行政公文行文规范及管理制度

文件编码 AD 01 起草部门 办公室 适用范围 全公司 页码 第 1 页 共 28 页 起草 修订人 起草 修订日期 年 月 日 审稿人 审核日期 年 月 日 批 准 人 批准 生效日期 年 月 日 公文行文管理制度 目录目录 第一章 总则 2 第二章 公文种类 2 第三章 公文格式 3 第四章 各类公文编制格式要求 4 第四章 行文规则 11 第五章 发文办理 12 第六章 收文办理 14 第七章 公文归档 15 第八章 公文管理 15 第九章 附则 16 附件附件 文件会签表 17 发文审批表 18 文件签收表 19 收文处理表 20 文件销毁申请表 21 文件编码 AD 01 起草部门 办公室 适用范围 全公司 页码 第 2 页 共 28 页 第一章第一章 总则总则 第一条为树立公司良好形象 规范公司公文管理工作 参照 国家行政机关公 文格式 及 国家行政机关公文处理办法 同时结合公司实际情况 制定本制度 第二条公文是公司在管理过程中形成的具有约束力和规范体式的文书 是规范 管理和进行开展工作的重要工具 第三条本制度规定了公司所有文件通用的纸张要求 印刷要求 文件中各要素 排列顺序和标识规则 以及文件的办理 管理 整理 立卷 归档等 一系列相互关联 衔接有序的工作 第四条行文应当坚持实事求是 精简 高效的原则 做到及时 准确 安全 严格执行各项规定 确保公司秘密安全 第五条公司对外的文件由办公室统一收发 用印 立卷 归档和销毁 第六条各部门 含分公司 以下同 的负责人应当高度重视文件处理工作 模 范遵守本制度并加强对本部门文件处理工作的领导和检查 第七条本制度适用于公司制发的公文 以下简称 公司文件 及各部门制发 的公文 以下简称 部门文件 第二章 公文种类 第八条本公司公文内容性质可分为以下 10 种类型 一 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变 更或者撤销下级部门不适当的决定事项 任免人员 二 通知 适用于批转下级部门的公文 转发上级部门和不相隶属部门的公文 传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项 三 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 四 议案 适用于公司按照法律程序向董事会或股东大会提请审议事项 五 报告 适用于向上级部门汇报工作 反映情况 答复上级部门的询问 六 请示 适用于向上级部门请求指示 批准 七 批复 适用于答复下级部门的请示事项 八 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 文件编码 AD 01 起草部门 办公室 适用范围 全公司 页码 第 3 页 共 28 页 九 函 适用于不相隶属部门之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复 审批事项 十 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 第九条根据公文行文方向 可分为上行文 下行文和平行文 一 上行文 上行文指下级部门向公司行文 或是公司向有业务指导关系的上级 部门行文 如报告 请示等 二 下行文 下行文是指上级部门向所属下级部门的发文 如决定 通知 通报 批复 意见等 三 平行文 平行文指同级部门或不同隶属部门之间的行文 如函等 通知 会 议纪要有时也可作为平行文 第三章 公文格式 第十条公文用纸主要技术指标 一 公文用纸一般使用的纸张定量为 70g m2的胶版印刷纸或复印纸 二 80g m2的胶版印刷纸或复印纸 仅用于公司对外的文件 第十一条公文用纸幅面及排版装订要求 一 公文用纸幅面尺寸 公文用纸采用 GB T148 中规定的 A4 型纸 其成品幅面 尺寸为 210mm 297mm 二 未作特殊说明文件中图文颜色均为黑色 三 排版规格与要求 一 未作特殊说明文件 正文用 4 号或小 4 号字 中文用宋体 西文用 Times New Roman 二 排版应尽量美观 大方 尽量将文字平均布满页面 四 装订要求 文件应左侧装订 不掉页 