行政管理暂行办法

嘉兴市宝达物流有限公司行政管理 第 0 页 共 13 页 嘉兴市宝达物流有限公司嘉兴市宝达物流有限公司 行政管理暂行办法行政管理暂行办法 第一章第一章 总总 则则 1 1 第二章第二章 行政办公工作管理行政办公工作管理 1 1 第三章第三章 办公用品 办公设备管理办公用品 办公设备管理 1 1 第四章第四章 文书管理文书管理 2 2 第五章第五章 会议管理会议管理 3 3 第六章第六章 公务车管理公务车管理 3 3 第七章第七章 保密管理保密管理 6 6 第八章第八章 办公区保洁工作规范办公区保洁工作规范 7 7 第八章第八章 附附 则则 8 8 附录附录 1 1 办公用品购置 领用和库存清单办公用品购置 领用和库存清单 9 9 附录附录 2 2 行政办公室岗位职能说明行政办公室岗位职能说明 1010 嘉兴市宝达物流有限公司行政管理 第 1 页 共 13 页 第一章第一章 总总 则则 第一条 为提高公司行政办公效率 加强办公用品办公设备和文件的管理 保 守企业商业秘密 维护企业利益 特制定本办法 第二条 公司员工应严格遵守本办法 行政办应根据本办法严格管理 第三条行政办负责本办法的维护与实施 第二章第二章 行政办公工作管理行政办公工作管理 一 办公人员工作制度 第四条 员工办公期间必须按公司的规定着装 注重自己的仪表 仪容 仪态 按规范放置办公用品 按所从事工作的工作标准和工作程序办事 恪 尽职守 努力提高工作效率和工作质量 对其承担的工作负具体工作 责任 第五条 各职能部门负责人应熟知本部门基本职能和工作标准要求 对其承担 工作的完成情况负领导责任 二 交办工作制度 第六条 交办工作原则上实行按行政隶属关系自上而下逐级交办制度 一般不 允许跨隶属关系越级办理 第七条 公司领导交办工作后 各部门负责人必须立即按管理层次向下部署并 督促检查 具体工作人员要在规定时限内办理完毕 将办理结果向领 导汇报 并留有书面记录 第三章第三章 办公用品 办公设备管理办公用品 办公设备管理 第八条 办公用品包括 1 文具类耐用品 包括各种文件夹 笔筒 订书机 裁纸刀 剪刀 票 据夹等 2 文具类消耗品 包括笔 复印纸 传真纸 软盘 打印机墨盒 胶水 玻璃胶等 嘉兴市宝达物流有限公司行政管理 第 2 页 共 13 页 3 其他不属于固定资产的物品 第九条 办公用品开支采取包干办法 暂定为年人均 200 元 每个会计年度末 行政文员根据 办公用品申领台帐 计算各人办公用品领用总额 超 额部分的成本由责任人自行承担 并在年终奖中扣除 第十条 办公设备指电脑及配套设备 电话 传真机 成套家具 空调等 第十一条 办公用品由总经理审核 行政文员负责购买 购买办公用品时既要 注重质量也要注重价格 选择质优价廉的用品购买 第十二条 行政文员应及时将购入的各种办公用品列明清单 输入电脑 并编 制 办公用品购置费用清单 第十三条 部门员工需要领用办公用品时 应先填写 办公用品申领单 到行 政文员处领取 第十四条 办公设备原则上不留库存 部门需要新增办公设备时 应先填写 办公设备申购单 报总经理批准 第十五条 部门办公设备配置按其职务需要酌情配发 部门使用的各种办公用 品在其使用寿命期限内一般不再另行发放 应爱惜使用并注意保存 第十六条 行政文员应对每个部门员工所领用的办公用品列出清单并输入电脑 以便控制 第四章第四章 文书管理文书管理 第十七条 行政文员主管负责文书的保管存档 第十八条 行政文员负责外来文件的签收及内部文件的打印与复印 第十九条 公司发文 需由起草人定稿抄正 经有批准发文权的 副 总经理 签字同意后方准打印 一般文件的打印 复印 传真 必须经所在 部门经理签字同意后才予以办理并进行登记 第二十条 私人资料 不得在公司打印 复印或用公司传真机传送 以免影响 公司的正常工作 如有发现扣款 50 元 第二十一条 所有员工都应树立严格的保密观念 不得随意将打印 复印或传 真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人和 嘉兴市宝达物流有限公司行政管理 第 3 页 共 13 页 单位 不得截留任何文件 第二十二条 公司的文件由行政办负责起草和审核 总经理签发 第五章第五章 会议管理会议管理 第二十八条 行政办公室文员负责会议管理的具体事务 第二十九条 根据参与人员的不同 将公司会议分为股东会议 经理例会 生 产交接会议 行政人员例会和员工大会五类 第三十条 股东会议 