Notes邮箱归档使用手册

邮箱归档功能介绍邮箱归档功能介绍 什么是邮箱归档 邮箱归档就是什么是邮箱归档 邮箱归档就是通过将邮箱中旧的或长期不再使用的文档存储通过将邮箱中旧的或长期不再使用的文档存储 到本地邮箱数据库中来释放空间以提高数据库的性能 到本地邮箱数据库中来释放空间以提高数据库的性能 归档归档可以通过用户自己设定的条件来将邮件可以通过用户自己设定的条件来将邮件自动自动存储到本地数据据库中 并且存储到本地数据据库中 并且 服务器上符合条件的邮件自动删除 从而腾出邮箱的空间 避免因邮箱经常超容而服务器上符合条件的邮件自动删除 从而腾出邮箱的空间 避免因邮箱经常超容而 带来的烦扰 带来的烦扰 归档也是防止邮箱超容的好办法 归档也是防止邮箱超容的好办法 推进Notes邮箱本地归档作为Notes邮件系统的优化工作之一 我们计划通过培训DMS现场工程师 掌握归档操作 来引导用户使用归档功能 并推广到所有NOTES用户 感谢您及您的的团队对我们工作的大力支持 对邮箱进行本地归档有以下几个作用 1 邮件很旧或长期不用时 可以通过归档来自动将邮件备份到本地硬盘中 用户不需要进行剪切 复制等操作 2 能有效释放服务器空间 节约硬件资源 进而提高邮箱所在服务器的运行速度 3 能及时将邮箱进行清理压缩 改善邮箱数据库的性能 4 归档可以避免邮箱超容 具体操作步骤如下 具体操作步骤如下 一 打开邮箱 点击菜单栏 一 打开邮箱 点击菜单栏 操作操作 归档归档 设置设置 如下图 如下图 二 出现如下界面 点击二 出现如下界面 点击 创建创建 三 出现如下界面 三 出现如下界面 用户将确定描述性名称和归档数据库的路径及名称用户将确定描述性名称和归档数据库的路径及名称 如下图中标注的黄色区域中的设置如下图中标注的黄色区域中的设置 注 归档数据库扩展名为 nsf nsf 四 上图中 点击四 上图中 点击 选择条件选择条件 开始创建进行归档的条件 开始创建进行归档的条件 出现如下界面 出现如下界面 例如下图 早于 15 天 表示归档运行时 将把日期为 15 天前的邮件归档到归档数据库 中 具体设置也可根据实际情况进行更改 另外要选择具体设置也可根据实际情况进行更改 另外要选择 在所有视图和文件夹中在所有视图和文件夹中 设置完成后 点击设置完成后 点击 确定确定 归档条件共分 4 类 详解如下 1 未修改时间长度大于 当邮件未修改的时间大于设置的数值时 此类邮件将被归档 2 到期日期早于 当邮件的到期日期早于设定的数值时 此类邮件将被归档 3 用户已选择 当用户将需要归档的邮件选择后 点击 操作 归档 归档选定的文档 进行归档 4 早于 当邮件的日期早于设定的数值时 此类邮件将被归档 五 切换到五 切换到 基本基本 标签上 设置如下图 标签上 设置如下图 六 切换到六 切换到 高级高级 标签上 设置如下图 标签上 设置如下图 七 切换到七 切换到 日程安排日程安排 标签上 根据情况进行自动归档的日程安排 标签上 根据情况进行自动归档的日程安排 运行时间运行时间 和和 运行日运行日 期期 用户可根据情况而定 另外 下面要选择用户可根据情况而定 另外 下面要选择 任何场所任何场所 八 上图设置完成后 点击八 上图设置完成后 点击 确定确定 此时归档设置已经完成 此时归档设置已经完成 然后 点击然后 点击 启用启用 并点击并点击 确定确定 如下图 如下图 九 现在开始按照上面的设置进行归档吧九 现在开始按照上面的设置进行归档吧 打开邮箱 点击打开邮箱 点击 操作操作 归档归档 现在归档现在归档 十 出现如下提示框 点击十 出现如下提示框 点击 是是 归档开始 此时需等待归档完成 归档开始 此时需等待归档完成 十一 归档已经完成了 现在查看一下归档的结果吧十一 归档已经完成了 现在查看一下归档的结果吧 如下图 点击如下图 点击 new new 此时 归档数据库会自动打开 此时 归档数据库会自动打开 注意事项 注意事项 1 1 归档前请将邮箱的归档前请将邮箱的场所设置正确场所设置正确 否则无法进行归档的配置 否则无法进行归档的配置 设置场所时一定要设置场所时一定要 注意服务器和邮件文件名的设置 注意服务器和邮件文件名的设置 2 2 邮箱如果为多人共同使用 须指定邮箱管理责任人邮箱如果为多人共同使用 须指定邮箱管理责任人 多人共用一个邮箱 不建议使用归档操作 因为一个人归档后 其他人就无法再进多人共用一个邮箱 不建议使用归档操作 因为一个人归档后 其他人就无法再进 行归档 行归档 3 3 或者 如果多人共用一个邮箱 只允许此邮箱的管理责任人进行归档 其他人不或者 如果多人共用一个邮箱 只允许此邮箱的管理责任人进行归档 其他人不 允许进行归档或更改任何归档设置 以免出现归档错误或邮件丢失 允许进行归档或更改任何归档设置 以免出现归档错误或邮件丢失 要告知邮箱责任人将注意事项宣贯到每一位邮箱使用者并遵守 否则 邮箱使要告知邮箱责任人将注意事项宣贯到每一位邮箱使用者并遵守 否则 邮箱使 用过程中出现的各种问题由邮箱责任人来承担 用过程中出现的各种问题由邮箱责任人来承担 4 4 归档数据库要定期更换 比如归档数据库要定期更换 比如 3 3 或或 6 6 个月换一个归档数据库个月换一个归档数据库 即上面第三步中介即上面第三步中介 绍的内容绍的内容 为了防止归档的邮件都放在一个归档数据库中 万一数据库出现意外损为了防止归档的邮件都放在一个归档数据库中 万一数据库出现意外损