包本文件的封面与书芯不脱落 后背平整 无坏钉 漏钉 重钉 钉脚平伏牢固 后背不可散页 第十二条公文中所含要素 本制度将组成公文的各要素划分为眉首 主体 版记三部分 置于文件 首页红色反线 宽度 156mm 以上的各要素统称训眉首 置于红色反线 不 含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体 置于主题词以下的各要 素统称版记 文件编码 AD 01 起草部门 办公室 适用范围 全公司 页码 第 4 页 共 28 页 第十三条公文中的表格 文件如需附表 对横排 A4 纸型表格 单页码表头在订口一边 双页码 表头在切口一边 文件如需附 A3 纸型表格 且当最后一页为 A3 纸型表格时 封三 封 四应为空白 将 A3 纸型表格贴在封三前 不应贴在文件最后一页上 第四章 各类公文编制格式要求 第十四条公司上行文 如附件 6 一 首页上边距为 8cm 后续页 纵页页面设置页边距上 28mm 下 25mm 左 28mm 右 28mm 页眉 15mm 页脚 17 5mm 横页页面设置同纵页页面设置 二 眉首 1 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级 用小 4 号黑体字 西文用 Arial 顶格标识在版心 右上角第 1 行 两字之间空 1 字 如需同时标识秘密等级和保密期限 用 小 4 号黑体字 顶格标识在版心右上角第 1 行 秘密等级及保密期限之间 用 隔开 2 紧急程度 如需标识紧急程度 用小 4 号黑体字 西文用 Arial 顶格标识在版心 右上角第 1 行 两字之间空 1 字 如需同时标识秘密等级与紧急程度 秘 密等级顶格标识在版心右上角第 1 行 紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行 3 公司标识 由公司全称后加 文件 组成 对一些特定的公文可只标识公司全称 使用红色小初号华文中宋体字 4 发文字号 发文字号由公司代字 公司名称 年份和序号组成 公司标识下空 1 行 用小 4 号宋体字 西文用 Times New Roman 居中排布 年份 序号 用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用六角括号 括入 序号不编虚 位 即 1 不编为 001 不加 第 字 发文字号之下 4mm 处印一条长度 156mm 的红色反线 5 签发人 文件编码 AD 01 起草部门 办公室 适用范围 全公司 页码 第 5 页 共 28 页 上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号 居左空 1 字 签发人姓名居右空 1 字 签发人 用小 4 号宋体字 西文 用 Times New Roman 后标全角冒号 冒号后用小 4 号楷体字 西文用 Arial 标识签发人姓名 如有多个签发人 主办单位签发人姓名置于第 1 行 其他签发人姓名 从第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文部门顺序依次顺排 下移红 色反线 应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并在红反线之上 三 主体 一 公文标题 在红色反线下空 2 行 用小 1 号或 2 号黑体字 西文用 Arial 可分一行或多行居中排布 回行时要做到词意完整 排列对称 间距恰当 二 主送部门 标题下空 1 行 左侧顶格用比正文字体大一号的字体标识 回 行时仍顶格 最后一个主送部门名称后标全角冒号 如主送部门名称过多 而使文件首页不能显示正文时 应将主送部门名称移至版记中的主题词之 下 抄送之上 标识方法同抄送 三 文件正文 主送部门名称下一行 每自然段左空 2 字 回行顶格 数字 年份不 能回行 正文中结构层次序数如下 1 第一层为 一 左顶格 汉字 一 后加全角顿号 回行正文对齐 2 第二层为 一 左空 1 字 汉字 一 前后加全角圆括号 括号后不 加标点 回行正文对齐 3 第三层为 1 左空 2 字 阿拉伯数字 1 后加半角 回行正文对齐 4 第四层为 1 左空 2 字 阿拉伯数字 