1 人员构成 由股东 正副总经理及财务经理组成 会议涉及以下内容时召开 1 公司年度工作计划讨论 2 公司财务年度预算及季度 半年 年度投资 经营 评估调整 3 公司重要人事变更讨论 4 公司新投资意向 经营管理重大决策措施的讨论 5 公司重大事件调整 分析 处理决定及公司重大活动决策 计划实 施 6 主管局 董事会重要指令颁布 2 召开时间 高层会议为不定期制 根据需要由总经理召集并主持 3 会议记录 会议为机密级 由总经理指定一名高级管理人员记录并 负责保管会议记录 出席会议的人员应当在会议记录上签名 第三十一条 经理例会 1 人员构成 由总经理 副总经理和各部门经理组成 2 会议议程 1 各部门汇报一周的工作情况及下周的工作安排 2 各部门提出工作上需协调的问题 3 主管副总提出工作意见进行交换 4 总经理检查各部门工作落实情况 做出决定 布置下周工作任务 5 通报公司人事变动 机构设置和奖惩决定 6 其他需要经理例会审议研究的事项 3 会议时间 每星期一 早上 8 00 9 00 由行政办主任召集 总经 嘉兴市宝达物流有限公司行政管理 第 4 页 共 13 页 理主持 主持者可根据需要确定有关人员列席 4 会议记录 会议记录由行政办公室人员负责 第三十二条 生产交接会议 1 人员构成 生产副总 操作调度 库场 安全 机械部门主管人员 2 会议议程 早上会议 夜班生产运作状况及工作协调 下午会议 夜班及明天生产安排 3 会议时间 每天早 8 00 下午 15 00 根据生产正常情况安排时间 4 会议主持 调度主管 5 会议记录 安全主管 会议记要报送总经理室 第三十二条 行政人员会议 1 人员构成 公司全体行政人员 2 会议内容 通报公司月度经营状况 发布各类管理信息 布置工作任 务 开展员工培训 3 召开时间 每月月初下午 13 00 15 00 由行政办负责召集 第三十三条 全体员工会议 1 人员构成 公司全体员工 2 会议内容 通报公司投资 经营 状况 发布各类管理信息 总结表 彰 布置工作任务 3 召开时间 会议实行不定期制 根据需要总经理提议并主持 行政办 负责召集 第三十四条 会议流程 1 会议召集人于会议开始前拟定会议议程 并用电话或书面通知形式告 知与会人员 附样 2 所有会议均需指定专门纪录人员 并在会议结束前 10 分钟内整理出 会议决议 由会议召集人宣布会议决议 重要会议需与会人员在决议 上签字 3 会议纪要在会议完毕后 24 小时内送交各与会人员 无异议的话按会 议性质交行政办公室归档 会议纪要格式见 附样 第三十五条 会议注意事项 嘉兴市宝达物流有限公司行政管理 第 5 页 共 13 页 1 会议要做到准备充分 中心突出 观点明确 意见具体 2 参会人员应当按会议时间提前到会 如有特殊情况不能参加会议的 必须事先请假 并经会议主持人许可 会议期间未经主持人批准 不 得中途退席 3 会议进行期间 与会者应畅所欲言 各抒己见 形成会议决议后 个 人意见可以保留 但必须服从大局 认真执行或组织实施会议决议 不得推托或搁置不办 4 参会人员要严格纪律 不得私自泄露 传播机密级会议内容和议定事 项 5 会议进行时间 所有参会人员必须将手机关机或设为无声状态 以上 所有会议纪律违者按罚款 50 元处理 罚款交行政办公室入帐登记 第六章第六章 公务车管理公务车管理 第三十六条第三十六条 车辆车辆管理管理 1 公司公务车的证照的保管 车辆年审及车辆保险的购买等事务统一由 行 政办负责管理 公司车辆管理由专人负责清洁 维修 保养 检 验等 2 本公司人员因公用车须事前向行政办申请调派 行政办依重要性顺序 派车 不按规定申请 不得派车 3 驾驶人原则上由公司指定相对固定人员 没有取得行政办认定资格 不准驾驶 4 驾驶人出发前 先检查车况 如车证 水箱 刹车系统 轮胎 油等 核对登记簿记载的公里数 如发现不符及损坏等情形 应向行政办报备 并在登记簿上注明 否则驾驶人负全责 使用完回公司后 必须把登记簿 交回行政办 以便检查车辆 如发现登记不符及损坏情形 应向行政办主 管报告 车辆管理员根据派车单之资料于每日填报行车日记表 并核对实 际里程 呈行政主管审核签字 5 未经总经理批准 公司车辆不得借予本公司之外的人员使用 嘉兴市宝达物流有限公司行政管理 第 6 页 共 13 页 6 下班之后用车 1 因工作之需用车须由行政办同意后安排专职司机接送 2 非工作用车必须请示总经理 总经理同意后方可使用 7 不管什么情况用车 