凭证修改 进入 账务处理 在 凭证管理 中点击 凭证处理 凭证必须是未审核的 在凭证处理中 选择 未审核 状态 选好要修改 的凭证双击打开即可对该凭证进行编辑修改 3 1 7 凭证删除凭证删除 进入 账务处理 在 凭证管理 中点击 凭证处理 凭证必须是未审核的 在凭证处理中 选择 未审核 状态 好要修改的 凭证双击打开该凭证 再点 文件 菜单下的 凭证作废 然后关掉凭证编辑 窗口 选择 已作废 状态 在工具按钮栏上点一下 刷新 选中要删除的凭 证 点 文件 菜单下的 删除作废凭证 即可 3 1 7 凭证打印凭证打印 进入 账务处理 在 凭证管理 中点击 凭证处理 在凭证处理中 选好要打印的凭证再点 文件 菜单下的 凭证打印 再点 打印 即可 备注 凭证打印的选项按下图勾选即可 需要对打印进 行设置的 18 实施培训手册 3 2 账表查询账表查询 3 2 1 科目账表查询与打印科目账表查询与打印 总账余额表 进入 账务处理 在 账表输出 中点击 总账余额表 出现账表封面 会计科目账簿会计科目账簿 的查询的查询会计科目辅助备查会计科目辅助备查 账簿的查询账簿的查询 19 实施培训手册 把选项和会计期间都选好了以后再点 打开 按钮 就会出下图的科目总账余 额表了 使用电算化会计中 余额表是最常用的一个账簿 此表可以反映所选科目 的期初 本期 期末以及累计发生 财务报表所取的数据基本都从此表取数 所以在软件使用过程中 如有发现报表数据不对的 可以参照此表的数据 科目总账 进入 账务处理 在 账表输出 中点击 科目总账 出现账表封面 选项要选好选项要选好 设置好要查询设置好要查询 的会计期间的会计期间 最后点最后点 打打 开开 这里可以选择要查询的会计科目这里可以选择要查询的会计科目 20 实施培训手册 把选项和会计年度都选好了以后再点 打开 按钮 就会出下图的科目总账了 科目明细账 进入 账务处理 在 账表输出 中点击 科目明细账 出现账表 封面 选项要选好选项要选好 设置好要查询设置好要查询 的会计年度的会计年度 最后点最后点 打打 开开 这里可以选择要查询的会计科目这里可以选择要查询的会计科目 21 实施培训手册 把选项和会计期间都选好了以后再点 打开 按钮 就会出下图的科目明细账 了 科目多栏账 进入 账务处理 在 账表输出 中点击 科目多栏账 出现账表 选项要选好选项要选好 设置好要查询设置好要查询 的会计期间的会计期间 最后点最后点 打开打开 把选项和会 计期间都选 好了以后再 点 打开 按钮 就会 出下图的科 目明细账了 这里可以选择要查询的会计科目这里可以选择要查询的会计科目 22 实施培训手册 封面 把选项和会计期间都选好了以后再点 打开 按钮 就会出下图的科目多栏账 了 说明 1 有下细明细的会计科目才有多栏账 2 在账簿中的工具栏上点 展开 按钮 可以设置当前科目多栏账是借 方展开还是贷方展开或者是借贷都展开 选项要选好选项要选好 设置好要查询设置好要查询 的会计期间的会计期间 最后点最后点 打开打开 把选项和会 计期间都选 好了以后再 点 打开 按钮 就会 出下图的科 目明细账了 这里可以选择要查询的会计科目这里可以选择要查询的会计科目 23 实施培训手册 3 2 2 辅助账表查询与打印辅助账表查询与打印 辅助余额表 进入 账务处理 在 辅助核算 中点击 辅助余额表 出现账表封面 说明 A 系统账簿 为单项辅助核算账簿的查询 比如某科目同时分有 部门 与 项目 核算 则系统账簿只能单独查询该科目的部门辅助账簿或项目辅助账簿 不能同时查询部 门和项目交叉辅助账簿 单个辅助核算项账簿的辅项展开方式及汇总方式在打开账簿后 右上角即可选择 B 辅项展开方式是指 不汇总的项 比如会计科目或辅助核算项 为展开方式 如下 图为经济科目辅助账簿中 辅项不展开的效果 查询期间范围查询期间范围 辅助项的展辅助项的展 开方式开方式 最后再点最后再点 打开打开 查询选查询选 项设置项设置 单项辅助核单项辅助核 算查询账簿算查询账簿 24 实施培训手册 C 我的账簿 是指用户可以按自已会计科目的辅助核算情况选择相应的多辅助核算交叉 查询的账簿 如下图 多项辅助核算多项辅助核算 交叉查询账簿交叉查询账簿 查询选项设置查询选项设置 查询期间范围查询期间范围 选择要交叉查询选择要交叉查询 的辅助核算项的辅助核算项 最后再点最后再点 打开打开 25 实施培训手册 要点说明 A 辅助余额表中 查询的要点在于 设置辅助项的展开方式及相关汇总分组方 式 不同的展开方式和汇总分组方式都可以得到不同效果的账簿 B 多个辅助核算项交叉的账簿查询 只能选 我的账簿 然后再根据自身的查询条件 选择要查询 的辅助核算项 它的展开方式和汇总分组方式在打开账簿后的 选项 按钮就 可以选择 这是多项辅助核算交叉查询的要点及重点 一般应该先设置展开方式再设