1 前后加全角圆括号 括号 后不加标点 回行正文对齐 5 用于章程 合同及规章制度的序次语第一级一律采用第一条 第二条 第 三条 的书写格式 序次语顶格书写 回行正文对齐 6 若分章节 各章节标题用小 3 号黑体字 西文用 Arial 居中排布 1 25 倍行距 段前 后间距 12 磅 四 附件 文件如有附件 在正文下空 1 行左空 2 字用与正文相同字号标识 附 件 后标全角冒号和名称 名称后不加标点符号 附件如有序号使用阿拉 文件编码 AD 01 起草部门 办公室 适用范围 全公司 页码 第 6 页 共 28 页 伯数码 如 附件 1 数字后加半角 后加附件 名称 回行正文对齐 上下附件序号对齐 附件应与文件正文一起装订 并在附件左上角第 1 行顶格标识 附件 有序号时使用阿拉伯数码标识序 号 不加标点符号 附件的序号和名称前后标识应一致 如附件与文件正 文不能一起装订 就在附件左上角第 1 行顶格标识文件的发文字号并在其 后标识附件及序号 五 成文时间 落款处 一般为正文下空 3 4 行 只标识成文时间 成文时间右空 4 字 加盖印章应端正 居中下压成文时间 印章用红色 用汉字将年 月 日标全 零 写为 不得用英文大写字母 O 代替 当公文排版后所剩空白处不能容下印章 或签字 位置时 应采取调 整行距 字距的措施加以解决 务使印章 或签字 与正文同处一面 不 得采取标识 此页无正文 的方法解决 六 文件生效标识 未作特殊说明 公司文件加盖公司印章视为公文生效 成文时间即为 生效时间 七 附注 文件如有附注 用与正文相同字号的宋体字 居左空 2 字加全角圆括 号标识在成文时间下空 1 行 四 版记 如附件 8 一 主题词 主题词 用 5 号黑体字 西文用 Arial 左空 1 字标识 后标全角冒 号 词目用 5 号宋体字 西文用 Times New Roman 词目之间空 1 字 二 抄送 文件如有抄送 在主题词下 1 行 左空 1 字用 5 号字黑体 西文用 Arial 标识 抄送 后标全角冒号 抄送部门名称用 5 号宋体字 西文用 Times New Roman 部门名称间用顿号隔开 回行时与冒号后的抄送部门 对齐 在最后一个抄送部门标句号 如主送部门移至主题词之下 标识方 法同抄送部门 三 印发部门 印发时间 印发部门及印发时间位于抄送部门之下 无抄送部门在主题词之下 占 1 行位置 用 5 号宋体字 西文用 Times New Roman 印发部门左空 1 文件编码 AD 01 起草部门 办公室 适用范围 全公司 页码 第 7 页 共 28 页 字 印发时间右空 1 字 印发时间以文件付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 印发部门 印发时间仅限公司文件使用 四 印发份数 印发份数位于置于文件最后一页最后一行 右空 1 字 5 号宋体字 西 文用 Times New Roman 用阿拉伯数码标识共印制份数 如只印制 1 份 可不用标识印发份数 五 版记中的反线 除印发份数外 版记中各要素下均加一条反线 宽度同版心 六 版记的位置 版记应置于文件最后一页 版记的最后一个要素置于最后一行 第十五条公司下行文 如附件 7 一 纵页页面设置页边距上 25mm 下 25mm 左 28mm 右 28mm 页眉 15mm 页脚 17 5mm 横页页面设置同纵页页面设置 二 眉首 1 公司标识 由公司全称后加 文件 组成 使用红色小初号华文中宋体字 2 发文字号 发文字号由公司代字 公司名称 年份和序号组成 公司标识下空 1 行 用小 4 号字 居中排布 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全 称 用六角括号 括入 序号不编虚位 即 1 不编为 001 不加 第 字 公司上行文与下行文统一编号 发文字号之下 4mm 处印一条长度 156mm 的红色反线 三 公司下行文中其他各要素的标识方法公司上行文相同 第十六条部门文件 如附件 9 一 纵页页面设置页边距上 45mm 下 20mm 左 28mm 右 28mm 页眉 15mm 页脚 17 5mm 横页页面设置同纵页页面设置 二 眉首 1 公司标识 由公司 Logo 及公司全称组成 