必须在下午下班前返回公司 特殊情况不能按时 回公司的 必须之前电话通知车辆管理人 并尽早返回 第三十七条第三十七条 车辆保养车辆保养 1 费用报销 公务车油料及核定线路过路费等 须经行政办主管核准 报 总经理审批 2 车辆维修 清洗 打腊等应先填写 车辆维修申请单 注明行驶里程 核准后方可送修 3 车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复 更换零件时 可视实 际需要及修理金额请示修理 但无迫切需要按程序报批 4 如因驾驶员使用不当或管理员疏于保养 致使车辆损坏或机械故障 其所需要维护费 应依情节轻重 由公司与驾驶人或管理员负担 第三十八条第三十八条 违规与事故处理违规与事故处理 1 在无照驾驶 未经许可将车借予他人使用而违反交通规则或发生事故 由驾驶人员负担损失 并予以记过或免职处分 2 违反交通规则 其罚款由驾驶人按 50 负担 3 各种车辆如在公务途中与不可抗拒之车祸发生 应先急救伤患人员 向附近警察机关报案 并立即与行政办主管联络协助处理 如属小事故 可自行处理后向行政办主管报告 4 因意外事故造成车辆损坏 其损失在扣除保险金额后 再视实际情况 处理 5 发生交通事故后 如需向受害当事人赔偿损失 经扣除保险金额后 其差额视责任具体处理 6 发生责任事故造成经济损失时 按事故的性质分别给予扣减工资之处 罚 第六章第六章 保密管理保密管理 嘉兴市宝达物流有限公司行政管理 第 7 页 共 13 页 第三十六条 行政办公室 行政文秘 人事主管 负责保密管理的具体实施工 作 第三十七条 保密范围包括 1 公司重大决策中的秘密事项 2 公司内部掌握的合同 协议 意见书 可行性报告 主要会议记录 3 公司财务预算报告及各类财务报表 统计报表 4 其他经公司确定应当保密的事项 第三十八条 公司文件资料按照以下要求确定秘级 1 公司投资 经营 发展中 直接影响公司权益和利益的重要决策文件 资料为绝密级 2 公司的规划 财务报表 统计资料 重要会议记录 公司投资 经营 情况为机密级 3 公司人事档案 合同 协议 员工工资收入各类信息为秘密级 第三十九条 属于公司秘密文件 资料的制作 收发 传递 使用 复制 保 存和销毁 由副总经理委托专人执行 第四十条 收发 传递和外出携带 由指定人员担任 并采取必要的安全措施 第四十一条 公司秘密文件 资料在设备完善的保险柜保存 第四十二条 不准在私人交往中泄露秘密 不准在公共场所谈论公司秘密 第四十三条 公司员工发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时 应及时报告行政 办公室经理 第四十四条 责任与处罚 1 泄露公司秘密 尚未造成严重后果或经济损失的 按 员工手册 丙类过失处理 2 已泄露公司秘密但采取补救措施的 扣发当月工资 50 3 过失泄露公司秘密 造成重大经济损失的扣发当月工资总额 追究 经济责任 4 故意泄露公司秘密 造成严重后果 报送公安机关追究刑事责任及 经济责任 嘉兴市宝达物流有限公司行政管理 第 8 页 共 13 页 第七章第七章 办公区保洁工作规范办公区保洁工作规范 第四十五条 为维护公司形象 创造清洁的工作环境 特制定本规范 第四十六条 办公卫生保洁工作按区域划分 由部门定员值日完成 第四十七条 保洁工作标准及要求 1 办公区域无灰尘 大厅 走廊及地角线必须清洁卫生 门窗玻璃 清洁明亮 墙壁无灰尘 无乱写乱画 无乱张贴 垃圾桶要随时 清理 要求洁净无外溢现象 2 地面卫生达到见本色 无死角 无痰迹 无烟头 无纸屑及其他废 弃物 附属物品摆放要求整齐 空调上面无灰尘 无杂物 3 厕所内要保持清洁无异味 保持通风 便池内无积物 地面无积水 卫生洁具要保持完好 无损坏 墙壁瓷砖要求光亮无灰尘 洗手盆 要求保持洁净无污垢 4 排放垃圾要及时 每天不能低于两次 不允许长时间存放 要求 保持垃圾放置部位周围的卫生清洁 垃圾无外溢散落现象 5 走廊 卫生间及公共部位的照明灯具及自来水龙头的关闭 要经常 检查 不允许有跑冒滴漏浪费现象发生 消防器材摆放整齐 清洁 无灰尘 第四十八条 其他要求 1 清扫时间要求 每日早 8 30 前清扫完毕 平时时间保洁 2 如发现有损坏的设备要及时报行政办派人进行修理 第八章第八章 附附 则则 第四十九条 本办法由总经理办公会通过 由行政办公室负责解释 第五十条 本办法因公司经营管理和业务发展需要适时调整 第五十一条