使用 CIS 中的标准颜色及字体 上边缘 距在页面下 20mm 文件编码 AD 01 起草部门 办公室 适用范围 全公司 页码 第 8 页 共 28 页 2 发文字号 发文字号由部门中文代字 年份和序号组成 用小 5 号黑体字 西文 用 Times New Roman 顶格标识在版心右上角空 1 行 年份 序号用阿拉 伯数码标识 年份应标全称 用全角方括号 括入 序号不编虚位 即 1 不编为 01 不加 第 字 部门文件不分上行文 下行文 按行文次序统一编排文件号 发文字号无红色反线 3 公司各部门规范代字 部门名称规范代字部门名称规范代字 办公室办公人力资源部人力 财务部财务运营服务部运营 VIP 服务部VIP医疗事务部医务 三 主体 一 公文标题 发文字号下空 2 行 用小 1 号或 2 号黑体字 西文用 Arial 可分一行 或多行居中排布 回行时要做到词意完整 排列对称 间距恰当 二 成文时间 1 单一部门制发的公文在落款处 一般为正文下空 4 行 右空 6 字署发文部 门的全称及成文时间 成文时间在发文部门的名称下一行 2 联合行文时 主办部门名称在置于第 1 行 其他部门名称从第 2 行起在主 办部门名称之下按顺序依次顺排 成文时间在最后一个发文部门的名称下 一行 3 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章 或签字 位置时 应采取调 整行距 字距的措施加以解决 务使印章 或签字 与正文同处一面 不 得采取标识 此页无正文 的方法解决 三 文件生效标识 未作特殊说明 部门文件由部门主管在部门名称后签字视为公文生效 成文时间即为生效时间 文件编码 AD 01 起草部门 办公室 适用范围 全公司 页码 第 9 页 共 28 页 四 部门文件主体中其他各要素的标识方法公司上行文相同 四 版记 如附件 8 一 印发时间 部门文件中不需标识印发时间 二 部门文件版记中其他各要素的标识方法公司上行文相同 第十七条会议纪要格式 如附件 10 会议纪要一般由会议组织部门编写 发至各位与会人员 根据会议纪要 精神 执行纪要中所诉工作 一 会议纪要格式 如附件 9 会议纪要一般由会议组织部门编写 发至各位与会人员 根绝会议纪 要精神 执行纪要中所诉工作 一 眉首 公司全名 Logo 上边缘距上页边的距离为 20mm 二 主体 1 标题 标题指定为 会议纪要 Logo 下 1 行 用小 2 号黑体字 西文用 Arial 2 正文 会议纪要正文由纪要编号 会议情况简述 会议内容 3 部分组成 1 纪要编号 除公司总裁办公会及经理例会外 纪要编号由会议组织部门中文代字 后加 纪 字 年份和序号组成 公司总裁办公会纪要编号为 总办纪 加年份和序号组成 经理例会纪要编号为 经理纪 加年份和序号组成 用小 5 号黑体字 西文用 Times New Roman 居中在标题下 1 行 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用全角方括号 括入 序号 为 3 位数字 不足 3 位前面以 0 补齐 不加 第 字 2 会议情况简述 会议情况简述旨在记载会议召开时间 地点 主持人 出席人 会议 主题等情况 以表格形式在纪要编号下 1 行 3 会议内容 会议内容在会议情况简述下 1 行 用小 4 号字 中文用宋体 西文用 Times New Roman 文件编码 AD 01 起草部门 办公室 适用范围 全公司 页码 第 10 页 共 28 页 三 正文中结构层次序数 1 第一层为 一 左顶格 汉字 一 后加全角顿号 回行正文对齐 1 25 倍行距 段前间距 0 5 行 段后间距 0 磅 用小 4 号黑体字 西文用 Arial 2 第三层为 一 左空 0 5 字 汉字 一 前后加全角圆括号 括号后 不加标点 回行正文对齐 1 25 倍行距 段前 后间距 0 磅 3 第四层为 1 左空 2 5 字 阿拉伯数字 1 后加半角 后空 1 字 回行正文对齐 1 25 倍行距 段前 后间距 0 磅 4 第五层为 1 左空 3 5 字 阿拉伯数字 1 前后加全角圆括号 括 号后不加标点 回行正文对齐 1 25 倍行距 段前 后间距 0 磅 第十八条管理文件格式 如附件 11 管理文件指对全公司的管理和动态的工作流程进行规定和描述的指导性 文件 一 管理文件系统实行分类和编码管理 编码方式如下 级别涉及范围文件编码文件中附表编码 行政管理类AD AD T 人员管理类HR HR T 财务管理类FA FA T 营销管理类SA SA T 运营管理类OP OP T 信息管理类IT IT T 公司级 流程管理类SOP SOP T 部门级部门管理类 T 备注 1 代表文件序号 用 2 位阿拉伯数码表示 2 代表表格序号 用 2 位阿拉伯数码表示 3 代表文件版本号 用罗马数码表示 4 代表文件涉及范围的类别号 与公司级文件相同 5 代表部门规范代字 公文行文管理制度 AD 01 范例 发文审批表 AD 01T02 二 管理文件设置版本号用罗马数码表示 首次制订的版本号为 修订后 版 本号逐次递增 文件编码 AD 01 起草部门 办公室 适用范围 全公司 页码 第 11 页 共 28 页 三 管理文件编制格式要求如下 一 采用 GB T148 中规定的 A4 型纸 其成品幅面尺寸为 210mm 297mm 二 纵页页面设置页边距上 45mm 下 25mm 左 28mm 右 28mm 页眉 15mm 页脚 17 5mm 横页页面设置同纵页页面设置 三 页眉中包含公司标志 文件编码 版本号 适用范围 页码等信息 使用 小 5 号字 中文用楷体 西文用 Arial 四 第一页标题前包含起草人 审稿人 签批人 开始实施日期等信息 使用 5 号字 中文用楷体 西文用 Arial 五 标题用小 2 号黑体字 西文用 Arial 可分一行或多行居中排布 1 25 倍 行距 段前 后间距 12 磅 六 若分章节 各章节标题用小 3 号黑体字 西文用 Arial 居中排布 1 25 倍行距 段前 后间距 12 磅 七 正文用小 4 号字 中文用宋体 西文用 Times New Roman 八 正文中结构层次序数 1 第一层为 第一条 左顶格 后空 1 字 回行正文对齐 1 25 倍行距 段 前间距 6 磅 段后间距 0 磅 本层序号全文连续编制 不因设章节而中断 2 第二层为 一 左空 0 5 字 汉字 一 后加全角顿号 回行正文对齐 1 25 倍行距 段前 后间距 0 磅 3 第三层为 一 左空 0 5 字 汉字 一 前后加全角圆括号 括号后 不加标点 回行正文对齐 1 25 倍行距 段前 后间距 0 磅 4 第四层为 1 左空 2 5 字 阿拉伯数字 1 后加半角 后空 1 字 回行正文对齐 1 25 倍行距 段前 后间距 0 磅 5 第五层为 1 左空 3 5 字 阿拉伯数字 1 前后加全角圆括号 括 号后不加标点 回行正文对齐 1 25 倍行距 段前 后间距 0 磅 6 第六层为 A 左空 3 5 字 英文字母 A 后加全角顿号 回行正文对 齐 1 25 倍行距 段前 后间距 0 磅 九 文中使用的标点符号全部为全角符号 十 文件中的数字 除日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略 语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 使用阿拉伯数 字 十一 管理制度中附表标题用小 2 号黑体字 西文用 Arial 居中排布 表中 文字垂直居中分散对齐 标题内容用 4 号或小 4 号黑体字 西文用 Times 文件编码 AD 01 起草部门 办公室 适用范围 全公司 页码 第 12 页 共 28 页 New Roman 填写内容用 4 号或小 4 号宋体字 西文用 Times New Roman 可根据表格内容适当调节字号大小 如附件 12 第四章 行文规则 第十九条行文应当确有必要 注重效用 第二十条根据公司颁布的组织隶属关系和职权范围 确定行文关系 不得越级或 交叉请示和报告 第二十一条 各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级的相关业务部门行文 除 以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向不受 本部门领导的下一级部门正式行文 部门不得以部门或公司名义对公司以外其他单位正式行文 第二十二条 属于部门职权范围内的事务 应当由部门自行行文或联合行文 联合行 文应当明确主办部门 须经公司审批的事项 经公司同意也可以由部门 行文 文中应当注明经公司同意 第二十三条 属于主管部门职务范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 第二十四条 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 公司有权纠正或撤销 第二十五条 向下级部门的重要行文 应当同时抄送公司 第二十六条 请示 应当一文一事 一般只写一个主送部门 需要同时送其他部门 的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级部门 第二十七条 报告 不得夹带请示事项 第二十八条 受双重领导的部门向上级行文 应当写明主送部门和抄送部门 上级部 门向受双重领导的下级部门行文 必要时应当抄送其另一上级部门 第五章 发文办理 第二十九条 发文办理指以公司或部门名义制发公文的过程 包括草拟 审核 签发 复核 用印 登记 分发等程序 第三十条公司文件制发过程 一 拟稿部门拟稿 部门主管审批 文件编码 AD 01 起草部门 办公室 适用范围 全公司 页码 第 13 页 共 28 页 二 拟稿部门填写 文件会签表 附件 1 组织文件内容涉及的各相关部门会审 三 拟稿部门将文件 支持性材料 会签表及文件电子版交办公室 四 办公室审核规范文稿 填写 发文审批表 附件 2 五 办公室组织拟稿部门及文件内容涉及的各相关部门主管及主管领导会签 六 总经理签发 七 办公室编制发文字号或文件编号 填写 文件签收表 附件 3 制发文件 八 审定文稿 发文审批表 文件签收表 及拟稿部门提交所有文件一同存档 第三十一条 部门文件制发过程 一 拟稿部门拟稿 部门主管审批 二 拟稿部门组织文件内容涉及的相关部门会审 并填写 文件会签表 附件 1 三 部门行文 填写 发文审批表 附件 2 四 拟稿部门主管领导或公司领导审批签发 五 承办部门据批示办理 六 总结办理情况由承办部门存档 第三十二条 草拟公文应当做到 一 符合国家的法律 法规及公司有关规定 切实可行并加以说明 二 情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 直述不曲 字词规 范 标点正确 篇幅力求简短 三 公文文种应根据行文目的 发文部门职权和与主送部门行文关系确定 四 拟制紧急公文 应当体现紧急的原因 并根据实际需要确定紧急程度 五 文中使用的标点符号全部为全角符号 后面不加空格 在西文或数字中除外 例如分数应为 1 3 不得使用 1 3 时间应为 17 30 不得使用全角 冒号 17 30 六 文件中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩 略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉 伯数字 七 文件中涉及严格的财务数据 必须按财务规范以先大写 后小写的方式书写 并在数字前明确币种 以免产生歧义 大写数字规范 零 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 文件编码 AD 01 起草部门 办公室 适用范围 全公司 页码 第 14 页 共 28 页 例 人民币壹拾伍万零肆角整 小写 150 000 40 八 人名 地名 数字 引文准确 引用文件应当先引标题 使用书名号标识 后引发文字号 用全角圆括号标识 引用制度应当先引标题 使用书名号标 识 后引文件编号 用全角圆括号标识 引用表格应当先引标题 使用书 名号标识 后引表格编号 用全角圆括号标识 引用外文应当注明中文含 义 日期应当写明具体的年 月 日 九 使用国家法定计量单位 时间用 24 小时制 十 文件结构层次序数正确无误 十一 文内使用非规范化简称 应当先用全称并注明简称 使用国际组织外文名 称或其缩写形式 应当在第一次出现时注明准确的中文译名 第三十三条 拟制公文 对涉及其他部门职权范围内的事项 主办部门应当主动与有 关部门协商 取得一致意见后方可行文 如有分歧 主办部门主管应当 出面协调 仍不能取得一致时 主办部门可以列明各方理据 提出建设 性意见 并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定 第三十四条 文件送主管签发前 应当进行审核 审核的重点是 是否确需行文 行 文方式是否妥当 是否符合行文规则和拟制公文的有关要求 公文格式 是否符合本制度的规定等 第三十五条 部门文件 必须由部门主管以上级人员签发 第三十六条 公文正式发出前 应当进行复核 重点是 审批 签发手续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范等 第三十七条 经复核需要对文稿进行实质性修改的 应按程序复审 第六章 收文办理 第三十八条 收文办理指对收到文件的办理过程 包括签收 登记 审核 拟办 承 办 催办等程序 第三十九条 各部门收到下级部门上报的需要办理的公文 应当进行审核 审核的重 点是 是否应由本部门办理 是否符合行文规则 内容是否符合国家法 律 法规及其他有关规定 涉及其他部门职权的事项是否已协商 会签 文种使用 文件格式是否规范 第四十条经审核 对符合本制度规定的公文 应当及时提出拟办意见送部门主管 文件编码 AD 01 起草部门 办公室 适用范围 全公司 页码 第 15 页 共 28 页 批示或者交有关部门办理 需要两个以上部门办理的应当明确主办部门 紧急公文 应当明确办理时限 对不符合本制度规定的公文 经部门主 管批准后 可以退回呈报部门并说明理由 第四十一条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理 不得延误 推诿 紧急公文 应当按时限要求办理 确有困难的 应当及时予以说明 对不属于本部 门职权范围或不宜由本部门办理的 应当及时退回交办部门并说明理由 第四十二条 收到上级部门下发交办或外单位转来的公文 收文部门填 收文处理表 附件 4 提出拟办意见 送部门主管批示后办理 第四十三条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项 主办部门应当主动与有关部 门协商 如有分歧 主办部门主管要出面协调 如仍不能取得一致 可 以报请总经理协调或裁定 第四十四条 审批公文时 对有具体请示事项的 主批人应当明确签署意见 姓名和 审批日期 其他审批人签名视为同意 第四十五条 呈公司领导批示或交有关部门办理的紧急或重要公文 办公室负责催办 第七章 公文归档 第四十六条 文件办理完毕后 应当根据 中华人民共和国档案法 和公司有关规定 及时整理 立卷 归档 个人不得保存应当归档的公文 第四十七条 归档范围内的公文 应当根据其相互联系 特征和保存价值等整理 立 卷 要保证归档文件齐全 完整 能正确反映本部门的主要工作情况 便于保管和利用 第四十八条 联合办理的文件 原件由主办部门整理 立卷 归档 其他部门保存 复制件或其他形式的文件副本 第四十九条 本部门主管兼任其他部门职务 在履行所兼职务职责过程中形成的文件 由其兼职部门整理 立卷 归档 第五十条政府部门对公司下发的公文 原件由办公室统一归档 其他有关部门留 复印件或其他形式的文件副本 文件编码 AD 01 起草部门 办公室 适用范围 全公司 页码 第 16 页 共 28 页 第五十一条 归档范围内的文件应当确定保管期限 按照有关规定定期向办公室移交 第五十二条 拟制 修改和签批公文 书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求 第八章 公文管理 第五十三条 各部门文件应当建立健全本部门文件处理的有关制度 由专人统一收发 审核 用印 归档和销毁 第五十四条 上级部门的文件 除绝密级和注明不准翻印的以外 下一级部门经部门 主管批准 可以翻印 翻印时 应当注明翻印的部门 日期 份数和发 送范围 第五十五条 公文复印件作为正式文件使用时 应当加盖复印部门证明章 第五十六条 公文被撤销 视作自始不产生效力 公文被废止 视作自废止之日起不 产生效力 第五十七条 不具备归档和存查价值的文件 经部门主管批准 可以销毁 第五十八条 销毁秘密文件或公司级文件 由总经理的审批 由二人以上监销 保证 不丢失 不漏销 其中